La Gestion Des Bons de Travail Et L’Anatomie D’Un Bon de Travail Expliqués

Que faites-vous lorsque vous voulez vous assurer qu’une certaine tâche est exécutée correctement et à temps?
Vous créez une tâche, décrivez ce qui doit être fait, attribuez-la à une personne spécifique et placez une date d’échéance. Lorsque vous faites tout cela, vous créez essentiellement un ordre de travail.
Les bons de travail numériques sont un moyen efficace de gérer les tâches dans toute l’organisation et sont particulièrement pertinents pour coordonner les travaux de maintenance. Cependant, pour pouvoir les utiliser efficacement, connaître les éléments d’un bon de travail ne suffit pas – vous devez comprendre l’ensemble du processus de gestion des bons de travail.
Le but de ce guide est de montrer comment créer un bon ordre de travail et d’expliquer comment organiser votre processus de gestion des ordres de travail en suivant les meilleures pratiques de l’industrie. Il y a beaucoup d’informations dans ce guide, alors n’hésitez pas à utiliser le tableau de contenu à gauche pour accéder à des parties spécifiques de l’article.
Commençons par définir un ordre de travail et voyons où cela nous mène.

Qu’est-ce qu’un bon de travail ?

L’ordre de travail (abrégé WO) représente une tâche planifiée et assignée à une personne ou un groupe de personnes spécifique. Bien que le terme puisse être utilisé plus largement, il est très populaire dans l’industrie de la maintenance où il est utilisé pour attribuer du travail à des techniciens et des mécaniciens de maintenance. Les bons de travail peuvent être écrits / imprimés sur une feuille de papier ou sous la forme d’un document numérique.
Le but des ordres de travaux de maintenance est de ::

• normalisez votre flux de travail de maintenance
• disposez d’un moyen simple et rapide de planifier, d’assigner et de suivre les travaux de maintenance
• ressources documentaires consacrées à la maintenance (main-d’œuvre, matériel, pièces)
• suivre les performances de maintenance (conformité à la maintenance, pourcentage de travaux planifiés vs préventifs, coûts associés aux travaux exécutés…)

Les ordres de travail sont le plus souvent le résultat de demandes de travaux spécifiques. À l’occasion, un technicien ou un opérateur de machine remarquera des problèmes de performance et des signes de détérioration lors d’une inspection de routine et avisera son superviseur de planifier des travaux correctifs, ce qui peut également entraîner la création d’un ordre de travail.

Types de bons de travail de maintenance

Il existe différentes façons de classer les bons de travail de maintenance. Parfois, il est important d’inclure ces informations sur un bon de travail, parfois ce n’est pas le cas. Vous pouvez lire la description des différents types ci-dessous et décider par vous-même si cela vaut la peine d’être suivi.

En fonction du type de problème à résoudre, un ordre de travail peut être classé comme suit:

1. ordre de travail non planifié (utilisé pour traiter les activités de maintenance non planifiées telles que les pannes imprévues de la machine)
2. ordre de travail planifié (utilisé pour planifier certains travaux de maintenance préventive; parfois appelé PMs)

Selon d’où vient la demande de travail, nous pouvons reconnaître deux types d’ordres de travail:

1. ordres de travail internes (les demandes de travail proviennent de quelqu’un à l’intérieur de l’organisation)
2. ordres de travail externes (les demandes de travail proviennent de quelqu’un à l’extérieur de votre organisation)

En fonction de la façon dont ils sont programmés, nous pouvons différencier entre:

1. ordres de travail manuels (planifiés à la main, souvent par un responsable de la maintenance, après réception et examen d’une demande de travail)
2. ordres de travail automatiques (un logiciel de commande de travail comme Limble peut être configuré pour planifier automatiquement les WO en fonction de votre calendrier ou des données provenant de capteurs de surveillance de l’état installés sur votre équipement)

La plupart des organisations suivez activement uniquement le premier type de bon de travail que nous avons répertorié afin qu’ils puissent comparer le travail de maintenance préventif et réactif qu’ils effectuent. Comme vous pouvez l’imaginer, il s’agit d’informations très importantes pour les organisations qui souhaitent passer de la maintenance réactive à la maintenance préventive ou simplement suivre et comparer les coûts associés au travail préventif et réactif.

L’évolution du processus des bons de travail numériques

Alors que nous aimerions dire que la plupart des organisations utilisent aujourd’hui des bons de travail numériques, ce ne serait tout simplement pas vrai. Les départements de maintenance sont en retard sur la numérisation par rapport aux autres départements métier. C’est pourquoi les tableaux noirs, les modèles de papier et les feuilles de calcul jouent toujours un rôle dans la gestion des bons de travail.
Le pire des scénarios est lorsqu’un département utilise des notes post-it ou attribue du travail par appels téléphoniques. C’est une approche extrêmement inefficace. Elle repose en grande partie sur la connaissance par les techniciens de leur travail et de leur capacité à coordonner le travail entre eux. Le manque d’enregistrements de maintenance empêche toute analyse plus approfondie qui pourrait être utilisée pour améliorer les processus de maintenance.

