Savoir utiliser un télécopieur est une compétence professionnelle importante qui facilite la communication en temps opportun. Bien que cela puisse sembler une technologie obsolète, les télécopieurs sont encore largement utilisés pour envoyer et recevoir des documents commerciaux importants.
Heureusement, la configuration et l’utilisation des télécopieurs sont simples et faciles à faire. De plus, il existe une variété d’alternatives modernes de télécopie en ligne qui rendent l’envoi et la réception de télécopies plus faciles et plus pratiques que jamais.
Examinons de plus près comment configurer un télécopieur, comment utiliser un télécopieur et comment les plateformes de télécopie en ligne peuvent être une alternative plus pratique.
Table des matières
- Comment fonctionne un télécopieur?
- Comment Utiliser un Fax
- Comment Configurer un Fax
- Comment Envoyer un Fax
- Comment Recevoir un Fax
- Services de Fax en ligne
- Caractéristiques &Avantages
- Comment faxer avec eFax
- eFax Online
- eFax Messenger
- Faq
- Télécopiez-vous face visible ou à terre ?
- Quelles informations sont nécessaires pour envoyer un fax?
- Puis-je faxer un document depuis mon ordinateur ?
- Puis-je télécopier à de vrais télécopieurs si j’utilise un service de télécopie en ligne?
Comment fonctionne un Fax ?
Tous les télécopieurs effectuent les mêmes tâches de base : ils scannent un document, puis transfèrent les données vers un autre télécopieur qui décode les données et imprime le document.
Les télécopieurs modernes ont généralement les trois mêmes composants principaux: un scanner, une imprimante et une ligne téléphonique ou un modem.
Lorsque vous transmettez un document au télécopieur, le scanner convertit le document en un signal numérique envoyé par la ligne téléphonique.
Le télécopieur récepteur prend ce signal, le décode pour recréer le document d’origine, puis imprime le document.
Comment utiliser un télécopieur
Envoyer et recevoir des documents avec un télécopieur est assez facile, mais si vous n’en avez jamais eu besoin auparavant, cela peut être un peu déroutant.
Voici comment configurer et utiliser votre télécopieur pour envoyer et recevoir rapidement des documents importants.
Comment configurer un télécopieur
Tout d’abord, vous devez vous assurer que votre télécopieur est configuré et prêt à fonctionner.
Suivez ces étapes pour le faire:
- Branchez le télécopieur à une source d’alimentation
- Connectez la ligne téléphonique
- Chargez du toner ou de l’encre
- Assurez-vous que le télécopieur a du papier
- Allumez le télécopieur
Pour vérifier la connexion de la ligne téléphonique, décrochez le téléphone du télécopieur et vérifiez la tonalité. Si vous entendez une tonalité, vous devriez être prêt à partir. Si votre télécopieur n’a pas de téléphone, connectez un téléphone externe pour vérifier la tonalité.
Une fois que tout est configuré, vous pouvez effectuer un test pour vous assurer que votre télécopieur est prêt à envoyer et à recevoir des documents. Il suffit d’appeler le numéro de fax, et si le télécopieur décroche, vous êtes prêt à commencer.
Comment envoyer un fax
Suivez ces étapes pour envoyer un fax:
- Entrez le document que vous souhaitez faxer dans le chargeur de documents. Si vous avez plusieurs documents, mettez-les dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient envoyés
- Composez le numéro de fax du télécopieur récepteur
- Sélectionnez Fax ou Envoyer pour envoyer le fax
- Après avoir envoyé le fax, vous devriez recevoir une confirmation
- Retirez vos documents
Comment recevoir un fax
La réception d’un fax est simple et ne nécessite que de vous assurer que votre télécopieur est prêt à recevoir et à imprimer des documents.
Voici comment faire:
- Assurez-vous que votre télécopieur est configuré et utilisable
- Assurez-vous que le télécopieur a suffisamment d’encre/ de toner et de papier
- Le téléphone du télécopieur sonne. Ne le récupérez pas – le télécopieur recevra et imprimera automatiquement le (s) document(s)
Alors que l’expéditeur devrait recevoir une confirmation de son télécopieur que le fax a été transmis avec succès, il est toujours judicieux de le contacter personnellement pour confirmer la réception.
Services de télécopie en ligne
La télécopie est toujours un aspect important de la communication d’entreprise, mais les télécopieurs traditionnels deviennent rapidement obsolètes à mesure que les solutions de télécopie en ligne se généralisent.
Les plateformes en ligne comme eFax facilitent l’envoi, la réception et la signature de documents depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet — les utilisateurs n’ont pas à se soucier des coûts de configuration, de maintenance, de toner, de papier ou d’autres coûts.
Caractéristiques &Avantages
Si vous recherchez une alternative plus efficace aux télécopieurs, eFax offre une solution de télécopie plus économique, plus rapide et plus accessible.
Les télécopieurs standard nécessitent des frais d’installation, une maintenance régulière, et si votre télécopieur tombe en panne, vous risquez d’être bloqué sans moyen d’envoyer des documents sensibles au temps. De plus, si vous êtes régulièrement absent du bureau, eFax est compatible avec les appareils mobiles, vous pourrez donc toujours envoyer, signer et recevoir des fax de n’importe où avec une connexion Internet.
