meiltä usein kysytään yhdessä oikeudellisessa miten pienentää kokoa PDF arkistointi varmistaa, että on hyväksynyt tuomioistuimen asianhallintajärjestelmä ja siksi onnistuneesti eFiled.
on olemassa koko joukko sääntöjä, jotka koskevat tiedostojen kokoa riippuen siitä, mitä back office-järjestelmää tuomioistuin käyttää vastaanottamiensa tiedostojen hallintaan. Useimmissa eFiling tuomioistuimissa koko Yhdysvalloissa tiedoston On oltava alle 35 MB. ja jokaisella Kalifornian tuomioistuimella on omat rajansa. Voit tarkistaa tuomioistuimesi enimmäiskoko tukikeskuksestamme ja löytää tietoa myös muista paikallisista tuomioistuimen säännöistä.
yleisesti ottaen PDF-tiedostojen ei kuitenkaan tarvitse olla satojen megatavujen kokoisia, elleivät ne sisällä näyttelyesineitä, jotka on ehdottomasti tallennettava erittäin korkearesoluutioisina valokuvina. Noudattamalla vain muutamia yksinkertaisia ohjeita, jopa viilauksia, jotka ovat satoja sivuja pitkä voidaan alas vaatimusten täyttämiseksi.
miten määrittää PDF-dokumentin koko
Jos käytät Adobe Acrobatia, PDF-dokumentin koon tarkistaminen on yksinkertaista. Klikkaa Tiedosto, sitten Ominaisuudet. Näet paljon tietoa asiakirjastasi, mukaan lukien sen koko.
Vaihtoehtoisesti voit siirtyä asiakirjasi sisältävään kansioon, napsauttaa sitä hiiren kakkospainikkeella ja valita Ominaisuudet.
suurempien tiedostojen lataaminen kestää kauemmin, niiden jakaminen sähköisesti (esimerkiksi sähköpostitse) on hankalaa ja ne kuluttavat lakiasiaintoimistosi tiedostojen tallennustilaa nopeammin. Ja vaikka tuomioistuimet hyväksyvät suurempia tiedostokokoja, ne mieluummin käsittelevät pienempiä, optimoituja tiedostoja.
niin, miten sinun pitäisi ryhtyä pienentämään PDF-dokumenttien kokoa? Tässä viisi pikavinkkiä.
#1 Vältä PDF-tiedostojen skannausta aina kun se on mahdollista
on yleinen harhaluulo, että PDF-tiedostojen luomiseksi tai useiden dokumenttien ja näyttelyesineiden yhdistämiseksi yhdeksi PDF-tiedostoksi on tulostettava kaikki ja skannattava yhdessä. Sähköisesti muunnetut tiedostot ovat yleensä kooltaan paljon pienempiä kuin skannaukset.
sinun tarvitsee vain skannata asiakirjoja, jotka ovat olemassa vain paperimuodossa — kaikki muut asiakirjat voidaan muuntaa sähköisesti alkuperäisestä tiedostosta tallentamalla ne PDF-tiedostoiksi. Lisäksi yksittäiset dokumentit voidaan nopeasti yhdistää PDF-tiedostoiksi Adobe Acrobatin kaltaisilla ohjelmistoilla, jolloin ei tarvitse tulostaa dokumentteja niiden yhdistämiseksi.
Lue lisää: Kuinka oikaista PDF
#2 Tallenna nimellä ”pienennetty PDF”
Jos tiedostosi on vielä hyvin suuri sen jälkeen, kun olet luonut sen sähköisesti, pikemmin kuin skannaamalla, voit vielä tehdä joitakin toimenpiteitä. Yksinkertaisinta on tallentaa tiedosto uudelleen pienennettynä PDF-tiedostona.
Adobe Acrobatin uusimmassa versiossa Avaa PDF, jonka haluat tallentaa uudelleen pienempänä tiedostona, valitse Tiedosto, Tallenna muuksi ja sitten pienennetty PDF. Sinua pyydetään valitsemaan tarvitsemasi versioyhteensopivuus, jonka jälkeen voit tallentaa napsauttamalla OK. Suosittelemme yhteensopivuuden asettamista ainakin Acrobat X: n kanssa, sillä kyseinen versio on edelleen laajalti käytössä.
tämä menetelmä on nopea ja yksinkertainen, mutta varoitetaan, että se heikentää kuvien laatua ja poistaa digitaaliset allekirjoitukset. Jos haluat hallita paremmin PDF-tiedostosi pakkaamista Acrobatissa, käytä alla kuvattua optimointimenetelmää.
