So planen Sie Ihren Tag für optimale Produktivität

In unserer vollständigen Anleitung erfahren Sie, wie Sie einen Zeitplan erstellen, um das Beste aus Ihren Tagen herauszuholen.

Wir alle haben jeden Tag die gleichen vierundzwanzig Stunden. Warum also bekommen erfolgreiche Menschen so viel in ihren vierundzwanzig Stunden getan, während andere kämpfen, um die Aufgaben auf einer grundlegenden To-do-Liste zu erreichen?

Eine Antwort ist Zeitmanagement. Viele Menschen haben Probleme, ihre Zeit den ganzen Tag über effizient zu nutzen. Aber wenn du das bist, mach dir keine Sorgen. Indem Sie Produktivitätstipps verwenden und einen effizienten Tagesplan erstellen und einhalten, können Sie jeden Tag mehr und besser machen.

Warum die Planung Ihres Tages wichtig ist

Wie Sie Ihren Tag planen

• Definieren Sie Ihr Warum
• Prioritäten setzen
• Schätzen Sie, wie lange eine Aufgabe dauern wird
• Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter

Arten von Planungstechniken

• Erstellen Sie eine produktive Morgenroutine
• Vermeiden Sie den li>
• Expect the Unexpected
• Leverage Technology
• Remember Paper
• Eat the Frog
• Evaluate and Pivot

Warum die Planung Ihres Tages wichtig ist

Zeit ist eine endliche Ressource für uns alle. Ihre begrenzte Anzahl von Tagen und Stunden dem Zufall zu überlassen, ist kein verantwortungsvolles Ressourcenmanagement. Verwenden Sie stattdessen einen Zeitplan und ernten Sie die Belohnungen:

• Reduzieren Sie verschwendete Zeit: Es sei denn, Sie setzen „Verbringen Sie 2 Stunden auf Social Media und Videospiele“ auf Ihrem Tagesplan, dann mit Ihrem Zeitplan hält Sie davon ab, Zeit auf Dinge zu verschwenden, die nicht auf der Tagesordnung stehen.Erhöhen Sie das Glück: Sogar die Wissenschaft stimmt zu. Nach einem Zeitplan macht Sie glücklicher!
• Verbessern Sie die Produktivität: Sie erledigen mehr, wenn Sie einem Zeitplan folgen.
• Stress reduzieren: Terminplanung schafft mehr Sicherheit, reduziert Stress – und verbessert die Gesundheit. Gewinnen Sie!
• Erleichtern Sie die Zusammenarbeit: Immer wenn Sie mit einem Team arbeiten, hält ein Zeitplan Sie alle zur gleichen Zeit auf derselben Seite am selben Ort.

So planen Sie Ihren Tag

Es ist klar, dass die Planung Ihres Tages wertvoll ist. Sie können jedoch nicht einfach Sachen in Ihren niedlichen Katzenkalender werfen und auf ein produktives Leben hoffen.Stattdessen benötigen Sie eine Strategie, damit Sie die Produktivität planen und die wichtige Arbeit effizient erledigen können. Hier sind einige Leitprinzipien, die Ihnen helfen, einen Zeitplan für effiziente Tage zu verwenden.

Seien wir ehrlich. Nicht alles, was wir an einem Tag machen, macht Spaß. Es gibt definitiv Aufgaben, die wir einfach nicht machen wollen. Wir können uns auf Grit und Entschlossenheit verlassen, um durchzukommen, aber das kann Energie entziehen. Finden Sie stattdessen interne Motivation, indem Sie Ihr Warum definieren.

Jeder ist anders, aber es ist der Sinn und Zweck hinter allem, was wir tun. Dieses Konzept wurde von Simon Sinek in seinem Buch Start With Why populär gemacht. Sinek zeigt, dass „Warum“ Einzelpersonen und Unternehmen wirklich motivieren kann, ihre Ziele zu erreichen.

Ihr Warum sollte größer sein als „Weil ich muss“ oder „Weil mir jemand gesagt hat.“ Für eine Person könnte es sein, warum ein sicheres und glückliches Leben für ihre Kinder zu schaffen. Für Unternehmen könnte ein Warum eher so aussehen: „Um Menschen zum Erfolg zu verhelfen.“

Dann sollte alles, was Sie als Person oder als Unternehmen tun, diesem Zweck dienen.

