Die hohe Kunst, ein Geschäftsnotiz zu schreiben, ist eigentlich eine verlorene Kunst.
Mit dem Aufkommen der digitalen Kommunikation und einer übermäßigen Abhängigkeit von Mobiltelefonen und schnellen Texten und E-Mails scheint es nicht viel Platz für das ehrwürdige Memo zu geben.
Das ist bedauerlich, da ein gut ausgearbeitetes Geschäftsnotizbuch die Bürokratie durchschneiden und wichtige Unternehmensbotschaften auf klare und prägnante Weise an die richtigen Personen weiterleiten kann.Memos sind E-Mails vorzuziehen, wenn Informationen und Daten zu wichtigen Unternehmensfragen wie Richtlinienänderungen oder der Ernennung eines neuen Chief Executive Officers ausgegeben werden.
Wie schreibe ich das beste Memo? Kurz und bündig ist ein guter Anfang, und die Fähigkeit, Ihre wichtigsten Punkte zu kommunizieren, ist ein guter Weg, um zu beenden.
Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie das beste Geschäftsnotiz schreiben.
So schreiben Sie ein Memo
Per Definition ist ein Memo (kurz für Memorandum) ein Geschäftsdokument, das Mitarbeiter in einem Unternehmen einbinden soll und wichtige Botschaften zu Schlüsselthemen in Besprechungen, Unternehmensrichtlinien und Unternehmensgeschäften kommuniziert.
Beim Schreiben eines guten Memos geht es hauptsächlich um eine gute Formatierung, eine solide Struktur und die Fähigkeit, die beabsichtigte Botschaft klar und prägnant zu vermitteln.
Um die Grundlagen für alle oben genannten Fronten abzudecken, gehen wir Schritt für Schritt durch den Prozess, um ein meisterhaftes Memo zu erstellen.
Titel hinzufügen
Der Titel eines Memos ist kurz und auf den Punkt gebracht und wird immer oben auf der Seite platziert. Normalerweise wird im Titel ein Begriff verwendet (denken Sie an „Memo“ oder „Memo an Mitarbeiter.“) Im Idealfall möchten Sie, dass Ihre Nachricht inmitten des Papierstapels und der E-Mails auffällt, die den modernen Arbeitsplatz häufig überschwemmen. Richten Sie Ihren Titel an die Zielgruppe / Empfänger tut genau das.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum angeben
Das Datum ist als Referenzzeitpunkt erforderlich. Es zeigt dem Empfänger, wann das Memo geschrieben wurde, und gibt dem Memo in vielen Fällen ein Gefühl der Dringlichkeit, und dass sein Inhalt und seine Anweisungen ernst zu nehmen sind.
3. Bestimmen Sie, wer ein Memo mit „An“ erhält
Machen Sie deutlich, wer das Memo ist „Von“
Diese Zeile bezeichnet den Autor des Memos nach Name und Titel (d. H. „vom Schreibtisch von Sally Stone, Director of Sales.“) Um die Bedeutung des Memos zu unterstreichen, enthält der Titel häufig die Unterschrift des Absenders durch Initialen. Normalerweise tritt dies auf, wenn ein Untergeordneter das Memo für einen Vorgesetzten oder Manager schreibt – dieser Manager wird das Memo abzeichnen, um den Empfängern zu zeigen, dass alles im Memo genehmigt ist und Aufmerksamkeit oder eine Antwort erfordert.
Fügen Sie ein klares Thema hinzu
Diese Zeile kennzeichnet, worum es in dem Memo geht und sollte immer klar, prägnant und überzeugend geschrieben sein. Vor allem möchten Sie, dass Ihr Memo auffällt und Ihre Botschaft vermittelt. Dieser Prozess beginnt wirklich mit der Betreffzeile und soll deutlich machen, worum es in dem Memo geht.
Schreiben Sie den Text
In diesem Abschnitt wird ausführlicher beschrieben, worum es in dem Memo geht. Das Ziel ist es, schnell auf den Punkt zu kommen (dh „Wir haben ein Meeting am Montag, Jan. 6, um die Verkaufsziele und -prioritäten für das erste Quartal zu besprechen.“) Die erste Zeile ist sehr wichtig, da sie die Tabelle für den Rest des Memos festlegt. Es ist ideal, den Text des Memos in kurze Absätze zu unterteilen – drei sollten das Ziel sein. Mehr als das und Sie verlieren die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger. Denken Sie daran, klar und prägnant ist das Ziel mit einem guten Memo. Der letzte Absatz sollte einen Aufruf zum Handeln enthalten, dh etwas Zwingendes, um den Empfänger zum Handeln anzuregen.
