3,9 milliards de personnes utilisent le courrier électronique en 2019, soit plus de la moitié de la population mondiale. Il n’est pas surprenant que le courrier électronique domine la communication sur le lieu de travail. Le saviez-vous, le travailleur américain moyen reçoit 126 courriels par jour!
L’étiquette des e-mails est essentielle dans le monde professionnel d’aujourd’hui. Un e-mail bien composé nécessite une salutation formelle, une signature personnalisée, une ligne d’objet claire et une relecture approfondie, pour ne citer que quelques caractéristiques. Cependant, aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur un aspect essentiel de la façon de démarrer un e-mail: placer les destinataires dans les champs appropriés.
Les champs destinataires sont un peu plus compliqués que vous ne le pensez. Lorsque vous allez écrire un nouvel e–mail, il y a trois champs destinataires – TO, Cc et Bcc. Chez B12, nous sommes là pour définir chacun de ces éléments et expliquer quand et comment les utiliser. En maniant correctement ces champs, vous garantirez une communication fluide avec chaque e-mail que vous envoyez et éviterez les erreurs d’e-mail embarrassantes.
Qu’est-ce que le champ « À” ?
Le champ destinataire le plus simple est le champ « À”. Il est destiné aux principaux destinataires de votre courrier électronique. Votre message doit concerner directement ces destinataires. De plus, vous pouvez vous attendre à une réponse ou à une action directe des destinataires « Vers » en réponse à votre e-mail. Vous pouvez inclure plusieurs personnes dans le champ ” À « , à condition qu’elles répondent toutes à ces critères.
Gardez à l’esprit que tous les destinataires de l’e-mail, même s’ils sont « Cced” ou « Bcced”, pourront voir qui est placé dans le champ « À”.
Quand devez-vous utiliser le champ « À »?
Utilisez le champ » À » pour vous adresser à la personne principale à laquelle votre e-mail est destiné.
Par exemple, si vous écrivez un e-mail vous demandant l’état d’un projet, placez les principaux contributeurs des projets dans le champ « À”. Ce faisant, ils sauront qu’ils sont censés réagir ou prendre les mesures appropriées. Ils recevront également toutes les futures réponses par e-mail incluses dans la chaîne d’e-mails.
Autre exemple, si vous écrivez directement à un client, placez son e-mail dans le champ « À”. Bien que vous puissiez partager cet e-mail avec vos collègues en les « Cc-ing” ou « Bcc-ing”, le destinataire principal de l’e-mail est le client. Ainsi, ils appartiennent au champ « À ».
Qu’est-ce que le champ ”Cc » ?
« Cc » signifie « copie carbone. »Lorsque vous placez un destinataire dans le champ ”Cc », il recevra une copie de l’e-mail. Cependant, il est implicite qu’ils ne sont pas le destinataire direct. C’est pourquoi ”Cc » est généralement compris comme signifiant « copie de courtoisie.”
Le but principal du champ « Cc » est de garder quelqu’un dans la boucle, même si un message ne le concerne pas directement. Les destinataires « Cc » ne sont pas censés prendre des mesures ou répondre à l’e-mail, mais ils le peuvent s’ils le souhaitent. Ils recevront également toutes les réponses de la chaîne d’e-mails associées. Comme avec le champ ”À », tous les destinataires pourront voir qui est « Cced ». »
Quand devriez-vous utiliser le champ ”Cc »?
Voici quelques exemples d’utilisations appropriées du champ ”Cc ». Utilisez-le lorsque vous le souhaitez :
Tenez quelqu’un au courant: Utilisez « Cc” pour tenir quelqu’un au courant des informations importantes qui ne nécessitent pas de réponse immédiate et directe. Par exemple, permettre à la direction et aux autres parties concernées de rester informées de l’état d’un projet important.
Améliorer l’urgence d’un e-mail: En « Cc-ing” plus haut dans l’entreprise, les destinataires « À” comprendront que l’e-mail est important. Par exemple, vous pouvez « Cc” votre patron lorsque vous demandez à un client d’envoyer des informations sensibles au temps.
Assumer temporairement les tâches d’un collègue: Lorsque vous faites un travail qui est généralement effectué par quelqu’un d’autre, comme pour un collègue en vacances, tenez-le au courant de l’état de son travail en le « Cc-ing” dans toutes les communications pertinentes. Par exemple, « Cc » les e-mails entre vous et leurs clients.
