Les demandes d’achat et les bons de commande ( » POs”) sont les deux documents clés d’un processus d’approvisionnement efficace pour toute entreprise. Ils permettent aux équipes de planifier adéquatement les achats, de planifier les budgets et de fournir une preuve de dépenses en cas d’audit financier.
Pourtant, de nombreux propriétaires d’entreprise ne connaissent pas chaque document et leurs rôles spécifiques dans le processus d’achat. En conséquence, les gens utilisent ces documents à mauvais escient ou ne les utilisent pas du tout.
Décomposons les bases du processus d’approvisionnement en explorant la différence entre les demandes d’achat et les bons de commande.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est un document qu’un employé de votre organisation crée pour demander un achat de biens ou de services.
Lorsque vous remplissez une demande d’achat, vous n’achetez encore rien. Vous commencez simplement le processus d’achat en demandant une autorisation interne.
Ce document est utilisé lorsqu’un employé de votre organisation fait une demande de commande si un besoin se fait sentir pour certains biens ou services.
Le responsable de l’employé – ou toute personne en charge des achats dans votre entreprise – est informé que l’employé a fait une demande de commande une fois la demande reçue.
Les demandes d’achat décrivent les détails requis avant de terminer un achat, s’il est approuvé, tels que:
- Description du produit et quantité
- Nom du vendeur
- Prix
- Nom et département de l’acheteur
Les demandes d’achat quittent rarement (voire jamais) votre organisation. Les employés utilisent ces documents internes pour obtenir l’autorisation. En tant que tels, ils ne constituent pas un document juridiquement contraignant.
Toutes les entreprises n’utilisent pas les demandes d’achat dans leur processus d’approvisionnement. Dans d’autres cas, certaines entreprises exigent une demande d’achat pour les achats dépassant un montant fixe.
De plus, le service de la comptabilité utilise ce document pour planifier les dépenses futures. Il est beaucoup plus facile d’éviter les erreurs coûteuses si vous vérifiez le budget avant d’approuver un achat.
Pourquoi avez-vous besoin de demandes d’achat?
Les demandes d’achat détaillent tous les détails d’une commande que votre organisation doit passer. Alors pourquoi ne pas simplement sauter la demande d’achat et aller directement au bon de commande?
- Ils aident à établir un processus d’approvisionnement clair. En redirigeant l’autorisation d’achat vers un gestionnaire commun à l’aide des formulaires de demande d’achat, vous pouvez rationaliser le pipeline de votre organisation. Le processus est beaucoup plus facile à gérer et à formaliser lorsqu’il existe des règles claires pour qui peut acheter quoi et quand.
- Ils aident à détecter et à prévenir la fraude dans votre organisation. Plus le processus d’approvisionnement comporte d’étapes, plus il est probable que quelqu’un renifle un achat frauduleux si cela se produit.
- Ils donnent aux finances un contrôle plus direct sur les achats. Si quelqu’un de l’extérieur du département doit acheter quelque chose, il peut remplir une demande d’achat et la soumettre au responsable des achats. De cette façon, le même département supervise chaque achat effectué par votre organisation.
Comment fonctionne une demande d’achat ?
Les demandes d’achat sont d’abord remplies par un employé qui voit le besoin d’un produit ou d’un service. L’employé remplit tous les détails, y compris le prix, le fournisseur suggéré et les spécificités des biens ou services. Le document est ensuite envoyé au service des achats pour approbation.
Disons que vous dirigez une entreprise de fabrication. Vous avez une équipe de mécaniciens qui inspecte et répare vos perceuses, scies et autres machines. Si l’un de vos mécaniciens découvre un nouveau type d’équipement qui leur faciliterait la vie pour les contrôles de routine – un équipement que votre entreprise n’a jamais acheté auparavant – il pourrait remplir une demande d’achat sans avoir à demander d’abord la permission.
Le mécanicien dépose le formulaire rempli au service des achats. Ils se chargent d’approuver ou de refuser la demande de nouvel équipement. Parce que l’équipement est haut de gamme, le responsable des achats vérifierait d’abord auprès du service financier pour s’assurer qu’il s’agit d’une demande réalisable.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Également appelé bon de commande, le bon de commande est un document décrivant les détails d’un achat réel.
Le service des achats crée le bon de commande une fois qu’une demande d’achat a été approuvée. Si une organisation n’utilise pas de demandes d’achat, d’autres employés peuvent également remplir des bons de commande pour approbation.
Contrairement à une demande d’achat, le bon de commande est un document externe. L’achat l’envoie au vendeur sous la forme d’un ensemble d’instructions sur la façon de traiter votre commande et de traiter votre paiement.
Notez que les points de vente ne sont pas les mêmes que les factures — ils ne sont pas une invite de paiement.
Et une fois qu’un bon de commande a été finalisé et approuvé par l’acheteur et le vendeur, il devient un document juridiquement contraignant.
Les points de vente comprennent tout ce que le vendeur doit savoir pour exécuter la commande et tout ce dont votre entreprise a besoin pour documenter l’achat:
- Nom de votre entreprise
- Nom de l’employé effectuant la commande
- Date de création du PO
- Quantité et prix des marchandises
- Conditions de paiement
- Signature de toutes les parties impliquées
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Comment fonctionnent les bons de commande ?
