korjaavat toimet
korjaavien toimien tavoitteena on korjata ja ratkaista työntekijöiden suoriutumisongelmat, jotta työntekijä säilyisi tuottavana henkilöstön jäsenenä.
aina kun se on mahdollista, korjaavan toiminnan tulisi olla myönteistä yhteistyötä esimiehen ja työntekijän välillä välttämättömien parannusten saavuttamiseksi eikä rankaisutoimi työntekijää kohtaan.
Esimiehet voivat kannustaa työntekijöiden työn onnistumiseen:
- selvien standardien laatiminen ja niistä tiedottaminen onnistuneelle suoriutumiselle
- sellaisten työsuoritusten tai käyttäytymisen tunnistaminen, jotka eivät täytä standardeja, ja palautteen antaminen ajoissa
- selkeiden toimintasuunnitelmien laatiminen työntekijöiden menestymisen helpottamiseksi
tämä opas
tämä korjaavan toiminnan opas auttaa esimiehiä:
- ymmärrä korjaavien toimenpiteiden ”just cause”-standardi
- tee oikeudenmukaisia ja oikeudenmukaisia päätöksiä korjaavista toimenpiteistä
- sovella korjaavia toimia koskevaa lähestymistapaa käsitellessään työntekijöiden suorituskykyyn liittyviä ongelmia
tämän oppaan kattamat työntekijät
progressiivinen korjaavien toimenpiteiden prosessi koskee kaikkia sopimusluokiteltuja ja luokiteltuja unionin ulkopuolisia työntekijöitä.
työntekijät, jotka eivät kuulu tämän oppaan piiriin
ammattitaitoinen henkilöstö palkataan ”mielensä mukaan”, eivätkä he kuulu tämän progressiivisen korjaavan prosessin piiriin. Ammattihenkilöstön virkanimityksiä voidaan muuttaa tai ne voidaan lopettaa mistä tahansa syystä, joka ei syrji työntekijää lainvastaisesti tai loukkaa yleistä järjestystä. Jopa ilman vaadittavia edistysaskeleita, hyvät suorituksen hallinnan periaatteet kannustavat oikea-aikaiseen, asianmukaiseen palautteeseen ja dokumentointiin. Ota yhteyttä HR-konsulttiisi, kun harkitset ammattitaitoisen henkilöstön korjaavia toimia.
luokitellut työntekijät, jotka ovat vielä koeajalla tai koepalveluksessa, eivät kuulu progressiivisen korjaavan toimenpiteen piiriin. Ota yhteyttä HR konsultti koskien koeaika – tai kokeilupalvelun suorituskykyyn liittyviä ongelmia, joita ei ratkaista neuvonta ja valmennus.
”Just cause”-standardi
luokiteltuja unionin ulkopuolisia ja sopimussuhteisia toimihenkilöitä koskevien korjaavien toimenpiteiden on täytettävä ”just cause” – standardi.
käytä seuraavia kuutta tekijää arvioidaksesi, onko korjaaviin toimenpiteisiin perusteltua aihetta tietyssä tilanteessa:
- riittävä ilmoitus suoritus-tai suoritusongelmista
- kohtuulliset odotukset ja standardit
- asiallinen ja objektiivinen tutkimus
- oleellinen näyttö
- johdonmukainen käsittely
- korjaavien toimenpiteiden asianmukaisuus
näiden kuuden perustellun syyn noudattamatta jättäminen voi johtaa korjaavan toimen päätöksen kumoamiseen tai muutoksenhakuun, jos siitä valitetaan.
riittävä ilmoitus
työntekijän on:
- ilmoitti riittävästi, että heidän suorituksensa tai käyttäytymisensä ei ole hyväksyttävää
- ilmoitti mahdollisista seurauksista, jos he eivät täytä suoritus-tai käyttäytymisodotuksia (mukaan lukien mahdolliset korjaavat toimet)
esimerkiksi ilmoitus sopimattomasta käytöksestä voitaisiin antaa tiedottamalla työntekijöille julkaistuista suoritus-tai käyttäytymisstandardeista (kuten yliopiston toimintaperiaatteista tai osastojen menettelyistä) tai antamalla aikaisempaa neuvontaa tai valmennusta kyseisen käyttäytymisen suhteen.
jotkin käyttäytymismallit ovat kuitenkin niin tuomittavia (kuten varkaus tai väkivalta), että korjaavat toimet, kuten irtisanominen, voivat olla aiheellisia ilman ennakkoilmoitusta.