1) Utilisation du modèle de bon de travail papier

Si vous Google « formulaires de bons de travail” ou « modèles de bons de travail », vous trouverez de nombreuses variantes de modèles WO:

La variabilité reflète la façon dont les organisations aiment ajuster les modèles pour répondre à leurs besoins et objectifs.
Voici un exemple d’ordre de travail de maintenance détaillé:
Lorsqu’un tel ordre de travail est terminé, il peut être placé à un endroit désigné (comme une boîte sur le sol de l’usine). Plus tard, il peut être examiné par un responsable de la maintenance et enregistré dans un classeur.

2) Utiliser des feuilles de calcul et des WO numériques

Avoir des enregistrements papier vaut mieux que n’avoir aucun enregistrement. De même, avoir des enregistrements numériques est bien meilleur que d’avoir des enregistrements papier.
Au lieu de les imprimer, les WO peuvent être partagés numériquement avec les techniciens (sous la forme d’un document Word, d’une feuille de calcul, d’un fichier PDF, etc.). Les techniciens peuvent ouvrir WOs sur leur smartphone, effectuer le travail, rédiger des notes d’achèvement et les renvoyer à leur superviseur.
Combiné à un système de billetterie numérique, cela peut être une excellente étape de transition entre l’utilisation de modèles papier et le passage à un système de GMAO.

3) Implémentation du logiciel de GMAO

/h3> La meilleure façon de gérer les bons de travail est d’utiliser une GMAO. Après tout, c’est pour cela que la GMAO est conçue.
Le processus est entièrement automatisé. Il vous suffit de remplir quelques éléments pour créer un WO. Le logiciel envoie immédiatement des notifications par e-mail et push aux techniciens affectés. Les techniciens peuvent ouvrir WO sur leur appareil mobile, accéder aux informations importantes sur les actifs et aux listes de contrôle, effectuer le travail et fermer le travail. À la fin, les notes, le temps passé, les matériaux utilisés et d’autres informations sont automatiquement enregistrés et peuvent être utilisés pour générer des rapports utiles.
Il y a beaucoup d’autres avantages à utiliser la GMAO pour gérer les travaux de maintenance et nous en discuterons plus loin dans l’article.

Que faut-il inclure dans un ordre de travail de maintenance ?

Dans cette section, nous allons discuter des informations à inclure dans un bon de travail afin que la personne effectuant le travail requis sache exactement ce qu’elle doit faire, où elle doit aller et quels outils et pièces apporter.
Voici les éléments de base d’un ordre de travail de maintenance standard:

Plongeons plus profondément dans chaque élément pour comprendre pourquoi ils devraient avoir une place sur chaque ordre de travail.

1)Qui a demandé et / ou approuvé les travaux

Les responsables de la maintenance et les superviseurs sont responsables de la planification des travaux de maintenance. Ils planifieront des tâches de prévention et examineront et approuveront les demandes de travail entrantes.
Parfois, les techniciens supérieurs de maintenance peuvent avoir le pouvoir d’examiner les tickets de maintenance et de prendre en charge les travaux urgents. Dans les deux cas, il est bon de savoir qui a autorisé le travail (que ce soit un superviseur ou le technicien lui-même). Encore plus si vous avez une grande équipe de maintenance avec des dizaines de techniciens et plusieurs superviseurs.
Une autre information précieuse est de savoir qui a signalé le problème, en particulier si vous dirigez une entreprise de maintenance immobilière ou si vous traitez des demandes de travail provenant de l’extérieur de votre organisation. Cela permet aux techniciens de faire un suivi direct avec la personne qui a soumis le formulaire de demande de bon de travail. Si nécessaire, les coordonnées peuvent être laissées dans la description de poste.

2)Description du poste

Une partie essentielle d’un bon de travail est la description du travail à effectuer. Si nous parlons d’une tâche simple, alors un résumé d’une seule phrase peut faire l’affaire.
Pour des tâches plus complexes, vous devrez peut-être écrire une liste d’instructions. Par exemple, on peut inclure une liste de contrôle de maintenance qui explique les étapes nécessaires à l’exécution d’une tâche de maintenance spécifique. Cependant, gardez à l’esprit que les listes de contrôle de maintenance ne valent généralement la peine d’être créées que pour les tâches de routine effectuées régulièrement.
Lorsque vous créez des bons de travail pour traiter les pannes et les réparations d’équipement, une bonne pratique consiste à inclure une description du problème laissé par la personne qui a signalé la panne / le dysfonctionnement. Le reste appartient aux techniciens.

