Munkarendelés kezelése és a munkarendelés anatómiája magyarázata

augusztus 11 2020

mit kell tennie, ha meg akarja győződni arról, hogy egy bizonyos feladatot helyesen és időben hajtanak végre?
létrehoz egy feladatot, leírja, hogy mit kell tenni, hozzárendeli egy adott személyhez, és elhelyezi az esedékességet. Amikor mindezt megteszed, alapvetően munkarendet hozol létre.
A digitális munkarendelések hatékony módja a feladatok kezelésének az egész szervezetben, és különösen fontosak a karbantartási munkák koordinálásában. Ahhoz azonban, hogy hatékonyan használhassuk őket, a Munkamegrendelés elemeinek ismerete nem elegendő – meg kell értenie az egész Munkamegrendelés-kezelési folyamatot.
ennek az útmutatónak az a célja, hogy megmutassa, hogyan hozhat létre megfelelő munkarendelést, és elmagyarázza, hogyan szervezheti meg a munkarendelés-kezelési folyamatot az iparági legjobb gyakorlatok követésével. Nagyon sok információ található ebben az útmutatóban, ezért nyugodtan használja a bal oldali tartalomtáblát a cikk bizonyos részeihez való navigáláshoz.
kezdjük a dolgokat azzal, hogy meghatározzuk a munkarendet, és meglátjuk, hová vezet ez minket.

mi az a munkarendelés?

A Munkarendelés (rövidítve WO) egy adott személyhez vagy embercsoporthoz ütemezett és hozzárendelt feladatot jelent. Bár a kifejezés szélesebb körben használható, nagyon népszerű a karbantartó iparban, ahol a munkát a karbantartó technikusokhoz és a mechanikához rendelik. A munkamegrendelések írhatók / nyomtathatók papírlapra vagy digitális dokumentum formájában.
a karbantartási munkák megrendelésének célja, hogy:

• szabványosítsa a karbantartási munkafolyamatot
• van egy egyszerű és gyors módja a karbantartási munkák ütemezésének, hozzárendelésének és nyomon követésének
• a karbantartásra fordított dokumentumforrások (munkaerő, anyag, alkatrészek)
• A pálya karbantartási teljesítménye (karbantartási megfelelés, a tervezett vs megelőző munka százalékos aránya, az elvégzett munkával kapcsolatos költségek…)

a munkamegrendelések leggyakrabban konkrét munkakérelmek eredményei. Időnként a technikus vagy a gépkezelő észreveszi a teljesítményproblémákat és a romlás jeleit a rutinellenőrzés során, és értesíti felettesét a korrekciós munka ütemezéséről, ami szintén munkarendelés létrehozását eredményezheti.

A karbantartási munkamegrendelések típusai

A karbantartási munkamegrendelések kategorizálásának néhány különböző módja van. Néha fontos, hogy ez az információ szerepeljen a munkarendelésben, néha nem. Az alábbiakban elolvashatja a különböző típusok leírását, és eldöntheti, hogy érdemes-e nyomon követni.
a megoldandó probléma típusa alapján a munkarendelés a következő kategóriába sorolható:

1. nem tervezett munkarendelés (a nem tervezett karbantartási tevékenységek kezelésére szolgál, mint például a gép váratlan meghibásodása)
2. tervezett munkarendelés (néhány megelőző karbantartási munka ütemezésére szolgál; néha PMs-nek hívják)

attól függően, hogy a Munkamegrendelés hol található a munka iránti kérelem származik, kétféle munkarendelést ismerhetünk fel:

1. belső munkamegrendelések (a munkamegrendelések a szervezeten belüli személyektől származnak)
2. külső munkamegrendelések (a munkaigénylés a szervezeten kívüli személytől származik)

az ütemezés alapján megkülönböztethetünk:

1. kézi munkarendelések (kézzel ütemezve, gyakran egy Karbantartó menedzser által, miután megkapta és felülvizsgálta a munka kérését)
2. automatikus munkarendelések (a Munkarendelési szoftverek, mint például a Limble, beállíthatók úgy, hogy automatikusan ütemezzék a WoS-t a naptár alapján vagy a berendezésre telepített állapotfigyelő érzékelőkből származó adatok alapján)

a legtöbb szervezet a WoS-t automatikusan ütemezi aktívan nyomon csak az első munkamegrendelési típus felsoroltuk, így össze tudják hasonlítani, hogy mennyi megelőző vs reaktív karbantartási munkát végeznek. Ahogy el lehet képzelni, ez nagyon fontos információ azoknak a szervezeteknek, amelyek át akarnak lépni a reaktív karbantartásról a megelőző karbantartásra, vagy egyszerűen csak nyomon akarják követni és összehasonlítani a megelőző és reaktív munkával kapcsolatos költségeket.