Es gibt buchstäblich Millionen von Möglichkeiten, wie Sie jeden Tag verbringen könnten. Und du kannst nicht alles machen. Ohne Prioritäten verbringen Sie möglicherweise Zeit mit Aufgaben, die Sie nirgendwo hinbringen. Und wenn Sie ein Teamleiter oder Manager sind, möchten Sie Prioritäten für Ihr Team setzen, damit sie wissen, was auch wichtig ist.

Sie müssen also herausfinden, was Sie wirklich tun müssen, um Ihre Ziele im Dienste Ihrer Kunden zu erreichen. Schreiben Sie zuerst alles auf, was Sie sich vorstellen können. Beseitigen Sie dann alles, was nicht mit Ihrem Warum zu tun hat. Ordnen Sie dann Ihre Prioritäten nach Wichtigkeit.

Eine Richtung zu haben, in die man gehen kann, ist genauso wichtig wie zu gehen. Eine Reise ohne Ziel mag interessant sein, aber ohne Ziel vor Augen, wer weiß, wo Sie landen werden.

Sobald Sie herausgefunden haben, was Sie tun müssen, finden Sie heraus, wie lange es dauern wird. Und wir reden nicht darüber, wie lange es in Fantasy Land dauern wird. Sie müssen wissen, wie lange Sie wirklich brauchen, um das Ding zu machen.

Einer der häufigsten Planungsfehler besteht darin, nicht richtig einzuschätzen, wie lange eine Aufgabe oder ein Projekt dauern wird. „Wenn Sie übertreiben oder unterschätzen, wie lange dies tatsächlich dauern wird, werfen Sie eher Ihren gesamten Zeitplan ab. Schlimmer noch, Sie verpassen möglicherweise eine Frist oder verschwenden wertvolle Zeit für Sie und wichtige Stakeholder wie Mitarbeiter und Kunden.“

Also musst du mit dir selbst real werden und dein Team ermutigen, dasselbe zu tun. Nehmen Sie sich ein oder zwei Wochen Zeit und verfolgen Sie Ihre Zeit. Wie lange brauchen Sie, um 1.000 Wörter zu schreiben oder E-Mails zu beantworten? Dann können Sie Ihren Zeitplan realistisch planen und Ihre Erfolgschancen verbessern.

Tim Ferriss, Autor der 4-Stunden-Arbeitswoche, steht auf etwas. Im Zeitalter der Hektik haben wir manchmal das Gefühl, die ganze Zeit gehen zu müssen. Aber was wäre, wenn wir unsere Zeit so nutzen würden, dass wir weniger arbeiten könnten? Dann wären wir auch an etwas dran.

Ferriss befürwortet eine intelligentere Arbeitsstrategie mit Systemen, die es „unmöglich machen, sich schlecht zu benehmen.“ Dann muss er sich nicht auf die endliche Ressource Willenskraft verlassen. Die Etablierung produktiver Systeme ist daher ein wichtiger Schritt für Ferriss.Andere Möglichkeiten, intelligenter zu arbeiten, bestehen darin, Ihre produktivsten Zeiten des Tages zu identifizieren und dann wichtige Aufgaben für diesen Zeitraum zu planen. Für viele von uns ist das Energieniveau am Morgen am höchsten. Wenn Sie jedoch eine echte Nachteule sind, können Sie diese Zeit nutzen, um Dinge zu erledigen.

Sie müssen auch strategisch sein. Ja, es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Ziel zu erreichen. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, welchen Weg Sie einschlagen möchten, das Nutzen-Risiko-Verhältnis von dem, was Sie tun. Sie könnten 100 Leute kalt anrufen und einen ja bekommen. Oder Sie könnten die richtigen zehn Personen für den gleichen Vorteil kalt anrufen.

Arten von Planungstechniken

Es gibt keine einheitliche Lösung, um den produktivsten Zeitplan zu erstellen. Aber diese Planungstechniken können Ihnen auf Ihrem Weg helfen.

Beginnen Sie Ihren Tag mit einer Morgenroutine, die die Produktivität steigert.Laut Hal Elrod, Autor von The Miracle Morning, „Wie Sie jeden Tag aufwachen und Ihre Morgenroutine (oder deren Fehlen) dramatisch beeinflusst Ihren Erfolg in jedem einzelnen Bereich Ihres Lebens. Fokussierte, produktive, erfolgreiche Morgen erzeugen fokussierte, produktive, erfolgreiche Tage.“

Elrond drehte sein Leben um, indem er um 5 Uhr morgens aufwachte, um Zeit in Stille zu verbringen, zu meditieren, zu lesen und zu trainieren. Dies gab den Ton für seine Tage vor und er konnte sich aus der erdrückenden Verschuldung herausziehen und neue Erfolge erzielen.

