Gatekeeper. Tuteur. Appel d’offres de but. Flic de la circulation.
En tant qu’assistant de direction, je parie que vous avez déjà été appelé l’un des labels ci-dessus.
Cela doit être frustrant. Bien qu’il y ait un grain de vérité à l’idée de l’EA en tant que « gardien d’accès”, cette description efface à peine la surface de toute la valeur que vous fournissez.
Peut-être qu’une description plus précise ressemblerait à ceci:
Partenaire stratégique. Confident de confiance. Résolveur de problèmes professionnel.
Considérez ceci – une explosion d’outils organisationnels, d’applications de prise de notes, de plates-formes de communication et de solutions de calendrier signifie que la plupart des exécutifs sont en fait plus autonomes qu’ils ne l’ont jamais été. Si quoi que ce soit, les exécutifs d’aujourd’hui ont besoin de moins de support administratif, pas plus.
Et pourtant, les assistants de direction sont sans doute plus précieux aujourd’hui qu’ils ne l’étaient dans les décennies passées.
Pourquoi est-ce le cas?
Simple. La fonction d’évaluation environnementale est passée d’un rôle de soutien à un rôle plus stratégique. Les dirigeants d’aujourd’hui s’appuient sur leurs assistants non seulement pour l’aide administrative, mais aussi pour des conseils stratégiques, une expertise technique et une analyse critique. On s’attend à ce que les EA s’intéressent à des choses aussi vastes et variées que la gestion de projet, la planification d’événements et les communications internes.
C’est pourquoi USA Today a décrit l’Assistant exécutif comme le « rôle de pouvoir” de la Silicon Valley, et a rapporté qu’il n’est pas rare que les EA dans la mecque de la technologie tirent six chiffres.
Un rôle exigeant comme celui-ci nécessite des compétences de niveau expert. Donc, que vous soyez engagé dans la voie de l’EA ou que vous souhaitiez utiliser le rôle pour accéder à l’emploi de vos rêves, voici les compétences dont vous aurez besoin pour impressionner vos patrons et avoir le plus grand impact pour votre équipe.
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Table des matières
Meilleures compétences pour les Assistants de direction dédiés
Avez-vous déjà remarqué que les EA semblent toujours avoir une réponse à cela, une solution pour cela et une ressource pour aider avec tout le reste?
Eh bien, voici un secret: il ne semble pas que les EA aient une flopée de trucs dans leurs manches; ils le font réellement.
De nombreux EA conservent un « petit livre noir » (un document Word ou un fichier Excel) de ressources, une liste d’outils pratiques, de services, de liens et de contacts. (Sachant qu’ils rencontreraient probablement presque n’importe quel défi nommable dans leur carrière, ces EA avertis ont trouvé un moyen de se souvenir de chaque ressource potentiellement utile.)
Commencez votre propre liste de ressources avec notre secret préféré:
- L’aide. Considérez cette newsletter hebdomadaire freemium comme un raccourci pour découvrir tous les secrets les mieux gardés, les outils technologiques les plus utiles et les conseils testés sur le terrain d’autres EA extrêmement pointus. Vous pourriez même avoir l’impression d’avoir un superpuissance lorsque vous recevez chaque semaine de nouveaux secrets sur un plateau d’argent (un courrier électronique magnifiquement formaté).
2. Calme sous pression
Ne sucrons pas les choses – les cadres peuvent être exigeants! La plupart des cadres ont des emplois à haute pression, et cette pression vous est souvent transmise.
Tous les jours ne seront pas un exercice d’incendie, mais il est essentiel que vous puissiez fonctionner dans les situations de haute pression qui se présenteront sans aucun doute à vous.
Pour revenir à mon exemple précédent, il y avait quelque chose en plus de sa débrouillardise qui a aidé l’EA dans mon histoire à accrocher ces billets Laker – cette profonde respiration qu’elle a prise.
Elle est restée calme sous la pression d’une tâche difficile avec un délai serré. Elle avait déjà été dans cette situation et savait que si elle calmait son esprit et se concentrait sur ce qu’elle pouvait contrôler – son effort – elle serait capable de faire quelque chose.
Voici quelques ressources pour vous aider à rester calme lorsque les choses deviennent un peu folles.
