Der Umgang mit Kunden, die nicht zahlen, ist eine häufige Beschwerde unter Freiberuflern. Späte Gebühren sind eine gute Möglichkeit, diese Art von Verhalten zu entmutigen, aber sie sind nicht in jeder Situation angemessen. Sie müssen die Bedingungen Ihrer Vereinbarung mit Ihrem Kunden und die Gesetze Ihres Staates überprüfen, um zu bestimmen, wann und wie viel Sie berechnen können. In einigen Fällen stellen Sie möglicherweise fest, dass Finanzierungskosten dazu führen, dass Sie Kunden verlieren, und Ihr Unternehmen würde davon profitieren, gelegentlich verspätete Zahlungen zu vergeben.
Was ist eine Verspätungsgebühr?
Eine verspätete Gebühr, auch als Finanzierungs- oder Servicegebühr bezeichnet, ist ein Geldbetrag, den ein Unternehmen auf einer überfälligen Rechnung bewertet. Sie können sich auch eine verspätete Gebühr als Gebühr für die Kreditvergabe an einen verspätet zahlenden Kunden vorstellen, da das Unternehmen der Person mehr Zeit lässt, um eine Schuld zu bezahlen, die sie derzeit schuldet. Richtig berechnet, entschädigen verspätete Gebühren den Gläubiger (Sie) für die direkten Verluste, die Sie erleiden, wenn der Schuldner nicht rechtzeitig zahlt: verlorene Zinsen (vorausgesetzt, Sie würden das Geld auf ein verzinsliches Konto legen); und die Kosten für die Berechnung der Gebühr, das Versenden der Mitteilung und die Verfolgung der Zahlung. Das bloße Vorhandensein einer verspäteten Gebührenregelung ermutigt Kunden häufig, Rechnungen pünktlich zu bezahlen.
Fristen und Gebühren festlegen
Wenn Sie verspätete Gebühren erheben möchten, müssen Sie festlegen, wann und wie viel Gebühren erhoben werden sollen. Berücksichtigen Sie Ihre eigenen Cashflow—Bedürfnisse und Standards Ihrer Branche, wenn Sie Fristen und Gebühren festlegen (behandeln Sie verspätete Gebühren niemals als zusätzliche Möglichkeit, Geld zu verdienen – sie sind kein Profitcenter). Was das Timing betrifft, könnte Ihre Richtlinie sein, dass Rechnungen nach Erhalt fällig sind und verspätete Gebühren anfallen, wenn sie später als 30, 60, 120 Tage oder länger bezahlt werden.
Als nächstes sollten Sie überlegen, wie viel Sie in späten Gebühren berechnen möchten. Sie können verspätete Gebühren als Prozentsatz des Rechnungsbetrags festlegen, der jährlich berechnet wird (mehr zu dieser Berechnung unten). Alternativ können Sie eine pauschale Verspätungsgebühr erheben, z. B. 10 USD für jeden überfälligen Tag, mit einer Obergrenze. In beiden Fällen können verspätete Gebühren nicht mehr als eine Schätzung der tatsächlichen Kosten sein, die Ihnen aufgrund der verspäteten Zahlung des Kunden entstanden sind, und die Statuten Ihres Staates könnten einschränken, wie viel Sie pro Jahr berechnen können.Wenn Sie nicht mehr als 10% pro Jahr verlangen, werden Sie wahrscheinlich nicht gegen die Statuten Ihres Staates verstoßen, aber Ihr Kunde könnte den Gebührenbetrag vor Gericht anfechten, wenn Sie mehr als eine vernünftige Schätzung Ihrer tatsächlichen Verluste verlangen. Berücksichtigen Sie Folgendes, um Ihre potenziellen Verluste zu berechnen:
- die Zinsen, die Sie für eine unbezahlte Rechnung verlieren würden (wenn Sie ein verzinsliches Konto verwenden)
- der Wert Ihrer Zeit (oder die Ihres Mitarbeiters), die Sie damit verbringen würden, den Kunden über die Zahlung zu kontaktieren, Gebühren zu berechnen und Rechnungen erneut zu senden
- Der Wert anderer Geschäftsmöglichkeiten, die Sie aufgrund des Cashflow-Mangels und der Zeit, die Sie für die Verfolgung der Anzahlung aufwenden, verlieren würden, und
- die Kosten für die Erstellung, den Versand und die Aufbewahrung jeder Rechnung (einschließlich Papier, Tinte und Porto).
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie einen Zinssatz auf große Rechnungen anwenden, da die Gebühr viel höher sein könnte als Ihre tatsächlichen Ausgaben. Wenn Sie eine Pauschalgebühr erheben, stellen Sie sicher, dass die Gebühren die Grenzen des Staates für kleine Rechnungen nicht überschreiten. Wenn die Rechnung beispielsweise 100 US-Dollar beträgt und Sie für überfällige Rechnungen 10 US-Dollar pro Tag berechnen, überschreiten Sie nach einem Tag die gesetzliche Grenze von 10% pro Jahr.
