liikemuistion kirjoittamisen taito on oikeastaan jotain kadonnutta taidetta.
digitaalisen viestinnän nousun ja kännyköihin sekä pikateksteihin ja sähköposteihin tukeutumisen myötä kunnioitettavalle muistiolle ei näytä jäävän paljoa tilaa.
se on valitettavaa, sillä hyvin muotoillulla bisnesmuistiolla voidaan katkaista byrokratia ja saada tärkeät yritysviestit oikeille ihmisille, selkeällä ja ytimekkäällä tavalla.
muistiot ovat erittäin suositeltavia sähköpostiviestejä annettaessa tietoja yhtiön keskeisistä asioista, kuten politiikan muutoksista tai uuden toimitusjohtajan nimittämisestä.
miten kirjoitetaan paras muistio? Lyhyt ja makea on hyvä paikka aloittaa, ja kyky viestittää keskeiset kohdat on hyvä tapa lopettaa.
katsotaan, miten kirjoitetaan paras bisnesmuistio.
miten Muistio kirjoitetaan
määritelmän mukaan muistio (lyhenne sanoista memorandum) on liiketoimintadokumentti, jolla pyritään sitouttamaan työntekijöitä yrityksen sisällä ja viestitään tärkeitä viestejä keskeisistä asioista kokouksissa, yhtiön toimintaperiaatteissa ja yritysten liiketoiminnassa.
hyvän muistion kirjoittaminen kertoo lähinnä hyvästä muotoilusta, kiinteästä rakenteesta sekä kyvystä välittää selkeästi ja ytimekkäästi aiottu viesti.
käykäämme läpi kaikkien edellä mainittujen rintamien pohjat, askel askeleelta, luoden mestarillisen muistion.
Lisää otsikko
muistion otsikko on lyhyt ja ytimekäs, ja se sijoitetaan aina sivun yläreunaan. Yleensä otsikossa käytetään termiä (ajattele ” muistio ”tai” muistio henkilökunnalle.”) Ihannetapauksessa haluat viestisi erottua keskellä kasa paperityötä ja sähköposteja, jotka usein tulvivat moderni työpaikka. Ohjaamalla otsikko tarkoitettu yleisö / vastaanottaja tekee juuri niin.
muista sisällyttää päivämäärä
päivämäärä on tarpeen viiteajankohtana. Se osoittaa muistion saajalle, milloin Muistio on kirjoitettu, ja antaa monesti sen kiireellisyyden tunteen, että sen sisältö ja ohjeet on otettava vakavasti.
3. Nimetä kuka saa muistion ”To”
Tee selväksi, kuka Muistio on ”From”
Tämä rivi nimeää muistion tekijän nimen ja nimen mukaan (eli ”myyntijohtaja Sally Stonen pöydältä.”) Muistion tärkeyttä korostaakseen otsikossa on usein lähettäjän allekirjoitus nimikirjaimin. Yleensä tämä tapahtuu, kun alainen kirjoittaa muistion esimiehelle tai esimiehelle – tämä johtaja allekirjoittaa muistion osoittaakseen vastaanottajille, että kaikki muistiossa on hyväksytty ja vaatii huomiota tai vastausta.
lisää selkeä aihe
Tämä rivi kertoo, mistä muistiossa on kyse, ja se tulee aina kirjoittaa selkeästi, ytimekkäästi ja pakottavasti. Ennen kaikkea haluat muistiosi erottuvan ja saavan viestisi perille. Se prosessi alkaa todella aiherivistä, ja sen tarkoituksena on kertoa selkeästi, mistä muistiossa on kyse.
Kirjoita runko
tässä jaksossa käydään tarkemmin läpi, mistä muistiossa on kyse. Tavoite on päästä asiaan nopeasti (eli ” olemme sopineet tapaamisen maanantaille, Jan. 6 keskustella ensimmäisen neljänneksen myyntitavoitteista ja prioriteeteista.”) Ensimmäinen rivi on kaikki kaikessa, sillä se asettaa taulukon muistion loppuosalle. On ihanteellista jakaa muistion runko lyhyisiin kappaleisiin-kolme pitäisi olla tavoitteena. Vähänkin enemmän ja alat menettää vastaanottajiesi huomion. Muista, selkeä ja ytimekäs on tavoitteena hyvä muistio. Viimeisessä kappaleessa pitäisi olla kehotus toimintaan, ts.jotain pakottavaa, joka kannustaa vastaanottajaa ryhtymään toimiin.
