Kuinka ajoittaa päiväsi optimaaliseen tuottavuuteen

Katso täydellinen opas siitä, miten voit luoda aikataulun saadaksesi kaiken irti päivistäsi.

meillä kaikilla on sama vuorokausi. Miksi sitten menestyvät ihmiset saavat niin paljon aikaan vuorokauden aikana, kun taas toiset ponnistelevat suorittaakseen tehtävät, jotka ovat perustehtävien listalla?

yksi vastaus on ajanhallinta. Monilla ihmisillä on vaikeuksia käyttää aikaansa tehokkaasti koko päivän ajan. Mutta jos se olet sinä, älä huoli. Käyttämällä tuottavuusvinkkejä ja luomalla ja pitämällä kiinni tehokkaasta päivittäisestä aikataulusta, voit tehdä enemmän ja tehdä paremmin joka ikinen päivä.

miksi päiväsi ajoittaminen on tärkeää

miten päiväsi ajoittaa

• Määrittele miksi
• Aseta tärkeysjärjestys
• arvioi kuinka kauan tehtävä kestää
• työskentele fiksummin, ei kovemmin

Aikataulutekniikat

• luo tuottava aamurutiini
• Vältä tehtävien vaihtamista
• Erätehtävät
• odottaa odottamatonta
• leverage technology
• muista paperi
• syö sammakko
• arvioi ja Pivot

miksi päiväsi ajoittaminen on tärkeää

aika on rajallinen resurssi meille kaikille. Rajallisen päivien ja tuntien määrän jättäminen sattuman varaan ei ole vastuullista resurssien hallintaa. Käytä sen sijaan aikataulua ja hyödynnä se:

• vähennä tuhlattua aikaa: ellet laita ”viettää 2 tuntia sosiaalisessa mediassa ja videopeleissä” päivittäiseen aikatauluusi, niin aikataulusi käyttäminen estää sinua tuhlaamasta aikaa asioihin, jotka eivät ole asialistalla.
• lisää onnellisuutta: jopa tiede on samaa mieltä. Aikataulun noudattaminen tekee sinut onnellisemmaksi!
• Paranna tuottavuutta: saat enemmän aikaan, kun noudatat aikataulua.
• Vähennä stressiä: Aikataulutus tuo lisää varmuutta, joka vähentää stressiä-ja parantaa terveyttä. Kaikki voittavat!
• helpota yhteistyötä: aina kun työskentelet tiimin kanssa, aikataulu pitää teidät kaikki samalla sivulla samassa paikassa samaan aikaan.

miten ajoittaa päivänsä

on selvää, että päivän ajoittaminen on arvokasta. Kuitenkin, et voi vain heittää tavaraa päälle söpö kissanpentu kalenteri ja toivoa tuottavaa elämää.

sen sijaan tarvitaan strategia, jotta voi ajoittaa tuottavuuden ja saada tärkeän työn tehtyä tehokkaasti. Seuraavassa on joitakin ohjaavia periaatteita, joiden avulla voit käyttää aikataulu tehokas päivää.

kohdataan se. Kaikki, mitä teemme päivässä, ei ole hauskaa. On ehdottomasti tehtäviä, joita emme yksinkertaisesti halua tehdä. Voimme luottaa soraan ja päättäväisyyteen, mutta se voi viedä energiaa. Etsi sen sijaan sisäinen motivaatio määrittelemällä syysi.

jokaisen syy on erilainen, mutta se on tarkoitus ja tarkoitus kaiken tekemisemme takana. Käsitteen popularisoi Simon Sinek kirjassaan Start With Why. Sinek osoittaa, että ”miksi” voi todella motivoida yksilöitä ja yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa.

your why should be bigger than ”Because I have to” tai ”Because someone told me to.”Yksilölle se voisi olla turvallisen ja onnellisen elämän järjestäminen lapsilleen. Yrityksille, miksi voisi näyttää enemmän, ” auttaa ihmisiä menestymään.”

silloin kaiken, mitä teet ihmisenä tai yrityksenä, pitäisi olla palveluksessa, että miksi.

on kirjaimellisesti miljoonia tapoja, joilla voit viettää joka päivä. Kaikkea ei voi tehdä. Ilman tärkeysjärjestystä saatat huomata viettäväsi aikaa sellaisiin tehtäviin, joista et pääse mihinkään. Ja jos olet joukkueenjohtaja tai manageri, haluat asettaa asiat tärkeysjärjestykseen, jotta he tietävät, mikä on tärkeää, liian.