3. Débrouillardise obstinée
En tant qu’EA, combien de fois vous a-t-on demandé de réussir l’impossible?
Un bon assistant sait que rendre l’impossible possible vient avec le territoire. Pour ce faire, vous avez besoin de débrouillardise et de résolution pour vous en sortir.
L’un des exploits d’EA les plus impressionnants que j’ai jamais vus remonte à quelques années dans une entreprise de technologie de Los Angeles. L’un des assistants Exécutifs a reçu une demande de son patron vers 10 heures du matin. un vendredi:
« Hé, je reçois un investisseur VIP ce soir », lui dit-il en passant devant son bureau. « J’ai besoin de deux sièges au bord du court pour le match des Lakers de ce soir. »
Le fait est que les sièges de Laker au bord du court sont assez difficiles à trouver dans des circonstances normales. Mais ce n’étaient pas des circonstances normales. C’était les séries éliminatoires. C’était le billet le plus chaud de la ville.
Je n’oublierai jamais ce qu’elle a fait après que son patron soit entré dans son bureau après avoir largué avec tant de désinvolture cette bombe sur elle –
Elle s’est arrêtée, a pris une profonde respiration et s’est immédiatement mise au travail. Elle a parcouru les sites de billets, appelé courtiers de billets, chassé de fausses pistes sur Craigslist. Quand cela n’a pas fonctionné, elle a décroché le téléphone et a puisé dans son réseau d’autres EA, encaissant des faveurs de longue date et négociant des faveurs sur toute la ligne.
Pour être honnête, je ne sais toujours pas exactement comment elle a fait. Ce que je sais, c’est que j’ai vu son patron et son invité VIP à la télévision ce soir-là, assis sur la touche et faisant des bêtises à chaque fois que Kobe (RIP) drainait un trois.
4. Prouesse technologique
Voici un autre chapeau à ajouter à la longue liste que l’EA moyen doit porter – personal IT professional.
En plus des outils professionnels habituels comme Microsoft Office ou G-suite de Google, l’EA d’aujourd’hui doit maîtriser la myriade de systèmes, d’applications et de plugins que les dirigeants utilisent pour faire leur travail. Cela peut signifier une connaissance pratique de Slack, Calend.ly , Evernote, Hootsuite, Salesforce et Zuora, pour n’en nommer que quelques-uns.
Il ne s’agit pas seulement d’obtenir une compréhension de base pour la coller sur votre CV. Prendre le temps d’utiliser pleinement ces outils vous aidera à améliorer votre productivité globale et peut assurer à votre cadre que vous êtes prêt pour tout outil qui se présente sur votre chemin.
Lorsque les choses tournent de côté sur le plan technologique, un EA a rarement le temps d’attendre qu’IL répare les choses. La capacité de dépanner votre patron est une compétence indispensable. Cela est particulièrement vrai dans les environnements de démarrage, où une EA peut être la chose la plus proche d’un spécialiste informatique de l’entreprise.
5. Pensée d’ensemble
Les meilleurs EA deviennent des confidents de confiance et des conseils pour leurs dirigeants.
Rappelez-vous, vous avez une perspective que très peu de gens dans l’entreprise ont. Vous interagissez avec des employés à tous les niveaux et travaillez probablement avec des tonnes de départements.
Mais pour jouer le rôle de caisse de résonance pour votre patron, vous devez d’abord avoir une solide compréhension de votre entreprise afin de poser des questions plus granulaires dans le contexte plus large des objectifs de votre entreprise.
Si vous n’êtes pas tout à fait confiant dans votre compréhension des tenants et aboutissants de votre entreprise et de vos concurrents, il existe un moyen simple et amusant de vous mettre rapidement au courant. Déjeuner!
Organisez un déjeuner chaque semaine avec quelqu’un d’un département différent dans le but exprès d’en savoir plus sur ce qu’il fait et sur la façon dont son équipe contribue à la mission plus vaste de l’entreprise.
Vraiment creuser. Posez des questions comme, quelles ont été les plus grandes victoires de votre équipe? Les plus grands défis? Lequel de nos concurrents vous garde éveillé la nuit? Si vous aviez une baguette magique, que changeriez-vous de l’entreprise du jour au lendemain? L’industrie ?
