Traiter avec des clients qui ne paieront pas est une plainte courante chez les pigistes. Les frais de retard sont un bon moyen de décourager ce genre de comportement, mais ils ne sont pas appropriés dans toutes les situations. Vous devrez examiner les termes de votre accord avec votre client et les lois de votre État pour déterminer quand et combien vous pouvez facturer. Dans certains cas, vous pourriez constater que les frais financiers vous font perdre des clients et que votre entreprise gagnerait à pardonner les retards de paiement occasionnels.
Qu’est-ce qu’une taxe de retard ?
Les frais de retard, également appelés frais de financement ou frais de service, sont une somme d’argent qu’une entreprise évalue sur une facture en souffrance. Vous pouvez également considérer les frais de retard comme des frais pour accorder un crédit à un client qui paie en retard, car l’entreprise laisse à la personne plus de temps pour payer une dette qu’elle doit actuellement. Calculés correctement, les frais de retard compensent le créancier (vous) pour les pertes directes que vous subissez lorsque le débiteur ne paie pas à temps: perte d’intérêt (en supposant que vous placeriez l’argent dans un compte portant intérêt); et le coût du calcul des frais, de l’envoi de l’avis et de la poursuite du paiement. La simple présence d’une provision pour frais de retard encourage souvent les clients à payer les factures à temps.
Détermination des délais et des frais
Si vous décidez d’imposer des frais de retard, vous devez déterminer quand et combien facturer. Tenez compte de vos propres besoins en matière de flux de trésorerie et des normes de votre secteur lors de la fixation des délais et des frais (ne traitez jamais les frais de retard comme un moyen supplémentaire de gagner de l’argent — ils ne sont pas un centre de profit). En ce qui concerne le calendrier, votre politique pourrait être que les factures sont dues à la réception et entraîneront des frais de retard si elles sont payées plus tard que 30, 60, 120 jours ou plus.
Ensuite, vous devriez considérer combien vous souhaitez facturer les frais de retard. Vous pouvez définir les frais de retard en pourcentage du montant de la facture, calculé sur une base annuelle (plus d’informations sur ce calcul ci-dessous). Vous pouvez également facturer des frais de retard fixes, tels que 10 $ pour chaque jour de retard, avec un plafond. Dans les deux cas, les frais de retard ne peuvent pas être plus qu’une estimation des coûts réels que vous avez engagés en raison du retard de paiement du client, et les lois de votre État peuvent restreindre le montant que vous pouvez facturer par an.
Si vous ne facturez pas plus de 10% par an, vous ne serez probablement pas en contradiction avec les lois de votre État, mais votre client pourrait contester le montant des frais devant les tribunaux si vous facturez plus qu’une estimation raisonnable de vos pertes réelles. Pour calculer vos pertes potentielles, considérez les éléments suivants:
- les intérêts que vous perdrez sur une facture impayée (si vous utilisez un compte portant intérêt)
- la valeur de votre temps (ou de celui de votre employé) qui sera consacré à contacter le client au sujet du paiement, du calcul des frais et du renvoi des factures
- la valeur des autres opportunités commerciales que vous perdrez en raison de la pénurie de trésorerie et du temps consacré à la recherche des acomptes, et
- le coût de création, d’expédition et de stockage de chaque facture (y compris le papier, l’encre et les frais de port) .
Faites attention à appliquer un taux d’intérêt aux factures volumineuses, car les frais pourraient finir par être beaucoup plus élevés que vos dépenses réelles. Si vous facturez des frais fixes, vérifiez que les frais ne dépassent pas les limites de l’État pour les petites factures. Par exemple, si la facture est de 100 $ et que vous facturez 10//jour pour les factures en retard, vous dépasserez la limite légale de 10 % par an après un jour.