joten sinun täytyy selvittää, mitä todella täytyy saada aikaan, jotta saavutat tavoitteesi palvelemalla miksi. Kirjoita ensin ylös kaikki, mitä keksit. Poista sitten kaikki, mikä ei liity siihen miksi. Pane sitten asiat tärkeysjärjestykseen.

menosuunnan omaaminen on yhtä tärkeää kuin meneminen. Matka ilman määränpäätä voi olla mielenkiintoinen, mutta ilman määränpäätä mielessä, kuka tietää, mihin päädyt.

kun olet selvittänyt, mitä sinun täytyy tehdä, selvitä, kuinka kauan se kestää. Emme puhu siitä, kauanko se kestää fantasiamaassa. Sinun täytyy tietää, kuinka kauan sen tekeminen oikeasti kestää.

yksi yleisimmistä aikatauluvirheistä, joita ihmiset tekevät, on se, että he eivät arvioi oikein, kuinka kauan tehtävä tai projekti kestää. ”Jos olet yli-tai-aliarvioida, kuinka kauan tämä todella kestää, olet todennäköisemmin heittää koko aikataulu pois. Vielä pahempaa, saatat myöhästyä määräajasta tai tuhlata arvokasta aikaa sinulle ja keskeisille sidosryhmille, kuten työntekijöille ja asiakkaille.”

joten sinun täytyy olla rehellinen itsellesi ja kannustaa joukkuettasi tekemään samoin. Ota viikko tai kaksi ja seuraa aikaa. Kuinka kauan kestää kirjoittaa 1000 sanaa tai vastata sähköposteihin? Sitten voit suunnitella aikataulusi realistisesti ja parantaa menestymismahdollisuuksiasi.

Tim Ferriss, 4-tuntisen työviikon kirjoittaja on kiinni johonkin. Hustlen aikakaudella meistä tuntuu, että meidän on mentävä koko ajan. Mutta entä jos käyttäisimme aikamme siten, että voisimme tehdä vähemmän töitä? Sitten mekin olisimme keksineet jotain.

Ferriss kannattaa työviisaampaa strategiaa, jossa käytetään järjestelmiä, joiden avulla on ”mahdotonta käyttäytyä huonosti.”Silloin hänen ei tarvitse luottaa tahdonvoiman rajalliseen resurssiin. Tuottavien järjestelmien luominen on Ferrissille tärkeä askel.

muita tapoja työskennellä fiksummin on tunnistaa päivän tuotteliaimmat ajat ja sitten ajoittaa keskeiset tehtävät kyseiselle ajanjaksolle. Monilla meistä energiatasot ovat korkeimmillaan aamulla. Kuitenkin, jos olet todellinen yökyöpeli, voit vapaasti hyödyntää, että aika saada asioita aikaan.

pitää olla myös strateginen. On tosiaan monia tapoja päästä tavoitteeseesi. Kun valitset, mitä polku ottaa, huomioi riski-hyöty mitä olet tekemässä. Voisit kylmästi soittaa 100 ihmiselle ja saada yhden Kyllä. Tai voit kylmästi kutsua oikeat kymmenen ihmistä samaan etuun.

Aikataulutekniikoiden tyypit

tuottavimman aikataulun luomiseen ei ole yhtä kokoluokkaa. Mutta nämä aikataulutekniikat voivat auttaa sinua polullasi.

Aloita Vapaapäivä oikein tuottavuutta vahvistavalla aamurutiinilla.

”The Miracle Morningin” kirjoittajan Hal Elrodin mukaan ” se, miten heräät joka päivä ja aamurutiinisi (tai sen puute) vaikuttavat dramaattisesti menestystasoihisi kaikilla elämäsi alueilla. Keskittyneet, tuotteliaat, onnistuneet aamut tuottavat keskittyneitä, tuottavia, onnistuneita päiviä.”

