3,9 miljardia ihmistä käyttää sähköpostia vuonna 2019, mikä on yli puolet maailman väestöstä. Ei ole yllätys, että sähköposti hallitsee viestintää työpaikalla. Tiesitkö, että keskimääräinen amerikkalainen työntekijä saa 126 sähköpostia päivässä!
Sähköpostietiketti on olennainen tämän päivän ammattimaailmassa. Hyvin laadittu Sähköposti vaatii muodollisen tervehdyksen, henkilökohtaisen allekirjoituksen, selkeän aiherivin ja perusteellisen Oikoluvun, muutamia ominaisuuksia mainitaksemme. Kuitenkin, tänään aiomme keskittyä yksi kriittinen näkökohta, miten aloittaa sähköpostin-sijoittamalla vastaanottajat oikea aloilla.
Vastaanottajakentät ovat hieman monimutkaisempia kuin luulisi. Kun lähdet kirjoittamaan uutta sähköpostia, vastaanottajakenttiä on kolme – TO, Cc ja Bcc. Täällä B12, olemme täällä määritellä jokainen näistä ja selittää, milloin ja miten käyttää niitä. Kun käytät näitä kenttiä oikein, varmistat sujuvan viestinnän jokaisen lähettämäsi sähköpostin kanssa ja vältät nolot sähköpostivirheet.
mikä on ”To” – kenttä?
suoraviivaisin vastaanottajakenttä on ”To” – kenttä. Se on tarkoitettu sähköpostin pääasiallisille vastaanottajille. Viestisi tulee koskea suoraan näitä vastaanottajia. Lisäksi, voit odottaa vastausta tai suoraa toimintaa ”To” vastaanottajat vastauksena sähköpostiisi. Voit sisällyttää useita ihmisiä ”To” – kenttään, kunhan he kaikki täyttävät nämä kriteerit.
muista, että kaikki sähköpostin vastaanottajat, vaikka he olisivat ”Cced” tai ”Bcced”, voivat nähdä, kuka on sijoitettu ”To” – kenttään.
milloin ”To” – kenttää pitäisi käyttää?
käytä ”To” – kenttää osoittaaksesi sähköpostiosoitteesi ensisijaiselle henkilölle.
esimerkiksi, jos kirjoitat sähköpostia, jossa kysytään projektin tilaa, aseta projektien tärkeimmät tukijat ”To” – kenttään. Näin he tietävät, että heidän odotetaan reagoivan tai ryhtyvän asianmukaisiin toimiin. He saavat myös kaikki tulevat sähköpostiketjuun sisältyvät sähköpostivastaukset.
toisena esimerkkinä, jos kirjoitat suoraan asiakkaalle, laita heidän sähköpostinsa ”To” – kenttään. Vaikka voit jakaa tämän sähköpostin työtovereiden kanssa ”Cc-ing” tai ”Bcc-ing” niitä, sähköpostin ensisijainen vastaanottaja on asiakas. Näin ollen ne kuuluvat ” To ” – kenttään.
mikä on ”Cc” – kenttä?
”Cc” tarkoittaa ”hiilikopiota.”Kun laitat vastaanottajan” Cc ” kenttään, he saavat kopion sähköpostista. Kuitenkin, se antaa ymmärtää, että he eivät ole suora vastaanottaja. Siksi ” Cc ”on yleisesti ymmärretty tarkoittavan” courtesy copy.”
”Cc” – kentän ensisijainen tarkoitus on pitää joku silmukassa, vaikka viesti ei suoraan koskisikaan häntä. ”Cc” vastaanottajien ei odoteta ryhtyvän toimiin tai vastaavan sähköpostiin, mutta he voivat halutessaan. He saavat myös kaikki siihen liittyvät sähköpostiketjun vastaukset. Kuten” To ”kenttä, kaikki vastaanottajat voivat nähdä, kuka on” Cced.”
milloin ”Cc” – kenttää pitäisi käyttää?
Tässä muutamia esimerkkejä ”Cc” – kentän sopivista käyttötarkoituksista. Käytä sitä, kun haluat:
pidä joku ajan tasalla: käytä ”Cc”: tä pitääksesi jonkun ajan tasalla tärkeistä tiedoista, jotka eivät vaadi välitöntä, suoraa vastausta. Annetaan esimerkiksi johdon ja muiden asianosaisten pysyä ajan tasalla tärkeän hankkeen tilanteesta.
Paranna sähköpostin kiireellisyyttä: ”Cc-ing” ylemmillä yrityksillä ”To”-vastaanottajat ymmärtävät, että sähköposti on tärkeä. Esimerkiksi, saatat ”Cc” pomosi, kun pyydät, että asiakas lähettää yli Aika-arkaluonteisia tietoja.
ota väliaikaisesti työkaverin tehtävät: Kun teet työtä, joka on yleensä tehnyt joku muu, kuten työkaveri, joka on lomalla, pitää heidät ajan tasalla teoksensa tila ”Cc-ing” niitä kaikissa asiaankuuluvissa viestintä. Esimerkiksi, ” Cc ” niitä sähköposteja sinun ja asiakkaiden.