A digitális munkarendelési folyamat fejlődése

bár azt szeretnénk mondani, hogy a legtöbb szervezet ma digitális munkarendelést használ, ez egyszerűen nem lenne igaz. A karbantartási osztályok elmaradnak a digitalizációtól, összehasonlítva más üzleti osztályokkal. Ez az oka annak, hogy a táblák, a papírsablonok és a táblázatok továbbra is szerepet játszanak a munkarendelés kezelésében.
a legrosszabb eset az, amikor egy osztály post-it jegyzeteket használ, vagy telefonhívásokon keresztül rendel munkát. Ez egy rendkívül hatékony megközelítés. Nagymértékben támaszkodik a technikusokra, akik ismerik a munkájukat és képesek koordinálni a munkát egymás között. A karbantartási nyilvántartások hiánya megakadályozza a mélyebb betekintést, amely felhasználható a karbantartási folyamatok javítására.

1) A papír munka érdekében sablon

ha a Google “munka érdekében forms “vagy” munka érdekében sablonok”, meg fogja találni sok különböző változatai wo sablonok:

a változékonyság azt tükrözi, hogy a szervezetek hogyan szeretik a sablonokat az igényeikhez és céljaikhoz igazítani.
íme egy példa a részletes karbantartási munkarendelésre:
amikor egy ilyen munkarendelés befejeződött, azt egy kijelölt helyre lehet helyezni (például egy doboz a növény padlóján). Később egy Karbantartó menedzser felülvizsgálhatja és elmentheti egy iratszekrénybe.

2) táblázatok és digitális WOs használata

papírrekordok használata jobb, mint rekordok nélkül. Hasonlóképpen, a digitális nyilvántartások sokkal jobbak, mint a papíralapú nyilvántartások.
A nyomtatás helyett a WOs-t digitálisan meg lehet osztani a technikusokkal (Word-dokumentum, táblázat, PDF-fájl stb.). A technikusok megnyithatják a WoS-t okostelefonjukon, elvégezhetik a munkát, befejezési jegyzeteket írhatnak, és visszaküldhetik őket a felettesüknek.
digitális jegyrendszerrel kombinálva ez egy nagyszerű átmeneti lépés lehet A papírsablonok használata és a CMMS rendszerre való váltás között.

3) a CMMS szoftver megvalósítása a munkarendelések kezelésének végső módja a CMMS. Végül is erre tervezték a CMMS-t.
a folyamat teljesen automatizált. Csak ki kell töltenie néhány elemet a WO létrehozásához. A szoftver azonnal e-mailt és push értesítéseket küld a kijelölt technikusoknak. A technikusok megnyithatják a wo-t mobileszközükön, hozzáférhetnek a fontos eszközinformációkhoz és ellenőrzőlistákhoz, elvégezhetik a munkát, és bezárhatják a munkát. A befejezés után a jegyzetek, az eltöltött idő, a felhasznált anyagok és egyéb információk automatikusan naplózásra kerülnek, és hasznos jelentések készítésére használhatók.
sok más előnye van a CMMS használatának a karbantartási munkák kezelésére, és ezeket a cikk későbbi részében tárgyaljuk.

mit kell tartalmaznia a karbantartási munka érdekében?

ebben a részben azt fogjuk megvitatni, hogy mely információkat kell feltüntetni a munkarendelésben, hogy a szükséges munkát végző személy pontosan tudja, mit kell tennie, hová kell mennie, és mely eszközöket és alkatrészeket kell magával hoznia.
itt vannak az alapvető elemei a szabványos karbantartási munkarendelés:

merüljünk mélyebben minden elem, hogy megértsük, miért kell egy helyet minden munkarendelés.

1) aki kérte és/vagy jóváhagyta a munkát

A karbantartási vezetők és felügyelők felelősek a karbantartási munkák ütemezéséért. Ütemezik a wo-t a megelőző feladatokra, valamint felülvizsgálják és jóváhagyják a beérkező munkakérelmeket.
néha a vezető karbantartó technikusok jogosultak lehetnek a karbantartási jegyek felülvizsgálatára és a sürgős munkák elvégzésére. Mindkét esetben jó tudni, hogy ki engedélyezte a munkát (legyen az felügyelő vagy maga a technikus). Még inkább, ha van egy nagy karbantartó csapatod, több tucat technikussal és több felügyelővel.
egy másik értékes információ az, hogy ki jelentette a problémát, különösen akkor, ha ingatlan-karbantartó céget futtat, vagy a szervezetén kívülről érkező munkakérelmekkel foglalkozik. Ez lehetővé teszi a technikusok számára, hogy közvetlenül nyomon kövessék azt a személyt, aki benyújtotta a munkamegrendelési igénylőlapot. Szükség esetén az elérhetőségeket a munkaköri leírás részeként lehet hagyni.