kohtuulliset odotukset ja standardit
osaston toimintaperiaatteiden, menettelytapojen, käytäntöjen, standardien ja työsääntöjen tulee kohtuudella liittyä tehokkaaseen ja turvalliseen toimintaan.
oikeudenmukainen ja puolueeton tutkimus
suorituskykyyn tai käyttäytymiseen liittyvä ongelma on tutkittava kunnolla ennen korjaaviin toimenpiteisiin ryhtymistä.
tasapuoliseen ja objektiiviseen faktantarkistustutkimukseen sisältyy seuraavien tietojen kerääminen osittain tai kokonaan:
- tapahtuman tai ongelman tapahtumapäivä ja-aika
- tapahtuman tai tapahtuman paikka
- luettelo muista henkilöistä, jotka ovat saattaneet olla osallisina tai todistamassa tapahtumaa
- todistajien tai osallistujien sekä tutkinnan kohteena olevan työntekijän lausunnot
- tapaukseen liittyvät asiakirjat tai asiakirjat
- arviointi työntekijän epätyydyttävän suorituksen tai käytöksen vaikutuksesta muihin ihmisiin, laitokseen ja yliopistoon
merkittävää näyttöä
tutkimuksessa on ilmettävä merkittävää näyttöä työntekijän vastuu suoritusasiasta tai rikkomuksesta.
johdonmukaista hoitoa
Suoritusodotuksia, standardeja ja korjaavia toimenpiteitä tulee soveltaa tasaisin väliajoin. Vastaavissa tilanteissa olevia työntekijöitä tulisi kohdella vertailukelpoisesti. Muista tarkistaa aiemmat käytännöt, jotta voit pysyä johdonmukaisena vastauksessasi suorituskykyyn liittyviin kysymyksiin kaikkien työntekijöidesi kanssa.
korjaavien toimenpiteiden asianmukaisuus
korjaavan toimenpiteen on vastattava rikkomuksen vakavuutta. Lisäksi on otettava huomioon henkilön työ-ja suoritushistoria. Toisin sanoen pienet rikkomukset ja ensitapaukset edellyttävät tyypillisesti lievempiä toimia. Suuret rikokset ja toistuvat tapahtumat edellyttävät tyypillisesti voimakkaampia toimia.
paluu huipulle
epävirallinen neuvonta
ensimmäinen askel suorituskyvyn korjaamisessa on yleensä epävirallinen neuvonta. Useimmissa tapauksissa on syytä katsoa, voivatko valmennus, neuvonta ja uudelleenkoulutus nostaa suorituksen tyydyttävälle tasolle.
palaute annetaan tyypillisesti puhumalla suoraan työntekijän kanssa. Sinun pitäisi seurata yksinkertainen kirjallinen toimintasuunnitelma tai sähköpostitse Yhteenveto keskustelun ja toiminnan kohteita.
harkitse seuraavia kysymyksiä jo varhain, kun työntekijä ei suoriudu tyydyttävästi:
- ymmärtääkö työntekijä selvästi työtehtävänsä ja vastuunsa?
- ymmärtääkö työntekijä selvästi käyttäytymisodotuksia?
- ymmärtääkö työntekijä selvästi yliopistojen ja osastojen toimintaperiaatteet ja menettelytavat?
- onko työntekijällä tehtävään vaadittavan osaamisen edellyttämät taidot ja tiedot?
- onko työntekijän työhön liittyvät huolet otettu huomioon (jos sellaisia on sinulle esitetty)?
Jos vastaus johonkin ylläolevaan kysymykseen on ”ei”, toimi työntekijän kanssa mahdollisten epäselvyyksien selvittämiseksi. Auta tarvittaessa työntekijää löytämään koulutusta tai koulutusta työssään tarvittavan osaamisen kehittämiseksi. ”Ei” – vastausten muuttaminen ”Kyllä” – vastauksiksi voi olla kaikki, mitä tarvitaan, jotta työntekijä saadaan takaisin raiteilleen vastaamaan tulosodotuksia.
paluu huipulle
muodollinen neuvonta
muodollinen neuvonta on tarkoituksenmukaista, jos:
- epävirallinen neuvonta ei ratkaissut suorituskykyongelmaa
- ongelma on niin vakava, että se oikeuttaa jättämään epävirallisen neuvonnan
muodollisen neuvonnan vaiheet
- työskentele HR-konsulttisi kanssa:
- luonnostele korjaava toimintasuunnitelma ohjeet ja lomake (MS Word), että:
- yksilöi jokaisen suoritus-ja käyttäytymisongelman
- määrittää halutun suorituksen tai käyttäytymisen
- hahmottelee toimet, jotka ovat tarpeen ongelman(ongelmien) korjaamiseksi
- tarjoaa kohtuullisen aikarajan korjaamiselle
- laatii työntekijälle virallisen Neuvontamuistion Aikataulutusilmoituksen (MS Word), joka vahvistaa tapaamisen ja ilmoittaa työntekijälle heidän oikeudestaan edustukseen kokouksessa.
