Unbezahlte Freizeit kann ein verwirrendes Minenfeld sein. Es umfasst jede Abwesenheit von der Arbeit, die nicht durch bestehende Leistungen an Arbeitnehmer wie Krankheitsurlaub, bezahlten Urlaub und bezahlte Freizeit gedeckt ist. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, einem unbezahlten Urlaub zuzustimmen, bieten viele Unternehmen eine Beurlaubung im Falle außergewöhnlicher Umstände wie Umzug oder Teilnahme an einer Beerdigung an.
In diesem Beitrag werden wir diskutieren, was eine unbezahlte Beurlaubung ist und wie das Angebot an Mitarbeiter Ihrem Unternehmen zugute kommen könnte. Wir werden uns mit der Berechtigung der Mitarbeiter und rechtlichen Fragen befassen. und unbezahlte Freizeitgesetze. Wir werden auch einige Tipps zur Erstellung einer effektiven Abwesenheitsmanagementrichtlinie geben und einige häufig gestellte Fragen beantworten.
- Persönliche Freizeit
- Was ist unbezahlter Urlaub?
- Teilzeit vs Vollzeit
- Freizeitberechnungen
- Unbezahlten Urlaub beantragen
- Befreite Mitarbeiter
- Mitarbeiterurlaub
- Arbeitsgesetze
- Richtlinienbeispiele
- Wesentliche FAQs
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Persönliche Freizeitdefinition
Persönliche Freizeit oder Bezahlte Freizeit (PTO) bezieht sich auf Zeit weg von der Arbeit, die vom Arbeitgeber kompensiert wird. Es kann Krankenstand, aufgelaufene Zeit und Urlaubstage umfassen. Andere Formen des Arbeitnehmerurlaubs können Mutterschafts- / Vaterschaftsurlaub, FMLA-Urlaub, Urlaub und unbezahlter Urlaub sein.
Mitarbeiter beantragen in der Regel unbezahlte Freizeit (UTO) aus folgenden Gründen:
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- Zur Pflege von Angehörigen
- Für Arzttermine (Arzt oder Zahnarzt)
- Zur Teilnahme an einer Beerdigung
- Als Verlängerung der Elternzeit
- Zur Teilnahme an einem Kurs/einer beruflichen Weiterbildung
- Als Karrierepause
- Für ehrenamtliche Arbeit
- Zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben wie z.B. Jurydienst
- Neue Mitarbeiterumzüge oder Freistellung zum Umzug
- Urlaub im Zusammenhang mit häuslicher Gewalt
- Jury Duty in bestimmten Staaten (obwohl die meisten verlangen, dass es bezahlt wird)
Was ist unbezahlte Freistellung von Mitarbeitern?
Arbeitgeber haben die Verantwortung, unter bestimmten Umständen für die in Anspruch genommene Freizeit zu zahlen. Dies kann Krankheit, Krankheitsurlaub, aufgelaufene Freizeit und Urlaubszeit umfassen. Diese Leistungen sind auf Bundesebene geregelt und Grundvoraussetzung eines Arbeitsvertrages.
Wenn ein Mitarbeiter aus einem anderen Grund abwesend ist, ist es Sache des Unternehmens zu entscheiden, ob die Zeit bezahlt wird oder nicht. Viele Arbeitgeber entscheiden sich für eine bezahlte Freistellung (PTO), damit die Arbeitnehmer unter bestimmten Bedingungen (Beerdigung, Umzug, persönliche Verpflichtungen usw.) eine Freistellung beantragen können.).
Eine PTO-Richtlinie enthält klare Richtlinien für die Beantragung von Freizeit. Es beschreibt, wann Mitarbeiter PTO anfordern können, wie der Prozess abläuft und ob es ein Limit gibt (z. B. maximal zwei Tage pro Jahr für den Umzug).