Après votre conversation, notez les deux ou trois points à retenir les plus importants de votre conversation. Gardez-les dans une feuille de calcul pour une référence facile.
Non seulement c’est un excellent moyen de réseauter au sein de votre entreprise, mais vous aurez rapidement acquis les connaissances fondamentales dont vous avez besoin pour fournir des informations précieuses à votre patron.
6. Organisation impeccable
Cela va peut-être de soi, mais l’organisation est un must absolu pour les assistants de direction. Le rôle d’EA est un rôle en évolution rapide et en constante évolution, vous ne pouvez donc pas vous permettre de perdre de précieuses secondes sans organisation. En fait, une bonne évaluation environnementale développe des systèmes organisationnels et améliore les processus hérités désordonnés.
Si votre jeu d’organisation pourrait bénéficier d’améliorations, nous vous recommandons de vérifier monday.com – l’outil visuel pour les assistants de direction !
7. Hiérarchisation impitoyable
Retour à l’idée d’EA comme « garde-porte. »
Bien que je pense que cette étiquette est une simplification excessive, elle sonne vrai d’une manière fondamentale: les EA de rockstar aident leurs patrons à limiter les distractions et à se concentrer uniquement sur les problèmes les plus urgents et les activités à fort effet de levier.
En termes plus simples, les AE doivent aider leurs patrons à établir des priorités, et ils doivent être absolument impitoyables à ce sujet.
Il faut un bon jugement de votre part pour déterminer ce qui mérite l’attention et ce que vous devez arrêter. Mais tout ne dépend pas de toi. La hiérarchisation est quelque chose sur lequel vous travaillez en collaboration avec votre patron et c’est certainement quelque chose dans lequel vous vous améliorerez tous les deux au fil du temps.
La première étape essentielle consiste à être clair sur les objectifs généraux. En termes simples, vous ne pouvez pas établir de priorités sans des objectifs clairs pour vous guider.
8. Discrétion absolue
Qu’il s’agisse d’informations sur une acquisition à venir, de questions RH, de rapports financiers ou de secrets commerciaux, les cadres supérieurs traitent constamment des informations sensibles.
Ce qui, bien sûr, signifie que leurs assistants le font aussi.
La transparence est une vertu dans les affaires, mais même les organisations les plus ouvertes traitent des informations privilégiées qui doivent être manipulées avec délicatesse.
La confiance est probablement le principal facteur déterminant de la réussite dans le rôle d’EA. L’un des moyens les plus sûrs d’éroder la confiance entre vous et votre patron est d’être négligent avec des informations sensibles. Bavarder, alimenter les rumeurs de bureau ou publier des informations sur les affaires d’entreprises privées dans des forums publics comme les médias sociaux n’est jamais acceptable.
Bien sûr, des erreurs se produisent. Un glissement de langage ou un e-mail erroné peut avoir le même effet qu’un Tweet public sur les mises à pied à venir de votre entreprise.
La meilleure chose à faire est de s’en approprier. Informez votre patron de la situation et travaillez ensemble pour y remédier.
9. Multitâche stratégique
Oui, nous savons que le multitâche est un mythe. Nos cerveaux ne sont tout simplement pas faits pour gérer plus d’une tâche complexe à la fois.
Cependant, comme nous l’avons entendu à maintes reprises de la part des assistants de direction, un certain degré de multitâche est essentiel au rôle.
L’astuce consiste à associer des tâches plus simples comme répondre aux e-mails ou réserver un voyage. Si vous êtes en attente, pourquoi ne pas faire un dépôt rapide ou une saisie de données?
Priorisez définitivement vos tâches intensives de concentration et éliminez-les une par une. Mais lorsque vous le pouvez, associez les activités les plus insensées pour maximiser votre temps.
Sinon, comment pouvez-vous en faire plus dans le même laps de temps? Concentrer.
Une fois que vous avez priorisé vos tâches, donnez-leur 100% de votre attention, même si vos pensées essaient de se diriger vers toutes les tâches que vous devez aborder ensuite. De nombreux maîtres de tâche ne jurent que par la technique Pomodoro pour parcourir leurs listes de tâches.