Mit einem guten Schluss abmelden
Der letzte Teil des Memos kann eine Unterschrift des Absenders am unteren Rand enthalten, muss es aber nicht. Unterschreiben Sie einfach und datieren Sie die Unterschrift, um offiziell „den Deal“ auf dem Memo zu besiegeln, und lassen Sie den Leser wissen, von wem genau das Memo kommt. Es ist jedoch wichtiger, das Memo mit einem festen Aufruf zum Handeln zu beenden und Ihre Leser wissen zu lassen, welche spezifischen Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Gute Memo-Vorlagen zu verwenden
Um Ihnen zu helfen, ein besseres Memo zu schreiben, und Ihnen ein visuelles Beispiel dafür zu geben, wie ein gutes Memo aussehen sollte, schauen Sie sich diese Beispiel-Memos an:
- Vertex 42: Diese Website bietet eine Vielzahl verschiedener Vorlagen, einschließlich „lässiger“ und „formeller“ Geschäftsnotizen.
- Office.com : Diese Webseite ist sehr nützlich, wenn Sie das richtige Design für Ihr Memo auswählen.
- TemplateArchive.com : Diese Seite leistet großartige Arbeit, um den Memo-Prozess in leicht verständliche Abschnitte zu unterteilen. Es enthält Abschnitte zu Vorlagen, zum Senden eines Memos und zur Formatierung von Memos.
Wann müssen Sie ein Memo senden?
Zu wissen, wann man eine E-Mail schreibt, ist genauso wichtig wie zu wissen, wie man ein Memo schreibt. Es gibt beispielsweise Szenarien, in denen eine kurze E-Mail ausreicht oder ein internes digitales Schwarzes Brett Sie zu Ihrer richtigen Zielgruppe bringt.
Im Großen und Ganzen ist das Schreiben eines Memos jedoch in den folgenden Szenarien optimal:
- Wenn Sie eine Nachricht herausbringen müssen, die Eindruck macht. E-Mails eignen sich hervorragend, um eine Nachricht schnell zu versenden, aber ein Memo kann eine Nachricht erstellen, die für die Ewigkeit gebaut ist. Wenn Ihre Nachricht ein ernstes Problem oder eine Empfehlung beinhaltet, ist ein Memo einer E-Mail vorzuziehen, um Ihren Standpunkt zu vermitteln.
- Wenn Sie Ihre Nachricht korrekt formatieren, ist dies wichtig. Wenn Ihre Nachricht Aufzählungszeichen, Überschriften oder Grafiken enthalten muss, ist ein Memo ein großartiges Mittel, um Mitarbeiter zu engagieren.
- Wenn Ihre Nachricht ausgedruckt werden soll. Wenn Ihre Nachricht auf einem Firmen-Bulletin-Board oder in einem Newsletter-Format landet oder wenn Ihre Nachricht bei einem Firmenmeeting verwendet wird, ist ein formelles Memo der richtige Weg.
Sie sollten es vermeiden, ein Memo zu schreiben, wenn eine E-Mail ausreicht. Dies ist normalerweise der Fall, wenn Sie eine sehr kurze Nachricht senden müssen oder wenn Sie mit Ihrem Smartphone unterwegs sind und keine Zeit haben, ein Memo zu strukturieren und zu formatieren.
Tipps zum Schreiben eines großartigen Memos
Verwenden Sie diese Tipps, um Memos zu schreiben, die auffallen, bemerkt werden und schnell bearbeitet werden.
- Halten Sie sich an die Unternehmenspolitik zu Memos. Die meisten Unternehmen, insbesondere größere, haben ein Standardskript oder einen Standardplan, dem sie beim Schreiben eines Memos folgen müssen. Bleiben Sie nah dran und verwenden Sie die Blaupause, um Ihren Standpunkt zu vermitteln.
- Halten Sie Ihre Sätze und Absätze kurz und auf den Punkt. Wie Ernest Hemingway einmal sagte: „Kürze ist der Schlüssel.“ Lange, wortreiche Memos sind Memos, die oft nicht gelesen werden.
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen. Um prägnanter zu sein und Ihren Standpunkt zu vermitteln, verwenden Sie Aufzählungszeichen, um Ihre Botschaft besser zu vermitteln.
- Konzentrieren Sie sich auf den Aufruf zum Handeln. Das Ende des Memos, in dem ein Aufruf zum Handeln enthalten ist, ist für den Memo-Prozess von entscheidender Bedeutung. Konzentrieren Sie sich auf Wortspiele, die den Leser inspirieren, und bringen Sie ihn in Bewegung. Stellen Sie sich diese Frage: was ist das Wichtigste zum Mitnehmen, das die Leser aus dem Memo aufnehmen sollen?
- Edit für Grammatik. Niemand möchte ein Memo lesen, das mit Tippfehlern und Grammatikfehlern übersät ist. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Memo korrektur lesen und in eine gute Grammatiksoftware wie Grammarly investieren.