Les congés non payés peuvent être un champ de mines déroutant. Il comprend toute absence du travail non couverte par les avantages sociaux existants, tels que les congés de maladie, les vacances payées et les congés payés. Bien qu’il n’y ait aucune obligation légale d’accepter un congé sans solde, de nombreuses entreprises offrent un congé en cas de circonstances exceptionnelles telles que le déménagement ou la participation à des funérailles.
Dans cet article, nous discuterons de ce qu’est un congé sans solde et de la façon dont son offre aux employés pourrait profiter à votre entreprise. Nous examinerons l’admissibilité des employés, les questions juridiques. et les lois sur les congés non payés. Nous partagerons également quelques conseils pour créer une politique efficace de gestion des absences et répondrons à quelques questions fréquemment posées.
- Congé personnel
- Qu’est-ce qu’un Congé sans solde?
- Temps partiel vs Temps Plein
- Calcul Des congés
- Demande De Congé sans solde
- Employés Exonérés
- Congés des employés
- Droit du travail
- Exemples de Politiques
- Faq essentielles
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Définition des Congés personnels
Congés personnels ou Congés payés congé (prise de force) désigne le temps d’absence du travail qui est compensé par l’employeur. Cela peut inclure des congés de maladie, du temps accumulé et des jours de vacances. D’autres formes de congé d’employé peuvent inclure le congé de maternité / paternité, les congés de FMLA, les congés et les congés sans solde.
Les employés demandent généralement des congés sans solde pour les raisons suivantes:
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- Pour prendre soin des personnes à charge
- Pour des rendez-vous médicaux (médecin ou dentiste)
- Pour assister à des funérailles
- En tant que prolongation du congé parental
- Pour suivre un cours / perfectionnement professionnel
- En tant que pause de carrière
- Pour un travail bénévole
- Pour exercer des fonctions publiques telles que le service de jury
- Réinstallations de nouveaux employés ou congés pour déménager
- Congé lié à la violence domestique
- Devoir de jury dans certains États (bien que la plupart exigent qu’il soit payé un congé)
Qu’est-ce que le congé non payé d’un employé?
Les employeurs ont la responsabilité de payer les congés pris dans certaines circonstances. Cela peut inclure la maladie, les congés médicaux, les congés accumulés et les vacances. Ces prestations sont réglementées au niveau fédéral et constituent une exigence fondamentale d’un contrat de travail.
Si un employé est absent pour toute autre raison, il appartient à l’entreprise de décider si le temps sera payé ou non. De nombreux employeurs choisissent de créer une politique de congés payés (PTO) afin que les employés puissent demander des congés sous certaines conditions (funérailles, déménagement, obligations personnelles, etc.).
Une politique de prise de force énonce clairement les lignes directrices pour demander des congés. Il détaille quand les employés peuvent demander une prise de force, quel est le processus et s’il existe une limite (par exemple, un maximum de deux jours par an pour le déménagement).
Si votre entreprise n’a pas de politique de prise de force en place, ces absences seront considérées comme des congés non payés. Les employeurs peuvent offrir UTO en plus ou au lieu de congés payés. Ils peuvent l’offrir aux travailleurs horaires, aux employés à temps partiel ou à l’ensemble du personnel. Si votre entreprise a décidé de suivre cette voie, il est important de savoir où vous en êtes d’un point de vue juridique.
Congés du personnel: Temps partiel vs Temps plein
La Fair Labor Standards Act (FLSA) ne fournit aucune définition spécifique de l’emploi à temps partiel. Cependant, la Loi sur les soins abordables (ACA) définit les travailleurs à temps partiel comme des employés qui travaillent moins de 30 heures par semaine. Les postes à temps partiel comportent généralement moins de responsabilités et des avantages sociaux plus limités, y compris des congés payés, bien que cela puisse varier d’une entreprise à l’autre. De manière générale, distinguer le temps plein du temps. les employés à temps partiel se résument aux avantages que vous offrez.
Les employés à temps plein sont plus susceptibles de recevoir les avantages suivants:
- Temps de vacances
- Avantages des employés en congé payé&rémunération
- Avantages des congés non payés
- Assurance maladie
- Régimes de retraite de l’employeur
- Rémunération des heures supplémentaires pour les employés non exonérés
En tant qu’entreprise , vous pouvez décider de limiter votre politique de prise de force au personnel à temps plein. Si tel est le cas, vous devez le décrire dans votre politique de congés. Vous devez également préciser si les employés à temps partiel ont le droit de demander un congé non rémunéré ou si cet avantage sera également limité au personnel à temps plein.
Les calculs de congés des employés Couvrant Tous les types de demandes de congés
Les calculs de la paie pour les congés payés et non payés peuvent prêter à confusion. En tant qu’entreprise, vous devez établir des calculs pour toutes les absences, y compris la maladie, les vacances, l’UTO et la prise de force.
Si un employé non exonéré prend un congé sans solde, le nombre de jours d’absence doit figurer sur sa fiche de paie. Étant donné que les employés non exonérés travaillent sur une base horaire, généralement gérée avec des feuilles de temps, et qu’ils n’ont généralement pas droit à la prise de force, l’ajustement de leur salaire et de leur fiche de paie pour le temps non payé loin du travail devrait être assez simple.