allekirjoita hyvällä lopetuksella
muistion viimeisessä osassa voi olla lähettäjän allekirjoitus alareunassa, mutta sen ei tarvitse. Allekirjoittakaa ja päivätkää allekirjoitus, jotta voitte virallisesti” sinetöidä sopimuksen ” Muistiossa, ja kertokaa lukijalle, keneltä muistio tarkalleen ottaen tulee. On kuitenkin tärkeämpää päättää muistio vakaaseen kehotukseen toimia, jolloin lukijat tietävät, mitä erityisiä toimia on toteutettava.
hyviä Muistiopohjia, joita voi käyttää
paremman muistion kirjoittamiseen, ja antaa visuaalisen esimerkin siitä, mitä hyvän muistion tulisi haluta, tsekkaa nämä esimerkkimuistiot:
- Vertex 42: tämä sivusto tarjoaa useita erilaisia muistioita, kuten ”casual” ja ”formal” business memos.
- Office.com: tämä web-sivu on erittäin hyödyllinen valittaessa oikea muotoilu muistio.
- TemplateArchive.com: tämä sivusto tekee hienoa työtä murtaa memo prosessi alas helppo ymmärtää puree. Se sisältää osiot malleja, milloin lähettää muistion, ja muistion muotoilu.
milloin pitää lähettää Muistio?
sähköpostin kirjoittamisen ajankohta on yhtä tärkeää kuin muistion kirjoittaminen. On esimerkiksi tilanteita, joissa lyhyt sähköposti riittää, tai talon sisäinen digitaalinen ilmoitustaulu vie sinut oikean yleisön luo.
yleisesti ottaen muistion kirjoittaminen on kuitenkin optimaalista seuraavissa skenaarioissa:
- kun pitää saada ulos viesti, joka tekee vaikutuksen. Sähköpostit ovat loistava saada viestin ulos nopeasti, mutta muistio voi luoda viestin, joka on rakennettu kestämään. Jos viestiisi liittyy vakava asia tai suositus, Muistio on parempi kuin sähköposti saada asiasi perille.
- kun muotoilet viestisi oikein, on tärkeää. Jos viestisi on sisällettävä bullet points, otsikot tai kaavioita, Muistio on loistava väline sitouttaa henkilökuntaa.
- kun viestisi on tarkoitettu tulostettavaksi. Jos viestisi päätyy yrityksen ilmoitustaululle tai uutiskirjeen muotoon tai jos viestiäsi käytetään yrityksen kokouksessa, virallinen Muistio on oikea ratkaisu.
muistion kirjoittamista kannattaa välttää, kun Sähköposti riittää. Tämä on yleensä silloin, kun sinulla on hyvin lyhyt viesti lähettää, tai jos olet tien päällä käyttämällä älypuhelinta, eikä ole aikaa jäsentää ja muotoilla muistio.
vinkit suuren muistion kirjoittamiseen
käytä näitä vinkkejä muistioiden kirjoittamiseen, jotka erottuvat, tulevat huomatuiksi ja joihin reagoidaan nopeasti.
- Pitäytykää yhtiöpolitiikassa muistioissa. Useimmilla yrityksillä, erityisesti suuremmilla, on tavallinen käsikirjoitus tai suunnitelma, jota noudattaa muistiota kirjoitettaessa. Pysy lähellä sitä ja käytä pohjapiirustusta saadaksesi asiasi perille.
- pidä lauseet ja kappaleet lyhyinä ja ytimekkäinä. Kuten Ernest Hemingway kerran sanoi: ”lyhyys on avain.”Pitkät, sanavalmiit muistiot ovat muistioita, joita ei usein lueta.
- käytä luotepisteitä. Ollaksesi ytimekkäämpi ja saadaksesi asiasi läpi, käytä bullet-pisteitä välittääksesi viestisi paremmin.
- keskity toimintakutsuun. Muistion loppu, johon sisältyy toimintakutsu, on elintärkeä muistioprosessin kannalta. Keskity lukijaa inspiroivaan sanavalintaan ja saa heidät liikkeelle. Kysy itseltäsi tämä kysymys: mikä on tärkein takeaway Haluan lukijat omaksua muistio?
- Edit kielioppia varten. Kukaan ei halua lukea kirjoitusvirheitä ja kielioppivirheitä täynnä olevaa muistiota. Muista oikolukea muistiosi ja sijoittaa hyvään kielioppiohjelmistoon, kuten Grammarly.