Revoyez Votre Accord écrit
Vous ne devez évaluer un frais de retard que si le client a été informé, au début, que vous vous êtes réservé le droit de le faire. Si vous avez un accord écrit avec le client, il doit préciser combien de temps il doit payer et les frais fixes ou les frais de financement mensuels pour le retard de paiement. Vous devez inclure la même langue sur vos factures en incluant la phrase « les comptes non payés dans les __ jours suivant la date de la facture sont soumis à des frais de financement mensuels de __%. »Ne jamais, ne jamais décrire les frais comme une « pénalité » pour retard de paiement; c’est une dénonciation à un juge que le montant que vous facturez est destiné à punir le débiteur et non à vous indemniser pour vos pertes, ce qui peut entraîner le refus du tribunal d’appliquer votre disposition. Si votre accord écrit et votre facture n’incluaient pas de dispositions concernant les frais de retard, vous ne pouvez probablement pas imposer de frais financiers.
Comment calculer une taxe de retard
Une taxe de retard est normalement évaluée comme une charge financière mensuelle, que vous pouvez calculer en effectuant deux étapes. Tout d’abord, divisez le taux d’intérêt annuel fixé dans votre contrat en tant que frais de retard par 12 pour déterminer votre taux d’intérêt mensuel. Ensuite, multipliez ce taux mensuel par le montant dû pour déterminer le montant des frais de retard mensuels.
Par exemple, si le taux d’intérêt annuel est de 3%, le taux d’intérêt mensuel est de 0,25%. Si un client vous devait 10 000 $, vous multiplieriez ce montant par 0,25% pour déterminer combien le client vous doit chaque mois en tant que frais de retard. Un quart de pour cent de 10 000 is est de 25 $, de sorte que le client vous doit 25 extra supplémentaires pour chaque mois de retard de paiement. Dans cet exemple, le taux d’intérêt annuel plafonne l’amende à 3 % de la dette initiale (non composée). Vous factureriez 25 per par mois même si la dette augmente. Reportez-vous à votre accord pour déterminer si et quand des intérêts composés sont nécessaires, en vérifiant à nouveau que le montant annuel ne dépasse pas les limites légales.
Les alternatives aux frais de retard
Les frais de retard peuvent entraîner un stress et une tension inutiles avec vos clients. Dans certains cas, la meilleure option est de demander le paiement avant de terminer les services. Lorsque le paiement anticipé n’est pas pratique, demandez-vous si des frais de retard sont vraiment nécessaires ou s’ils vous font perdre des clients. Lorsque vous pardonnez les retards de paiement occasionnels, vous pourriez gagner plus d’argent à long terme en entretenant des relations positives avec vos clients.
Au lieu de punir les clients pour avoir payé en retard, vous pouvez plutôt récompenser les paiements anticipés en offrant un rabais pour les paiements effectués à l’avance ou dans un délai spécifié, tant que vous n’offrez pas de rabais pour contourner les restrictions sur les frais de retard. L’incitatif pourrait réduire le nombre de paiements en retard, et vous bénéficierez de l’avantage supplémentaire d’accélérer les flux de trésorerie de votre entreprise. Il est important de vérifier que la différence entre la remise et le montant facturé ne dépasse pas les limites légales en matière de frais de retard. Si la réduction est importante, un juge pourrait conclure qu’il s’agit d’un frais de retard illégal déguisé et statuer que votre accord est inapplicable.
Prochaines étapes Après le non-paiement
Dans certains cas, un client ne paiera tout simplement pas, mais vous avez besoin de l’argent pour faire avancer votre entreprise. Tout d’abord, renvoyez la facture et contactez votre client pour savoir quel est le hold-up. Le client peut avoir un problème que vous pouvez facilement résoudre, comme oublier de soumettre un paiement ou rencontrer un problème avec votre système de paiement en ligne.
Si le client ne paie toujours pas, il est peut-être temps d’intenter une action en justice. Si le montant est faible, vous pouvez déposer une réclamation à la cour des petites créances, dont vous pouvez en savoir plus ici. Pour les litiges plus importants, envisagez de contacter un avocat pour obtenir des conseils juridiques.