Dropbox, pionnier des services de stockage et de synchronisation dans le cloud, propose des dossiers de bureau synchronisés pour un accès en tout lieu. Bien qu’il soit relativement coûteux, des outils uniques tels que ses fonctionnalités de signature numérique Paper, Showcase et HelloSign distinguent Dropbox. Malgré ces avantages, les choix des éditeurs PCMag, Google Drive et Microsoft OneDrive, l’ont emporté sur la valeur, l’intégration du système d’exploitation et l’édition en ligne, que nous jugeons plus importants que les extras de Dropbox. En général, avec des services cloud disponibles directement depuis les plates-formes Apple, Google et Microsoft, nous sommes sceptiques quant à la nécessité d’un stockage cloud tiers, car les options intégrées sont si simples à utiliser et étroitement intégrées aux systèmes d’exploitation. Cependant, Dropbox reste un excellent choix pour le stockage en ligne, en particulier pour ceux qui préfèrent ne pas mettre toutes leurs données dans les paniers des acteurs technologiques dominants.
La société ajoute continuellement de nouveaux services. Les fonctionnalités récemment annoncées dans private-beta incluent un service de gestion des mots de passe appelé Mots de passe Dropbox, le coffre-fort Dropbox protégé par un code PIN et les signatures numériques HelloSign. Une fonctionnalité de sauvegarde informatique limitée est disponible en version bêta pour tous les utilisateurs, et un plan familial avec 2 Go partagés entre six utilisateurs a été annoncé, mais le prix n’est pas encore disponible. Nous mettrons à jour cette revue au fur et à mesure que les fonctionnalités seront disponibles pour tous les utilisateurs.
Prix, Allocation de stockage et Limites de téléchargement
Cette revue se concentre sur Dropbox pour un usage personnel. Pour le public professionnel, PCMag propose un examen Dropbox for Business distinct.
Toutes les applications Dropbox sont téléchargeables gratuitement, et il y en a beaucoup, mais le stockage est limité si vous ne payez pas. Le compte de base gratuit vous démarre avec un maigre 2 Go — et vous ne le trouverez pas sur le site de Dropbox à moins que vous n’y arriviez via une recherche Web spécifique ou que vous naviguiez directement vers dropbox.com/basic . Vous pouvez gagner plus d’espace grâce aux références (500 Mo supplémentaires pour chaque ami qui se joint, jusqu’à 16 Go) et à d’autres actions, telles que contribuer au forum des utilisateurs. En comparaison, plusieurs autres programmes de synchronisation et de stockage de fichiers vous donnent beaucoup plus de 2 Go pour démarrer. Par exemple, Box vous offre 10 Go gratuits, soit cinq fois plus que Dropbox.
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Pour ceux qui ont besoin de plus que les offres de compte gratuites, Dropbox propose deux niveaux de compte pour les particuliers et deux pour les entreprises. Le compte Plus coûte 11,99 $ par mois ou 119,88 per par an, ce qui vous permet d’avoir 2 To de stockage. De plus, ajoute également l’accès aux fichiers hors ligne, l’effacement des périphériques distants, la synchronisation intelligente (comme les fichiers OneDrive à la demande) et la prise en charge prioritaire des e-mails. Le niveau supérieur, Professional (19,99$ par mois ou 199 per par an) vous offre 3 To, une synchronisation intelligente (comme les fichiers OneDrive à la demande), une fonctionnalité de présentation pour présenter et suivre votre travail, des contrôles de liens partagés, une recherche en texte intégral, un filigrane, un historique des versions de 120 jours et une prise en charge du chat en direct.
À titre de comparaison, SugarSync propose également un forfait de 9,99 $ par mois, mais il ne vous donne que 250 Go d’espace. Pour le stockage le plus rentable possible, iDrive offre un 5 To vraiment énorme pour seulement 69,50 $ par an. Le compte 1 To de Microsoft OneDrive ne coûte que 6,99 $ par mois ou 69,99 $ par an — mais cela vous permet également d’obtenir un abonnement aux programmes Microsoft Office 365 installables et en ligne. Et un compte familial OneDrive de 99 $ par an donne à six utilisateurs 1 To chacun avec les applications Office. Le compte de 2 To de Google Drive coûte 9,99 $ par mois, le même prix qu’Apple iCloud.