Wenn Ihr Unternehmen keine PTO-Richtlinie hat, werden diese Abwesenheiten als unbezahlte Freizeit eingestuft. Arbeitgeber können UTO zusätzlich oder anstelle von bezahlter Freizeit anbieten. Sie können es Stundenarbeitern, Teilzeitbeschäftigten oder dem gesamten Personal anbieten. Wenn sich Ihr Unternehmen für diesen Weg entschieden hat, ist es wichtig herauszufinden, wo Sie aus rechtlicher Sicht stehen.
Freistellung von Mitarbeitern: Teilzeit vs. Vollzeit
Der Fair Labor Standards Act (FLSA) enthält keine spezifische Definition für Teilzeitbeschäftigung. Das Affordable Care Act (ACA) definiert Teilzeitbeschäftigte jedoch als Arbeitnehmer, die weniger als 30 Stunden pro Woche arbeiten. Teilzeitpositionen bestehen normalerweise aus weniger Verantwortlichkeiten und begrenzteren Vorteilen, einschließlich bezahlter Freizeit, obwohl dies je nach Unternehmen variieren kann. Im Allgemeinen unterscheiden Vollzeit vs. Teilzeitbeschäftigte kommt auf die Vorteile, die Sie anbieten.
Vollzeitbeschäftigte erhalten mit größerer Wahrscheinlichkeit die folgenden Leistungen:
- Urlaubszeit
- Bezahlte Freistellung der Arbeitnehmer & Entschädigung
- Unbezahlte Freistellung
- Krankenversicherung
- Altersvorsorge des Arbeitgebers
- Überstundenvergütung für nicht befreite Arbeitnehmer
Als Unternehmen, sie können Ihre PTO-Richtlinie auf Vollzeitmitarbeiter beschränken. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie dies in Ihrer Freizeitrichtlinie darlegen. Sie müssen auch klären, ob Teilzeitbeschäftigte Anspruch auf unbezahlte Freistellung haben oder ob diese Leistung auch nur auf Vollzeitbeschäftigte beschränkt ist.
Berechnungen der Mitarbeiterfreizeit für alle Arten von Freistellungsanträgen
Gehaltsberechnungen für bezahlte und unbezahlte Freizeiten können verwirrend sein. Als Unternehmen müssen Sie Berechnungen für alle Abwesenheiten erstellen, einschließlich Krankheit, Urlaub, UTO und PTO.
Wenn ein nicht steuerbefreiter Arbeitnehmer unbezahlt beurlaubt wird, muss die Anzahl der Tage, an denen er von der Arbeit abwesend ist, auf seiner Gehaltsabrechnung angegeben werden. Da nicht befreite Mitarbeiter stündlich arbeiten, in der Regel mit Arbeitszeittabellen verwaltet, und sie in der Regel keinen Anspruch auf PTO haben, sollte die Anpassung ihrer Löhne und Gehaltsabrechnungen für unbezahlte Zeit außerhalb der Arbeit ziemlich einfach sein.
Berechnungen von befreiten Mitarbeitern
Bei befreiten Mitarbeitern kann dies etwas komplizierter sein. Wenn Ihr Unternehmen über eine Zapfwellenrichtlinie verfügt, die die Abwesenheit abdeckt, müssen keine Anpassungen vorgenommen werden. Wenn Sie jedoch entscheiden, dass die Freizeit von Ihrem Unternehmen nicht bezahlt wird, haben Sie einige Möglichkeiten. Möglicherweise möchten Sie die Verwendung von aufgelaufener Zeit oder Urlaubstagen für Abwesenheiten aus persönlichen Gründen erzwingen, oder Sie entscheiden, dass Abwesenheiten dieser Art als unbezahlte Freizeit gewertet werden.
In diesem Fall müssten Sie im Falle einer Abwesenheit den Stundensatz des Mitarbeiters berechnen, indem Sie sein Bruttogehalt durch die Anzahl der monatlich geleisteten Arbeitsstunden dividieren. Sie müssten dann die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in diesem bestimmten Monat berechnen und dann mit dem berechneten „Stundensatz“ des Mitarbeiters multiplizieren. Dieser angepasste Bruttobetrag würde dann den üblichen Steuerabzügen unterliegen. Denken Sie daran, dass, wenn ein Mitarbeiter weniger Stunden arbeitet und niedrigere Löhne verdient, seine Steuerschuld abnimmt.
