monet pitävät tapahtumajärjestäjiä hää-tai konserttisuunnittelijoina, mutta tapahtumajärjestämiseen liittyy paljon muutakin. Vieraat eivät välttämättä huomaa tapahtumapäällikön työtä hyvin suunnitellussa tapahtumassa, mutta kaoottisessa he huomaisivat suunnittelun puutteen.
Tapahtumapäällikön tehtävät
yksinkertaisimmillaan tapahtumien johtaminen on prosessi, jossa käytetään liiketoiminnan johtamista ja organisointitaitoja yhteiskunnallisten ja yritystapahtumien visioimiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tapahtumahallintaan erikoistuneet ihmiset työskentelevät budjettien, aikataulujen ja myyjien kanssa luodakseen asiakkailleen parhaat mahdolliset tapahtumat.
monet yritykset käyttävät tapahtumanhallintayhtiöitä tärkeimpien kokoustensa ja muiden tilaisuuksiensa koordinointiin.
tapahtumasuunnittelijat käyttävät monia eri tehtävänimikkeitä, mutta heidän työnsä ydintehtävä kuuluu kaikki tapahtumahallinnan piiriin. Kun työskentelet tapahtumahallinnassa, olet mukana suunnittelemassa, toteuttamassa ja arvioimassa yritys -, yhdistys -, voittoa tavoittelematon -, hallitus-ja sosiaalisia tapahtumia.
tapahtumien johtaminen vaatii vahvaa organisointi -, budjetointi-ja luovuustaitoa.
tapahtumien suunnittelu ja hallinta
tapahtumapäällikkö aloittaa tapahtuman suunnittelun tapaamalla asiakkaan ja keräämällä tietoa asiakkaan näkemyksestä tapahtumasta. Hän ja asiakas laativat tapahtumabudjetin ja keskustelevat kokonaiskonseptista tai-teemasta.
kun budjetti on valmis, tapahtumapäällikkö viimeistelee tapahtuman konseptin, työskentelee paikan ja myyjien järjestämiseksi sekä hankkii tarvittavat luvat, luvat ja vakuutukset.
Jos tapahtumaan tarvitaan puhujia, tapahtuman johtoryhmä koordinoi asiakkaan kanssa heidän sitouttamisensa. Jos muita lisiä, kuten pysäköintiä ja kuljetuksia, tarvitaan, tiimi järjestää myös niitä.
tapahtumapäivänä tapahtuman johtoryhmä on paikan päällä vetämässä tapahtumaa ja hoitamassa mahdollisia ongelmia. Tapahtuman jälkeen tiimi paketoi jäljellä olevat yksityiskohdat ja saa asiakkaalta palautetta.
tapahtumat johtaminen
tapahtumapäälliköiden työmarkkina kasvaa, joidenkin arvioiden mukaan tapahtumapäälliköiden tarve kasvaa kolmanneksella seuraavan vuosikymmenen aikana.
suurin osa tapahtumajohtamiseen siirtyvistä tarvitsee kandidaatin tutkinnon. Myös kokemus vieraanvaraisuudesta tai matkailun hallinnasta on hyödyllinen. Menestynyt tapahtumapäällikkö on tosi ihmisiä ja hänellä on erinomaiset organisointitaidot, ihmissuhdetaidot ja multitasking-taidot.
tapahtumien johtoryhmät tekevät usein tiivistä yhteistyötä tapahtumapaikkojen PR-tiimien ja vieraanvaraisuusammattilaisten kanssa. Jotkut tapahtumahallinnan ammattilaiset matkustavat usein käsittelemään asiakkaita eri paikoissa, kun taas toiset keskittyvät hallitsemaan tapahtumia yhdellä maantieteellisellä alueella.
tapahtumasuunnittelijat vs. managerit
suunnittelijan päävastuualueisiin kuuluu ajan seuraaminen tapahtumien aikana, asiakkaan määrittelemän asianmukaisen järjestelyn varmistaminen, odotushenkilöstön johtaminen, ateriapalveluyhteyshenkilö ja muut tapahtumapaikkaan liittyvät tehtävät, jotka ovat ratkaisevia tapahtuman onnistumisen kannalta.
tapahtumajärjestäjät sen sijaan ovat mukana joka askeleella. Managerit järjestävät kaikki tapahtuman yksityiskohdat, käsittelevät toimittajia, luovat ja hallinnoivat budjetteja ja aikatauluja, avustavat sopimusneuvotteluissa ja hallinnoivat tapahtumapaikan valintaprosessia.