3)Emplacement et ID de l’actif

Lorsque vous avez une installation plus grande ou que vous gérez plusieurs emplacements, « fixer un réfrigérateur au deuxième étage” ne réduit pas suffisamment les choses.
Un bon ordre de travail doit avoir l’emplacement exact et inclure une sorte de numéro qui identifie de manière unique l’actif (comme un numéro de série).

4) Qui effectue le travail

Cette partie est explicite. Chaque ordre de travail doit être attribué à une personne spécifique (technicien) ou à un groupe (c.-à-d. quart de travail du matin) pour s’assurer que le travail est réellement effectué.

5) Date d’échéance

Un excellent moyen de se retrouver avec un gros arriéré de maintenance différée est de NE PAS spécifier de date d’échéance.
Comme nous l’avons mentionné à plusieurs reprises tout au long de cet article, un bon ordre de travail doit être attribué à quelqu’un et avoir une date d’achèvement prévue.
Les techniciens auront généralement plusieurs tâches planifiées pour chaque jour et certaines tâches doivent être effectuées plus tôt que d’autres. Par exemple, si une machine doit être lubrifiée avant le début du quart de travail de l’après-midi, il y a un temps clair pour que cela se produise. Dans ce scénario, l’adjudant ne peut pas simplement dire de « lubrifier la machine XY ce jeudi”. Pour aider les techniciens à se concentrer d’abord sur le travail important, vous pouvez spécifier l’heure à laquelle la tâche doit être terminée et donner à ces types de tâches un niveau de priorité plus élevé.

6) Niveau de priorité de travail

Quelle que soit la stratégie de maintenance que vous utilisez, votre équipe de maintenance devra faire face à un certain nombre de travaux imprévus. Les catastrophes naturelles, les accidents, les erreurs humaines et les dysfonctionnements des machines sont des choses auxquelles vous ne pouvez jamais vous préparer complètement.
La possibilité d’attribuer une priorité de travail (généralement sur une sorte d’échelle comme 1-5) à un WO aide les techniciens à décider quel travail doit être effectué en premier. Ceci est particulièrement important dans les situations d’urgence lorsque vous avez besoin de toute la main sur le pont. Vous pouvez utiliser une GMAO mobile pour créer l’ordre de travail de la plus haute priorité et envoyer une notification aux techniciens sélectionnés pour arrêter ce qu’ils font et venir pour une maintenance d’urgence.

7)Liste des matériaux et des pièces de rechange

Y compris la liste des matériaux et des pièces de rechange sur un WO réduit les chances que les techniciens doivent retourner dans la salle de stockage au milieu d’une réparation. Vous pouvez imaginer combien de temps cumulé cela permet d’économiser, surtout si les activités de maintenance sont effectuées de l’autre côté du campus ou à des endroits complètement différents. Cela peut réduire considérablement le temps d’inactivité et vous assurer que vos techniciens passent plus de temps à effectuer des travaux de maintenance réels.

Dans les GMAO Limble, à la fin du WO, les techniciens peuvent marquer le temps qu’ils ont passé sur cette tâche particulière et les pièces de rechange et les matériaux utilisés. Cela permet de suivre les niveaux d’inventaire et de prévoir la demande future, ainsi que de suivre les coûts associés à des pièces, des travaux de réparation et des actifs spécifiques.

8) Notes d’achèvement

L’objectif principal des notes d’achèvement est de marquer tout ce qui est important qui pourrait être pertinent pour les travaux futurs sur l’actif. Les techniciens peuvent écrire des choses comme la cause de l’échec, comment ils ont remarqué des problèmes supplémentaires qui devraient être résolus à l’avenir, comment ils ont dû prendre des mesures supplémentaires, etc.
Avoir ces informations enregistrées dans l’historique de maintenance peut vous aider à déterminer pourquoi certains actifs sont si problématiques. Plus important encore, l’historique des actifs peut aider d’autres techniciens à accélérer leur processus de diagnostic et de réparation, ainsi que des conseils de sécurité utiles.