Ihr perfekter Morgen sieht vielleicht anders aus als der von Elrond, aber es ist sinnvoll, sich jeden Tag früh Zeit zu nehmen, um den Verlauf des restlichen Tages zu bestimmen.

Multitasking mag effizient erscheinen. Schließlich bekommst du mehr auf einmal, oder? Falsch. In der Tat, obwohl Sie mehr auf einmal tun, werden Sie nicht wirklich mehr getan. Du wirst weniger fertig.Tatsächlich können die wahren Kosten für Multitasking bis zu 40% Ihrer Produktivität betragen. Jedes Mal, wenn Sie zwischen Aufgaben wechseln, braucht Ihr Gehirn Zeit, um zu wechseln. Darüber hinaus sind Menschen anfälliger für Fehler beim Wechseln von Aufgaben. Und je komplexer die Aufgabe, desto größer die Verluste.

Es macht also Sinn, nur eine Sache gleichzeitig zu tun. So können Sie sich wirklich auf das konzentrieren, was Sie tun. Dann können Sie es effizienter machen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, vermeiden Sie, wenn möglich, den Aufgabenwechsel. Geben Sie sich genügend Zeit, um Aufgaben auf einmal zu erledigen. Oh, und wenn du es tust? Überprüfe deine E-Mails nicht.

Wir haben gesehen, wie sich das Wechseln von Aufgaben auf die Produktivität auswirken kann. Wir alle haben jedoch mehr als eine Sache an einem Tag zu tun. So können Sie die Auswirkungen des Aufgabenwechsels minimieren, indem Sie Aufgaben stapeln und die Blockplanung verwenden.

Sie können „ähnliche Aufgaben“ auf viele Arten definieren. Aber der Schlüssel ist, dass die Aufgaben eine vereinheitlichende Funktion haben sollten, die sie effizienter macht, wenn sie zusammen erledigt werden. Denken Sie an Besorgungen. Es ist sinnvoller, an einem bestimmten geografischen Ort überall hin zu gehen.

In ähnlicher Weise können Sie Batch-Aufgaben in Bezug auf die Denkweise erforderlich, um sie zu tun. Zum Beispiel erfordern administrative Aufgaben eine Art Denkweise, aber kreative Aufgaben wie das Schreiben eines Blogposts oder das Debuggen von Code erfordern etwas ganz anderes. Wenn Sie jedoch Aufgaben nach Denkweise gruppieren, können Sie die Auswirkungen des vollständigen Schaltens verringern.Elon Musk verwendet bekanntermaßen Task Batching, um sicherzustellen, dass er alles für sein Geschäft erledigt und trotzdem Zeit mit seiner Familie verbringt. Task Batching ist der Prozess der gemeinsamen Planung ähnlicher Aufgaben, damit Sie diese effizienter ausführen können.

Sie können die Zukunft nicht vorhersagen, aber Sie können ziemlich sicher sein, dass irgendwann etwas Unerwartetes passieren wird. Sie wissen nicht, was es ist oder wann es kommt, aber es ist da draußen. Und ein produktiver Zeitplan wird dies berücksichtigen.

Es ist dir wahrscheinlich passiert. Sie haben Ihr Warum identifiziert und Ihre Prioritäten und Aufgaben erstellt. Sie haben die wichtigsten Aufgaben in Ihre produktivste Zeit eingeplant. Du warst ein echter Rockstar.

Dann kommt plötzlich ein Notfall. Sie schieben alles zur Seite, um diese dringende Aufgabe anzugehen. Ihr effizienter Zeitplan stirbt einen schmerzhaften Tod.

Es muss auch kein dringendes Projekt sein. Es könnte ein krankes Kind sein, das ein Teammitglied zu Hause hält. Es könnte ein Wetternotfall sein, der alle zu Hause hält. Es kann sein, dass unerwartete Serverausfälle das Tempo aller verlangsamen. Die kleinen Dinge können die Produktivität genauso effektiv töten wie die großen Dinge. Und ehrlich gesagt sind sie häufiger.

Genau wie es ein intelligentes Geldmanagement ist, einen Notfall-Sparfonds zu haben, sollten Sie auch einen Notfall-Zeitfonds haben. Natürlich können Sie keine Zeit vorrätig halten, aber Sie können ein Zeitpolster in Ihren Zeitplan einbauen. Auf diese Weise, wenn das Unerwartete kommt, bist du bereit.