2) munkaköri leírás

a munkarendelés lényeges része az elvégzendő munka leírása. Ha egy egyszerű feladatról beszélünk, akkor egyetlen mondat összefoglalása is elvégezhető.
a bonyolultabb munkafeladatokat, akkor lehet, hogy írjon egy listát az utasításokat. Például tartalmazhat egy karbantartási ellenőrzőlistát, amely elmagyarázza az adott karbantartási feladat végrehajtásához szükséges lépéseket. Ne feledje azonban, hogy a karbantartási ellenőrzőlistákat általában csak a rendszeresen elvégzett rutinfeladatokhoz érdemes létrehozni.
amikor munkarendeléseket hoz létre a berendezések meghibásodásainak és javításának kezelésére, a jó gyakorlat az, hogy tartalmazza a meghibásodást/meghibásodást bejelentő személy által hagyott probléma leírását. A többi a technikusokon múlik.

3) eszköz helye és azonosítója

ha nagyobb létesítménye van, vagy több helyet kezel, a “hűtőszekrény rögzítése a második emeleten” nem szűkíti eléggé a dolgokat.
a megfelelő munkarendelésnek tartalmaznia kell a pontos helyet, és tartalmaznia kell valamilyen számot, amely egyedileg azonosítja az eszközt (például egy sorozatszámot).

4) ki végzi a munkát

ez a rész magától értetődő. Minden munkamegrendelést egy adott személyhez (technikushoz) vagy egy csoporthoz (azaz reggeli műszakhoz) kell rendelni annak biztosítása érdekében, hogy a munka valóban megtörténjen.

5) esedékesség

egy nagyszerű módja annak, hogy a végén egy nagy halasztott karbantartási lemaradás, hogy nem adja meg a határidő.
amint azt már többször említettük ebben a bejegyzésben, megfelelő munkarendelést kell hozzárendelni valakihez, és várható befejezési dátummal kell rendelkeznie.
a technikusok általában több feladatot ütemeznek minden napra, és egyes feladatokat korábban kell végrehajtani, mint mások. Például, ha egy gépet meg kell kenni a délutáni műszak megkezdése előtt, akkor egyértelmű idő áll rendelkezésre, ameddig ennek meg kell történnie. Ebben a forgatókönyvben a WO nem csak azt mondhatja, hogy “kenje meg az XY gépet ezen a csütörtökön”. Annak érdekében, hogy a technikusok először a fontos munkára összpontosítsanak, megadhatja azt az időt, ameddig a feladatot el kell végezni, és magasabb prioritási szintet adhat az ilyen típusú feladatoknak.

6) munka prioritási szint

nem számít, milyen karbantartási stratégiát használ, a karbantartó csapatnak bizonyos mennyiségű nem tervezett munkával kell foglalkoznia. A természeti katasztrófák, balesetek, emberi hibák és géphibák olyan dolgok, amelyekre soha nem lehet teljesen felkészülni.
az a képesség, hogy a munka prioritását (általában valamilyen skálán, például 1-5) hozzárendeljük a WO-hoz, segít a technikusoknak eldönteni, hogy melyik munkát kell először elvégezni. Ez különösen fontos vészhelyzetekben, amikor teljes kézre van szüksége a fedélzeten. A mobil CMMS segítségével létrehozhatja a legmagasabb prioritású munkarendet, és értesítést küldhet a kiválasztott technikusoknak, hogy megállítsák, amit csinálnak, és jöjjenek be vészhelyzeti karbantartásra.

7) anyagok és pótalkatrészek listája

beleértve az anyagok és pótalkatrészek listáját a WO-n, csökkenti annak esélyét, hogy a technikusoknak a javítás közepén vissza kell menniük a raktárba. El tudod képzelni, mennyi kumulatív időt takarít meg, különösen, ha a karbantartási tevékenységeket a campus másik oldalán vagy teljesen más helyeken végzik. Jelentősen csökkentheti az üresjárati időt, és biztosíthatja, hogy a technikusok több időt töltsenek a tényleges karbantartási munkák elvégzésével.

A rugalmas CMM-ekben a WO befejezése után a technikusok megjelölhetik, hogy mennyi időt töltöttek az adott feladatra, és milyen pótalkatrészeket és anyagokat használtak fel. Ez segít a készletszintek nyomon követésében és a jövőbeli kereslet előrejelzésében, valamint az egyes alkatrészekkel, javítási munkákkal és eszközökkel kapcsolatos költségek nyomon követésében.