Wie können Mitarbeiter unbezahlte Freizeit beantragen?
Wenn Sie sich entschieden haben, eine unbezahlte Urlaubspolitik in Ihre internen Verfahren aufzunehmen, müssen Sie den Prozess für die Beantragung unbezahlter Freizeit klar definieren. Ihre Richtlinie sollte sich damit befassen, wie Mitarbeiter Freizeit beantragen können, wie viel Kündigung sie geben müssen, wie viele Tage sie in einem bestimmten Zeitraum Anspruch haben und was passiert, wenn zwei Personen aus derselben Abteilung gleichzeitig UTP anfordern.
Als Leitfaden sollte der allgemeine Prozess wie folgt aussehen:
- Ein Mitarbeiter stellt innerhalb der erforderlichen Kündigungsfrist einen schriftlichen Antrag auf unbezahlte Freizeit. Dies würde in der Regel durch einen direkten Manager oder Supervisor erfolgen und den Prozess oder das System verwenden, das in der Abwesenheits- oder Freistellungsrichtlinie definiert ist.
- Der Manager oder Supervisor berät sich mit HR- und/ oder Abteilungsleitern. Die Auswirkungen der Abwesenheit werden bewertet (wird es zu Personal- oder Produktionsproblemen kommen?)
- Der Manager oder HR genehmigt oder verweigert die Anfrage. Anfragen werden basierend auf einer First-Come-First-Served-Basis priorisiert.
- Der Mitarbeiter stellt sicher, dass alle seine Aufgaben während seiner Abwesenheit erfüllt werden, und arrangiert bei Bedarf Deckung und/ oder Schulungen.
In vielen Fällen wird unbezahlte Freizeit nur gewährt, wenn die gesamte aufgelaufene Zeit aufgebraucht ist. Ausnahmen davon können sein:
- Invaliditätsurlaub
- Elternurlaub
- Urlaub im Zusammenhang mit häuslicher Gewalt, sexuellen Übergriffen oder Stalking
- Urlaub als FMLA bezeichnet
- Ein PFML-Urlaub (bezahlter Familien- und medizinischer Urlaub)
Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese Informationen in Ihrer internen Richtlinie klar definieren.
Unbezahlte Freizeit für befreite Mitarbeiter
Bevor Sie Ihre Richtlinie schreiben, müssen Sie auch feststellen, ob Ihre Mitarbeiter befreit oder nicht befreit sind. Die Frage zu stellen, ob unbezahlte Freizeit für befreite Angestellte der Schlüssel sein wird. Im Rahmen der FLSA gilt ein Mitarbeiter als befreit, wenn er ein Gehalt erhält und mindestens 455 USD pro Woche erhält. Ein Angestellter gilt auch als befreit, wenn er exekutive, administrative oder berufliche Aufgaben wahrnimmt.
Während befreite Arbeitnehmer für jede Woche, in der sie arbeiten, unabhängig von den geleisteten Arbeitsstunden oder -tagen ein volles Gehalt erhalten, erhalten nicht befreite Arbeitnehmer einen Stundenlohn, sodass sie nur dann bezahlt werden, wenn sie arbeiten. Dies bedeutet, dass jede freie Zeit theoretisch für befreite Mitarbeiter bezahlt werden sollte. Wenn die Freizeit nicht bezahlt wird, läuft ein Unternehmen Gefahr, gegen bezahlte Freizeitgesetze wie die FLSA zu verstoßen. Oft besteht ein Unternehmen darauf, dass seine Mitarbeiter die aufgelaufene Zeit und die Urlaubstage nutzen, um dieses Problem zu umgehen. Das Arbeitsministerium (DOL) bevorzugt diese Option.