Lue lisää: Kuinka muuntaa täytettävä lomake efilointia varten
#3 käytä Adobe Acrobatin PDF Optimizeria
joskus haluat enemmän kontrollia siitä, mitkä asiakirjan osat ovat laadultaan heikompia tai poistetaan. Näissä olosuhteissa, kannattaa valita PDF optimizer työkalu.
ennen tiedoston optimointia on hyvä tarkistaa tiedoston tilankäyttö — tarkistaa, mitkä elementit, kuten fontit, kuvat ja niin edelleen, käyttävät eniten dataa. Tämän tulokset voivat antaa sinulle ideoita siitä, missä on paras pienentää tiedoston kokoa.
aloittaaksesi optimoinnin Avaa PDF Acrobat-kielellä, valitse Tiedosto, Tallenna muuksi ja optimoi sitten PDF. Napsauta ilmestyvässä valintaikkunassa oikeassa yläkulmassa olevaa Audit space usage-painiketta. Näet taulukon tiedot hieman näin:
optimizer antaa sinulle täydellisen hallinnan elementtejä PDF, joka pakataan. Valitse paneelin vieressä oleva valintaruutu (esim.kuvat, fontit) ja valitse sitten kyseisen paneelin asetukset. Vaihtoehtoja on paljon, joten kannattaa lukea Adoben ohjetiedoston kautta, jotta ymmärtää, mitä kukin vaihtoehto tekee.
okei, tiedämme, että kaikki eivät käytä Adobe Acrobatia. Mitä vaihtoehtoja sinulla on käytettävissäsi, jos käytät muuta ohjelmistoa tai vain Adobe Readeria? Tässä on kaksi muuta vaihtoehtoa PDF-tiedoston koon pienentämiseksi, jos et käytä Acrobatia.
Lue lisää: 7 myyttiä ja harhaluuloja PDF: stä
#4 pienennä kokoa, kun tallennat Wordissa
Wordissa, voit muuntaa dokumentin PDF: ksi käyttämällä Save As-vaihtoehtoa. Tämä vaihtoehto tuottaa yleensä melko pienen tiedoston riippuen dokumentin kuvien määrästä. Kuitenkin, jos huomaat, että Word-muunnettu PDF on edelleen liian suuri, on vielä vaihtoehto Word, joka tuottaa huomattavasti pienempi tiedosto. Näin käytät sitä:
Avaa Word-dokumentti, jonka aiot muuntaa PDF: ksi. Napsauta Tiedosto-painiketta ja Tallenna nimellä. Valitse Tallenna nimellä-valikosta PDF ja syötä haluamasi tiedostonimi. Tässä on lisäaskel: jos se sanoo optimoida alareunassa valintaikkunan, valitse vähimmäiskoko (julkaiseminen verkossa).
Lue lisää: Miten korjata OCR-virheet Adobe Acrobatilla
#5 Käytä Tulosta PDF-työkalua
muut (ei-Adobe) PDF-työkalut sisältävät yleensä ominaisuuksia, jotka pienentävät PDF-tiedoston kokoa. Kuitenkin, Jos etsit ilmainen vaihtoehto, on olemassa joitakin saatavilla. Tällä hetkellä ladatuin ilmainen PDF creator (mukaan download.com) on PrimoPDF.
Kun olet asentanut PrimoPDF: n, avaa vain PDF, jonka haluat pakata (esimerkiksi Acrobat Readerissa tai verkkoselaimessa), paina Ctrl+P avataksesi tulostusikkunan, valitse PrimoPDF käytettävissä olevien tulostimien luettelosta ja valitse sitten Luo PDF.
huomaa, että tämä menetelmä, kuten pelkkä tallentaminen pienennettynä PDF-tiedostona Adobe Acrobatissa, heikentää kuvanlaatua ja resoluutiota.