Elrond käänsi elämänsä suunnan heräämällä aamuviideltä viettämään aikaa hiljaisuudessa, meditoimaan, lukemaan ja kuntoilemaan. Tämä asetti hänen päivilleen sävyn, ja hän pystyi vetämään itsensä ulos murskaavan velan alta ja saavuttamaan uusia menestystasoja.

täydellinen aamusi saattaa näyttää erilaiselta kuin Elrondin, mutta on järkevää varata aikaa joka päivä aikaisin määrittääkseen loppupäivän kulun.

moniajoa voi tuntua tehokkaalta. Loppujen lopuksi saat enemmän aikaan kerralla, eikö? Väärä. Itse asiassa, vaikka teet enemmän kerralla, et todella saada enemmän aikaan. Et saa tehtyä niin paljon.

itse asiassa moniajon todellinen hinta voi olla jopa 40% tuottavuudestasi. Aina kun liikut tehtävien välillä, aivoiltasi kuluu aikaa vaihtaa. Lisäksi ihmiset ovat alttiimpia virheille tehtävän vaihdossa. Ja mitä monimutkaisempi tehtävä, sitä suuremmat tappiot.

niin, on järkevää tehdä vain yksi asia kerrallaan. Näin voit todella keskittyä siihen, mitä olet tekemässä. Sitten voit tehdä sen tehokkaammin.

kun aikataulutat päivääsi, vältä mahdollisuuksien mukaan tehtävien vaihtoa. Anna itsellesi riittävästi aikaa suorittaa tehtäviä yhdellä kertaa. Entä kun teet sen? Älä tarkista sähköpostiasi.

olemme nähneet, miten tehtävien vaihtaminen voi vaikuttaa tuottavuuteen. Meillä kaikilla on kuitenkin enemmän kuin yksi tehtävä päivässä. Joten voit minimoida vaikutus tehtävän vaihtaminen batching tehtäviä ja käyttämällä lohko aikataulutus.

voit määritellä ”tykkätehtävät” monin tavoin. Olennaista on kuitenkin se, että tehtävissä pitäisi olla yhdistävä ominaisuus, joka tehostaa niitä yhdessä tehtynä. Ajattele asioiden hoitamista. On järkevämpää mennä kaikkialle tietyllä maantieteellisellä paikalla.

vastaavasti tehtäviä voi eritellä niiden tekemiseen vaadittavan ajattelutavan mukaan. Esimerkiksi hallinnolliset tehtävät vaativat yhdenlaista ajattelutapaa, mutta luovat tehtävät, kuten blogikirjoituksen kirjoittaminen tai virheenkorjauskoodi, vaativat jotain aivan muuta. Mutta ryhmittely tehtäviä ajattelutapa, voit vähentää vaikutusta täysin vaihtaa vaihdetta.

Elon Musk tunnetusti käyttää tehtävämatkoja varmistaakseen, että hän saa kaiken tehtyä bisneksensä eteen ja viettää silti aikaa perheensä kanssa. Task batching on prosessi aikataulutus kuten tehtäviä yhdessä, jotta voit tehdä ne tehokkaammin.

et voi ennustaa tulevaa, mutta voit olla melko varma, että jossain vaiheessa tapahtuu jotain odottamatonta. Et tiedä, mikä se on tai milloin se tulee, mutta se on tuolla jossain. Tuottavassa aikataulussa se otetaan huomioon.

niin on varmaan käynyt sinullekin. Tunnistit miksi ja loit prioriteetit ja tehtävät. Ajoitit tärkeimmät tehtävät tuottavimpaan aikaasi. Olit tuottavuusrokkari.

sitten yhtäkkiä tulee hätä. Työnnät kaiken sivuun tämän kiireellisen tehtävän hoitamiseksi. Tehokas aikataulusi kärsii tuskallisen kuoleman.

sen ei myöskään tarvitse olla kiireellinen projekti. Se voi olla sairas lapsi, joka pitää joukkueen jäsentä kotona. Säätila voi pitää kaikki kotona. Se voi olla odottamaton palvelimen seisokki hidastaa kaikkien vauhtia. Pienet asiat voivat tappaa tuottavuuden yhtä tehokkaasti kuin isot asiat. Ja suoraan sanottuna ne ovat yleisempiä.

aivan kuten on fiksua rahanhallintaa, että on hätäsäästörahasto, pitäisi olla myös hätäsäästörahasto. Aikaa ei tietenkään voi varastoida, mutta aikatauluun voi rakentaa aikatyynyn. Sillä tavalla, kun odottamaton tulee vastaan, olet valmis.