Comme mentionné, vous obtenez plus d’espace libre — 10 Go — avec la boîte. Sachez cependant que Box limite les fichiers téléchargés à 250 Mo chacun pour les membres non payants. Pour 10 $ par mois, vous pouvez augmenter votre allocation de stockage Box à 100 Go, et un forfait Business Box à 15per par mois vous offre un stockage illimité. Les deux niveaux de compte payants augmentent la taille maximale de téléchargement de fichiers à 5 Go (toujours plus petite que Dropbox).
En termes de comptes gratuits, OneDrive offre 5 Go d’espace libre aux utilisateurs américains, ce qui représente plus du double de l’offre de Dropbox. Google Drive vous donne 15 Go pour démarrer, mais les calculs deviennent difficiles avec Google Drive. Ces 15 Go sont répartis sur Google Drive, Gmail (y compris le spam) et Google Photos, vous risquez donc de manger de l’espace rapidement. Cependant, tous les fichiers ne comptent pas contre votre limite. Tout ce que vous avez créé avec Google Docs, Sheets et Slides (ce que la plupart des gens appellent Google Docs) ne compte pas. Les photos ne comptent pas si vous choisissez la haute qualité (qui dépasse les 16 mégapixels) plutôt que la qualité d’origine. Consultez la page d’aide de Google sur les limites de stockage du disque pour des détails encore plus déroutants.
Avec Dropbox, il n’y a pas de limite de taille de fichier pour les fichiers téléchargés via l’application de bureau ou les applications mobiles, à condition que votre compte dispose de suffisamment d’espace. Les fichiers téléchargés via le site Web sont toutefois plafonnés à 50 Go.
Le prix des comptes Dropbox Professionnels varie en fonction du nombre d’employés. Le prix commence à 15 $ par mois et par utilisateur, avec un minimum de 3 utilisateurs. Les comptes professionnels incluent de nombreuses fonctionnalités et services supplémentaires, tels que la gestion d’équipes multiples, le journal d’audit et les autorisations de partage granulaires.
Applications prises en charge et compatibilité
Dropbox est dans le jeu de synchronisation et de stockage de fichiers depuis des années, et sa maturité le montre. Il existe des applications Dropbox pour Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Kindle Fire, BlackBerry et tablettes Windows (en tant qu’application UWP Store). À la rigueur, il existe également une application Web qui fonctionne bien.
Lorsqu’il est installé sur un ordinateur portable ou de bureau, Dropbox fonctionne de manière presque invisible, apparaissant et fonctionnant plus comme une partie de votre système d’exploitation qu’une application distincte. Il semble différent des autres services de synchronisation dans le cloud, tels que SugarSync, qui dispose d’une interface d’application complète, même sur le bureau. Mais OneDrive, iCloud et Google Drive se fondent encore plus étroitement avec le système d’exploitation.
Un avantage énorme à utiliser Dropbox est qu’il s’intègre à pratiquement toutes les autres applications et services Web disponibles. Supposons que vous ayez un client de messagerie mobile qui peut s’intégrer aux services de stockage en nuage. Dropbox va presque certainement être parmi eux. Dropbox est également une application prise en charge sur IFTTT et Zapier. La compatibilité avec d’autres services est rarement un problème pour les utilisateurs de Dropbox.
Comment obtenir Dropbox, et les bases
Dropbox est disponible en téléchargement pour l’installation de bureau à partir du site Web de l’entreprise, et pour les appareils mobiles à partir de leurs magasins d’applications respectifs. Le site permet aux nouveaux utilisateurs d’installer facilement Dropbox, en détectant leur système d’exploitation et en suggérant automatiquement le bon programme.
Lorsque vous téléchargez et installez le client, vous créez un compte Dropbox ou vous connectez à un compte existant. Vous pouvez vous connecter avec les services de connexion d’Apple ou de Google ou utiliser votre propre adresse e-mail et votre mot de passe. Ensuite, le programme crée un dossier sur votre ordinateur appelé Dropbox. Vous pouvez choisir où l’installer ou accepter l’emplacement par défaut (vous pouvez toujours le déplacer plus tard).
Une fois l’installation terminée, une icône apparaît dans la barre de menus supérieure de Mac ou dans la barre d’état système de Windows qui vous permet d’ouvrir votre dossier Dropbox en un seul clic. À partir de cette même icône, vous pouvez également accéder à vos préférences et paramètres pour ajuster, par exemple, l’emplacement du dossier ou les vitesses de téléchargement et de téléchargement. Peu de temps après l’installation, un message est apparu dans la fenêtre contextuelle de l’icône de la barre d’état nous indiquant que nous devions réinstaller Dropbox pour corriger ses icônes de synchronisation.
