Comment planifier votre journée pour une productivité optimale

Consultez notre guide complet sur la façon de créer un horaire pour tirer le meilleur parti de vos journées.

Nous avons tous les mêmes vingt-quatre heures par jour. Alors, pourquoi les gens qui réussissent font-ils autant de choses dans leurs vingt-quatre heures alors que d’autres ont du mal à accomplir les tâches sur une liste de tâches de base?

Une réponse est la gestion du temps. Beaucoup de gens ont du mal à utiliser leur temps efficacement tout au long de la journée. Mais si c’est vous, ne vous inquiétez pas. En utilisant des conseils de productivité et en créant et en respectant un horaire quotidien efficace, vous pouvez faire plus et faire mieux chaque jour.

Pourquoi La Planification de Votre Journée est Importante

Comment Planifier Votre Journée

• Définissez Votre Raison
• Définissez Des Priorités
• Estimez Combien De Temps Une Tâche Prendra
• Travaillez Plus Intelligemment, Pas Plus Dur

Types de Techniques de Planification

• Créez une Routine Matinale Productive
• Évitez De Changer De Tâche
• Tâches par lots
• Attendez-vous à l’inattendu
• Tirez parti de la technologie
• Rappelez-vous du papier
• Mangez la grenouille
• Évaluez et pivotez

Pourquoi la planification de votre journée est importante

Le temps est une ressource finie pour nous tous. Laisser votre nombre limité de jours et d’heures au hasard n’est pas une gestion responsable des ressources. Au lieu de cela, utilisez un horaire et récoltez les fruits:

• Réduisez le temps perdu: À moins que vous ne mettiez « 2 heures sur les médias sociaux et les jeux vidéo” dans votre horaire quotidien, l’utilisation de votre horaire vous évite de perdre du temps sur des choses qui ne sont pas à l’ordre du jour.
• Augmenter le bonheur: Même la science est d’accord. Suivre un horaire vous rend plus heureux!
• Améliorer la productivité: Vous en faites plus lorsque vous suivez un calendrier.
• Réduire le stress: La planification crée plus de certitude, ce qui réduit le stress et améliore la santé. Gagnant-gagnant!
• Faciliter la collaboration: Chaque fois que vous travaillez avec une équipe, un emploi du temps vous permet de rester tous sur la même page au même endroit au même moment.

Comment planifier votre journée

Il est clair que la planification de votre journée est précieuse. Cependant, vous ne pouvez pas simplement jeter des trucs sur votre calendrier de Chatons mignons et espérer une vie productive.

Au lieu de cela, vous avez besoin d’une stratégie pour planifier la productivité et effectuer efficacement le travail important. Voici quelques principes directeurs pour vous aider à utiliser un horaire pour des journées efficaces.

Avouons-le. Tout ce que nous faisons en une journée n’est pas amusant. Il y a certainement des tâches que nous ne voulons tout simplement pas faire. Nous pouvons compter sur du courage et de la détermination pour alimenter, mais cela peut saper l’énergie. Au lieu de cela, trouvez une motivation interne en définissant votre pourquoi.

Tout le monde est différent, mais c’est le sens et le but de tout ce que nous faisons. Ce concept a été popularisé par Simon Sinek dans son livre Start With Why. Sinek démontre que le « pourquoi » peut vraiment motiver les individus et les entreprises à atteindre leurs objectifs.

Votre pourquoi devrait être plus grand que « Parce que je dois le faire » ou « Parce que quelqu’un m’a dit de le faire.”Pour un individu, il pourrait y avoir une vie sûre et heureuse pour ses enfants. Pour les entreprises, un pourquoi pourrait ressembler davantage à « Aider les gens à réussir. »

Alors, tout ce que vous faites en tant que personne ou en tant qu’entreprise devrait être au service de cette raison.