Les services de télécopie en ligne offrent plusieurs autres avantages qui ne peuvent être égalés par les télécopieurs standard, notamment:
- Prix abordable: Plus de coûts liés à l’entretien ou au matériel des télécopieurs.
- Portabilité: eFax est disponible sur les plates-formes de bureau et mobiles, vous pouvez donc faxer de n’importe où.
- Accessibilité: Vous n’avez pas besoin d’un télécopieur ou d’une ligne téléphonique pour utiliser eFax — uniquement un appareil compatible Internet.
- Stockage: eFax offre un stockage de fax sécurisé à vie et est compatible avec les plates-formes de stockage cloud populaires.
- Partage de fichiers: Partagez des fichiers trop volumineux pour être envoyés par e-mail.
Les utilisateurs d’eFax reçoivent également des numéros de fax locaux et sans frais et ont accès à une variété d’autres fonctionnalités et avantages.
Les télécopieurs sont un élément de base de la communication d’entreprise et offrent un excellent moyen d’envoyer et de recevoir des documents importants; cependant, ils ne peuvent tout simplement pas égaler la commodité et l’intuitivité offertes par les plateformes de télécopie en ligne modernes.
Comment faxer avec eFax
Lorsque vous vous inscrivez avec eFax, vous pouvez profiter de plusieurs méthodes de télécopie différentes, y compris eFax online et eFax Messenger, une application de télécopie de bureau.
eFax Online
Voici comment envoyer un fax en utilisant eFax online:
- Connectez-vous à eFax
- Cliquez sur Envoyer des fax
- Saisissez le nom et la société du destinataire ou sélectionnez un destinataire parmi vos contacts
- Allez dans Sélectionner le pays de destination par fax et choisissez l’emplacement de votre destinataire
- Entrez le numéro de fax de votre destinataire si vous n’avez pas choisi quelqu’un parmi vos contacts
- Sélectionnez Inclure la page de garde et entrez un sujet et corps
- Cliquez sur Parcourir pour sélectionner les documents que vous souhaitez joindre
- Sélectionnez OK
- Allez dans la liste Sélectionner la qualité et choisissez une résolution pour votre fax
- Sélectionnez Envoyer des télécopies
eFax Messenger
Après avoir téléchargé l’application eFax Messenger, procédez comme suit pour imprimer un document sur Messenger :
- Ouvrez un document que vous souhaitez faxer
- Dans le menu Fichier, sélectionnez Imprimer
- Sélectionnez eFax Messenger comme imprimante
- Cliquez sur OK ou sur Imprimer. Le fichier devrait maintenant apparaître dans la fenêtre eFax Messenger
Ensuite, suivez ces étapes pour envoyer votre fax:
- Tapez le numéro de fax du destinataire dans le champ À ou choisissez un contact dans votre carnet d’adresses
- Sélectionnez Envoyez-moi une copie si vous souhaitez recevoir une copie du fax.
- Entrez le Sujet et un nom d’attention pour le fax
- Pour ajouter une autre page, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle page (+) dans la barre latérale. Il existe trois types de pages de fax:
- Page blanche – Ajoute une page blanche
- Page de couverture – Ajoute une page de couverture préformatée
- Fichier d’importation – Ajoute une image ou un fichier PDF
- Pour ajouter d’autres types de fichiers, cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier à télécharger
- Cliquez sur Envoyer un fax
FAQ
Télécopiez-vous face vers le haut ou vers le bas?
Différents télécopieurs ont des normes différentes pour l’alimentation des documents dans la machine.
Pour savoir comment introduire des documents dans votre télécopieur, recherchez un logo qui ressemble à un morceau de papier avec le coin plié. Si le logo a des lignes sur le devant du papier, vous devez alimenter les documents face visible. Si le logo est vide, placez-le face cachée.
Quelles informations sont nécessaires pour envoyer un fax ?
Vous n’avez besoin que de deux choses pour envoyer un fax: vos documents de fax et le numéro de fax du destinataire. Vous pouvez également utiliser une feuille de couverture de fax si vous souhaitez ajouter des détails tels que pour qui le fax est destiné et de quoi il s’agit.
Assurez-vous d’inclure les extensions ou les codes de numérotation internationaux lors de la saisie du numéro de fax pour vous assurer qu’il est envoyé au destinataire prévu.
Puis-je faxer un document depuis mon ordinateur ?
Oui, mais pas avec un télécopieur traditionnel. Pour faxer un document depuis votre ordinateur, vous pouvez utiliser une plateforme en ligne comme eFax pour envoyer, recevoir et signer des documents.
Puis-je télécopier à de vrais télécopieurs si j’utilise un service de télécopie en ligne?
Oui, votre fax sera envoyé au destinataire prévu, qu’il dispose d’un télécopieur ou qu’il utilise un fournisseur de fax en ligne. Ils recevront votre fax comme n’importe quel autre fax.
La télécopie en ligne est une alternative moderne et pratique aux télécopieurs traditionnels. Bien que les télécopieurs soient encore relativement importants, ils sont rapidement éliminés par les solutions de télécopie modernes.
Pour voir par vous-même pourquoi eFax est la meilleure alternative à l’utilisation d’un télécopieur, inscrivez-vous dès aujourd’hui!