Stützt sich Ihr Unternehmen zumindest teilweise auf Papierunterlagen?
Immer mehr Unternehmen verlagern ihren Dokumentenspeicher heutzutage in den digitalen Raum. Allerdings kann nicht alles in digital umgewandelt werden. Viele Unternehmen haben immer noch Papierunterlagen, die ordnungsgemäß gespeichert und organisiert werden müssen.
Die Verwendung von Dreiring-Ordnern zum Speichern Ihrer Hardcopy-Dokumente ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt oder verlegt werden. Sie benötigen jedoch ein System, um diese Dokumente zu organisieren, falls Sie eines finden müssen.
Abhängig von der Anzahl der Datensätze, mit denen sich Ihr Unternehmen befasst, haben Sie verschiedene Optionen für Organisationssysteme.
Alphabetische Organisation
Für Datensätze unter 5.000 ist das alphabetische Ablagesystem immer noch die gebräuchlichste Methode. In diesem System werden alle Datensätze (einschließlich der Namen von Agenturen, Unternehmen, geografischen Standorten, Einzelpersonen, Institutionen, Themen und Themen) in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z aufgelistet.
Sie können dieses System sowohl für Kunden- als auch für Kundennamendateien verwenden. Wenn Sie mit Themen arbeiten, müssen Sie möglicherweise einen relativen Index verwenden, in dem Sie einen Themennamen festlegen, der für ein Thema steht.
Hier sind einige weitere praktische Tipps für alphabetische Aufzeichnungen:
- Wenn die Sammlung von Kunden oder Kontakten, die Sie haben, groß ist, sollten Sie für jeden Vertrag separate Ordner oder Trennwände in Ihren Ordnern verwenden.
- Halten Sie die Dinge klar, indem Sie den Anfang jedes Ordners beschriften (Nachname, Vorname des Kontakts).
- Verwenden Sie den Nachnamen des Clients, um alphabetisch zu sortieren. Verwenden Sie für mehr als einen Kunden mit demselben Nachnamen auch dessen Vornamen.
- Halten Sie Ihr Organisationssystem aufgeräumt, indem Sie Ihre Kunden in vier Abschnitte aufteilen: A bis F; G bis L; M bis R; und S bis Z. Sie können problemlos einen Ordner für jeden Abschnitt verwenden, wenn er zu groß ist. Dies verhindert, dass sich die Dinge zu sehr verzetteln.
Numerische Organisation
Mit einem numerischen Binder-Organisationssystem ordnen Sie Ihre Dateien sequentiell an. Sie können dies tun, indem Sie jedem Ihrer Kunden / Kunden Nummern zuweisen, oder Sie können eine Nummer aus Ihren Kundenlisten abrufen.
Die numerische Ablage kann vorteilhaft sein, da sie die Produktivität steigert, da Zahlen die Ablage schneller erledigen. Im Gegensatz zu einem alphabetischen System können Sie ein numerisches System problemlos für mehr als 5.000 Datensätze verwenden.
Endziffernorganisation
Eine andere Form der numerischen Organisation ist die Verwendung eines Endziffernsystems. Wie bei einem traditionellen Zahlensystem organisieren Sie Zahlen nacheinander. Im Terminal Digit-System verwenden Sie jedoch nur die letzten beiden Ziffern der zugewiesenen Nummer für jeden Client. Dieses System wird häufig verwendet, wenn ein Unternehmen eine hohe Anzahl von Datensätzen hat.
Alphanumerische Organisation
Dieses Aufzeichnungssystem kombiniert sowohl alphabetische als auch numerische Systeme. Alphanumerische Systeme werden häufig verwendet, wenn Subjektnamen und -nummern in einem System vorhanden sind.
Bei diesem System beginnen Sie normalerweise damit, Ihre Dateien alphabetisch und dann numerisch zu sortieren. Wie beim alphabetischen System müssen Sie einen relativen Index verwenden, in dem Sie die Nummerncodes verfolgen, denen Sie Ihre alphabetischen Kategorien zugewiesen haben.
Kategorieorganisation
Schließlich werden Datensätze in einem Kategoriesystem in Kategorien unterteilt und dann alphabetisch organisiert. Sie können entweder Ordner oder Trennwände mit Indexregisterkarten in Ihren Ordnern verwenden, um die Dinge getrennt zu halten.
Um das Auffinden Ihrer Datensätze zu erleichtern, können Sie Ihre Kategorien auch nach Priorität organisieren. Die Informationen, die Sie häufiger benötigen, können in einem separaten Ordner mit der Bezeichnung „Priorität“ gespeichert werden.