Pour utiliser Dropbox, il vous suffit de placer les fichiers dans le dossier Dropbox et de les y laisser. Tout le reste est automatique. Comme la plupart des autres services de synchronisation et de stockage de fichiers, Dropbox synchronise automatiquement vos fichiers partout, de sorte qu’ils sont disponibles sur n’importe quelle machine connectée à Internet sur laquelle vous avez installé Dropbox ou qui dispose d’un navigateur Web. Les fichiers que vous enregistrez à la maison apparaissent automatiquement sur votre ordinateur de bureau. Les photos que vous téléchargez depuis l’application iPhone Dropbox apparaissent sur votre ordinateur portable à la maison, etc.
Malheureusement, si vous ne souhaitez pas que Dropbox occupe de l’espace sur le disque dur local de votre ordinateur, vous devez vous lancer dans un compte professionnel payant. L’option en ligne uniquement ainsi offerte affiche les fichiers stockés dans le cloud, ne les téléchargeant que lorsque vous essayez de les ouvrir. L’option Fichiers à la demande de OneDrive le fait pour tous les comptes, et Google File Stream le fait pour les comptes G Suite — mais pas les comptes Google Drive personnels. Dropbox vous permet de sélectionner des dossiers que vous ne souhaitez pas synchroniser localement, mais les noms de fichiers ne seront pas visibles dans le dossier Dropbox de votre bureau.
Sauvegarde
Bien que les services de synchronisation de fichiers ne soient pas les mêmes que les services de sauvegarde en ligne, comme OneDrive, Dropbox peut sauvegarder quelques dossiers qui ne se trouvent pas dans le dossier principal du service: Documents, Bureau et Téléchargements (l’option de sauvegarde de OneDrive ajoute des images à ceux-ci). Notez que si vous utilisez déjà un autre service pour sauvegarder ces dossiers, la configuration de Dropbox pour les sauvegarder échouera. Comme vous pouvez le voir ci-dessus, la fonctionnalité est actuellement en version bêta. Une fois que vous l’avez configuré, vous pouvez utiliser les dossiers normalement, et tous les fichiers qui y sont stockés seront disponibles sur le Web et dans les applications mobiles.
Si vous supprimez des fichiers de votre dossier Dropbox sur votre ordinateur, ils seront également supprimés de tous les autres appareils sur lesquels Dropbox est installé et de votre compte Dropbox en ligne. iDrive et SOS Online Backup conservent les fichiers supprimés localement dans le cloud pour toujours (dans ce qu’on appelle l’archivage), juste au cas où vous les auriez supprimés par accident. Dropbox offre une sorte de délai de grâce, selon sa documentation: « Si vous avez un compte Dropbox Basic (gratuit) ou Plus, vous pouvez récupérer n’importe quel fichier ou dossier supprimé au cours des 30 derniers jours. Si vous avez un compte Dropbox Professional ou Business, vous disposez de 180 jours pour récupérer les fichiers supprimés. »
Sécurité et confidentialité
Dropbox utilise SSL/TLS standard pour le transfert de fichiers, et les données au repos sont cryptées à l’aide de la norme AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits. Vous pouvez choisir l’authentification à deux facteurs à l’aide de messages texte SMS ou d’une application d’authentification telle que Microsoft Authenticator. En termes de confidentialité, le document d’aide pertinent de Dropbox indique :
» Comme la plupart des principaux services en ligne, nous avons un petit nombre d’employés qui doivent pouvoir accéder aux données des utilisateurs lorsque la loi l’exige. C’est l’exception — pas la règle. Nous avons des politiques strictes et des contrôles d’accès techniques qui interdisent l’accès des employés, sauf dans ces rares circonstances. En outre, nous utilisons un certain nombre de mesures de sécurité physiques et électroniques pour protéger les informations des utilisateurs contre tout accès non autorisé. »
La politique de confidentialité de la société stipule explicitement qu’elle » ne vendra pas à des annonceurs ou à d’autres tiers. » Dropbox est basée aux États-Unis et respecte le Bouclier de protection des données du département du Commerce, qui garantit un niveau de protection des données.