Esittele kaksi yhteystietoasi: kun esittelet kaksi henkilöä sähköpostitse, voit käyttää ”Cc”: tä antamaan heille toistensa sähköposteja. Näin he voivat esittäytyä toisilleen ja kommunikoida tulevaisuudessa.
milloin ”Cc” – kenttää ei saa käyttää?
vaikka on monia syitä käyttää ”Cc” – kenttää, harjoittele erottelua ennen kuin napsautat Lähetä. ”Cc”: tä käytetään usein aivan liian vapaamielisesti.
on houkuttelevaa ”sättiä” ihmisiä kaikissa löyhästi mukana olevissa asioissa. Työkavereiden roskapostittamista epäolennaisilla sähköpostiketjuilla ei kuitenkaan suositella. Se voi tuhlata aikaa ja vähentää merkitystä tulevaisuuden sähköpostit. Liikakäyttö ” Cc ” voi jopa aiheuttaa ihmiset sivuuttaa sähköpostit eteenpäin.
ellei ole todella tarkoituksenmukaista käyttää ”Cc”: tä, harkitse tietojen jakamista asianomaisille osapuolille henkilökohtaisesti tai välitetyssä sähköpostissa. Lisää asiayhteys siitä, miksi info koskee heitä.
tässä on muutamia tilanteita, joissa ”Cc” – kentän käyttöä kannattaa välttää:
Jos joku on haukkumassa: jos sähköpostisi on tarkoitettu nolaamaan joku tai kutsumaan hänet julkisesti, pidä kiinni. Esimerkiksi, se on huono maku ”Cc” pomosi vihainen sähköpostia kohti toinen työkaveri, jossa huomautat, miten he mokasivat. Käsittele tällaisia vuorovaikutuksia yksityisesti.
Jos sinulla ei ole suostumusta: jos viestinnässäsi on useita osapuolia, sinun pitäisi saada heidän hyväksyntänsä ennen kuin ”Cc-ing” joku uusi sähköpostiketjussa. Muussa tapauksessa vaarana on antaa” Cc-ed ” – vastaanottajalle pääsy yksityisiin tai turvaluokiteltuihin tietoihin ilman asianmukaista auktoriteettia.
Jos Cc-vastaanottajaluettelosi on pitkä: jos huomaat, että ”Cc-ing” on enemmän kuin 5 tai 6 henkilöä, harkitse ”Bcc”: n käyttöä sen sijaan. Liian monen ihmisen sähköpostit voivat olla häiritseviä. Se voi myös vahingoittaa vastaanottajien yksityisyyttä, varsinkin jos he eivät ennestään tunne toisiaan.
Jos odotat vastausta: kuten olemme selittäneet, ”To” – kenttää tulee aina käyttää, jos odotat suoraa vastausta. ”Cc-ing” lähettää viestin, että sähköpostisi on yksinkertaisesti kohteliaisuus. Siten, se on harhaanjohtava ”Cc”, jos haluat vastauksen.
mikä on ”Bcc” – kenttä?
”Bcc” tulee sanoista ”blind carbon copy.”Kuten nimestä voi päätellä,” Bcc ” pitää vastaanottajien sähköpostit piilossa. BCC: n lista on siis salaisuus kaikille muille paitsi lähettäjälle.
Bcc toimii eri tavalla sähköpostin viestiketjujen suhteen. Vaikka ”To” ja ”Cc” vastaanottajat saavat vastaukset eteenpäin, ” Bcc ” vastaanottajat eivät. he saavat vain alkuperäisen sähköpostin. Näin, sinun täytyy välittää tulevia sähköposteja, jotka voivat koskea heitä.
”Bcc” toimii näin, koska se on yleensä tarkoitettu persoonattomille, massamaisille sähköposteille, jotka eivät anna aihetta vastaukseen. Myös, se ei olisi tarkoituksenmukaista toinen vastaanottaja lähettää sähköpostia luetteloon he eivät tiedä ja ei luoda.
huomioi kuitenkin, että kun Bcc: n vastaanottaja ”vastaa kaikille”, heidän vastaanottajansa asema paljastuu yhtäkkiä muille vastaanottajille. Jos uskot” Bcc ”vastaanottaja voi vastata, harkitse” Cc ” sen sijaan varmistaa avoimuus.
milloin ”Bcc” – kenttää pitäisi käyttää?Tätä” Bcc ” kenttää käytetään parhaiten, kun haluat virtaviivaistaa sähköpostisi ulkonäköä ja pitää vastaanottajat näkemästä toistensa sähköposteja. Vaikka tämä kuulostaa hieman hämärältä, sitä ei ole tarkoitettu vilpillisiin tarkoituksiin. Se on ensisijaisesti tarkoitettu suojaamaan vastaanottajien yksityisyyttä.
käytä ”Bcc”: tä seuraavissa tilanteissa:
jakaessasi yrityksen uutiskirjettä: kun käytät uutiskirjeideoitasi yrityksen uutiskirjeessä, pidä sähköpostilista yksityisenä käyttämällä ”Bcc”: tä. Muuten se paljastaa tilaajasi toisilleen ilman heidän suostumustaan.
