luottaako yrityksesi ainakin osittain paperisiin tietueisiin?
yhä useampi yritys siirtää asiakirjatallennuksensa digitaaliseen tilaan näinä päivinä. Kaikkea ei kuitenkaan voi muuttaa digitaaliseksi. Monilla yrityksillä on vielä paperisia tietoja, jotka on säilytettävä ja järjestettävä asianmukaisesti.
kolmirengaskansioiden käyttäminen paperisten asiakirjojen tallentamiseen on erinomainen tapa varmistaa, etteivät ne ole vahingoittuneet tai Kadonneet. Kuitenkin, tarvitset järjestelmän järjestää nämä asiakirjat siinä tapauksessa, että sinun täytyy paikantaa yksi.
riippuen siitä, kuinka monta kirjaa yrityksesi käsittelee, sinulla on useita vaihtoehtoja organisaatiojärjestelmille.
Aakkosjärjestys
alle 5 000: n tietueiden kohdalla aakkosellinen arkistointijärjestelmä on edelleen yleisin menetelmä. Tässä järjestelmässä kaikki tietueet (mukaan lukien virastojen, yritysten, maantieteellisten paikkojen, henkilöiden, laitosten, aiheiden ja aiheiden nimet) on lueteltu aakkosjärjestyksessä A: sta Z: ään.
voit käyttää tätä järjestelmää myös sekä asiakkaan että asiakkaan nimitiedostojen osalta. Jos työskentelet aiheiden kanssa, saatat joutua käyttämään suhteellista hakemistoa, jossa nimeät aiheen nimen sijaiseksi.
Tässä muutamia muita käytännön vinkkejä aakkosjärjestykseen:
- Jos asiakkaittesi tai yhteystietojesi kokoelma on suuri, harkitse erillisten kansioiden tai välilevyjen hyödyntämistä kansioissasi kunkin sopimuksen osalta.
- Pidä asiat selvinä merkitsemällä jokaisen kansion yläreunaan (kontaktin sukunimi, etunimi).
- käytä asiakkaan sukunimeä aakkosjärjestykseen. Useampi kuin yksi asiakas, jolla on sama sukunimi, käyttää etunimeä samoin.
- pidä organisaatiojärjestelmäsi siistinä jakamalla asiakkaasi neljään osaan: A-F; G-L; M-R; ja S-Z. Voit helposti käyttää yhtä kansiota jokaiseen osioon, jos ne ovat liian suuria. Näin asiat eivät jumiudu liikaa.
numeerinen organisaatio
numeerisella kansiojärjestysjärjestelmällä laitat tiedostosi peräkkäiseen järjestykseen. Voit tehdä tämän antamalla numeroita jokaiselle asiakkaallesi/asiakkaallesi, tai voit vetää numeron asiakaslistoistasi.
numeerinen arkistointi voi olla hyödyllistä, koska sillä on taipumus lisätä tuottavuutta, koska numerot helpottavat arkistoinnin tekemistä. Toisin kuin aakkosjärjestyksessä, voit helposti käyttää numeerista järjestelmää yli 5 000 tietueelle.
Päätteenumerojärjestely
toinen numeerisen järjestelyn muoto on käyttää päätenumerojärjestelmää. Kuten perinteinen numerojärjestelmä, järjestät numerot peräkkäin. Päätenumerojärjestelmässä käytetään kuitenkin vain kullekin asiakkaalle annetun numeron kahta viimeistä numeroa. Tätä järjestelmää käytetään yleisesti, kun yrityksellä on suuri määrä tietueita.
alfanumeerinen organisaatio
tässä tallennusjärjestelmässä yhdistyvät sekä aakkosellinen että numeerinen järjestelmä. Alfanumeerisia järjestelmiä käytetään yleisesti, kun järjestelmässä on aiheiden nimiä ja numeroita.
tässä järjestelmässä tyypillisesti aloitat lajittelemalla tiedostosi aakkosjärjestykseen ja lajittelet ne sitten numeerisesti. Kuten aakkosjärjestelmässä, sinun on käytettävä suhteellista hakemistoa, jossa pidät kirjaa numerokoodeista, joille olet määrittänyt aakkosjärjestyksesi.
Kategoriajärjestys
kategoriajärjestelmässä tietueet jaetaan kategorioihin ja järjestetään sitten aakkosjärjestykseen. Voit käyttää kansioiden sisällä kansioita tai välilevyjä, joissa on indeksilehdet, jotta asiat pysyvät erillään.
tietueiden paikantamisen helpottamiseksi voit myös järjestää kategoriasi Prioriteetin mukaan. Tiedot, joita tarvitset useammin, voidaan tallentaa erilliseen kansioon, jossa on merkintä ”Priority”.