Le mémo (ou mémo) est une forme de communication incroyablement polyvalente, souvent utilisée dans les environnements professionnels. En pratique, les mémos répondent aux questions et donnent des informations. Un mémo est défini par Merriam-Webster comme un « bref message ou rapport écrit d’une personne ou d’un service d’une entreprise ou d’une organisation à une autre. »
Bien que la définition puisse sembler assez simple, savoir écrire un mémo nécessite toujours de suivre un format spécifique. Et, comme c’est vrai pour toute forme d’écriture, ce format peut être bien ou mal suivi.
Intention et audience
Au début de votre mémo, commencez par considérer l’intention de votre mémo.
Qu’est-ce que votre mémo essaie d’accomplir? Essayez-vous d’informer les gens d’un changement? Faites-vous une annonce? Essayez-vous de répondre à une question?
Bien que cette étape puisse sembler simple, elle sera utile à long terme si vous pouvez identifier clairement l’objectif de votre mémo.
Ensuite, déterminez votre audience. Qui voulez-vous avoir lu votre mémo? Votre patron ? Tout le bureau? Ou un département spécifique? Connaître votre public vous aidera à rendre votre mémo utile et clair pour vos lecteurs en influençant les mots que vous choisissez et le ton que vous utilisez.
L’en-tête
Maintenant que vous avez déterminé l’intention et l’audience de votre mémo, vous pouvez facilement remplir l’en-tête de votre mémo. L’en-tête de votre mémo, tout simplement, est une information au-dessus du texte principal du mémo; il signale au lecteur ce qu’est le document, à qui il est adressé, de qui il provient, la date à laquelle il a été envoyé et le sujet.
Voici un exemple de mise en page d’en-tête:
MÉMORANDUM
À:
À PARTIR DE:
DATE:
SUJET:
Lorsque vous écrivez votre sujet, essayez de donner autant d’informations en aussi peu de mots que possible. Pensez-y comme si vous écriviez le titre d’une nouvelle de dernière minute; donnez au lecteur une indication rapide et claire du texte qui suivra.
Le corps
Puisque vous connaissez les noms ou départements auxquels le mémo est adressé, la date et votre nom, l’étape suivante consiste à travailler sur le corps de votre mémo.
Lorsque vous travaillez sur le texte principal, vous devez vous concentrer sur la simplicité et la clarté. Vous voulez que votre lecteur comprenne rapidement et facilement ce que vous dites.
Dans votre première phrase, reformulez l’objet du mémo sous forme de phrase. Le paragraphe d’ouverture devrait s’écouler facilement de la ligne d’objet. Comme un énoncé de thèse, il doit indiquer clairement l’intention du mémo, tout en donnant le ton pour le reste du mémo.
Dans l’ensemble, le premier paragraphe devrait expliquer exactement de quoi va être votre mémo. Chacun des paragraphes suivants devrait s’appuyer sur ces informations, en entrant plus en détail.
Pour que votre mémo soit lisible, essayez de garder chaque paragraphe sous sept lignes. Les paragraphes courts sont plus faciles à lire pour votre public, et votre public appréciera beaucoup d’espaces blancs sur la page (ou l’écran).
N’oubliez pas de garder votre mémo aussi court que possible. Avez-vous déjà été ennuyé lorsque le dernier épisode de Game of Thrones comprend des scènes étendues d’un personnage dont vous ne vous souciez pas? Eh bien, cette frustration n’est rien comparée à un lecteur essayant de passer au crible un mémo trop long et ennuyeux.
Les mémos ont généralement moins d’une page (bien qu’il y ait des exceptions, et si votre mémo dépasse une page, vous devrez ajouter un bref résumé à la fin). Ne coupez jamais les informations nécessaires pour raccourcir votre mémo, mais rappelez-vous que le fait de savoir comment rédiger un mémo concis garantira à votre public de le lire entièrement et de le comprendre complètement.
Il y a plus dans le corps d’un mémo que de simplement énoncer les choses rapidement. La clarté aborde également la façon dont vous énonçons les idées, ce qui signifie éliminer les mots ou le jargon trop techniques. C’est pourquoi il est important de garder à l’esprit le public visé par le mémo. Si vous vous adressez à un service spécifique, vous pouvez utiliser des termes techniques dans votre mémo (cela les aidera probablement même à mieux vous comprendre). Si vous écrivez à tout le bureau, il est préférable d’éviter les termes qui nécessitent un dictionnaire.
Citations
Si vous vous référez à d’autres sources dans votre mémo, assurez-vous de mettre les éléments directement cités entre guillemets et d’inclure la liste des sources sur une page séparée. Assurez-vous également de les citer correctement!
Édition et relecture
Vos lecteurs ne prendront votre mémo au sérieux que si vous le faites. Si vous jonchez votre mémo de fautes de frappe ou le remplissez d’erreurs de formatage et d’incohérences, votre communication perdra de son efficacité.
Accordez-vous un peu de temps supplémentaire pour terminer la tâche, en particulier pendant que vous apprenez à rédiger un mémo, Une fois que vous avez fini d’écrire, prenez un peu de temps pour le mémo (prenez un café, travaillez sur un autre projet ou régalez vos collègues avec des récits de vos journées à l’étranger) et revenez à votre écriture avec une nouvelle paire d’yeux. Ou, mieux encore, demandez à un collègue ou à un éditeur professionnel de regarder votre écriture pour vous.
Une fois que vous êtes sûr que le mémo est clair, concis et exempt d’erreurs, vous êtes prêt à l’envoyer dans le monde entier!