On nous demande souvent à One Legal comment réduire la taille d’un fichier PDF pour s’assurer que celui-ci est accepté par le système de gestion des affaires d’un tribunal et donc transmis avec succès.
Il existe toute une gamme de règles sur la taille des fichiers en fonction du système de back-office que la cour utilise pour gérer les dépôts qu’elle reçoit. Dans la plupart des tribunaux de dépôt électronique aux États-Unis, le fichier doit être inférieur à 35 Mo., et chaque tribunal californien a ses propres limites. Vous pouvez consulter la taille maximale du fichier pour votre tribunal sur notre Centre d’assistance et trouver des informations sur les autres règles des tribunaux locaux.
En général, cependant, il y a très peu de raisons pour que les PDF atteignent des centaines de mégaoctets à moins qu’ils ne contiennent des pièces qui doivent absolument être enregistrées en tant que photographies à très haute résolution. En suivant quelques étapes simples, même les dépôts de plusieurs centaines de pages peuvent être réduits pour répondre aux exigences.
Comment déterminer la taille de votre document PDF
Si vous utilisez Adobe Acrobat, vérifier la taille de votre PDF est simple. Cliquez simplement sur Fichier, puis Propriétés. Vous verrez de nombreuses informations sur votre document, y compris sa taille.
Vous pouvez également accéder au dossier contenant votre document, cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et cliquer sur Propriétés.
Les fichiers plus volumineux prendront plus de temps à télécharger, seront lourds à partager électroniquement (par e-mail, par exemple) et utiliseront plus rapidement le stockage de fichiers de votre cabinet d’avocats. Et même lorsque les tribunaux acceptent des fichiers de plus grande taille, ils préfèrent traiter des fichiers plus petits et optimisés.
Alors, comment devriez-vous réduire la taille de vos documents PDF? Voici cinq conseils rapides.
#1Évitez de numériser des fichiers PDF dans la mesure du possible
Il est une idée fausse courante que, pour créer des fichiers PDF ou pour combiner plusieurs documents et expositions en un seul PDF, vous devez tout imprimer et les numériser ensemble. Les fichiers convertis électroniquement sont généralement de taille beaucoup plus petite que les numérisations.
Vous n’avez besoin que de numériser des documents qui existent uniquement sous forme papier — tous les autres documents peuvent être convertis électroniquement à partir du fichier d’origine en les enregistrant au format PDF. De plus, des documents individuels peuvent être rapidement combinés en PDF à l’aide de logiciels tels qu’Adobe Acrobat, évitant ainsi d’avoir à imprimer des documents pour les combiner.
En savoir plus: Comment rédiger correctement un PDF
#2 Enregistrer en « PDF de taille réduite »
Si votre fichier est encore très volumineux après l’avoir créé électroniquement, plutôt que par numérisation, vous pouvez encore suivre certaines étapes. Le plus simple est de réenregistrer votre fichier au format PDF de taille réduite.
Dans la dernière version d’Adobe Acrobat, ouvrez le fichier PDF que vous souhaitez réenregistrer en tant que fichier plus petit, choisissez Fichier, Enregistrer en tant qu’autre, puis Format PDF réduit. Vous serez invité à sélectionner la compatibilité de version dont vous avez besoin, puis vous pourrez cliquer sur OK pour enregistrer. Nous vous recommandons de définir votre compatibilité avec au moins Acrobat X, car cette version est encore largement utilisée.
Cette méthode est simple et rapide, mais sachez qu’elle réduira la qualité des images et supprimera les signatures numériques. Si vous souhaitez plus de contrôle sur la façon dont votre PDF est compressé dans Acrobat, utilisez plutôt la méthode d’optimisation décrite ci-dessous.
En savoir plus: Comment convertir un formulaire à remplir pour le dépôt électronique
#3 Utilisez l’optimiseur PDF d’Adobe Acrobat
Parfois, vous voudrez plus de contrôle sur les éléments de votre document dont la qualité est réduite ou supprimée. Dans ces circonstances, vous devez choisir l’outil PDF optimizer.
Avant d’optimiser un fichier, il est conseillé d’auditer l’utilisation de l’espace du fichier — vérifiez quels éléments, tels que les polices, les images, etc., utilisent le plus de données. Les résultats de cela peuvent vous donner des idées sur le meilleur endroit pour réduire la taille du fichier.
Pour commencer l’optimisation, ouvrez votre PDF dans Acrobat, cliquez sur Fichier, Enregistrer sous Autre, puis sur PDF optimisé. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Utilisation de l’espace d’audit dans le coin supérieur droit. Vous verrez un tableau d’informations un peu comme ceci:
L’optimiseur vous donne un contrôle complet sur les éléments de votre PDF qui seront compressés. Cochez la case à côté d’un panneau (par exemple, Images, polices), puis sélectionnez options dans ce panneau. Il y a beaucoup de choix, il vaut donc la peine de lire le fichier d’aide d’Adobe pour comprendre ce que chaque option fait.
D’accord, nous savons que tout le monde n’utilise pas Adobe Acrobat. Quelles options s’offrent à vous si vous utilisez un autre logiciel ou uniquement Adobe Reader de base ? Voici deux autres options pour réduire la taille de votre fichier PDF si vous n’utilisez pas Acrobat.
En savoir plus: 7 mythes et idées fausses sur le PDF
#4Réduisez la taille lorsque vous enregistrez dans Word
Dans Word, pour convertir un document en PDF, vous utilisez l’option Enregistrer sous. Cette option produit généralement un fichier assez petit, en fonction du nombre d’images dans votre document. Cependant, si vous trouvez que votre PDF converti par Word est encore trop volumineux, il existe une autre option dans Word qui produira un fichier beaucoup plus petit. Voici comment l’utiliser:
Ouvrez le document Word que vous allez convertir en PDF. Cliquez sur le bouton Fichier, puis Enregistrez sous. Dans le menu Enregistrer sous type, sélectionnez PDF et entrez le nom de votre fichier préféré. Voici l’étape supplémentaire: là où il est dit Optimiser pour au bas de la boîte de dialogue, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).
En savoir plus: Comment corriger les erreurs OCR avec Adobe Acrobat
#5 Utilisez un outil d’impression au format PDF
D’autres outils PDF (non Adobe) contiennent généralement des fonctionnalités qui réduiront la taille de votre PDF. Cependant, si vous cherchez une option gratuite, il y en a disponibles. Actuellement, le créateur de PDF gratuit le plus téléchargé (selon download.com ) est PrimoPDF.
Une fois que vous avez installé PrimoPDF, ouvrez simplement le PDF que vous souhaitez compresser (dans Acrobat Reader, ou un navigateur Web, par exemple), appuyez sur Ctrl +P pour ouvrir la boîte de dialogue d’impression, sélectionnez PrimoPDF dans la liste des imprimantes disponibles, puis cliquez sur Créer un PDF.
Notez que cette méthode, comme la simple sauvegarde en format PDF réduit dans Adobe Acrobat, réduit la qualité et la résolution de l’image.