Il y a littéralement des millions de façons que vous pourriez dépenser chaque jour. Et tu ne peux pas tout faire. Sans priorités, vous pouvez vous retrouver à passer du temps sur des tâches qui ne vous mènent nulle part. Et si vous êtes un chef d’équipe ou un gestionnaire, vous voulez établir des priorités pour votre équipe afin qu’elle sache également ce qui est important.

Vous devez donc déterminer ce dont vous avez vraiment besoin pour atteindre vos objectifs au service de votre pourquoi. Tout d’abord, notez tout ce à quoi vous pouvez penser. Éliminez ensuite tout ce qui n’est pas lié à votre pourquoi. Ensuite, mettez vos priorités par ordre d’importance.

Avoir une direction dans laquelle aller est tout aussi important que d’y aller. Un voyage sans destination peut être intéressant, mais sans destination en tête, qui sait où vous vous retrouverez.

Une fois que vous avez compris ce que vous devez faire, déterminez combien de temps cela prendra. Et nous ne parlons pas du temps que cela prendra dans la terre fantastique. Vous devez savoir combien de temps cela vous prend vraiment pour faire la chose.

L’une des erreurs de planification les plus courantes que les gens commettent est de ne pas estimer correctement la durée d’une tâche ou d’un projet.  » Si vous sous-estimez ou sous-estimez combien de temps cela prendra réellement, vous aurez plus de chances de perdre tout votre emploi du temps. Pire encore, vous risquez de manquer une date limite ou de perdre un temps précieux pour vous et les parties prenantes clés telles que les employés et les clients. »

Donc, vous devez devenir réel avec vous-même et encourager votre équipe à faire de même. Prenez une semaine ou deux et suivez votre temps. Combien de temps cela vous prend-il pour écrire 1 000 mots ou répondre à des e-mails? Ensuite, vous pouvez planifier votre emploi du temps de manière réaliste, améliorant ainsi vos chances de succès.

Tim Ferriss, auteur de la Semaine de travail de 4 heures est sur quelque chose. À l’ère de l’agitation, nous avons parfois l’impression de devoir aller tout le temps. Mais que se passe-t-il si nous utilisions notre temps de manière à nous permettre de travailler moins? Ensuite, nous serions sur quelque chose, aussi.

Ferriss préconise une stratégie de travail plus intelligente utilisant des systèmes qui rendent « impossible de se conduire mal. »Ensuite, il n’a pas à compter sur la ressource finie de la volonté. La mise en place de systèmes de production est donc une étape clé pour Ferriss.

D’autres façons de travailler plus intelligemment consistent à identifier les moments les plus productifs de la journée, puis à planifier les tâches clés pour cette période. Pour beaucoup d’entre nous, les niveaux d’énergie sont les plus élevés le matin. Cependant, si vous êtes un véritable oiseau de nuit, n’hésitez pas à profiter de ce temps pour faire avancer les choses.

Vous devez également être stratégique. Oui, il existe de nombreuses façons d’atteindre votre objectif. Lorsque vous choisissez la voie à suivre, tenez compte du rapport risque-bénéfice de ce que vous faites. Vous pouvez appeler à froid 100 personnes et obtenir un oui. Ou vous pouvez appeler à froid les dix bonnes personnes pour le même avantage.

Types de techniques de planification

Il n’existe pas de solution unique pour créer le calendrier le plus productif. Mais ces techniques de planification peuvent vous aider sur votre chemin.

Commencez votre journée du bon pied avec une routine matinale qui renforce la productivité.

Selon Hal Elrod, auteur de The Miracle Morning, « La façon dont vous vous réveillez chaque jour et votre routine matinale (ou son absence) affectent considérablement vos niveaux de réussite dans tous les domaines de votre vie. Des matinées concentrées, productives et réussies génèrent des journées concentrées, productives et réussies. »

Elrond a bouleversé sa vie en se réveillant à 5 heures du matin pour passer du temps en silence, méditer, lire et faire de l’exercice. Cela a donné le ton à ses jours et il a pu se sortir d’une dette écrasante et atteindre de nouveaux niveaux de succès.