tekniikka on todella hyvä ajoittaa. Perustasollahan aikataulu on vain taulukkolaskenta. Mutta aikataulutekniikka voi mennä paljon pidemmälle kuin yksinkertainen ruudukko.

työkalut, kuten Google-Kalenteri, auttavat ajoittamaan toistuvia tehtäviä, värikooditehtäviä, asettamaan muistutuksia ja jopa jakamaan kalentereita joukkueiden kesken. Kaikki nämä lisäävät aikataulusi tehokkuutta. Lisäksi ne estävät sinua unohtamasta asiakastapaamista.

voit kuitenkin tehdä paljon muutakin. Käytä iPhone app käyttää kalenteria liikkeellä. Poistaa edestakaisin puheluita ja sähköposteja ajoittaa kokoukset sallimalla muiden ajoittaa kokoukset oikeassa kalenterissa.

mahdollisuudet ovat rajattomat!

niin hyvä kuin tekniikka on aikataulupelisi nostamisessa, älä alenna paperin arvoa tässä digitaalisessa maailmassa. Paperisuunnittelijat, bullet-päiväkirjat, tehtävälistat ja Muut analogiset työkalut voivat olla yhtä hyödyllisiä.

itse asiassa planner-alan johtaja Erin Condrenin Lifeplanner sai Good Housekeeping-sinetin hyväksynnän tuottavuustyökaluna. Ja notebook-järjestelmät, kuten Ryder XXX Bullet Journal, ovat myös trendejä tuottavuuden työkaluina.

mikään ei tietenkään voita kunnon, vanhanaikaista tehtävälistaa, jolla pidetään yksilöt raiteillaan. Asioiden kirjoittaminen muistiin säästää vaivan muistaa ne. Ja palkkio asioiden ylittämisestä listalta voi olla hyvin motivoivaa.

Mark Twainin mukaan ”If it’ s your job to eat a frog, it ’ s best to do it first thing in the morning. Ja jos sinun tehtäväsi on syödä kaksi sammakkoa, on parasta syödä ensin suurin.”

tätä logiikkaa käyttäen yksi aikataulutusmenetelmä on asettaa vaikeimmat, tärkeimmät tehtävät etusijalle. Ja jos sinulla on useampia tällaisia tehtäviä, sinun pitäisi tehdä vaikeampi ennen helpompia.

käyttääksesi tätä menetelmää sinun on kyettävä tunnistamaan päivän tärkein prioriteettisi. Viime kädessä prioriteetin pitäisi olla yksikössä, koska emme voi tehdä kahta asiaa yhtä aikaa. (Katso Tehtävän Vaihtaminen!)

vaikeammat tehtävät ovat usein alttiimpia vitkastelulle. Loppujen lopuksi useimmat meistä eivät todellakaan halua syödä sammakkoa. Joten niiden tekeminen heti aamulla estää sinua työntämästä niitä pois koko päivän. Plus kun ne ovat valmiita, sinulla on vapaa-aikaa tehdä hauskempaa tehtäviä.

tuottavuuden aikataulutus voi olla liikkuva tavoite. Sinulla voi olla täydellinen aikataulu, mutta varaa siis aikaa ponnistelujesi tulosten arvioimiseen. Oletko sinä ja tiimisi todella tuottavia ihmisiä?

Tässä muutamia avainkysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi ja tiimiltäsi arvioidaksesi aikataulusi toimivuutta:

• noudatatko määräaikoja?
• olivatko aika-arviot oikein?
• häiritsivätkö ennakoimattomat asiat aikatauluja?
• Tunsitko kellon paineen alla?
• toimiko kokousaikataulu?

kun olet kerännyt tietosi, voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, minne tästä eteenpäin. Myöhästyneet määräajat voivat olla merkki huonosta aikabudjetoinnista, joka on helposti ratkaistavissa seuraavan kuukauden, Sprintin tai vuosineljänneksen aikana. Ylimääräiset kokoukset voidaan karsia. Lisää pehmusteita voidaan lisätä ennakoimattomien ongelmien varalle.

johtopäätös

on niin monia temppuja ja työkaluja luovan tuotteliaaseen aikatauluun, jotka todella toimivat työpaikalla ja kotona. Jos et anna heille yrittää, saatat heittää rahaa ulos ikkunasta. Ja emme voi ajatella mitään vähemmän tuottavaa kuin se!

mitkä ovat parhaat tuottavuusvinkkisi ja rutiinisi?