Sélectionnez simplement une tâche, réglez une minuterie pendant environ 25 minutes et concentrez-vous uniquement sur cette tâche jusqu’à épuisement de la minuterie. Ensuite, faites une pause et répétez. Les courts incréments rendent l’attention ciblée plus accessible.
10. Anticipation surnaturelle
Vraiment super EAs joue aux échecs, pas aux dames.
Pour vraiment s’épanouir dans le rôle, vous devez être capable de voir dix mouvements d’avance et d’anticiper les problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes à part entière.
Cela se joue de deux manières. Le premier est ce que j’appelle « l’anticipation situationnelle. »C’est à ce moment que vous voyez les éléments d’un problème potentiel se réunir et que vous travaillez de manière proactive pour les empêcher de se développer.
La seconde est « l’anticipation personnelle » et consiste à connaître les préférences et les particularités propres à votre patron.
Par exemple, si votre expérience vous a appris que votre patron est plus affûté le matin qu’après le déjeuner, programmez cette réunion difficile le matin, pas l’après-midi.
Dans les deux cas, anticiper les problèmes et se pincer dans l’œuf peut vous éviter d’innombrables maux de tête tout au long de la route, et vous permettre, à vous et à votre patron, de vous concentrer sur les choses importantes.
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11. Intelligence émotionnelle
Les EA traitent des gens – beaucoup d’entre eux. En interne, vous interagissez avec les employés à tous les niveaux de l’organisation, des contributeurs d’entrée de gamme aux managers, en passant par les cadres supérieurs.
Extérieurement, il en va de même. En une seule journée, vous pourriez avoir affaire à des dirigeants d’autres sociétés, à des investisseurs et à des membres du conseil d’administration, à des fournisseurs qui se battent pour les affaires de votre entreprise ou à des journalistes qui tentent de faire dire quelque chose à votre patron.
Les compétences humaines sont indispensables, et une grande partie de cela consiste à lire les indices émotionnels et le langage corporel des gens. Cela pourrait faire la différence entre diffuser une situation difficile ou jeter votre patron aux lions (ce qu’elle n’appréciera certainement pas).
Découvrez les 10 Commandements de l’Intelligence émotionnelle de Inc pour en savoir plus sur d’autres choses que vous pouvez faire pour développer vos compétences humaines.
12. Communication de niveau expert (et un penchant pour la conversation réelle)
Pour les mêmes raisons, les compétences en communication sont une grande partie de l’équation de l’EA. Un assistant exécutif est comme un porte-parole de son exécutif. Dans de nombreuses situations, vos mots sont traités comme s’ils étaient ceux de votre patron, des e-mails soignés et une étiquette téléphonique appropriée sont donc indispensables. Vous devez également être capable de communiquer la stratégie de manière claire et précise, ainsi que d’être persuasif de temps en temps.
De nombreux EA assument également des rôles de communication interne de facto, rédigeant des e-mails internes au nom de leur patron. Ces e–mails peuvent atteindre des départements entiers, même des entreprises entières, de sorte que des compétences rédactionnelles de premier ordre sont un atout énorme.
Au-delà de cela, la communication est fondamentale. La plupart des compétences énumérées dans cet article ne sont tout simplement pas possibles sans une bonne communication.
Voici quelque chose d’autre à considérer en matière de communication – un bon EA sait que les vrais discours régissent la journée.
N’oubliez pas que les dirigeants veulent être en mesure de rebondir sur vos idées ou d’évaluer votre réaction aux solutions proposées. Mais cela ne fonctionne que si vous restez fidèle à votre point de vue réel.
Votre patron ne veut pas d’un oui-homme ou d’une oui-femme. Elle veut (et a besoin) d’entendre ce que vous pensez vraiment.
Alors gardez-le réel. Les cadres peuvent vivre dans une bulle. C’est à vous d’être leur vérification de la réalité de temps en temps.
13. Vitesse et détermination
Il n’y a pas de temps pour l’équivoque dans le monde trépidant de l’assistant de direction. Une bonne évaluation environnementale résume la situation, rassemble les informations nécessaires, pose les bonnes questions, puis, surtout, agit.