Votre matinée parfaite peut sembler différente de celle d’Elrond, mais il est logique de réserver du temps tôt chaque jour pour déterminer le déroulement du reste de la journée.

Le multitâche peut sembler efficace. Après tout, vous en faites plus à la fois, n’est-ce pas? Faux. En fait, bien que vous fassiez plus à la fois, vous n’en faites pas vraiment plus. Tu as moins de travail.

En fait, le coût réel du multitâche peut atteindre 40% de votre productivité. Chaque fois que vous passez d’une tâche à l’autre, votre cerveau met du temps à basculer. De plus, les gens sont plus enclins aux erreurs lors du changement de tâche. Et plus la tâche est complexe, plus les pertes sont importantes.

Il est donc logique de ne faire qu’une chose à la fois. Cela vous permet de vous concentrer vraiment sur ce que vous faites. Ensuite, vous pouvez le faire plus efficacement.

Lorsque vous planifiez votre journée, évitez de changer de tâche si possible. Donnez-vous suffisamment de temps pour effectuer des tâches d’un seul coup. Oh, et quand tu le fais? Ne vérifiez pas votre email.

Nous avons vu comment le changement de tâche peut avoir un impact sur la productivité. Cependant, nous avons tous plus d’une chose à faire en une journée. Ainsi, vous pouvez minimiser l’effet du changement de tâche en groupant les tâches et en utilisant la planification de blocs.

Vous pouvez définir « tâches similaires » de plusieurs façons. Mais la clé est que les tâches doivent avoir une caractéristique unificatrice qui les rend plus efficaces lorsqu’elles sont effectuées ensemble. Pensez à faire des courses. Il est plus logique d’aller partout dans un certain emplacement géographique.

De même, vous pouvez effectuer des tâches par lots en fonction de l’état d’esprit requis pour les effectuer. Par exemple, les tâches administratives prennent un type d’état d’esprit, mais les tâches créatives comme la rédaction d’un article de blog ou le code de débogage nécessitent quelque chose de entièrement différent. Mais en regroupant les tâches par état d’esprit, vous pouvez réduire l’impact du changement de vitesse total.

Elon Musk utilise le dosage des tâches pour s’assurer qu’il fait tout pour son entreprise et passe toujours du temps avec sa famille. Le lot de tâches est le processus de planification de tâches similaires afin que vous puissiez les faire plus efficacement.

Vous ne pouvez pas prédire l’avenir, mais vous pouvez être à peu près sûr que quelque chose d’inattendu se produira à un moment donné. Vous ne savez pas ce que c’est ou quand ça arrive, mais c’est là-bas. Et un calendrier productif en tiendra compte.

Cela vous est probablement arrivé. Vous avez identifié votre pourquoi et créé vos priorités et tâches. Vous avez planifié les tâches clés dans votre temps le plus productif. Tu étais une rock star de la productivité.

Puis soudain, une urgence survient. Vous poussez tout sur le côté pour répondre à cette tâche urgente. Votre emploi du temps efficace meurt d’une mort douloureuse.

Ce n’est pas forcément un projet urgent non plus. Ça pourrait être un enfant malade qui garde un membre de l’équipe à la maison. Ça pourrait être une urgence météorologique qui garde tout le monde à la maison. Il pourrait s’agir d’un temps d’arrêt inattendu du serveur ralentissant le rythme de chacun. Les petites choses peuvent tuer la productivité aussi efficacement que les grandes choses. Et franchement, ils sont plus communs.

Tout comme c’est une gestion intelligente de l’argent d’avoir un fonds d’épargne d’urgence, vous devriez également avoir un fonds de temps d’urgence. Bien sûr, vous ne pouvez pas stocker de temps, mais vous pouvez créer un coussin de temps dans votre emploi du temps. De cette façon, lorsque l’inattendu se présente, vous êtes prêt.