Calculs des employés exonérés
Dans le cas des employés exonérés, cela peut être un peu plus compliqué. Si votre entreprise a une police de prise de force qui couvre l’absence, aucun ajustement n’est nécessaire. Cependant, si vous décidez que les congés ne seront pas payés par votre entreprise, vous avez quelques options. Vous pouvez décider d’appliquer l’utilisation du temps accumulé ou des jours de vacances pour des absences pour des raisons personnelles, ou vous pouvez décider que les absences de ce type seront des classes de congés non payés.
Dans ce cas, en cas d’absence, vous devrez calculer le taux horaire de l’employé en divisant son salaire brut par le nombre d’heures travaillées chaque mois. Vous devrez ensuite calculer les heures réelles travaillées au cours de ce mois spécifique, puis les multiplier par le « taux horaire” calculé par l’employé. Ce montant brut ajusté serait alors soumis aux déductions fiscales habituelles. Gardez à l’esprit que lorsqu’un employé travaille moins d’heures et gagne moins de salaires, son passif fiscal diminue.
Comment les employés Peuvent-ils demander des Congés Non payés?
Si vous avez décidé d’inclure une politique de congé sans solde dans vos procédures internes, vous devez définir clairement le processus de demande de congé sans solde. Votre politique devrait aborder la façon dont les employés peuvent demander des congés, le préavis qu’ils doivent donner, le nombre de jours auxquels ils ont droit au cours d’une période donnée et ce qui se passe si deux personnes du même département demandent un PTU en même temps.
À titre indicatif, le processus général devrait être le suivant:
- Un employé soumet une demande écrite de congé non payé, dans le délai de préavis requis. Cela se ferait généralement par l’intermédiaire d’un gestionnaire ou d’un superviseur direct et en utilisant le processus ou le système défini dans la politique sur les absences ou les congés.
- Le responsable ou le superviseur consulte les responsables des ressources humaines et/ou des départements. L’impact de l’absence est évalué (causera-t-il des problèmes de dotation ou de production?)
- Le responsable ou les RH approuvent ou refusent la demande. Les demandes sont classées par ordre de priorité selon le principe du premier arrivé, premier servi.
- L’employé s’assure que toutes ses tâches seront couvertes pendant son absence, en organisant une couverture et/ ou une formation si nécessaire.
Dans de nombreux cas, les congés non payés ne seront accordés que si tout le temps accumulé a été épuisé. Les exceptions à cela peuvent inclure:
- Congé d’invalidité
- Congé parental
- Congé lié à la violence domestique, à l’agression sexuelle ou au harcèlement criminel
- Congé désigné comme FMLA
- Un congé PFML (Congé familial et médical payé)
Assurez-vous de définir clairement toutes ces informations dans votre politique interne.
Congés non payés pour les employés exonérés
Avant de rédiger votre police, vous devez également déterminer si vos employés sont exonérés ou non. Poser la question de savoir si les congés non payés des employés exonérés seront essentiels. En vertu de la LSF, un employé est considéré comme exonéré s’il reçoit un salaire et reçoit un minimum de 455 $ par semaine. Un employé est également considéré comme exonéré s’il exerce des fonctions exécutives, administratives ou professionnelles.
Alors que les employés exonérés reçoivent un salaire complet pour toute semaine au cours de laquelle ils travaillent, quelles que soient les heures ou les jours travaillés, les employés non exonérés reçoivent un salaire horaire, de sorte qu’ils ne sont payés que lorsqu’ils travaillent. Cela signifie que tout congé devrait théoriquement être payé pour les employés exonérés. Si les congés ne sont pas payés, une entreprise court le risque de contrevenir aux lois sur les congés payés telles que la LSF. Souvent, une entreprise insistera pour que les employés exonérés utilisent le temps accumulé et les jours de vacances pour contourner ce problème. Le ministère du Travail (DOL) privilégie cette option.
Congé d’employé
Le congé d’employé est un congé temporaire et involontaire. Les congés sont le plus souvent utilisés dans l’industrie saisonnière pour permettre à une entreprise de fermer ses activités pendant les périodes calmes. Cependant, ils sont devenus une pratique courante dans de nombreux autres secteurs à travers le monde depuis le début de la pandémie actuelle de Covid-19.
Une entreprise peut licencier ses employés pendant des jours, des semaines ou des mois, et les employés retournent généralement à leur poste après la fin de la période de congé. La plupart des employés en congé ne sont pas payés, mais ils conservent des avantages sociaux tels que l’assurance maladie. De nombreuses entreprises utilisent les congés comme solutions d’économie de coûts temporaires qui sont une alternative au licenciement permanent des employés.
Droit du travail
D’une manière générale, c’est à vous, en tant qu’employeur, de décider si les employés se voient offrir des congés payés et/ ou non rémunérés. Cependant, il existe certaines situations dans lesquelles une entreprise est légalement tenue de respecter les lois sur le travail, au niveau des États ou du gouvernement fédéral, pour autoriser les congés.