Überprüfen Sie Ihre schriftliche Vereinbarung
Sie sollten eine verspätete Gebühr nur dann bewerten, wenn der Kunde zu Beginn darüber informiert wurde, dass Sie sich das Recht dazu vorbehalten haben. Wenn Sie eine schriftliche Vereinbarung mit dem Kunden haben, sollte angegeben werden, wie lange er zahlen muss, und die Pauschalgebühr oder die monatliche Finanzierungsgebühr für die verspätete Zahlung. Sie sollten dieselbe Sprache in Ihre Rechnungen aufnehmen, indem Sie den Satz „Konten, die nicht innerhalb von __ Tagen nach Rechnungsdatum bezahlt wurden, unterliegen einer monatlichen Finanzierungsgebühr von __%. Es ist ein Hinweis an einen Richter, dass der von Ihnen berechnete Betrag den Schuldner bestrafen und Sie nicht für Ihre Verluste entschädigen soll, was dazu führen kann, dass sich das Gericht weigert, Ihre Bestimmung durchzusetzen. Wenn Ihre schriftliche Vereinbarung und Rechnung keine Bestimmungen über verspätete Gebühren enthalten, können Sie wahrscheinlich keine Finanzierungsgebühren erheben.
So berechnen Sie eine verspätete Gebühr
Eine verspätete Gebühr wird normalerweise als monatliche Finanzierungsgebühr bewertet, die Sie in zwei Schritten berechnen können. Teilen Sie zunächst den in Ihrer Vereinbarung als verspätete Gebühr festgelegten jährlichen Zinssatz durch 12, um Ihren monatlichen Zinssatz zu bestimmen. Als nächstes multiplizieren Sie diese monatliche Rate mit dem fälligen Betrag, um die Höhe der monatlichen Verspätungsgebühr zu bestimmen.
Wenn der jährliche Zinssatz beispielsweise 3% beträgt, beträgt der monatliche Zinssatz 0,25%. Wenn ein Kunde Ihnen 10.000 US-Dollar schuldet, multiplizieren Sie diesen Betrag mit 0,25%, um herauszufinden, wie viel der Kunde Ihnen jeden Monat als verspätete Gebühr schuldet. Ein Viertelprozent von 10.000 US-Dollar beträgt 25 US-Dollar, sodass der Kunde Ihnen für jeden Monat, in dem seine Zahlung verspätet war, zusätzliche 25 US-Dollar schuldet. In diesem Beispiel begrenzt der jährliche Zinssatz die Geldbuße auf 3% der ursprünglichen Schuld (nicht aufgezinst). Sie würden $ 25 pro Monat berechnen, obwohl die Schulden steigen. Beziehen Sie sich auf Ihre Vereinbarung zurück, um festzustellen, ob und wann Zinseszinsen fällig werden, und überprüfen Sie erneut, ob der jährliche Betrag die gesetzlichen Grenzen nicht überschreitet.
Alternativen zu verspäteten Gebühren
Verspätete Gebühren können zu unnötigem Stress und Spannungen mit Ihren Kunden führen. In einigen Fällen ist es besser, vor Abschluss der Dienste um Zahlung zu bitten. Wenn eine Vorauszahlung nicht praktikabel ist, überlegen Sie, ob verspätete Gebühren wirklich notwendig sind oder ob Sie dadurch Kunden verlieren. Wenn Sie die gelegentliche verspätete Zahlung verzeihen, können Sie auf lange Sicht mehr Geld verdienen, indem Sie positive Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen.Anstatt Kunden für verspätete Zahlungen zu bestrafen, können Sie stattdessen vorzeitige Zahlungen belohnen, indem Sie einen Rabatt für Zahlungen anbieten, die im Voraus oder innerhalb einer bestimmten Zeit getätigt wurden, solange Sie keine Rabatte anbieten, um die Beschränkungen für verspätete Gebühren zu umgehen. Der Anreiz könnte die Anzahl der verspäteten Zahlungen reduzieren, und Sie werden den zusätzlichen Vorteil der Beschleunigung des Cashflows für Ihr Unternehmen genießen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob die Differenz zwischen dem Rabatt und dem Rechnungsbetrag die gesetzlichen Grenzen für verspätete Gebühren nicht überschreitet. Wenn der Rabatt groß ist, kann ein Richter feststellen, dass es sich um eine verschleierte illegale Verspätungsgebühr handelt, und feststellen, dass Ihre Vereinbarung nicht durchsetzbar ist.
Nächste Schritte nach Nichtzahlung
In einigen Fällen zahlt ein Kunde einfach nicht, aber Sie benötigen das Geld, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten. Senden Sie zuerst die Rechnung erneut und wenden Sie sich an Ihren Kunden, um herauszufinden, was der Holdup ist. Der Kunde hat möglicherweise ein Problem, das Sie leicht lösen können, z. B. das Vergessen, die Zahlung einzureichen, oder ein Problem mit Ihrem Online-Zahlungssystem.
Wenn der Kunde immer noch nicht zahlt, ist es möglicherweise an der Zeit, rechtliche Schritte einzuleiten. Wenn der Betrag gering ist, können Sie einen Anspruch beim Gericht für geringfügige Forderungen geltend machen, über den Sie hier mehr lesen können. Bei größeren Streitigkeiten sollten Sie sich an einen Anwalt wenden, um Rechtsberatung zu erhalten.