különbség a vásárlás igénylés & megrendelés

célunk ezzel a bejegyzéssel, hogy ismertesse az alapokat a vásárlás igénylések vs. megrendeléseket, és ossza meg néhány tippet a beszerzési igénylési folyamat optimalizálására azok számára, akik a pénzügyekre vagy a beszerzésre szakosodtak.

mielőtt belemerülnénk a részletekbe, fontos meghatározni, hogy a beszerzési és beszerzési funkciók milyen fontos szerepet játszanak a vállalkozásokon belül, mivel ezek kritikusak a költségek kezelésében. Egyszerűen fogalmazva, ezek a részlegek vásárlási politikákat és eljárásokat hoznak létre a vállalkozások számára. Az ő feladatuk annak biztosítása, hogy a vállalat egészében végrehajtott vásárlások költséghatékonyak legyenek, és a megfelelő felek jóváhagyják őket. Például az egyik ügyfelünk egy fogászati egészségügyi cég. Annak érdekében, hogy megvásárolja a fogkeféket, amelyeket a fogorvos látogatása után kap, a személyzetnek ezt a vásárlást a beszerzési osztályon keresztül kell csatornáznia annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat a legjobb árat kapja, és bölcsen kezelje a készletet.

A beszerzés és a beszerzés fontos kontextusát szem előtt tartva a beszerzési igények és a beszerzési megrendelések kulcsfontosságú dokumentumok, amelyeket a vállalatok a költségek kezelésében használnak. Két fő oka van annak, hogy a szervezetek ezeket a dokumentumokat használják: 1) nagyobb ellenőrzést biztosít számukra a munkavállalói kiadások felett; 2) nagyobb a valószínűsége annak, hogy árengedményeket kapnak az árukra vagy a szolgáltatásokra, mert nagyobb a láthatóság a vásárlásban.

vásárlási igény vs.megrendelés

a két dokumentum közötti legfontosabb különbség az, hogy a vásárlási igény az engedélyről szól, a beszerzési megrendelések pedig a vásárlásról. Vizsgáljuk meg a dokumentumokat egyenként.

mi az a vásárlási igény?

a beszerzési igénylési folyamat egy vásárlási igénylési vagy vásárlási igénylési űrlappal kezdődik, amely a Vevő által létrehozott dokumentum, amelyet a pénzügyeket ellenőrző osztálynak nyújtanak be. Tekintsük ezt a vásárlási folyamat azon részének, ahol a hüvelykujját fel lehet venni a kívánt áruk és szolgáltatások megvásárlásához. Valójában nem rendelsz semmit, megkapod a jóváhagyást. Ez a beszerzés hatékony ellenőrzési nyomvonalának első lépése.

vásárlási igényekre gyakran szükség van egy bizonyos Dollár küszöböt meghaladó árukra. Például egy nagy magánegyetem Beszerzési Osztálya megköveteli, hogy a vásárlók 5000 dollár feletti árukra és szolgáltatásokra vonatkozó vásárlási kérelmet nyújtsanak be. Míg a beszerzési igények az üzleti igényektől függően változhatnak, általában a következő információkat tartalmazzák: a vevő helye vagy belső részlege, a kért készletek mennyisége és általános leírása, az árut szállító szállító neve és az ár.

a dental healthcare ügyfelünket példaként használva a beszerzési igény tartalmazza a vevő helyét (a dental healthcare klinika helye), a kért kellékek mennyiségét és leírását (500 fogselyemcsés fogkefe), az árut szállító szállító nevét (pl. Colgate), az árat ($2,000.00) és a kért szállítási dátumot. A klinika ezt követően közvetlenül megosztaná ezt a dokumentumot a beszerzési részleggel jóváhagyás céljából, elutasítás, vagy további megbeszélés.

mi az a megrendelés?

a megrendelés (Po) az, ahol a vásárlás történik. Miután a beszerzési vagy beszerzési osztály jóváhagyta a vásárlási igényt, és megadta a kívánt áruk és szolgáltatások megvásárlásához szükséges ábrás hüvelykujját, megrendelést ad ki az eladónak. A megrendeléseket általában olyan elektronikus beszerzési rendszerekkel hozzák létre, mint a PLANERGY, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára a POs nyomon követését és elektronikus úton történő benyújtását. Az információk ismét változhatnak, de a megrendelések általában tartalmazzák az árut vagy szolgáltatást vásárló vállalat nevét, az áruk vagy szolgáltatások leírását és mennyiségét, az árat, a levelezési címet, a fizetési információkat és feltételeket, a számlázási címet és a megrendelés számát.

fogászati egészségügyi ügyfelünk számára a megrendelés tartalmazza az árut vagy szolgáltatást vásárló cég nevét (XYZ Fogászati Társaság), az áruk vagy szolgáltatások leírását és mennyiségét (500 fogselyem tipp fogkefék), az árat ($2000), levelezési cím (1 fake Avenue, Boston, MA 12345), fizetési feltételek (30 napon belül fizetendő), számlázási cím (ugyanaz, mint a levelezési cím), valamint a megrendelés száma (123).

a megrendelés fontos dokumentum a gyártók számára is. A szállítók ezeket a megrendelések teljesítésére és a kifizetések feldolgozására használják. A PO benyújtása után az eladó aggályokat vet fel. Miután bármilyen kérdéssel foglalkoztak, a megrendelést kiszállítják. Az eladó ezután számlát küld a Vevő által fizetendő árukról vagy szolgáltatásokról.

miért fontosak a beszerzési igények és megrendelések?

a vállalkozások sokféle módon kezelik a beszerzési igények és megrendelések létrehozását és nyomon követését, de a leghatékonyabb az elektronikus beszerzési rendszer, amely könnyen integrálható más pénzügyi rendszerekkel. Azok a vállalkozások, amelyek kifinomult elektronikus rendszereket használnak az Excel és az e-mail helyett, hogy létrehozzák, megosszák és nyomon kövessék ezeket a dokumentumokat, jelentősen csökkentik a költségeket, nagyobb ellenőrzést gyakorolnak a vállalati kiadások felett, és egyszerűsítik a folyamatokat és így tovább.

az alkalmazott eljárástól függetlenül a beszerzési igénylések és megrendelések a kiadások kezelésének kritikus részét képezik. Nem csak a költségek és a készletek kezelésében segítenek, hanem segítenek a vállalkozásoknak elkerülni a duplikált vagy hiányzó megrendeléseket, tisztázni a fontos részleteket, megvédeni a pénzügyi ellenőrzéseket, és védeni mind a vásárlókat, mind az eladókat.