Mitarbeiterurlaub
Mitarbeiterurlaub ist eine vorübergehende, unfreiwillige Beurlaubung. Furloughs werden am häufigsten in der saisonalen Industrie verwendet, um es einem Unternehmen zu ermöglichen, Geschäfte in ruhigen Zeiten zu schließen. Sie sind jedoch seit Beginn der aktuellen Covid-19-Pandemie in vielen anderen Sektoren auf der ganzen Welt üblich geworden.
Ein Unternehmen kann seine Mitarbeiter für Tage, Wochen oder Monate beurlauben, und die Mitarbeiter kehren in der Regel nach Ablauf der Beurlaubung in ihre Positionen zurück. Die meisten Angestellten, die beurlaubt werden, werden nicht bezahlt, aber sie behalten Beschäftigungsleistungen wie Krankenversicherung. Viele Unternehmen nutzen Urlaubstage als vorübergehende kostensparende Lösungen, die eine Alternative zur dauerhaften Entlassung von Mitarbeitern darstellen.
Arbeitsrecht
Generell liegt es an Ihnen als Arbeitgeber zu entscheiden, ob Mitarbeitern bezahlte und/oder unbezahlte Freizeit angeboten wird. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, in denen ein Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, die Arbeitsgesetze auf Landes- oder Bundesebene einzuhalten, um Freizeit zu genehmigen.
Hier sind einige Beispiele für Beschäftigungs-, Lohn- und Arbeitszeitgesetze:
- Der Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt keine Zahlung für nicht im privaten Sektor geleistete Zeit wie Urlaub, Krankheitsurlaub oder Bundesfeiertage. Diese Vorteile liegen im Ermessen jedes Unternehmens. Das Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA) verpflichtet Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern, ihren Mitarbeitern unbezahlte Freizeit für intermittierenden Urlaub zu gewähren oder ein Familienmitglied zu betreuen. Wenn sich ein Arbeitgeber für FMLA qualifiziert, können Mitarbeiter bis zu 12 Wochen unbezahlte Freizeit nehmen. Das Bundesgesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber der Bundesregierung ihren Arbeitnehmern erlauben müssen, an bestimmten Feiertagen wie dem Neujahrstag und dem Gedenktag bezahlte / unbezahlte Freizeit zu nehmen.
- Mitarbeiter, die an der Jury-Pflicht teilnehmen, sind von den meisten Staaten geschützt. Und in Staaten wie Massachusetts, Nebraska und New York müssen Mitarbeiter für ihre Freizeit bezahlt werden.
- Maine hat 2019 eine neue Krankenstandspolitik verabschiedet, um bezahlten Krankenstand und andere persönliche Freizeiten abzudecken. Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern müssen ihren Mitarbeitern aus irgendeinem Grund bezahlte Freizeit gewähren. Das neue Gesetz tritt am 1. Januar 2021 in Kraft und bedeutet, dass Arbeitgeber in Maine ihren Arbeitnehmern möglicherweise keine unbezahlte Freizeit mehr anbieten können.
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Unbezahlte Freistellung Beispiele
Untersuchungen haben gezeigt, dass Arbeitgeber mit detaillierten Freistellungsrichtlinien eine geringere Abwesenheit von Mitarbeitern aufgrund von Krankheit, Urlaub und persönlichen Tagen haben. Dies deutet darauf hin, dass eine Unternehmenskultur mit klaren Richtlinien für bezahlte oder unbezahlte Auszeiten ein Umfeld mit erhöhter Mitarbeitermotivation, Wohlbefinden und Loyalität fördert. Die Verwendung von Beispielen für unbezahlte Freizeitrichtlinien für den Einstieg ist eine großartige Möglichkeit, die Verwaltung dieser Anforderungen zu beschleunigen.
Bevor Sie Mitarbeitern jedoch unbezahlte Freizeit anbieten, müssen Sie wissen, ob Sie dies legal können. Und ob Sie sich entscheiden, Mitarbeitern UTO, PTO oder beides anzubieten, Sie müssen über eine klare Abwesenheitsrichtlinie verfügen.
