ostoehdotukset ja ostotoimeksiannot (”POs”) ovat molemmat keskeisiä asiakirjoja minkä tahansa yrityksen tehokkaassa hankintaprosessissa. Niiden avulla tiimit voivat suunnitella hankinnat asianmukaisesti, suunnitella budjetit ja esittää todisteet rahankäytöstä tilintarkastusten yhteydessä.
silti monet yritysten omistajat eivät tunne jokaista asiakirjaa ja heidän erityisiä roolejaan ostoprosessissa. Tämän seurauksena ihmiset joko käyttävät näitä asiakirjoja väärin tai eivät käytä niitä lainkaan.
puretaan hankintaprosessin perusasiat tutkimalla ostolähetysten ja ostotilausten eroa.
mikä on ostopyyntö?
ostoehdotus on asiakirja, jonka organisaatiosi työntekijä luo pyytääkseen tavaroiden tai palvelujen ostoa.
kun täytät ostoehdotuksen, et ole vielä ostamassa mitään. Olet vain aloittamassa ostoprosessin kysymällä sisäistä lupaa.
tätä asiakirjaa käytetään, kun organisaatiosi työntekijä tekee tilauspyynnön, jos ilmenee tarvetta tietyille tavaroille tai palveluille.
työntekijän esimiehelle – tai yritykselle ostoista vastaavalle – ilmoitetaan, että työntekijä on tehnyt tilauspyynnön saatuaan pakkolunastuksen.
Ostoehdotukset hahmottelevat ennen oston suorittamista vaadittavat yksityiskohdat, mikäli se hyväksytään, kuten:
- Tuotekuvaus ja määrä
- myyjän nimi
- Hinta
- ostajan nimi ja osasto
ostoehdot poistuvat organisaatiostasi harvoin (jos koskaan). Työntekijät käyttävät näitä sisäisiä asiakirjoja saadakseen luvan. Ne eivät sinänsä ole oikeudellisesti sitova asiakirja.
kaikki yritykset eivät käytä hankintaehtoja hankintaprosessissaan. Muissa tapauksissa, jotkut yritykset vaativat osto pakkolunastus ostoksia menee yli tietyn dollarin määrä.
lisäksi kirjanpitoyksikkö käyttää tätä asiakirjaa tulevien menojen suunnitteluun. Se on paljon helpompi välttää kalliita virheitä, jos tarkistaa budjetin ennen ostoksen hyväksymistä.
miksi tarvitset hankintapaketteja?
Purchase requisitions esittelee yksityiskohtaisesti kaikki tilauksen tiedot, jotka organisaatiosi on tehtävä. Joten miksi ei vain ohittaa ostopyyntöä ja mennä suoraan ostotilaukseen?
- ne auttavat luomaan selkeän hankintaprosessin. Uudelleenreitittämällä ostoluvan yhteiselle isännöitsijälle käyttäen ostolomakkeita, voit virtaviivaistaa organisaatiosi putkilinjaa. Prosessi on paljon helpompi hallita ja virallistaa, kun on olemassa selkeät säännöt siitä, kuka voi ostaa mitä ja milloin.
- ne auttavat havaitsemaan ja ehkäisemään petoksia organisaatiossasi. Mitä useampia vaiheita hankintaprosessissa on mukana, sitä todennäköisemmin joku haistaa vilpillisen ostoksen, jos se tapahtuu.
- ne antavat rahoitukselle suoremman kontrollin ostoihin. Jos joku osaston ulkopuolelta haluaa ostaa jotain, hän voi täyttää ostoehdotuksen ja toimittaa sen ostopäällikölle. Näin sama osasto valvoo jokaista organisaationne tekemää ostosta.
miten osto-pakkolunastus toimii?
hankintapaketit täyttää ensin työntekijä, joka näkee tuotteen tai palvelun tarpeellisuuden. Työntekijä täyttää kaikki yksityiskohdat, mukaan lukien hinta, ehdotettu myyjä, ja erityispiirteet tavaroiden tai palvelujen. Tämän jälkeen asiakirja lähetetään hankintaosastolle hyväksyttäväksi.