Technologie ist wirklich gut in der Planung. Schließlich ist ein Zeitplan im Grunde nur eine Tabelle. Die Planungstechnologie kann jedoch weit über ein einfaches Raster hinausgehen.

Mit Tools wie Google Kalender können Sie wiederkehrende Aufgaben planen, Aufgaben mit Farbcode versehen, Erinnerungen festlegen und sogar Kalender für Teams freigeben. All dies erhöht die Effizienz Ihres Zeitplans. Außerdem halten sie Sie davon ab, dieses Kundenmeeting zu vergessen.

Sie können aber noch viel mehr. Verwenden Sie eine iPhone-App, um unterwegs auf Ihren Kalender zuzugreifen. Vermeiden Sie das Hin und Her von Telefonanrufen und E-Mails, um Besprechungen zu planen, indem Sie anderen erlauben, Besprechungen direkt in Ihrem Kalender zu planen.

Die Möglichkeiten sind endlos!

So gut die Technologie auch ist, um Ihr Planungsspiel zu verbessern, lassen Sie den Wert von Papier in dieser digitalen Welt nicht außer Acht. Papierplaner, Bullet Journals, To-Do-Listen und andere analoge Tools können genauso nützlich sein.

Tatsächlich erhielt der Lifeplanner von Planer-Branchenführer Erin Condren das Good Housekeeping-Gütesiegel als Produktivitätswerkzeug. Und Notebook-Systeme wie Ryder und Bullet Journal sind auch als Produktivitätstools im Trend.Natürlich geht nichts über eine gute, altmodische To-Do-Liste, um Einzelpersonen auf Kurs zu halten. Das Aufschreiben von Dingen erspart Ihnen die Mühe, sich an sie zu erinnern. Und die Belohnung, Dinge von Ihrer Liste zu streichen, kann sehr motivierend sein.

Laut Mark Twain „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es als erstes am Morgen zu tun. Und wenn es Ihre Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, zuerst den größten zu essen.“

Mit dieser Logik besteht eine Planungsmethode darin, die schwierigsten und wichtigsten Aufgaben an die erste Stelle zu setzen. Und wenn Sie mehr als eine solche Aufgabe haben, sollten Sie die schwierigere vor den einfacheren erledigen.

Um diese Methode verwenden zu können, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Hauptpriorität für den Tag zu identifizieren. Letztendlich sollte die Priorität einzigartig sein, da wir nicht zwei Dinge gleichzeitig tun können. (Siehe Task Switching!)

Die schwierigeren Aufgaben sind oft am anfälligsten für Verschleppung. Schließlich wollen die meisten von uns wirklich keinen Frosch essen. Wenn Sie sie also morgens als erstes tun, können Sie sie nicht den ganzen Tag wegschieben. Plus, sobald sie fertig sind, haben Sie die freie Zeit, um mehr Spaß Aufgaben zu erledigen.

Die Planung für die Produktivität kann ein bewegliches Ziel sein. Und Sie haben vielleicht einen perfekten Zeitplan, aber nehmen Sie sich Zeit, um die Ergebnisse Ihrer Bemühungen zu bewerten. Sind Sie und Ihr Team wirklich produktive Menschen?

Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich und Ihrem Team stellen sollten, um die Effektivität Ihres Zeitplans zu bewerten:

• Halten Sie Fristen ein?
• Waren die Zeitschätzungen korrekt?
• Haben unvorhergesehene Probleme die Zeitpläne beeinträchtigt?
• Hast du dich unter dem Druck der Uhr gefühlt?
• Hat unser Terminplan funktioniert?

Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wohin Sie von hier aus gehen sollen. Verpasste Fristen können auf eine schlechte Zeitbudgetierung hinweisen, ein Problem, das im nächsten Monat, Sprint oder Quartal leicht gelöst werden kann. Überflüssige Besprechungen können eliminiert werden. Weitere Polsterung kann hinzugefügt werden, um unvorhergesehene Probleme zu berücksichtigen.

Fazit

Es gibt so viele Tricks und Tools für kreative produktive Zeitpläne, die am Arbeitsplatz und zu Hause wirklich funktionieren. Wenn Sie es nicht versuchen, werfen Sie möglicherweise Geld aus dem Fenster. Und wir können uns nichts weniger Produktives vorstellen!

Was sind Ihre besten Produktivitätstipps und -routinen?