Votre organisation crée des bons de commande uniquement lorsqu’elle souhaite acheter officiellement des biens ou des services. Lorsqu’il dispose d’une demande d’achat approuvée, le service des achats peut créer un bon de commande à partir des informations contenues dans la demande. Si le bon de commande dépasse un montant défini, la plupart des entreprises exigent l’approbation du vice-président avant de finaliser le document à envoyer au fournisseur.
Revenons à notre entreprise de fabrication. La direction décide d’approuver la demande d’achat du mécanicien pour de nouveaux équipements haut de gamme.
À partir de là, un employé du service des achats remplirait un bon de commande. Cependant, comme l’équipement coûtera plus de 10 000 $, un vice-président doit approuver le bon de commande avant que l’achat puisse être effectué.
Le vice-président examine le bon de commande, l’approuve et le renvoie au service des achats, qui se charge d’envoyer le bon de commande au vendeur et à son propre service comptable.
Une fois que le vendeur reçoit et signe le document, le bon de commande devient juridiquement contraignant. Maintenant, tout le monde – le mécanicien, le service des achats, le vice–président, le service comptable, le vendeur – est au courant et a lu les mêmes conditions d’achat.
Ainsi, une fois que l’entreprise aura reçu son nouvel équipement à une date précise, elle l’attendra.
Quelle est la différence entre une demande d’achat et un bon de commande ?
Passons rapidement en revue la différence entre chaque document :
| Fonctionnalité | Demande d’achat | Bon de commande |
| Qu’est-ce que c’est ? | Demande d’achat | Confirmation d’une commande |
| Qui la crée ? | Tout employé | Service des achats ou chef de service |
| Quand est-il envoyé? | Lorsqu’un employé voit une demande de biens ou de services | Lorsqu’une commande doit être passée pour des biens et/ou des services |
| Qui la reçoit? | Chef de service et/ou service des achats | Vendeur |
| Quelles informations contient-il? | – Date de création de la demande – Numéro de demande – Nom de l’employé effectuant la demande – Description des articles nécessaires – Nombre d’articles et prix – Informations sur le fournisseur suggérées |
– Date de création du PO – Numéro de commande – Nom de l’acheteur – Description des articles ou du service acheté – Nombre d’articles et prix – Conditions de paiement – Adresses de facturation et d’expédition – Date de livraison |
Le rôle des demandes d’achat et des bons de commande dans un processus efficace
Que vous soyez un vendeur ou un acheteur, votre entreprise peut tirer avantage de rendre votre processus d’approvisionnement plus efficace pour toutes les parties impliquées.
Sans règles et processus établis, les employés perdent beaucoup de temps à courir après des informations perdues ou à corriger des erreurs causées par des documents mal placés.
Une façon simple de le faire consiste à implémenter des modèles de demande d’achat et de bon de commande électroniques faciles à utiliser dans vos processus à l’aide d’un logiciel d’automatisation des achats.
Pensez–y de cette façon – vous devez dépenser vos ressources au bon endroit si vous voulez vous démarquer et développer votre entreprise. Aujourd’hui, les outils d’automatisation des processus métier sont facilement disponibles pour donner une longueur d’avance aux employés, même s’ils ne sont pas programmeurs.
En restant derrière et en courant constamment comme un poulet sans tête pour savoir qui a acheté quoi et quand, vous gaspillez une tonne de ressources. En attendant, d’autres vous rattraperont.
Reprenons l’entreprise manufacturière comme exemple. Si vous utilisez des processus d’approvisionnement à l’ancienne école, toutes les ressources que vous gaspillez en approvisionnement sont des ressources que vous retirez de la création d’une expérience client positive. De nos jours, il existe de nombreuses entreprises de fabrication modernes auxquelles votre client peut se rendre si vous ne pouvez pas lui donner la qualité de service qu’il sait qu’il peut obtenir ailleurs.
Voici comment cela se rapporte à un autre type de processus: Netflix change la façon dont les gens consomment le contenu multimédia. Maintenant, de plus en plus de réseaux proposent des services de streaming similaires pour rester pertinents.
Il en va de même pour l’automatisation.
Rationalisez votre processus d’approvisionnement
Il est difficile de gérer une entreprise. Les défis surgiront tous les jours d’un client insatisfait à une dépense inattendue. Au lieu de courir après la paperasse, vous voulez que les employés se concentrent sur les clients et les questions stratégiques.
Les tendances mondiales favorisent fortement l’automatisation. Automatisez vos processus d’approvisionnement quotidiens à l’aide d’une solution de workflow de commande – les avantages peuvent vous surprendre.
En résumé
Des entreprises de taille moyenne aux entreprises géantes, de nombreuses entreprises doivent utiliser à leur avantage les formulaires de demande d’achat et les formulaires de bon de commande pour économiser des ressources, planifier leurs finances plus efficacement et même se protéger en cas d’audits financiers.
Sans les demandes d’achat et les points de vente qui les accompagnent, il peut devenir gratuit dans votre processus d’approvisionnement – les coûts de telles erreurs peuvent aller de désagréments à des catastrophes majeures.
Votre entreprise dispose-t-elle de formulaires efficaces pour son processus d’approvisionnement?
