Désigner un responsable de la conformité ou un comité de conformité
Pour tous les différents aspects de la conformité des soins de santé, il est préférable d’avoir un responsable de la conformité ou un comité chargé de coordonner la conformité.
Cette personne ou ce comité devrait être responsable du fonctionnement et de la surveillance du programme de conformité. Ils devraient s’assurer que les contrôles appropriés sont en place, évaluer l’efficacité du programme et se tenir au courant de l’évolution de la réglementation.
Le chef de la conformité ou le comité a besoin des ressources et des outils nécessaires pour remplir correctement son rôle. Ils devraient rendre compte directement au PDG ou à l’organe directeur et avoir le pouvoir de faire des suggestions et de faire respecter la conformité.
Élaborer et offrir une formation efficace sur les politiques, procédures et normes de conduite écrites
Même lorsque les employés ont accès aux politiques et aux lignes directrices, ils peuvent parfois avoir du mal à voir comment les règlements s’appliquent à leur travail.
La formation sur la conformité des soins de santé aide les employés à comprendre l’importance de la conformité, à promouvoir une culture de la conformité et à communiquer des réglementations complexes d’une manière que les employés peuvent comprendre.
Un logiciel de gestion de la formation peut aider votre organisation à rationaliser la formation sur la conformité des soins de santé en effectuant une partie de la formation en ligne. Vous pouvez suivre la formation en un seul endroit et joindre des quiz pour tester la compréhension des employés.
Créez des lignes de communication efficaces, y compris la possibilité de signaler anonymement des préoccupations ou des plaintes
Le responsable de la conformité ou le comité ne peut pas être le seul à surveiller la conformité. Les employés sont souvent mieux placés pour repérer les violations de conformité.
La formation aidera les employés à savoir comment identifier une violation. Mais ils doivent également savoir comment signaler les violations. Cela nécessite un certain degré de confiance – les employés doivent savoir que leur plainte sera prise au sérieux et qu’ils ne seront pas punis pour avoir exprimé des préoccupations concernant la conformité.
Comme nous l’avons écrit dans notre article sur la prévention des poursuites judiciaires, encourager la transparence et la communication ouverte peut aider votre organisation à résoudre les problèmes en interne et à éviter les litiges.
Surveillez et mesurez activement la conformité grâce à des audits internes
Les programmes de conformité aux soins de santé nécessitent un entretien régulier. Des audits internes réguliers peuvent vous aider à identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème.
Parallèlement aux audits, vous pouvez également envoyer régulièrement des enquêtes anonymes aux employés pour leur demander s’ils ont des problèmes de conformité.
Appliquer les normes avec des directives disciplinaires bien diffusées
Ainsi que des politiques et des procédures claires, le programme de conformité de votre organisation doit établir les mesures disciplinaires en cas de non-conformité.
La communication de directives disciplinaires montre aux employés à quel point la conformité est vraiment sérieuse.
Le fait que les employés approuvent ces lignes directrices peut également fournir une mesure supplémentaire de protection et d’application. Utilisez un logiciel de gestion de stratégie pour suivre les signatures.
Réagir rapidement aux infractions et élaborer des plans de mesures correctives
En cas de problème de conformité, le responsable de la conformité doit réagir immédiatement. Qu’il s’agisse d’un problème potentiel ou d’une violation de la conformité, le suivi de la discipline et des mesures correctives est probablement l’aspect le plus important du travail du responsable de la conformité.
Une réponse proactive est toujours meilleure pour votre organisation. Il peut prévenir de futurs incidents et améliorer votre conformité globale.
La conformité des soins de santé est un élément essentiel de la protection de votre organisation, de la fourniture de bons soins aux patients et du bon déroulement des opérations.
Lorsque vous cherchez à créer un programme de conformité pour votre organisation, vous pouvez utiliser PowerDMS pour promouvoir une communication saine et mettre à jour, distribuer et suivre vos politiques et formations.