Beaucoup de gens considèrent les gestionnaires d’événements comme des planificateurs de mariage ou de concert, mais le domaine de la gestion d’événements implique beaucoup plus que cela. Les invités peuvent ne pas remarquer le travail d’un responsable d’événement lors d’un événement bien planifié, mais ils remarqueraient le manque de planification lors d’un événement chaotique.
Fonctions d’un gestionnaire d’événements
À sa base, la gestion d’événements est le processus consistant à utiliser la gestion d’entreprise et les compétences organisationnelles pour envisager, planifier et exécuter des événements sociaux et commerciaux. Les personnes spécialisées dans la gestion d’événements travaillent avec les budgets, les horaires et les fournisseurs pour créer les meilleurs événements possibles pour leurs clients.
De nombreuses entreprises utilisent des sociétés de gestion d’événements pour coordonner leurs réunions et autres événements les plus importants.
Les planificateurs d’événements ont de nombreux titres de poste différents, mais la fonction principale de leur travail relève tous du domaine de la gestion d’événements. Lorsque vous travaillez dans la gestion d’événements, vous participerez à la planification, à l’exécution et à l’évaluation d’événements d’entreprise, d’association, à but non lucratif, gouvernementaux et sociaux.
La gestion d’événements nécessite de solides compétences organisationnelles, budgétaires et créatives.
Planification et gestion d’événements
Un gestionnaire d’événements commencera à planifier un événement en rencontrant le client et en recueillant des informations sur la vision du client de l’événement. Elle et le client élaboreront un budget d’événement et discuteront du concept ou du thème global.
Une fois le budget en place, le responsable de l’événement finalisera le concept de l’événement, travaillera à aligner un emplacement et des fournisseurs, et obtiendra les autorisations, permis et assurances nécessaires.
Si des conférenciers sont requis pour l’événement, l’équipe de gestion de l’événement se coordonnera avec le client pour les engager. Si d’autres extras, tels que le stationnement et le transport, sont nécessaires, l’équipe les organisera également.
Le jour de l’événement, l’équipe de gestion de l’événement sera sur place pour gérer l’événement et gérer tout problème qui surviendrait. Après l’événement, l’équipe bouclera tous les détails restants et obtiendra les commentaires du client.
Carrières dans la gestion d’événements
Le marché du travail des gestionnaires d’événements est en croissance, certaines estimations indiquant que le besoin en gestionnaires d’événements augmentera d’un tiers au cours de la prochaine décennie.
La plupart des personnes qui entrent dans la gestion d’événements auront besoin d’un baccalauréat. Une expérience dans l’hôtellerie ou la gestion du tourisme est également utile. Un gestionnaire d’événements réussi est une véritable personne humaine et possède d’excellentes compétences organisationnelles, des compétences interpersonnelles et des compétences multitâches.
Les équipes de gestion d’événements travaillent souvent en étroite collaboration avec les équipes de relations publiques et avec les professionnels de l’hôtellerie sur les lieux des événements. Certains professionnels de la gestion d’événements se déplacent fréquemment pour gérer des clients dans divers endroits, tandis que d’autres se concentrent sur la gestion d’événements dans une zone géographique.
Planificateurs d’événements vs Gestionnaires
Les principales responsabilités d’un planificateur consistent à garder une trace du temps pendant vos événements, à s’assurer de la bonne configuration établie par le client, à gérer le personnel d’attente, la liaison avec la restauration et d’autres tâches liées au lieu qui sont essentielles au succès de l’événement.
Les gestionnaires d’événements, quant à eux, sont là avec vous à chaque étape du processus. Les gestionnaires orchestrent tous les détails de l’événement, gèrent les fournisseurs, créent et gèrent les budgets et les échéanciers, aident aux négociations contractuelles et gèrent le processus de sélection des sites.