muistio (tai muistio) on uskomattoman monipuolinen viestintämuoto, jota käytetään usein liiketoiminnassa. Käytännössä muistioissa vastataan kysymyksiin ja annetaan tietoja. Merriam-Webster määrittelee muistion ” lyhyeksi kirjalliseksi viestiksi tai raportiksi yhdeltä henkilöltä tai osastolta yrityksessä tai organisaatiossa toiselle.”
vaikka määritelmä voi vaikuttaa riittävän yksinkertaiselta, muistion kirjoittamisen osaaminen vaatii silti tietyn muodon noudattamista. Ja, kuten on totta missä tahansa muodossa kirjallisesti, tätä muotoa voidaan seurata hyvin tai huonosti.
tahallisuus ja yleisö
kun aloitat muistiosi, aloita harkitsemalla muistiosi tahallisuutta.
Mitä muistiosi yrittää saavuttaa? Yritätkö kertoa ihmisille muutoksesta? Onko sinulla ilmoitus? Yritätkö vastata kysymykseen?
vaikka tämä vaihe voi tuntua yksinkertaiselta, pitkällä aikavälillä on hyödyllistä, jos pystyt selvästi tunnistamaan, mitä tarkoitusta muistiosi palvelee.
määrittele seuraavaksi yleisösi. Kenet haluat lukea muistiosi? Pomosi? Koko toimisto? Tai tietty osasto? Yleisösi tunteminen auttaa sinua keskittymään siihen, että muistiosi on hyödyllinen ja selkeä lukijoillesi vaikuttamalla valitsemiisi sanoihin ja käyttämääsi sävyyn.
Otsikko
nyt kun olet määrittänyt muistiosi tarkoituksen ja yleisyyden, voit helposti täyttää muistiosi otsikon. Muistiosi otsikko on yksinkertaisesti informaatio muistion päätekstin yläpuolella; se viestii lukijalle, mikä asiakirja on, kenelle se on osoitettu, keneltä se on, päivämäärä, jona se on lähetetty, ja aihe.
tässä esimerkki otsikon asettelusta:
muistio
TO:
FROM:
DATE:
subjekti:
kun kirjoitat subjektia, pyri antamaan mahdollisimman paljon tietoa mahdollisimman harvasanaisesti. Ajattele sitä ikään kuin olisit kirjoittamassa uutisen otsikkoa; anna lukijalle nopea ja selkeä osoitus siitä, mitä tekstiä seuraa.
elin
koska tiedät nimet tai osastot, joille Muistio on osoitettu, päivämäärän ja nimesi, seuraava askel on työstää muistion runkoa.
päätekstiä työstettäessä tulee keskittyä yksinkertaisuuteen ja selkeyteen. Haluat lukijasi ymmärtävän nopeasti ja helposti, mitä sanot.
Kirjoita ensimmäisessä virkkeessäsi muistion aihe uudelleen lauseenmuodossa. Avauskappaleen pitäisi virrata helposti aiheriviltä. Kuten opinnäytetyön toteamus, siinä olisi selkeästi ilmaistava muistion tarkoitus, samalla kun se asettaa sävyn muulle muistiolle.
kaiken kaikkiaan ensimmäinen kappale selittänee tarkalleen, mistä muistiossanne on kyse. Kunkin seuraavan kohdan olisi perustuttava näihin tietoihin ja käsiteltävä niitä yksityiskohtaisemmin.
pitääksesi muistiosi luettavissa, yritä pitää jokainen kappale seitsemän rivin mittaisena. Lyhyitä kappaleita on helpompi lukea, ja yleisö arvostaa paljon valkoista tilaa sivulla (tai näytöllä).
muista pitää muistio mahdollisimman lyhyenä. Ärsyttääkö sinua koskaan, Kun Game of Thronesin uusimmassa jaksossa nähdään pidennettyjä kohtauksia hahmosta, josta et välitä? Tuo turhautuminen ei ole mitään verrattuna lukijaan, joka yrittää käydä läpi liian pitkää ja tylsää muistiota.
muistiot ovat tyypillisesti alle yhden sivun mittaisia (tosin poikkeuksia on, ja jos Muistio on yli sivun mittainen, sen loppuun on lisättävä lyhyt tiivistelmä). Älä koskaan leikkaa pois tarvittavat tiedot vuoksi tehdä muistio lyhyempi, mutta muista, että tietäen miten kirjoittaa muistio, joka on tiivis varmistaa, että yleisö lukee sen kokonaan ja ymmärtää sen täysin.
muistion rungossa on muutakin kuin asioiden nopea toteaminen. Selkeys koskee myös sitä, miten ideat lausutaan, mikä tarkoittaa liian teknisten sanojen tai ammattikielen poistamista. Siksi on tärkeää pitää muistion tavoiteltu yleisömäärä mielessä. Jos puhut tietylle osastolle, voit päästä eroon käyttämällä teknisiä termejä muistiossasi (se luultavasti jopa auttaa heitä ymmärtämään sinua paremmin). Jos kirjoitat koko toimistoon, on parasta välttää termejä, jotka vaativat sanakirjan.
lainaukset
jos viittaat muistiossasi muihin lähteisiin, muista laittaa suoraan lainattu aineisto lainausmerkkeihin ja liittää Lähdeluettelo erilliselle sivulle. Muista myös mainita ne oikein!
editointi ja oikoluku
lukijat ottavat muistiosi vakavasti vain, jos teet niin. Jos sotket muistiosi kirjoitusvirheillä tai täytät sen muotoiluvirheillä ja epäjohdonmukaisuuksilla, kommunikaatiosi menettää tehonsa.
anna itsellesi ylimääräistä aikaa tehtävän suorittamiseen, varsinkin kun olet vasta opettelemassa muistion kirjoittamista, kun olet kirjoittanut loppuun, ota aikaa muistiosta (käy kahvilla, työskentele toisessa projektissa tai viihdytä työkavereitasi kertomalla ulkomailla vietetyistä päivistäsi) ja palaa kirjoittamiseesi uusin silmin. Tai, mikä vielä parempaa, pyydä kollegaa tai ammattimaista toimittajaa katsomaan kirjoitustasi puolestasi.
kun olet varma, että muistio on selkeä, tiivis ja virheetön, olet valmis lähettämään sen maailmalle!