Collaboration Dropbox
Dropbox offre plusieurs façons de partager des fichiers avec d’autres personnes et de collaborer. Le plus récent est une suite d’outils de collaboration collectivement connus sous le nom de Dropbox Paper. Cela rappelle un peu le désastreux projet Google Wave d’il y a plusieurs années — des documents de forme libre qui sont devenus lourds et désorganisés au fur et à mesure que les collaborateurs s’entraidaient. Heureusement, Dropbox Paper est beaucoup plus élégamment mis en œuvre que cela ne l’était. Depuis l’application Web Dropbox, vous pouvez créer de nouveaux documents Papier auxquels les collaborateurs peuvent ajouter des vidéos, des images, des tableaux, ainsi que des emojis et des autocollants.
Dropbox Paper n’est disponible que dans un navigateur Web et dans ses propres applications mobiles. Cependant, vous ne verrez pas vos documents Paper dans le dossier Dropbox de votre ordinateur, mais un lien de l’icône système contient un lien pour ouvrir Paper dans votre navigateur. Il inclut des outils de commentaires presque partout, et presque toutes ses fonctionnalités peuvent être utilisées en collaboration simplement en ajoutant un symbole @ et le nom du collaborateur en question. Par exemple, il existe une option de liste de tâches qui vous permet de noter les tâches que vous devez effectuer, ou des tâches pour un groupe de personnes, où vous utiliseriez @name pour clarifier les tâches.
Une option de collaboration spécifique et intéressante consiste à commenter un point spécifique d’une image. Vous pouvez même ajouter des fichiers stockés dans Dropbox à un document Papier. Les commentaires ressemblent à ceux des traitements de texte, avec des ballons dans la marge, auxquels les collaborateurs peuvent réagir avec des emoji ou une marque résolue. Lorsque vous partagez un Document avec quelqu’un, celui—ci peut le consulter sans avoir de compte Dropbox, mais doit en avoir un pour pouvoir le modifier – standard dans les produits de collaboration Office.
Vous pouvez convertir n’importe quel document Papier en modèle — pratique si vous avez besoin de plusieurs instances d’un document avec une disposition définie de texte, de tableaux et d’images, par exemple. Paper propose également une note de réunion pour garder une trace des points de l’ordre du jour qui peuvent s’accrocher à votre calendrier et être associés à une réunion qui est sur votre calendrier. Un document de remue-méninges générique vous donne, à vous et aux autres, un endroit pour imaginer de nouvelles idées.
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Lorsque vous collaborez sur un document Papier Dropbox, vous ne voyez pas les drapeaux indiquant qui tape ; vous voyez cependant des initiales et un point d’insertion de couleur différente pour chaque collaborateur, comme vous le faites dans Office Online. Un document papier peut être exporté au format de fichier Word, PDF ou markdown (.md). Paper est une approche moderne de la collaboration au bureau, mais ne la confondez pas avec une application de gestion de projet à grande échelle comme Asana.
En plus du papier, Dropbox propose d’autres moyens de collaborer. L’un consiste à se connecter à Microsoft Office. J’ai pu utiliser Office Online avec un compte Dropbox gratuit sans même avoir de compte Office Online — Dropbox en a créé un à la volée. L’adresse Web reste celle de Dropbox, plutôt que d’Office, et vous ne pouvez pas choisir les paramètres de compte Word ou les compléments comme vous le pouvez avec Word Online hébergé par Microsoft. En action, il ressemble à toute autre édition collaborative dans Office Online, seul le fichier est enregistré dans votre compte Dropbox au lieu de sur OneDrive.
Vous pouvez créer un nouveau fichier Office directement sur le site Dropbox, et vous voyez le document à l’écran et les indicateurs de code couleur pour chaque contributeur lors de sa modification. Au fur et à mesure que vous et vos collaborateurs modifiez, tout le monde voit les changements apparaître au fur et à mesure qu’ils se produisent. Mais l’utilisation de Dropbox pour cela ajoute une couche supplémentaire de complexité inutile par rapport à l’utilisation de OneDrive.
Ce qui est nouveau depuis la dernière fois que nous avons examiné Dropbox, c’est la possibilité de créer, de modifier et de collaborer avec Google Docs. Notez que cela ne fonctionne que si vous désactivez la protection contre le suivi dans votre navigateur, car elle repose sur ses propres cookies tiers. Pour être honnête, je ne peux pas penser à une bonne raison pour laquelle vous ne voudriez pas simplement utiliser et collaborer dans Office 365 ou Google Docs avec leurs services de stockage en ligne natifs, qui sont à la fois plus rationalisés et directement intégrés. Google Drive et OneDrive prennent en charge la collaboration en temps réel depuis plus longtemps.
Dropbox dispose désormais de son propre centre d’applications Web, où vous trouverez d’autres nouvelles intégrations, notamment pour les services Slack, Trello, Zoom et Atlassian.