sanotaan, että pyörität valmistavaa yritystä. Sinulla on ryhmä mekaanikkoja, jotka rutiininomaisesti tarkastaa ja korjaa teidän porat, sahat, ja muut koneet. Jos joku mekaanikoista saa tietää uudentyyppisistä laitteista, jotka helpottaisivat heidän elämäänsä rutiinitarkastuksissa – laitteista, joita yrityksesi ei ole koskaan ennen ostanut – he voisivat täyttää ostoehdotuksen tarvitsematta kysyä lupaa ensin.
mekaanikko arkistoi täytetyn lomakkeen osto-osastolle. He huolehtivat uusien laitteiden pyynnön hyväksymisestä tai epäämisestä. Koska laitteet ovat kalliita, ostopäällikkö ilmoittautuisi ensin talousosastolle varmistaakseen, että tämä on toteuttamiskelpoinen vaatimus.
mikä on ostotilaus?
tunnetaan myös nimellä PO, ostotilaus on asiakirja, jossa hahmotellaan todellisen oston yksityiskohdat.
ostoyksikkö luo ostotilauksen, kun ostoehdotus on hyväksytty. Jos organisaatio ei käytä ostoehdotuksia, myös muut työntekijät voivat täyttää ostotilaukset hyväksyntää varten.
toisin kuin ostotilaus, ostotilaus on ulkoinen asiakirja. Osto lähettää sen myyjälle joukko ohjeita, miten täyttää tilauksen ja käsitellä maksu.
huomaa, että Maksupostit eivät ole samoja kuin laskut — ne eivät ole maksukehote.
ja kun ostaja ja myyjä ovat viimeistelleet ja hyväksyneet tilauslomakkeen, siitä tulee laillisesti sitova asiakirja.
POS sisältää kaiken, mitä myyjän tulee tietää tilauksen täyttämiseksi, ja kaiken, mitä yrityksesi tarvitsee ostoksen dokumentoimiseksi:
- yrityksesi nimi
- tilauksen tehneen työntekijän nimi
- Po: n perustamispäivä
- tavaroiden määrä ja hinta
- maksuehdot
- kaikkien osapuolten allekirjoitus
miten ostotilaukset toimivat?
organisaatiosi luo ostotilauksia vain silloin, kun se haluaa mennä eteenpäin ja ostaa virallisesti tavaroita tai palveluita. Kun sillä on hyväksytty ostoehdotus, hankintaosasto voi luoda pakkolunastuksen tiedoista PO: n. Jos tuottajaorganisaatio ylittää tietyn dollarimäärän, useimmat yritykset vaativat VP: n hyväksyntää ennen asiakirjan viimeistelyä, joka lähetetään myyjälle.
palataan tuotantoyhtiöömme. Johto päättää hyväksyä mekaanikon hankintapyynnön uusista huippuluokan laitteista.
sieltä hankintaosaston työntekijä täyttäisi PO: n. Kuitenkin, koska laitteet maksavat yli $10,000, VP täytyy hyväksyä PO ennen kuin hankinta voidaan tehdä.
varatoimitusjohtaja tarkastelee tuottajaorganisaatiota, hyväksyy sen ja lähettää sen takaisin ostoyksikölle, joka huolehtii tuottajaorganisaation lähettämisestä myyjälle ja omalle kirjanpito-osastolleen.
kun myyjä vastaanottaa ja allekirjoittaa asiakirjan, TUOTTAJAORGANISAATIOSTA tulee laillisesti sitova. Nyt kaikki-mekaanikko, osto – osasto, varatoimitusjohtaja, kirjanpito-osasto, myyjä-ovat silmukassa ja ovat lukeneet samat ostoehdot.
joten kun yhtiö saa uudet laitteensa tiettynä päivänä, he odottavat sitä.