- luonnostele korjaava toimintasuunnitelma ohjeet ja lomake (MS Word), että:
Lähetä kutsu työntekijälle ja sovi virallinen neuvontatapaaminen. Myös HR-konsulttisi on osallistuttava tähän kokoukseen.
- keskittyä tiettyyn suoritus-tai käyttäytymisongelmaan (- ongelmiin) eikä työntekijän asenteeseen tai persoonallisuuteen.
- tiivistää tutkimuksen havainnot (jos tutkimus tehtiin).
- käy läpi kaikki rikotut käytännöt.
- selitä selkeästi, miksi käytös tai suorituskyky on huolenaihe, mukaan lukien miten se vaikuttaa toimintaan ja muihin työntekijöihin. Käytä suoria ja kuvailevia esimerkkejä.
- selitä selvästi odotettu suoritus tai käyttäytyminen.
- kuvaile, mitä tapahtuu seuraavaksi, jos esitystä ei korjata.
- anna työntekijälle mahdollisuus vastata kommentteihisi.
- käy läpi laadittu toimintasuunnitelma ja anna työntekijälle mahdollisuus antaa panoksensa toimintasuunnitelmaan. Tarkistakaa suunnitelmaa tarpeen mukaan.
- Järjestä säännölliset lähtöselvityskokoukset palautteen antamiseksi toimintasuunnitelman aikataulussa.
seuraa virallista neuvontatapaamista muodollisella Neuvontatapaamisella Seurantamuistio (MS Word) ja viimeistelty toimintasuunnitelma. HR-konsultin tulee käydä muistio ja suunnitelma läpi ennen niiden lähettämistä työntekijälle.
- käy jatkuvasti läpi työntekijän toimintasuunnitelmaa ja anna palautetta siitä, miten työntekijä on edistynyt tulosparannuksessa. Dokumentoi kaikki palaute.
paluu huipulle
Loppuneuvonta
Loppuneuvonta on viimeinen korjaava toimenpide ennen irtisanomista. Lopullinen neuvonta voi olla tarkoituksenmukaista, jos:
- muodollinen neuvonta ei ratkaissut suoritusongelmaa
- ongelma on niin vakava, että se oikeuttaa jättämään muodollisen neuvonnan
viimeisen neuvonnan vaiheet
- työskentele HR-konsulttisi kanssa:
- tarkistaa työntekijän muodollisen neuvonnan toimintasuunnitelma (jos tämä viimeinen neuvontatapaaminen on jatkoa aiemmalle muodolliselle neuvontatapaamiselle). Yksilöi mahdolliset jatkuvat suorituskykyyn liittyvät huolenaiheet ja niiden korjaamiseksi tarvittavat toimet.
- Laadi lopullinen toimintasuunnitelma — tai tarkista virallinen neuvontasuunnitelma (jos sellainen oli).
- valmista työntekijälle lopullinen Neuvontamuistio Aikataulutusilmoitus (MS Word), joka vahvistaa tapaamisen ja ilmoittaa työntekijälle heidän oikeudestaan edustukseen kokouksessa.
lähetä kokouskutsu työntekijälle ja sovi viimeinen neuvontatapaaminen. Myös HR-konsulttisi on osallistuttava tähän kokoukseen.
- selitä selkeästi se käytös tai suoritus, joka edelleen huolestuttaa.
- selitä selvästi odotettu suoritus tai käyttäytyminen.
- anna työntekijälle mahdollisuus vastata kommentteihisi.
- käy toimintasuunnitelma läpi ja anna työntekijän antaa panoksensa. Tarkistakaa suunnitelmaa tarpeen mukaan.
- tarjoa työntekijälle kohtuullinen aikaraja, jotta hän voi tarvittaessa parantaa suoritustaan tai käyttäytymistään. (Jokin käyttäytyminen ei yksinkertaisesti saa toistua, joten ajankuva on ” välitön ja kestävä.”)
- selitä selkeästi, että jos työntekijä ei täytä odotuksia määrätyssä aikataulussa, seuraava askel on irtisanominen.
- laatii lopullisen neuvonnan Seurantamuistion (MS Word) ja lopullisen toimintasuunnitelman. HR-konsultin on tarkistettava muistio ja toimintasuunnitelma ennen niiden viimeistelyä ja lähettämistä työntekijälle.