Le processus standard de gestion des bons de travail

Maintenant que nous avons expliqué comment créer un bon de travail, discutons de la façon de les gérer. Pour comprendre le processus d’ordre de travail, nous devons examiner:

1. quand les nouveaux ordres de travail sont-ils créés
2. comment ils circulent-ils dans l’organisation
3. que se passe-t-il avec eux lorsque le travail est terminé

Cela nous aidera à décrire à quoi ressemble le processus de gestion des ordres de travail standard comme dans la pratique et comment cela s’intègre dans le flux de travail global de gestion de la maintenance.
Il y a trois parties différentes impliquées dans un processus de gestion de WO :

1. Demandeur de travail: La personne qui soumet des demandes de maintenance.
2. Approbateur de travaux : La personne qui examine et approuve les demandes de maintenance. Il s’agit généralement d’un travail pour un gestionnaire / superviseur / planificateur de maintenance.
3. Personnes effectuant les travaux: Mécaniciens de maintenance et techniciens de terrain qui effectuent les travaux de maintenance proprement dits qui leur ont été assignés.

Voici un graphique qui présente un processus de gestion des bons de travail standard sous une forme visuelle:

La GMAO Limble en tant que logiciel de commande de travail

La GMAO Limble est conçue pour suivre le processus standard de gestion des commandes de travail, ce qui facilite la mise en œuvre de Limble dans n’importe quelle organisation. Cela étant dit, le logiciel vous offre également suffisamment de flexibilité pour l’ajuster à des scénarios spécifiques.
Voici une liste de fonctionnalités de GMAO qui vous aident à gérer efficacement tout volume de travaux de maintenance :

• Système de demande de travail: Permet à chaque personne autorisée de soumettre rapidement une demande de travail via un simple formulaire au lieu d’interrompre les techniciens par des appels téléphoniques ou des SMS. Le demandeur de travail recevra des notifications par e-mail sur l’avancement de sa demande afin qu’il n’interrompe pas constamment les techniciens en demandant des mises à jour.
• Suivi automatique des stocks: Chaque fois qu’un technicien effectue un WO, il peut marquer le nombre de pièces de rechange qu’il a utilisées. Limble met automatiquement à jour les niveaux de stock d’inventaire en fonction de ces informations. Avec la possibilité de configurer des notifications pour les faibles niveaux de stock, cela aide les gestionnaires à faire des prévisions d’inventaire précises et à s’assurer que les pièces de rechange nécessaires sont toujours en stock.
• Calendrier facile à utiliser: Le calendrier vous permet de visualiser tous les ordres de travail ouverts et les horaires de travail à venir, ce qui facilite l’estimation des charges de travail de différents techniciens et quarts de travail. Les nouveaux travaux peuvent donc être planifiés de manière équitable et suivis plus facilement.
• Création automatique de tâches: Limble prend en charge les stratégies de maintenance avancées telles que la maintenance prédictive. Ce que cela signifie dans le contexte de la gestion des bons de travail, c’est que vous pouvez connecter Limble à des capteurs de surveillance de l’état et configurer des règles pour la création automatique de tâches en fonction des données entrantes.
• Système de gestion des bons de travail: Le module de gestion des bons de travail de Limble est conçu pour rationaliser la gestion des bons de travail en suivant les meilleures pratiques décrites dans cet article. Vous pouvez planifier le travail en quelques clics, ajouter et modifier des niveaux de priorité de travail, recevoir des notifications push et par e-mail automatiques, suivre la progression du travail en déplacement, suivre les indicateurs de performance clés, joindre des photos et des factures, enregistrer le temps passé et bien plus encore.

Pour prouver que ce ne sont pas que des mots vides, nous vous recommandons fortement de consulter notre tutoriel sur la gestion des ordres de travail dans Limble et de voir à quoi tout cela ressemble dans la pratique:

Comment démarrer avec les MMT Limble

Si vous souhaitez tester comment les MMT Limble gèrent les ordres de travail, vous avez 3 options:

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Conclusion

La gestion efficace des travaux de maintenance est l’objectif principal d’un service de maintenance. Si les choses se dégradent à gauche et à droite, les gens se demanderont à juste titre ce que fait leur équipe de maintenance. Ce qui est injuste, c’est que l’équipe de maintenance recevra beaucoup de critiques lorsque les choses ne fonctionneront pas, mais très peu d’éloges lorsque tout se passera bien.
De toute façon, les équipes de maintenance modernes qui utilisent une solution de GMAO mobile seront non seulement plus productives, mais disposeront également d’informations tangibles qu’elles pourront utiliser pour repérer les goulots d’étranglement et optimiser leurs flux de travail de maintenance..

Salut Fred,

Je suis sûr que certains lecteurs aimeraient en savoir plus, j’ai donc laissé l’URL dans votre commentaire.

Sans être familier avec la méthode RPM, je pense que nous faisons quelque chose de similaire dans les MMT Limble. En général, si vous faites une réparation, vous planifiez un WO, et si vous faites de l’entretien préventif, vous planifiez un PM. Vous pouvez utiliser ces variables ultérieurement pour créer des rapports spécifiques et suivre les coûts associés au travail préventif par rapport au travail réactif.