Présentez deux de vos contacts: Lorsque vous présentez deux personnes par e-mail, vous pouvez utiliser « Cc » pour leur fournir les e-mails des autres. Ainsi, ils peuvent se présenter les uns aux autres et communiquer à l’avenir.
Quand ne pas utiliser le champ ”Cc » ?
Bien qu’il existe de nombreuses raisons d’utiliser le champ « Cc”, pratiquez le discernement avant de cliquer sur Envoyer. « Cc » est souvent utilisé beaucoup trop généreusement.
Il est tentant de ”Cc » les gens sur toutes les questions qui les impliquent vaguement. Cependant, il n’est pas recommandé de spammer des collègues avec des chaînes d’e-mails non pertinentes. Cela peut leur faire perdre du temps et réduire l’importance des futurs e-mails. L’utilisation excessive de « Cc » peut même amener les gens à ignorer vos e-mails à l’avenir.
À moins qu’il ne soit vraiment approprié d’utiliser « Cc”, envisagez de partager des informations aux parties concernées en personne ou dans un e-mail transmis. Ajoutez un contexte pour expliquer pourquoi l’information les concerne.
Voici d’autres situations où vous devriez éviter d’utiliser le champ « Cc”:
Si vous appelez quelqu’un: Si votre e-mail est destiné à embarrasser quelqu’un ou à l’appeler publiquement, attendez. Par exemple, il est de mauvais goût de « Cc” à votre patron un e-mail en colère envers un autre collègue où vous lui signalez comment ils ont foiré. Gérer ces interactions en privé.
Si vous n’avez pas de consentement à: Si votre communication implique plusieurs parties, vous devez obtenir leur approbation avant de ”contacter » quelqu’un de nouveau dans la chaîne d’e-mails. Sinon, vous risquez de fournir au destinataire « Cc-ed” un accès à des informations privées ou classifiées sans autorisation appropriée.
Si votre liste de destinataires Cc est longue: Si vous remarquez que vous ”Cc-ing » plus de 5 ou 6 personnes, envisagez d’utiliser « Bcc” à la place. Inclure trop de courriels de personnes peut être distrayant. Cela peut également nuire à la vie privée des destinataires, surtout s’ils ne se connaissent pas déjà.
Si vous attendez une réponse: Comme nous l’avons expliqué, le champ ”À » doit toujours être utilisé si vous attendez une réponse directe. « Cc-ing » envoie le message que votre e-mail est simplement une courtoisie. Ainsi, il est trompeur de « Cc” si vous voulez une réponse.
Qu’est-ce que le champ ”Bcc » ?
« Bcc » signifie « copie carbone aveugle. »Comme son nom l’indique, « Bcc » garde les e-mails des destinataires cachés. Ainsi, la liste BCC est un secret pour tout le monde sauf pour l’expéditeur.
Bcc fonctionne différemment par rapport aux threads de messagerie. Alors que les destinataires « À” et « Cc » recevront des réponses à l’avenir, les destinataires ”Bcc » ne le feront pas. Ils ne recevront que l’e-mail initial. Ainsi, vous devrez transmettre tous les futurs e-mails qui pourraient les concerner.
« Bcc » fonctionne de cette façon car il est généralement destiné aux e-mails de masse impersonnels qui ne justifient pas de réponse. De plus, il ne serait pas approprié qu’un autre destinataire envoie un e-mail à une liste qu’il ne connaissait pas et qu’il n’a pas créée.
Cependant, notez que lorsqu’un destinataire Bcc « répond à tous”, son statut de destinataire sera soudainement exposé au reste des destinataires. Si vous pensez qu’un destinataire « Bcc” peut répondre, envisagez d’utiliser « Cc” à la place pour assurer la transparence.
Quand devez-vous utiliser le champ « Bcc »?Ce champ ”Bcc » est mieux utilisé lorsque vous souhaitez rationaliser l’apparence de votre e-mail et empêcher les destinataires de voir les e-mails des autres. Bien que cela semble un peu louche, ce n’est pas destiné à des fins sournoises. Il est principalement destiné à protéger la vie privée de vos destinataires.
Utilisez « Bcc » dans les circonstances suivantes:
Lorsque vous partagez une newsletter d’entreprise: Lorsque vous utilisez vos idées de newsletter dans une newsletter d’entreprise, gardez votre liste de diffusion privée en utilisant ”Bcc ». Sinon, cela exposera vos abonnés les uns aux autres sans leur consentement.