Certes, vous aurez rarement toutes les informations dont vous avez besoin. Mais il est préférable d’agir rapidement et en toute confiance et de faire avancer les choses plutôt que d’attendre plus de clarté, ou pire, une autorisation.
Nell McShane Wulfhart, Coach décisionnelle pour The Muse, décrit 4 étapes qui aident quiconque à prendre des décisions plus rapides et plus intelligentes. Voici ce que Wulfhart dit que vous devez faire lorsque vous prenez une décision importante:
« Clarifiez ce que vous voulez vraiment. »
« Ne choisissez pas quelque chose juste parce que vous êtes » censé le faire. »
» Rappelez-vous que faire quelque chose l’emporte sur ne rien faire. »
» La pratique est décisive. »
Lisez l’article complet ici.
14. Une peau épaisse et un Sens de l’humour
Voici la chose. Il ne fait aucun doute que vous avez un travail important, tout comme l’exécutif avec qui vous travaillez si étroitement jour après jour. Vous pourriez avoir un coup de main dans certaines décisions assez importantes, celles qui affectent l’avenir de votre entreprise et les moyens de subsistance des personnes avec lesquelles vous travaillez.
Mais au bout du compte, il y a de fortes chances que la plupart des décisions ne soient pas la vie ou la mort. Il est important de garder les choses en perspective et de pouvoir rire de vous-même (et de votre patron) de temps en temps.
La capacité de rouler avec les coups de poing, de réinitialiser après une mauvaise journée et de garder les choses en perspective sont tous essentiels pour devenir un EA tueur.
15. Réseau
Rappelez-vous l’EA qui a marqué des tickets des Lakers impossibles à trouver? Elle a puisé dans son solide réseau pour faire de la magie. Sans soutien, conseils et connexions supplémentaires, l’EA n’aurait peut-être pas eu autant de succès; on ne peut accomplir tant de choses qu’en demandant des faveurs sur Craigslist. Lorsque les tâches atteignent des proportions légendaires, il faut un village pour les accomplir.
Pour construire et maintenir un réseau de soutien solide, les AE doivent cultiver des compétences de réseautage incroyables.
Voici quelques-uns de nos conseils et astuces de réseautage préférés:
- Rejoignez autant de groupes Facebook et en ligne que vous le pouvez. Ce sont des lieux parfaits pour obtenir rapidement des réponses à des questions difficiles.
- Utilisez Meetup pour créer votre propre groupe de support EA qui se réunit chaque semaine.
- Si vous interagissez souvent avec des EA d’autres entreprises, envoyez-leur des demandes de connexion LinkedIn et invitez-les à des dates de café occasionnelles.
- Payez-le en avant. Si vous naviguez sur un forum en ligne ou assistez à un événement et que vous entendez parler d’une autre EA dans le besoin, offrez vos services immédiatement. Si jamais vous voulez obtenir du soutien, assurez-vous de le donner généreusement.
- Commencez un blog de niche. Créer un contenu très spécifique qui parle à d’autres EA est un excellent moyen de se tailler un réseau de professionnels partageant les mêmes idées.
16. Compétences de négociation
Vous voulez savoir quoi d’autre l’EA qui a marqué des billets des Lakers impossibles à trouver a bien fait? Elle a utilisé ses talents de négociatrice pour obtenir des billets que tout le monde voulait.
À la fois art et science, la négociation en mystifie beaucoup. Il peut sembler que certaines personnes viennent de naître avec un certain je ne sais quoi qui inspire les autres à faire leur offre, et peut-être l’étaient-elles. Mais plus que probablement, ces personnes ont cultivé leurs impressionnantes compétences de négociation. Tu peux aussi.
L’Université de Santa Clara a une page de ressources fantastique sur le développement des compétences de négociation. Voici quelques points à retenir :
- Entraînez-vous souvent à négocier, surtout lorsque rien n’est en jeu. Le Centre de ressources sur l’enseignement de la négociation du programme de la Harvard Law School propose des centaines de simulations pour démarrer votre pratique.
- Mettez-vous à la place de l’autre. Comment voient-ils la situation?
- Considérez l’effet de levier des deux côtés. Avez-vous une bascule uniforme ou biaise-t-elle d’un côté? Comment pouvez-vous l’incliner vers votre côté?
