Votre entreprise repose-t-elle, au moins partiellement, sur des enregistrements papier?
De plus en plus d’entreprises transfèrent leur stockage de documents vers l’espace numérique ces jours-ci. Cependant, tout ne peut pas être converti en numérique. De nombreuses entreprises ont encore des dossiers papier qui doivent être correctement stockés et organisés.
L’utilisation de classeurs à trois anneaux pour stocker vos documents papier est un excellent moyen de s’assurer qu’ils ne sont pas endommagés ou égarés. Cependant, vous aurez besoin d’un système pour organiser ces documents dans le cas où vous en auriez besoin.
Selon le nombre d’enregistrements avec lesquels votre entreprise traite, vous avez plusieurs options pour les systèmes organisationnels.
Organisation alphabétique
Pour les documents de moins de 5 000 documents, le système de classement alphabétique reste la méthode la plus courante. Dans ce système, tous les enregistrements (y compris les noms des agences, des entreprises, des emplacements géographiques, des individus, des institutions, des sujets et des sujets) sont répertoriés par ordre alphabétique de A à Z.
Vous pouvez également utiliser ce système pour les fichiers de noms de clients et de clients. Si vous travaillez avec des sujets, vous devrez peut-être utiliser un index relatif dans lequel vous désignez un nom de sujet pour remplacer un sujet.
Voici quelques autres conseils pratiques pour la tenue de dossiers par ordre alphabétique:
- Si la collection de clients ou de contacts que vous avez est importante, envisagez d’utiliser des dossiers ou des séparateurs séparés à l’intérieur de vos classeurs pour chaque contrat.
- Gardez les choses claires en étiquetant le haut de chaque dossier (nom, prénom du contact).
- Utilisez le nom de famille du client pour trier par ordre alphabétique. Pour plus d’un client portant le même nom de famille, utilisez également son prénom.
- Gardez votre système d’organisation bien rangé en divisant vos clients en quatre sections: A à F; G à L; M à R; et S à Z. Vous pouvez facilement utiliser un classeur pour chaque section si elles sont trop grandes. Cela empêche les choses de s’enliser.
Organisation numérique
Avec un système d’organisation de classeur numérique, vous placerez vos fichiers dans un ordre séquentiel. Vous pouvez le faire en attribuant des numéros à chacun de vos clients / clients, ou vous pouvez extraire un numéro de vos listes de clients.
Le dépôt numérique peut être bénéfique, car il a tendance à augmenter la productivité, car les chiffres permettent de réaliser plus rapidement votre dépôt. Contrairement à un système alphabétique, vous pouvez facilement utiliser un système numérique pour plus de 5 000 enregistrements.
Organisation des chiffres terminaux
Une autre forme d’organisation numérique consiste à utiliser un système de chiffres terminaux. Comme un système numérique traditionnel, vous organiserez les nombres de manière séquentielle. Cependant, dans le système terminal digit, vous n’utiliserez que les deux derniers chiffres du numéro attribué pour chaque client. Ce système est couramment utilisé lorsqu’une entreprise possède un nombre élevé d’enregistrements.
Organisation alphanumérique
Ce système d’enregistrement combine des systèmes alphabétiques et numériques. Les systèmes alphanumériques sont couramment utilisés lorsqu’il y a des noms de sujets et des numéros dans un système.
Pour ce système, vous commencerez généralement par trier vos fichiers par ordre alphabétique, puis par ordre numérique. Comme avec le système alphabétique, vous devrez utiliser un index relatif dans lequel vous gardez une trace des codes numériques auxquels vous avez attribué vos catégories alphabétiques.
Organisation des catégories
Enfin, dans un système de catégories, les enregistrements sont ventilés en catégories, puis organisés par ordre alphabétique. Vous pouvez utiliser des dossiers ou des diviseurs avec des onglets d’index à l’intérieur de vos classeurs pour garder les choses séparées.
Pour faciliter la localisation de vos enregistrements, vous pouvez également organiser vos catégories par priorité. Les informations dont vous avez besoin le plus souvent peuvent être stockées dans un classeur séparé intitulé « Priorité”.