Signature numérique Avec HelloSign
Dropbox vous permet désormais de joindre des signatures numériques sécurisées. Je peux voir que cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les cabinets d’avocats, entre autres entreprises, et si vous partagez des documents avec Dropbox, la fonctionnalité intégrée est très logique. L’utilisation illimitée d’HelloSign nécessite un abonnement séparé (13 per par mois), mais j’ai pu utiliser le service intégré dans un compte Dropbox gratuit sans un tel abonnement. Un contact Dropbox m’a informé que tous les utilisateurs peuvent obtenir trois signatures par mois gratuitement, ce qui est parfait pour le montant que je les utilise.
Partage
L’autre moyen plus simple de collaborer dans Dropbox consiste à partager des fichiers. Le service a cessé de prendre en charge les dossiers publics, qui étaient automatiquement créés lors de la configuration. Vous devez maintenant partager des fichiers et des dossiers avec des contacts spécifiques. Vous pouvez partager n’importe quel fichier ou dossier dans Dropbox. Appuyez simplement sur le bouton Partager à côté du dossier ou du fichier. Vous avez le choix entre Peut Modifier et Peut Afficher, mais seuls les utilisateurs Dropbox Professional et Business bénéficient d’options de partage telles que la restriction de l’accès aux liens aux utilisateurs spécifiés, l’expiration des liens et la protection par mot de passe. OneDrive fait tout cela gratuitement.
Une autre option lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un dossier vous permet de le partager plus rapidement. Choisissez Partager le lien Dropbox et après avoir choisi des copies dans votre presse-papiers sans avoir à vous rendre sur le site Web de Dropbox.
L’une de nos fonctionnalités préférées est que lorsque vous partagez des fichiers, Dropbox vous avertit lorsque quelqu’un y accède, commente ou qu’il a une autre activité. Vous recevez un e-mail indiquant qui a fait quoi, et si l’application Windows UWP est installée, vous recevez une notification système indiquant ce qui s’est passé.
Une autre fonctionnalité de collaboration digne de ce nom, appelée Demande de fichier, vous permet de configurer un dossier et de demander aux gens d’y mettre des éléments. Imaginez un professeur qui souhaite que les étudiants téléchargent des devoirs plutôt que de les livrer par e-mail. Ce serait également un moyen pratique de collecter des documents auprès des candidats à un emploi. D’autres services, y compris Google Drive, vous permettent également de partager des dossiers, mais les autorisations fonctionnent différemment. Avec Google Drive, un collaborateur peut avoir un accès en vue seule ou un accès à la modification. Dans les deux cas, la personne peut voir tout le contenu du dossier, même si quelqu’un d’autre l’a téléchargé. La beauté de la fonctionnalité de demande de fichier est que les collaborateurs ne peuvent pas voir ce qui se trouve dans le dossier. Ils ne peuvent qu’y déposer aveuglément des fichiers, ce qui est une nécessité dans de nombreux cas.
Enfin, Dropbox propose une vitrine dans les comptes professionnels Dropbox. Cela offre un moyen de présenter des documents à l’aide d’un concepteur de pages par glisser-déposer. Vous ajoutez des blocs de texte, des images, des liens, des documents, des sections et des titres. Une belle touche est l’option pour une image d’arrière-plan effacée derrière votre titre. Les liens vidéo que vous incluez seront lus directement sur la page. Vous pouvez ensuite garder un œil sur qui a consulté ou téléchargé votre vitrine. C’est similaire à ce que vous pouvez faire avec Microsoft Sway ou Adobe Spark. Contrairement à ceux-ci, cependant, Dropbox exige que les téléspectateurs aient un compte pour commenter les vitrines, mais pas simplement pour les voir.
Synchronisation simple, avec une touche de collaboration
Le service de synchronisation de fichiers en ligne vétéran Dropbox offre une configuration facile ainsi qu’un ensemble de fonctionnalités approfondies et des intégrations de services Web apparemment infinies. Sa collaboration Papier légère, son outil de présentation pour les présentations Web et ses signatures numériques HelloSign distinguent le service de synchronisation dans le cloud. Ceux-ci et la prise en charge de la co-édition de documents en font un outil utile pour les équipes. Les choix des éditeurs Microsoft OneDrive et Google Drive sont cependant plus compétitifs en termes de prix, et les deux incluent également une excellente collaboration de documents intégrée et un partage de fichiers en ligne facile.