- Lancez une mentalité de « gagner » ou de « perdre ». Après une bonne négociation, tout le monde devrait repartir avec quelque chose.
17. Compétences en analyse
Dans l’introduction, nous avons mentionné que les rôles EA se développaient régulièrement de manière plus stratégique. Suivez les attentes changeantes et augmentez votre capacité à penser de manière stratégique en développant des compétences analytiques.
Vous pouvez tirer parti de solides compétences analytiques dans toutes les situations, de la gestion de scénarios sociaux difficiles à la prise de décisions budgétaires d’entreprise de grande envergure. Ces compétences transforment des employés solides en penseurs critiques indispensables qui semblent toujours avoir les réponses.
Pour développer davantage de capacités de réflexion analytique, les experts en éducation d’Udemy, une plate-forme d’apprentissage en ligne, recommandent une variété d’étapes simples. Voici quelques points à retenir adaptés:
- Visualisez vos actions hypothétiques et développez vos capacités de réflexion grâce à des expériences de pensée. Lorsqu’une situation réelle surgit, vous serez prêt à y faire face avec vos compétences de raisonnement aiguisées.
- Évaluez le monde à travers une lentille logique. Lorsque vous entendez une déclaration ou lisez une nouvelle, demandez-vous si cela peut être prouvé ou non. Cette pratique facilite les décisions stratégiques et entraîne votre cerveau à compléter vos décisions et vos idées avec des preuves.
- Interrogez les chiffres. Les faits, les chiffres et les statistiques ne sont aussi bons que leurs méthodes de collecte. Étant donné que de nombreux cadres souhaitent que les chiffres appuient les décisions, il est important que les SA sachent interroger les sources. Par exemple, si un rapport d’une enquête récente suggère que la plupart des employés seraient plus heureux s’ils avaient du café gratuit, vous pouvez vous renseigner sur la taille de l’échantillon. Les chiffres peuvent sembler significatifs, mais si seulement 20 personnes sur une entreprise de 500 personnes ont effectivement répondu au sondage, les résultats pourraient ne pas être concluants après tout.
Les gens Posent Également Ces Questions Sur Les Compétences Des Assistants de Direction
Q:Que fait un assistant de direction en 2021?
- A: La fonction d’évaluation environnementale est passée d’un rôle de soutien à un rôle de partenaire stratégique. Les dirigeants d’aujourd’hui s’appuient sur leurs assistants non seulement pour l’aide administrative, mais aussi pour les conseils, l’expertise technique et l’analyse critique. On s’attend à ce que les EA s’intéressent à des choses aussi vastes et variées que la gestion de projet, la planification d’événements et les communications internes. SnackNation a interviewé 1 000 personnes d’EA pour vous présenter les 17 meilleures compétences d’Assistant Exécutif en 2021 !
Q : Comment puis-je m’améliorer en tant qu’assistant de direction?
- A: Lors de nos recherches pour notre rapport annuel sur l’état de l’adjoint de direction, nous avons constaté que les EA font généralement le travail de trois personnes ou plus par elles-mêmes. Un rôle exigeant comme celui-ci nécessite des compétences de niveau expert. Donc, que vous soyez engagé dans la voie de l’EA ou que vous souhaitiez utiliser le rôle pour accéder à l’emploi de vos rêves, voici les compétences dont vous aurez besoin pour impressionner vos patrons et avoir le plus grand impact pour votre équipe.
Q: Quelles sont les compétences les plus importantes à acquérir en tant qu’assistante de direction?
- A: Chaque assistant exécutif devra développer un ensemble de compétences uniques en fonction des responsabilités, de la personnalité et du style de communication de son cadre exécutif. Dans cet esprit, il existe toujours des compétences recommandées et testées au combat que les meilleurs assistants de direction ne jurent que par. Quelques exemples que nous couvrons dans notre article sont les Prouesses technologiques, la Hiérarchisation Impitoyable, la Discrétion absolue, la Multitâche Stratégique et la Connaissance de Tous les Secrets les mieux gardés.
(PS – Faites-en plus avec l’Assist — la newsletter hebdomadaire gratuite #1 conçue pour les assistants par les assistants.)
Et toi ? Quelle est la compétence qui a été la plus responsable de votre succès?