Voici quelques exemples de lois sur l’emploi et les salaires et les heures:
- La Fair Labor Standards Act (FLSA) n’exige pas de paiement pour le temps non travaillé dans le secteur privé, comme les vacances, les congés de maladie ou les jours fériés fédéraux. Ces avantages sont fournis à la discrétion de chaque entreprise.
- La Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) oblige les entreprises de plus de 50 employés à accorder aux employés des congés non rémunérés pour des congés intermittents ou à s’occuper d’un membre de la famille. Si un employeur est admissible à la FMLA, les employés peuvent prendre jusqu’à 12 semaines de congé non rémunéré.
- La loi fédérale oblige les employeurs du gouvernement fédéral à permettre à leurs employés de prendre des congés payés / non payés les jours fériés désignés tels que le jour de l’An et le Jour du Souvenir.
- Les employés qui assistent à la fonction de jury sont protégés par la plupart des États. Et dans des États tels que le Massachusetts, le Nebraska et New York, les employés doivent être payés pour leurs congés.
- Le Maine a adopté une nouvelle politique de congé de maladie en 2019 pour couvrir les congés de maladie payés et autres congés personnels. Il obligera les entreprises comptant plus de 10 employés à fournir aux employés des congés payés pour quelque raison que ce soit. La nouvelle loi entrera en vigueur le 1er janvier 2021, et cela signifie que les employeurs du Maine pourraient ne plus être en mesure d’offrir des congés non rémunérés aux employés.
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Exemples de politiques de congés non rémunérés
La recherche a montré que les employeurs ayant des politiques de congés détaillés connaissent des niveaux plus faibles d’absence des employés pour maladie, vacances et jours personnels. Cela suggère qu’une culture d’entreprise avec des directives claires pour prendre des congés, rémunérés ou non, favorise un environnement avec une motivation, un bien-être et une loyauté accrus des employés. L’utilisation d’échantillons de politique de congés non payés pour vous aider à démarrer est un excellent moyen d’accélérer le processus de gestion de ces demandes.
Cependant, avant d’offrir aux employés des congés non rémunérés, vous devez savoir si vous le pouvez légalement. Et que vous décidiez d’offrir aux employés UTO, PTO, ou les deux, vous devez avoir une politique d’absence claire en place.
La politique de congés sans solde doit spécifier :
- Si vous offrez des congés payés et non payés. Si vous proposez les deux, vous avez besoin d’une politique distincte pour chaque catégorie.
- Quels employés ont accès à des congés payés et non payés. Par exemple, si vous offrez une prise de force à certains employés (employés à temps plein) et une UTO à d’autres (employés à temps partiel).
- Le nombre de jours non payés que les employés peuvent prendre.
- Comment les employés peuvent demander des congés.
- S’il existe un plafond pour les jours d’absence payés et non payés.
- Que se passe-t-il lorsqu’un employé atteint ce plafond (par exemple, si un employé utilise la prise de force qui lui a été attribuée, a-t-il droit à une UTO?).
- Comment les heures et les absences des employés seront suivies (cartes d’accès, feuilles de temps, logiciel de présence, etc.).
- Si la prise de force et l’UTO affecteront le dossier de présence d’un employé.
Si vous utilisez un logiciel de suivi des présences des employés, vous pouvez intégrer votre politique pour rationaliser vos processus. Par exemple, si votre police définit le nombre de jours de congé pouvant être pris chaque année (payés et / ou non payés), vous pouvez partager ces informations avec les employés via le logiciel. Cela pourrait réduire les conflits potentiels et rendre les employés responsables de leurs absences.
Faq essentielles
Voici quelques réponses aux questions courantes. Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez d’autres questions.
Ai-je besoin d’une police de congés non payés dans mon entreprise?
C’est à votre entreprise de décider si vous décidez de payer les employés pour les congés. Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale, de nombreuses entreprises considèrent qu’il s’agit d’une bonne pratique sous certaines conditions. Si vous décidez d’offrir des congés non rémunérés, vous avez besoin d’une politique d’OTU claire qui énonce vos directives et procédures internes.
Combien de temps de congé les nouveaux employés devraient-ils recevoir?
Aux États-Unis, la plupart des employeurs accordent aux nouveaux employés une moyenne de dix jours de congé payés par an (une fois leur période probatoire terminée). Si vous proposez une prise de force, vous devez déterminer si vous allouerez des jours au début de chaque année ou si les employés doivent les accumuler.
Combien de temps à l’avance les employés devraient-ils demander des congés?
Encore une fois, cela dépendra de la politique de congé de votre entreprise et du processus de demande de congé. Gardez à l’esprit que plus vous aurez besoin d’un préavis, plus vos gestionnaires devront évaluer l’impact de l’absence et approuver ou refuser la demande.
Que se passe-t-il si un employé atteint le plafond des congés payés?
Si vous avez une politique de prise de force, vous devez décider s’il existe une limite au nombre de jours de congé qu’un employé peut demander. Et s’ils atteignent leur plafond de prise de force, auront-ils droit à l’UTO? Ou devront-ils le prendre de leurs jours de vacances ou du temps accumulé?