Das Memorandum (oder Memo) ist eine unglaublich vielseitige Form der Kommunikation, die häufig in geschäftlichen Umgebungen verwendet wird. In der Praxis beantworten Memos Fragen und geben Informationen. Ein Memo wird von Merriam-Webster als „kurze schriftliche Nachricht oder Bericht von einer Person oder Abteilung in einem Unternehmen oder einer Organisation an eine andere“ definiert.“
Obwohl die Definition einfach genug erscheinen mag, müssen Sie, wenn Sie wissen, wie man ein Memo schreibt, immer noch einem bestimmten Format folgen. Und wie bei jeder Form des Schreibens kann dieses Format gut oder schlecht befolgt werden.
Absicht und Zielgruppe
Wenn Sie mit Ihrem Memo beginnen, sollten Sie zunächst die Absicht Ihres Memos berücksichtigen.
Was versucht Ihr Memo zu erreichen? Versuchen Sie, die Menschen über eine Veränderung zu informieren? Machen Sie eine Ankündigung? Versuchen Sie, eine Frage zu beantworten?
Obwohl dieser Schritt einfach erscheinen mag, ist es langfristig hilfreich, wenn Sie klar erkennen können, welchem Zweck Ihr Memo dient.
Als nächstes bestimmen Sie Ihre Zielgruppe. Wen möchten Sie Ihr Memo lesen lassen? Ihr Chef? Das ganze Büro? Oder eine bestimmte Abteilung? Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Memo für Ihre Leser hilfreich und klar zu gestalten, indem Sie die von Ihnen ausgewählten Wörter und den von Ihnen verwendeten Ton beeinflussen.
Die Überschrift
Nachdem Sie die Absicht und Zielgruppe Ihres Memos festgelegt haben, können Sie die Überschrift Ihres Memos einfach ausfüllen. Die Überschrift Ihres Memos ist ganz einfach eine Information über dem Haupttext des Memos; Es signalisiert dem Leser, was das Dokument ist, an wen es gerichtet ist, von wem es stammt, das Datum, an dem es gesendet wurde, und das Thema.
Hier ist ein Beispiel für das Layout der Überschrift:
VON
BIS:
VON:
DATUM:
BETREFF:
Versuchen Sie beim Schreiben Ihres Betreffs, so viele Informationen wie möglich in so wenigen Worten wie möglich zu geben. Stellen Sie sich vor, als würden Sie die Überschrift für eine aktuelle Nachricht schreiben; Geben Sie dem Leser einen schnellen und klaren Hinweis auf den folgenden Text.
Der Hauptteil
Da Sie die Namen oder Abteilungen kennen, an die das Memo gerichtet ist, das Datum und Ihren Namen, besteht der nächste Schritt darin, am Hauptteil Ihres Memos zu arbeiten.
Wenn Sie am Haupttext arbeiten, sollten Sie sich auf Einfachheit und Klarheit konzentrieren. Sie möchten, dass Ihr Leser schnell und einfach versteht, was Sie sagen.
Wiederholen Sie in Ihrem ersten Satz den Betreff des Memos in Satzform. Der erste Absatz sollte leicht aus der Betreffzeile fließen. Wie bei einer These sollte die Absicht des Memos klar angegeben werden, während der Ton für den Rest des Memos festgelegt wird.
Insgesamt sollte der erste Absatz genau erklären, worum es in Ihrem Memo gehen wird. Jeder der folgenden Absätze sollte auf diesen Informationen aufbauen und detaillierter eingehen.
Um Ihr Memo lesbar zu halten, versuchen Sie, jeden Absatz unter sieben Zeilen lang zu halten. Kurze Absätze sind für Ihr Publikum leichter zu lesen, und Ihr Publikum wird viel Leerraum auf der Seite (oder dem Bildschirm) zu schätzen wissen.
Denken Sie daran, Ihr Memo so kurz wie möglich zu halten. Ärgern Sie sich jemals, wenn die neueste Episode von Game of Thrones erweiterte Szenen eines Charakters enthält, der Ihnen egal ist? Nun, diese Frustration ist nichts im Vergleich zu einem Leser, der versucht, ein übermäßig langes, langweiliges Memo zu sichten.Memos sind in der Regel weniger als eine Seite lang (obwohl es Ausnahmen gibt, und wenn sich Ihr Memo über einer Seite befindet, müssen Sie am Ende eine kurze zusammenfassende Anweisung hinzufügen). Schneiden Sie niemals die erforderlichen Informationen aus, um Ihr Memo zu verkürzen, aber denken Sie daran, dass das Wissen, wie Sie ein prägnantes Memo schreiben, dafür sorgt, dass Ihr Publikum es vollständig liest und vollständig versteht.
Der Text eines Memos enthält mehr als nur schnelle Aussagen. Klarheit befasst sich auch damit, wie Sie Ideen formulieren, was bedeutet, übermäßig technische Wörter oder Jargon zu eliminieren. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Zielgruppe des Memos im Auge zu behalten. Wenn Sie eine bestimmte Abteilung ansprechen, können Sie mit der Verwendung von Fachbegriffen in Ihrem Memo davonkommen (es wird ihnen wahrscheinlich sogar helfen, Sie besser zu verstehen). Wenn Sie an das gesamte Büro schreiben, vermeiden Sie am besten Begriffe, für die ein Wörterbuch erforderlich ist.
Zitate
Wenn Sie in Ihrem Memo auf andere Quellen verweisen, stellen Sie sicher, dass Sie direkt zitiertes Material in Anführungszeichen setzen und die Liste der Quellen auf einer separaten Seite einfügen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sie richtig zitieren!
Lektorat und Korrekturlesen
Ihre Leser werden Ihr Memo nur dann ernst nehmen, wenn Sie es tun. Wenn Sie Ihr Memo mit Tippfehlern verunreinigen oder mit Formatierungsfehlern und Inkonsistenzen füllen, verliert Ihre Kommunikation an Wirksamkeit.Gönnen Sie sich etwas mehr Zeit, um die Aufgabe zu erledigen, besonders wenn Sie gerade erst lernen, wie man ein Memo schreibt, Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, nehmen Sie sich etwas Zeit vom Memo (holen Sie sich einen Kaffee, arbeiten Sie an einem anderen Projekt oder verwöhnen Sie Ihre Kollegen mit Geschichten über Ihre Tage im Ausland) und kehren Sie mit einem frischen Paar Augen zu Ihrem Schreiben zurück. Oder, noch besser, bitten Sie einen Kollegen oder einen professionellen Redakteur, Ihr Schreiben für Sie zu überprüfen.
Sobald Sie sicher sind, dass das Memo klar, prägnant und fehlerfrei ist, können Sie es in die Welt hinausschicken!