L’art de rédiger un mémo d’entreprise est en fait quelque chose d’un art perdu.
Avec l’essor des communications numériques et une dépendance excessive aux téléphones portables et aux SMS et e-mails rapides, il ne semble pas y avoir beaucoup de place pour le vénérable mémo.
C’est regrettable, car un mémo d’entreprise bien conçu peut supprimer les formalités administratives bureaucratiques et transmettre des messages importants à la bonne personne, de manière claire et concise.
Les notes de service sont hautement préférables aux e-mails lors de la publication d’informations et de données sur des questions clés de l’entreprise, telles que les changements de politique ou la nomination d’un nouveau directeur général.
Comment écrire le meilleur mémo? Court et doux est un bon point de départ, et une capacité à communiquer vos points clés est un bon moyen de terminer.
Jetons un coup d’œil et voyons comment rédiger le meilleur mémo professionnel.
Comment rédiger un mémo
Par définition, un mémo (abréviation de mémorandum) est un document commercial qui vise à engager les membres du personnel au sein d’une entreprise et à communiquer des messages importants sur des questions clés concernant les réunions, les politiques de l’entreprise et les affaires de l’entreprise.
La rédaction d’un bon mémo repose principalement sur une bonne mise en forme, une structure solide et la capacité de transmettre clairement et succinctement le message souhaité.
Pour couvrir les bases sur tous les fronts ci-dessus, parcourons le processus, étape par étape, en créant un mémo magistral.
Ajouter le titre
Le titre d’un mémo est court et précis, et est toujours placé en haut de la page. Habituellement, un terme est utilisé dans le titre (pensez à « mémo » ou « mémo au personnel. ») Idéalement, vous voulez que votre message se démarque au milieu de la pile de documents et d’e-mails qui inondent souvent le lieu de travail moderne. Diriger votre titre vers le public / destinataire prévu fait exactement cela.
Assurez-vous d’inclure la Date
La date est nécessaire comme point de référence temporel. Il montre au destinataire quand la note a été rédigée et, dans de nombreux cas, donne à la note un sentiment d’urgence, et que son contenu et ses instructions doivent être pris au sérieux.
3. Indiquez Qui Reçoit le Mémo Avec « À »
Indiquez Clairement Qui Est le Mémo « De »
Cette ligne désigne l’auteur du mémo, par son nom et son titre (c’est-à-dire » du bureau de Sally Stone, directrice des ventes. ») Souvent, pour souligner l’importance du mémo, le titre comprend la signature de l’expéditeur, par des initiales. Habituellement, cela se produit lorsqu’un subordonné écrit le mémo pour un superviseur ou un responsable – ce responsable signera le mémo pour montrer aux destinataires que tout ce qui est dans le mémo est approuvé et nécessite une attention ou une réponse.
Ajouter un sujet clair
Cette ligne indique le sujet du mémo et doit toujours être écrite de manière claire, concise et contraignante. Par-dessus tout, vous voulez que votre mémo se démarque et fasse passer votre message. Ce processus commence vraiment par la ligne d’objet et vise à indiquer clairement de quoi parle le mémo.
Écrivez le corps
Cette section va plus en détail sur le sujet du mémo. L’objectif est d’arriver au point rapidement (c’est-à-dire: » Nous avons organisé une réunion le lundi, janvier. 6 pour discuter des objectifs et des priorités de vente du premier trimestre. ») La première ligne est très importante, car elle définit le tableau pour le reste du mémo. Il est idéal de diviser le corps du mémo en paragraphes courts – trois devraient être l’objectif. Pas plus que cela et vous commencez à perdre l’attention de vos destinataires. N’oubliez pas que l’objectif est clair et concis avec un bon mémo. Le dernier paragraphe devrait comporter un appel à l’action, c’est-à-dire quelque chose de convaincant pour inciter le destinataire à agir.
Signez avec une bonne clôture
La dernière partie du mémo peut inclure une signature de l’expéditeur en bas, mais ce n’est pas nécessaire. Il suffit de signer et de dater la signature, pour officiellement « sceller l’accord » sur le mémo, et faire savoir au lecteur de qui, exactement, le mémo provient. Il est cependant plus important de terminer le mémo par un appel ferme à l’action, en informant vos lecteurs des mesures spécifiques à prendre.
Bons modèles de mémos à utiliser
Pour vous aider à rédiger un meilleur mémo et vous donner un exemple visuel de ce qu’un bon mémo devrait aimer, consultez ces exemples de mémos:
- Vertex 42: Ce site Web propose une variété de modèles différents, y compris des mémos professionnels « occasionnels » et « formels ».
- Office.com : Cette page Web est très utile lors du choix du design approprié pour votre mémo.
- TemplateArchive.com : Ce site fait un excellent travail en décomposant le processus de mémo en morceaux faciles à comprendre. Il comprend des sections sur les modèles, quand envoyer un mémo et la mise en forme du mémo.
Quand Devez-vous envoyer un Mémo ?
Savoir quand écrire un e-mail est tout aussi important que savoir comment écrire un mémo. Par exemple, il existe des scénarios où un court e-mail suffira, ou un babillard numérique interne vous amènera à votre public correct.
Dans l’ensemble, cependant, la rédaction d’un mémo est optimale dans les scénarios suivants:
- Lorsque vous devez envoyer un message qui fait impression. Les e-mails sont parfaits pour faire passer un message rapidement, mais un mémo peut créer un message conçu pour durer. Si votre message comporte un problème ou une recommandation grave, un mémo est préférable à un e-mail pour faire passer votre message.
- Lors du formatage correct de votre message est important. Si votre message doit inclure des puces, des en-têtes ou des graphiques, un mémo est un excellent moyen d’engager les membres du personnel.
- Lorsque votre message est destiné à être imprimé. Si votre message va se retrouver sur un babillard d’entreprise ou sous forme de newsletter, ou si votre message sera utilisé lors d’une réunion d’entreprise, un mémo officiel est la solution.
Vous devez éviter d’écrire un mémo lorsqu’un e-mail suffit. C’est généralement le cas lorsque vous avez un message très court à envoyer, ou si vous êtes sur la route avec votre téléphone intelligent et que vous n’avez pas le temps de structurer et de formater un mémo.
Conseils pour rédiger un excellent mémo
Utilisez ces conseils pour rédiger des mémos qui se démarquent, se font remarquer et sont rapidement appliqués.
- Respectez la politique de l’entreprise sur les mémos. La plupart des entreprises, en particulier les plus grandes, ont un script ou un plan standard à suivre lors de la rédaction d’un mémo. Restez près de lui et utilisez le plan pour faire passer votre point de vue.
- Gardez vos phrases et paragraphes courts et précis. Comme l’a dit Ernest Hemingway, » la brièveté est la clé. »Les mémos longs et verbeux sont des mémos qui souvent ne sont pas lus.
- Utilisez des puces. Pour être plus succinct et faire passer votre point de vue, utilisez des puces pour mieux transmettre votre message.
- Concentrez-vous sur l’appel à l’action. La fin du mémo, où un appel à l’action est inclus, est essentielle au processus de mémo. Concentrez-vous sur le verbiage qui inspire le lecteur et le fait bouger. Posez-vous cette question: quel est le meilleur à retenir que je veux que les lecteurs absorbent du mémo?
- Modifier pour la grammaire. Personne ne veut lire un mémo jonché de fautes de frappe et d’erreurs grammaticales. Assurez-vous de relire votre mémo et d’investir dans un bon logiciel de grammaire comme Grammarly.