Lorsque vous utilisez une liste de diffusion étendue: « Bcc » est idéal pour envoyer un e-mail à une grande liste de diffusion. Par exemple, si votre e-mail s’adresse à l’ensemble du corps étudiant d’un collège ou à tous les employés d’une grande entreprise, « Bcc” est préférable. Cela empêche également une longue liste d’e-mails de distraire du contenu de votre e-mail.
Lorsque vos destinataires ne se connaissent pas : « Bcc » protège la confidentialité des destinataires. Ceci est très important si votre liste de diffusion est composée d’étrangers qui ne se connaissent pas.
Pour les e-mails impersonnels qui ne méritent pas de réponses: Lors de l’envoi d’un e-mail impersonnel, « Bcc” convient. Par exemple, si vous envoyez une annonce commerciale, comme des informations de contact mises à jour, une promotion sur un nouveau site Web ou une annonce concernant un nouveau PDG, utilisez « Bcc. »
Pour exposer quelque chose de néfaste: En de très rares occasions, « Bcc » peut vous aider à exposer un comportement problématique. Comme avec « Cc », cela devrait être fait avec un discernement extrême. Cependant, si vous êtes confronté à un problème qui mérite l’attention des RH, vous pouvez les « Bcc” dans un e-mail qui expose une communication inappropriée au travail.
Pour résumer, les meilleures applications du champ « Bcc » sont des e-mails impersonnels qui sont envoyés à une grande liste d’e-mails de personnes qui ne se connaissent pas. En utilisant Bcc, vous respectez leur vie privée et évitez les chaînes de courriels frustrantes.
Quand ne pas utiliser Bcc?
Lorsque vous utilisez « Bcc”, vous devez éviter toute application qui pourrait être interprétée comme louche, sournoise ou inappropriée. En règle générale, évitez d’utiliser « Bcc” si:
Le message est personnel: L’utilisation de « Bcc” dans un e-mail personnel peut facilement franchir la ligne dans un territoire inapproprié. Pour les affaires personnelles, la transparence est impérative. Sinon, vous autorisez essentiellement les écoutes numériques à avoir lieu.
Vous envoyez des e-mails à vos collègues: En général, il est préférable d’éviter d’utiliser « Bcc” au travail lorsque vous envoyez des e-mails à vos collègues. Cela ne vous va pas bien et réduira la perception de l’intégrité de votre lieu de travail par vos collègues. Gardez les choses transparentes en collant avec « CC » et « To. »
Une réponse du destinataire « Bcc » serait gênante: Si vous ”Bcc » quelqu’un, il est toujours possible qu’il réponde. Si cela peut être préjudiciable, évitez-le. Par exemple, ne « Bcc” pas votre ami lorsque vous le recommandez à votre patron pour un poste ouvert. S’ils devaient répondre sans réfléchir « merci”, dans l’intention de recevoir le message pour vous, vous seriez soudainement dans une position très inconfortable.
Résumant le To par rapport au Bcc. lignes directrices vs Cc
Lors de l’examen des différences entre ces champs, utilisez ces lignes directrices générales:
- Si vous attendez une réponse ou une action directe, utilisez le champ « À ».
- Si vous voulez garder les gens dans la boucle de manière transparente, utilisez le champ « Cc ».
- Si quelqu’un n’est pas destiné à être un destinataire direct, utilisez « Cc.”
- Si vous voulez qu’un destinataire « À” sache que d’autres personnes importantes sont au courant de la correspondance, utilisez « Cc.”
- Si vous souhaitez maintenir une chaîne d’e-mails inclusive, utilisez « To » ou « Cc.”
- Si vous envoyez un e-mail impersonnel ou avec une grande liste de diffusion, utilisez le « Bcc. »
- Vous souhaitez protéger la vie privée des destinataires qui ne se connaissent pas, utilisez « Bcc. »
- Si vous souhaitez partager un e-mail avec quelqu’un en secret, utilisez « Bcc”, mais faites preuve de discrétion éthique lorsque vous le faites.
Choisissez le bon champ destinataire à chaque fois
Maintenant que vous comprenez les différences entre ces champs, vous pouvez assembler des e-mails avec intention, courtoisie et étiquette appropriée. Vous veillerez à ce que vos e-mails paraissent professionnels et respectent les limites et la confidentialité des destinataires. Vous éviterez également toute erreur d’e-mail gênante qui pourrait blesser les autres ou nuire à votre réputation.