- käy läpi työntekijän toimintasuunnitelma ja anna jatkuvasti palautetta siitä, miten työntekijä on edistynyt tulosparannuksessa. Dokumentoi kaikki palaute.
paluu huipulle
irtisanominen
irtisanominen on aiheellinen, jos työntekijän suoritus tai käytös:
- ei parane progressiivisilla korjaavilla toimenpiteillä
- on niin vakava tai sopimaton, että progressiiviset korjaavat toimet eivät ole tarkoituksenmukaisia
ota yhteyttä HENKILÖSTÖKONSULTTIIN, kun huomaat, että irtisanominen voi olla aiheellinen. Tee tiivistä yhteistyötä HR-konsulttisi kanssa irtisanomisprosessin jokaisessa vaiheessa.
Irtisanomisvaiheet
- työskentele HR-konsulttisi kanssa:
- valmistele Irtisanomissuositus (MS Word) – kirje, jossa kerrot syyt, joiden vuoksi suosittelet työntekijän irtisanomista. Henkilöstökonsultti vastaa irtisanomissuosituskirjeen asianmukaisesta oikeudellisesta ja sisäisestä tarkastuksesta.
- laatii työntekijälle ennalta määräytyvän palaverin muistion (MS Word), jossa neuvotaan irtisanomissuosituksesta. Muistiossa pitäisi myös todeta, että työntekijä voi:
- tuo edustus mukanaan kokoukseen
- esittää suullisesti tai kirjallisesti tietoa siitä, miksi heitä ei tulisi irtisanoa
lähetä ennalta määrätty kokousmuistio työntekijälle. Muista tarvittaessa noudattaa työntekijän työehtosopimuksen vaatimia irtisanomisaikoja.
- johtaa ennalta määrättyä kokousta. Sinun (tai nimittävän viranomaisesi tai nimeämäsi henkilön), HR-konsulttisi, työntekijän ja työntekijän valitsemanedustajan olisi oltava läsnä. Anna työntekijän tai työntekijän edustajan antaa kokouksen aikana kaikki tiedot, jotka työntekijän mielestä nimittävän viranomaisen (tai nimeävän henkilön) olisi otettava huomioon ennen irtisanomissuositusta koskevan päätöksen tekemistä.
- käy kokouksen jälkeen läpi työntekijän kirjallinen tai suullinen vastaus irtisanomissuositukseen. Selvitä HR-konsulttisi kanssa, jatketaanko irtisanomista. Jos irtisanomispäätös tulee, HR-konsultti laatii toimintakirjeen. Virkarikoskirje on virallinen irtisanomisilmoitus, ja nimittävän viranomaisen on allekirjoitettava se.
- toimita toimintakirje henkilökohtaisesti työntekijälle. Järjestä toinen henkilö paikalle todistamaan kirjeen toimitusta. Dokumentoi sekä toimintakirjeen työntekijälle toimittavan henkilön että toimituksen todistajan nimet sekä toimituksen päivämäärä ja kellonaika. Jos henkilökohtainen toimitus ei ole mahdollista, koska työntekijä ei ole töissä, toimintakirje on lähetettävä varmennetulla tavallisella kirjeellä työntekijän viimeisimpään kirjattuun osoitteeseen.
paluu huipulle
lisäresurssit
UW-politiikat
- APS 43.16 Valtion henkilöstösääntöjen alaisen pysyvän luokitellun unionin ulkopuolisen henkilöstön korjauskäytäntö
- APS 43.13 koeaika-ja Koepalvelupolitiikka luokitelluille unionin ulkopuolisille toimihenkilöille
- APS 43.14 luokitellun unionin ulkopuolisen henkilöstön Suoritusjohtamispolitiikka
- työsuorituksen esimiesohje
- työntekijän työsuoritus
Virkamieshallinnon säännöt (luokiteltu unionin ulkopuolinen henkilöstö)
- WAC 357-40 (kuri)
- WAC 357-19 (koepalvelus ja koeaika)
- WAC 357-37 (suoritusjohto)
työehtosopimukset
ammatillinen henkilöstöohjelma
korjaaviin toimenpiteisiin tukea tarvitsevat työntekijät voivat ottaa yhteyttä henkilöstökonsulttiinsa tai ombudin toimistoon.
etuudet-tukikelpoiset työntekijät, joilla on työsuoritukseen vaikuttavia henkilökohtaisia ongelmia, voivat ottaa yhteyttä yliopiston henkilöstöavustusohjelmaan UW Carelinkiin, joka tarjoaa luottamuksellista neuvontaa.
paluu huipulle