La technologie est vraiment bonne pour la planification. Après tout, à un niveau de base, un calendrier n’est qu’une feuille de calcul. Mais la technologie de planification peut aller bien au-delà d’une simple grille.

Des outils tels que Google Agenda vous aident à planifier des tâches récurrentes, des tâches de code couleur, à définir des rappels et même à partager des calendriers entre équipes. Tout cela augmente l’efficacité de votre emploi du temps. De plus, ils vous empêchent d’oublier cette réunion de clients.

Cependant, vous pouvez aussi faire beaucoup plus. Utilisez une application iPhone pour accéder à votre calendrier en déplacement. Éliminez les appels téléphoniques et les courriels pour planifier des réunions en permettant aux autres de planifier des réunions directement dans votre calendrier.

Les possibilités sont infinies !

Même si la technologie permet d’améliorer votre jeu de planification, ne négligez pas la valeur du papier dans ce monde numérique. Les planificateurs papier, les journaux à puces, les listes de tâches et autres outils analogiques peuvent être tout aussi utiles.

En fait, le Lifeplanner d’Erin Condren, leader de l’industrie du planificateur, a reçu le sceau d’approbation Good Housekeeping en tant qu’outil de productivité. Et les systèmes d’ordinateurs portables comme Ryder XXX Bullet Journal sont également à la mode en tant qu’outils de productivité.

Bien sûr, rien ne vaut une bonne liste de choses à faire à l’ancienne pour garder les individus sur la bonne voie. Écrire des choses vous évite la peine de vous en souvenir. Et la récompense de rayer des choses de votre liste peut être très motivante.

Selon Mark Twain, « Si c’est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire dès le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il vaut mieux d’abord manger la plus grosse. »

En utilisant cette logique, une méthode de planification consiste à placer les tâches les plus difficiles et les plus importantes en premier. Et si vous avez plus d’une tâche de ce type, vous devriez faire la plus difficile avant les plus faciles.

Pour utiliser cette méthode, vous devez être en mesure d’identifier votre priorité clé pour la journée. En fin de compte, la priorité devrait être singulière, car nous ne pouvons pas faire deux choses à la fois. (Voir Changement De tâche !)

Les tâches les plus difficiles sont souvent les plus sujettes à la procrastination. Après tout, la plupart d’entre nous ne veulent vraiment pas manger de grenouille. Donc, les faire dès le matin vous empêche de les repousser toute la journée. De plus, une fois qu’ils ont terminé, vous avez le temps libre pour effectuer des tâches plus amusantes.

La planification de la productivité peut être une cible mobile. Et vous avez peut-être un horaire parfait, mais prenez donc le temps d’évaluer les résultats de vos efforts. Êtes-vous et votre équipe des personnes vraiment productives?

Voici quelques questions clés à vous poser ainsi qu’à votre équipe pour évaluer l’efficacité de votre emploi du temps :

• Respectez-vous les délais?
• Les estimations de temps étaient-elles correctes?
• Des problèmes imprévus ont-ils interféré avec les délais?
• Vous êtes-vous senti sous la pression de l’horloge ?
• Notre horaire de réunion a-t-il fonctionné ?

Une fois que vous avez recueilli vos données, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur l’endroit où aller à partir d’ici. Les délais manqués peuvent indiquer une mauvaise budgétisation du temps, un problème qui est facilement résolu au cours du mois, du sprint ou du trimestre suivant. Les réunions extérieures peuvent être éliminées. Plus de rembourrage peut être ajouté pour répondre aux problèmes imprévus.

Conclusion

Il y a tellement d’astuces et d’outils pour des horaires créatifs et productifs qui fonctionnent vraiment sur le lieu de travail et à la maison. Si vous ne les essayez pas, vous jetez peut-être de l’argent par la fenêtre. Et nous ne pouvons penser à rien de moins productif que cela!

Quels sont vos meilleurs conseils et routines de productivité ?