Die unbezahlte Urlaubspolitik sollte Folgendes angeben:
- Wenn Sie bezahlten und unbezahlten Urlaub anbieten. Wenn Sie beides anbieten, benötigen Sie für jede Kategorie eine separate Richtlinie.
- Welche Mitarbeiter haben Zugang zu bezahlter und unbezahlter Freizeit. Zum Beispiel, wenn Sie PTO für einige Mitarbeiter (Vollzeitbeschäftigte) und UTO für andere (Teilzeitbeschäftigte) anbieten.
- Die Anzahl der unbezahlten Tage, die Mitarbeiter in Anspruch nehmen können.
- Wie Mitarbeiter Freizeit beantragen können.
- Ob es eine Obergrenze für bezahlte und unbezahlte arbeitsfreie Tage gibt.
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter diese Obergrenze erreicht (z. B. wenn ein Mitarbeiter seine zugewiesene Zapfwelle verbraucht, hat er Anspruch auf UTO?).
- Wie die Stunden und Abwesenheiten der Mitarbeiter erfasst werden (Zugangskarten, Arbeitszeittabellen, Anwesenheitssoftware usw.).
- Wenn PTO und UTO die Anwesenheitsliste eines Mitarbeiters beeinflussen.
Wenn Sie die Anwesenheits-Tracker-Software für Mitarbeiter verwenden, können Sie Ihre Richtlinie integrieren, um Ihre Prozesse zu optimieren. Wenn Ihre Richtlinie beispielsweise festlegt, wie viele freie Tage pro Jahr (bezahlt und / oder unbezahlt) genommen werden können, können Sie diese Informationen über die Software an Mitarbeiter weitergeben. Dies könnte potenzielle Konflikte reduzieren und Mitarbeiter für ihre Abwesenheiten zur Rechenschaft ziehen.
Wichtige FAQs
Hier finden Sie einige Antworten auf häufig gestellte Fragen. Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.
Brauche ich eine unbezahlte Freistellung in meinem Unternehmen?
Ob Sie sich entscheiden, Mitarbeiter für Freizeit zu bezahlen, liegt bei Ihrem Unternehmen. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, entscheiden viele Unternehmen, dass dies unter bestimmten Bedingungen eine gute Praxis ist. Wenn Sie sich entscheiden, unbezahlte Freizeit anzubieten, benötigen Sie eine klare UTO-Richtlinie, die Ihre internen Richtlinien und Verfahren festlegt.
Wie viel Freizeit sollten neue Mitarbeiter erhalten?
In den USA gewähren die meisten Arbeitgeber neuen Arbeitnehmern durchschnittlich zehn bezahlte freie Tage pro Jahr (sobald sie ihre Probezeit abgeschlossen haben). Wenn Sie PTO anbieten, müssen Sie festlegen, ob Sie zu Beginn eines jeden Jahres Tage zuweisen oder ob Mitarbeiter diese anfallen müssen.
Wie weit im Voraus sollten Mitarbeiter Urlaub beantragen?
Auch dies hängt von der Freistellungsrichtlinie Ihres Unternehmens und dem Verfahren zur Beantragung von Freistellungen ab. Denken Sie daran, dass Ihre Manager die Auswirkungen der Abwesenheit umso länger bewerten und die Anfrage genehmigen oder ablehnen müssen, je mehr Benachrichtigungen Sie benötigen.
Was ist, wenn ein Mitarbeiter die Obergrenze für bezahlte Freizeit erreicht?
Wenn Sie eine PTO-Richtlinie haben, müssen Sie entscheiden, ob es ein Limit gibt, wie viele freie Tage ein Mitarbeiter anfordern kann. Und wenn sie ihre Zapfwellenobergrenze erreichen, haben sie Anspruch auf UTO? Oder müssen sie es aus ihren Urlaubstagen oder ihrer aufgelaufenen Zeit nehmen?