Der Außenminister ist einer von sechs Exekutivbeamten, die ursprünglich von der Montana-Verfassung von 1889 ernannt wurden. Der derzeitige Sekretär, Christi Jacobsen, trat sein Amt im Januar 2021 an und ist die 22. Person, die das Amt innehat, seit Montana 1889 ein Staat wurde. 1992 wurde die Verfassung geändert, um den Außenminister und andere Spitzenbeamte auf zwei Amtszeiten von 4 Jahren in einem Zeitraum von 16 Jahren zu beschränken.
Die Aufgaben und Funktionen des Staatssekretärs sind vielfältig. Dazu gehören:
- Interpretation der staatlichen Wahlgesetze und Überwachung der Wahlen.
- Führung der offiziellen Aufzeichnungen der Exekutive und der Gesetze der Legislative.
- Überprüfung, Pflege und Verbreitung von Aufzeichnungen von Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen im öffentlichen Interesse.
- Einreichung von Verwaltungsregeln, die von staatlichen Abteilungen, Gremien und Agenturen verabschiedet wurden.
- Bestätigung der Unterschrift des Gouverneurs auf Exekutivbefehlen, Proklamationen, Resolutionen, Ausliefer-Papieren und Ernennungen.
- Erhaltung des Staatssiegels.
- Archivierung und Führung von Aufzeichnungen über gesicherte Finanztransaktionen wie Pfandrechte.
- Mitglied des State Board of Land Commissioners und des Board of Examiners.
- Beauftragung von Notaren.
Aufgaben & Funktionen
Eine vollständige Liste der Aufgaben und Funktionen des Staatssekretärs ist in Titel 2, Kapitel 15, Teil 4, des Montana Code Annotated (2-15-401 MCA) beschrieben.
Abteilungen
Das Büro des Staatssekretärs ist in fünf Abteilungen unterteilt:
- Verwaltungsregeln von Montana
- Geschäftsdienstleistungen
- Notarielle Dienstleistungen
- Wahlen und Regierung
- Aufzeichnungen und Informationsmanagement
Die Hauptbüros des Außenministers befinden sich im zweiten Stock des Kapitolgebäudes in Helena.