Mitä eroa on ostopyynnöllä ja ostotilauksella?
käydään nopeasti läpi, miten kukin asiakirja eroaa:
| Feature | Purchase Requisition | Purchase Order |
| mikä se on? | Ostopyyntö | tilauksen vahvistus |
| kuka tahansa työntekijä | osto-osasto tai osastopäällikkö | |
| milloin se lähetetään? | kun työntekijä näkee tavaran tai palvelun kysynnän | kun tavarasta ja/tai palvelusta on tehtävä tilaus |
| kuka sen vastaanottaa? | osastopäällikkö ja/tai osto-osasto | myyjä |
| mitä tietoa se sisältää? | – Date requisition is created – Requisition number – name of employee making requisition – Description of items needed – number of items and price– Suggested vendor information |
– Date PO is created – po number – Name of buyer – Description of items or service being bug – number of items and price – Payment terms – Billing and shipping address – Delivery date |
ostolakien ja ostotoimeksiantojen merkitys tehokkaassa prosessissa
olitpa myyjä tai ostaja, yrityksesi voi hyötyä hankintaprosessisi tehostamisesta kaikille osapuolille.
ilman määrättyjä sääntöjä ja prosesseja työntekijät tuhlaavat paljon aikaa menetettyjen tietojen tai väärin sijoitettujen papereiden aiheuttamien virheiden korjaamiseen.
yksi yksinkertainen tapa tehdä tämä on toteuttaa prosesseissasi helppokäyttöisiä, sähköisiä hankintapyyntöjä ja PO-malleja hankintaautomaatio-ohjelmiston avulla.
ajattele asiaa näin – Sinun on käytettävä resurssisi oikeassa paikassa, jos haluat erottua ja kasvattaa yritystäsi. Tänään, business process automation työkalut ovat helposti saatavilla antaa työntekijöille etumatkaa, vaikka he eivät ole ohjelmoijia.
jäämällä taka-alalle ja jatkuvasti juoksentelemalla kuin päättömänä kanana pysyttelemässä sen päällä, kuka osti mitä ja milloin, tuhlaat valtavasti resursseja. Sillä välin muut saavat sinut kiinni.
otetaan esimerkiksi tuotantoyhtiö takaisin. Jos käytät vanhan koulukunnan hankintaprosesseja, kaikki hankintoihin tuhlaamasi resurssit ovat resursseja, jotka otat pois positiivisen asiakaskokemuksen luomisesta. Nykyään on paljon moderneja valmistusyrityksiä, joihin asiakkaasi voi mennä, jos et voi antaa heille laadukasta palvelua, jota he tietävät saavansa muualta.
näin tämä liittyy toisentyyppiseen prosessiin – Netflix muuttaa ihmisten tapaa kuluttaa mediasisältöä. Nyt yhä useammat verkot tarjoavat vastaavia suoratoistopalveluja pysyäkseen ajankohtaisina.
sama koskee automaatiota.
virtaviivaista hankintaprosessia
yrityksen pyörittäminen on vaikeaa. Haasteita satelee päivittäin tyytymättömästä asiakkaasta yllättävään menoon. Paperitöiden jahtaamisen sijaan työntekijöiden halutaan keskittyvän asiakkaisiin ja strategisiin asioihin.
globaalit trendit suosivat vahvasti automaatiota. Automatisoi jokapäiväiset hankintaprosessit esimerkiksi ostotilauksen työnkulkuratkaisun avulla-hyödyt saattavat yllättää.
paketointi
keskisuurista yrityksistä jättiyrityksiin, joten monien yritysten on käytettävä hankintalomakkeita ja PO-lomakkeita hyödykseen säästääkseen resursseja, suunnitellakseen talouttaan tehokkaammin ja jopa suojautuakseen tilintarkastuksissa.
ilman hankintapaketteja ja niihin liittyviä myyntipisteitä siitä voi tulla kaikille ilmainen hankintaprosessissa-tällaisten virheiden kustannukset voivat vaihdella harmeista suurkatastrofeihin.
Onko yritykselläsi käytössään tehokkaat lomakkeet hankintaprosessiaan varten?