käytettäessä laajaa postituslistaa: ”Bcc” sopii hyvin sähköpostin lähettämiseen suurelle postituslistalle. Esimerkiksi, jos sähköpostiosoitteesi on koko opiskelijakunta oppilaitoksen tai kaikki työntekijät suuren yrityksen, ” Bcc ” on parempi. Se estää myös pitkän listan sähköposteja häiritsemästä sähköpostin sisältöä.
kun vastaanottajat eivät tunne toisiaan: ”Bcc” suojaa vastaanottajien yksityisyyttä. Tämä on erittäin tärkeää, jos postituslistasi koostuu tuntemattomista, jotka eivät tunne toisiaan.
persoonattomille sähköposteille, joihin ei tarvitse vastata: kun lähetetään persoonatonta sähköpostia, ”Bcc” sopii. Jos esimerkiksi lähetät liiketoimintailmoituksen, kuten päivitetyt yhteystiedot, uuden verkkosivustotarjouksen tai ilmoituksen uudesta toimitusjohtajasta, käytä ”Bcc.”
paljastaa jotain pahaa: hyvin harvoin ”Bcc” voi auttaa paljastamaan ongelmallisen käyttäytymisen. Kuten ”Cc”: n kohdalla, tämä tulisi tehdä äärimmäisen tarkkanäköisesti. Kuitenkin, jos olet tekemisissä ongelma, joka ansaitsee HR: n huomiota, voit ”Bcc” niitä sähköpostitse, joka paljastaa sopimatonta viestintää tapahtuu työpaikalla.
yhteenvetona voidaan todeta, että ”Bcc” – kentän parhaat sovellukset ovat persoonattomia sähköposteja, joita lähetetään suurelle sähköpostilistalle ihmisistä, jotka eivät tunne toisiaan. Käyttämällä Bcc: tä kunnioitat heidän yksityisyyttään ja vältät turhauttavat sähköpostiketjut.
milloin ei saa käyttää Bcc: tä?
käytettäessä ”Bcc”: tä kannattaa välttää sovelluksia, jotka voitaisiin tulkita hämäriksi, salakähmäisiksi tai sopimattomiksi. Yleisohjeena on välttää ”Bcc”: n käyttöä, jos:
viesti on henkilökohtainen: ”BCC”: n käyttäminen henkilökohtaisessa sähköpostissa voi helposti ylittää rajan sopimattomalle alueelle. Henkilökohtaisissa asioissa avoimuus on välttämätöntä. Muuten sallitte digitaalisen salakuuntelun.
lähetät sähköpostia työkavereille: yleensä on parasta välttää ”Bcc”: n käyttöä työpaikalla, kun lähetät sähköpostia työkavereillesi. Se ei näytä hyvältä päälläsi ja vähentää työkavereidesi käsitystä työpaikkasi rehellisyydestä. Pidä asiat läpinäkyvinä pitämällä kiinni ”CC”: stä ja ” To: sta.”
vastaus ”Bcc” – vastaanottajalta olisi kiusallinen: jos ”BCC” joku, on aina mahdollista, että hän vastaa. Jos tämä voi olla haitallista, vältä sitä. Älä esimerkiksi” Bcc ” ystäväsi kun suositella niitä pomosi avoimeen tehtävään. Jos he vastaisivat ajattelemattomasti ”kiitos” ja tarkoittaisivat sanomaa sinulle, olisit yhtäkkiä hyvin hankalassa asemassa.
Yhteenveto To vs. Bcc. vs Cc guidelines
kun tarkastellaan näiden kenttien välisiä eroja, käytetään näitä yleisiä ohjeita:
- Jos odotat suoraa vastausta tai toimintaa, käytä ”To” – kenttää.
- Jos haluat pitää ihmiset silmukassa läpinäkyvästi, käytä ”Cc” – kenttää.
- Jos jotakuta ei ole tarkoitettu suoraan vastaanottajaksi, käytä ”Cc.”
- Jos haluat ”To” – vastaanottajan tietävän muiden tärkeiden ihmisten olevan tietoisia kirjeenvaihdosta, käytä ”Cc.”
- Jos haluat ylläpitää osallistavaa sähköpostiketjua, käytä joko ”To” tai ”Cc.”
- Jos lähetät persoonattoman sähköpostin tai sellaisen, jossa on suuri postituslista, käytä ”Bcc.”
- haluat suojella vastaanottajien yksityisyyttä, jotka eivät tunne toisiaan, käytä ”Bcc.”
- Jos haluat jakaa sähköpostin jonkun kanssa salaa, käytä ”Bcc”: tä, mutta käytä eettistä harkintaa tehdessäsi sitä.
Valitse joka kerta oikea vastaanottajakenttä
nyt kun ymmärrät näiden kenttien erot, voit koota sähköpostit tarkoituksellisesti, kohteliaasti ja asiallisesti. Varmistat, että sähköpostisi näyttävät ammattimaisilta ja kunnioittavat vastaanottajien rajoja ja yksityisyyttä. Voit myös välttää hankalia sähköpostin kömmähdyksiä, jotka voivat vahingoittaa muita tai vahingoittaa mainettasi.