8) befejezési megjegyzések

a befejezési jegyzetek fő célja minden olyan fontos megjelölése, amely releváns lehet az eszköz jövőbeli munkája szempontjából. A technikusok olyan dolgokat írhatnak, mint mi volt a kudarc oka, hogyan észleltek további problémákat, amelyekkel a jövőben foglalkozni kell, hogyan kellett néhány további lépést tenniük stb.
Ha ezeket az információkat a karbantartási előzmények részeként menti, segíthet megvizsgálni, hogy bizonyos eszközök miért olyan problematikusak. Ennél is fontosabb, hogy az eszköztörténet segíthet más technikusoknak felgyorsítani a diagnosztikai és javítási folyamatot, valamint hasznos biztonsági mutatókat.

a szokásos munkarendelés-kezelési folyamat

most, hogy lefedtük, Hogyan hozzunk létre munkarendelést, beszéljük meg, hogyan kell kezelni őket. A munkarendelési folyamat megértéséhez felül kell vizsgálnunk:

1. mikor jönnek létre új munkarendelések
2. hogyan áramlanak át a szervezeten
3. mi történik velük, amikor a munka befejeződött

ez segít leírni, hogyan néz ki a szokásos munkarendelés-kezelési folyamat mint a gyakorlatban, és hogyan illeszkedik az Általános karbantartáskezelési munkafolyamatba.
három különböző fél vesz részt a wo menedzsment folyamatában:

1. work requester: az a személy, aki karbantartási kérelmeket nyújt be.
2. Work approver: az a személy, aki felülvizsgálja és jóváhagyja a karbantartási kérelmeket. Ez általában egy karbantartási menedzser/felügyelő/tervező munkája.
3. a munkát végző személyek: karbantartó szerelők és terepi technikusok, akik elvégzik a hozzájuk rendelt tényleges karbantartási munkákat.

itt van egy grafika, amely vizuális formában bemutatja a szokásos munkarendelés-kezelési folyamatot:

Limble CMMS, mint a munka érdekében szoftver

Limble CMMS épül, hogy kövesse a szabványos munka érdekében kezelési folyamat, amely lehetővé teszi, hogy nagyon könnyen megvalósítható Limble bármely szervezetben. Ennek ellenére a szoftver elegendő rugalmasságot biztosít Önnek ahhoz, hogy az adott forgatókönyvekhez igazítsa.
itt van egy lista a Limble CMMS funkciók, amelyek segítenek hatékonyan kezelni bármilyen mennyiségű karbantartási munka:

• work request system: Lehetővé teszi minden felhatalmazott személy számára, hogy egy egyszerű űrlapon keresztül gyorsan benyújtsa a munka iránti kérelmet, ahelyett, hogy megszakítaná a technikusokat telefonhívásokkal vagy szöveges üzenetekkel. A munkát kérő e-mailes értesítéseket kap a kérésük előrehaladásáról, így nem szakítják meg folyamatosan a technikusokat frissítések kérésével.
• automatikus készletkövetés: amikor egy technikus befejezi a WO-t, megjelölheti, hogy hány pótalkatrészt használt. A Limble automatikusan frissíti a készletkészlet szintjét ennek az információnak megfelelően. Az alacsony készletszintre vonatkozó értesítések beállításával együtt ez segít a vezetőknek a pontos készlet-előrejelzések elkészítésében és annak biztosításában, hogy a szükséges pótalkatrészek mindig raktáron legyenek.
• könnyen használható naptár: a naptár lehetővé teszi az összes nyitott munkarendelés és a közelgő PM menetrend megtekintését, ami megkönnyíti a különböző technikusok és műszakok munkaterhelésének becslését. Az új munka tehát tisztességesen ütemezhető és könnyebben nyomon követhető.
• automatikus feladat létrehozása: A Limble támogatja a fejlett karbantartási stratégiákat, például a prediktív karbantartást. Ez azt jelenti a munkarendelés-kezelés összefüggésében, hogy a Limble-t az állapotfigyelő érzékelőkkel csatlakoztathatja, és szabályokat állíthat be a bejövő adatok alapján történő automatikus feladatkészítéshez.
• Munkarendelés-kezelő rendszer: a Limble munkarendelés-kezelő modulja a munkarendelés-kezelés egyszerűsítésére épül a cikkben ismertetett legjobb gyakorlatok követésével. Ütemezheti a munkát néhány egyszerű kattintással, hozzáadhatja és módosíthatja a munka prioritási szintjeit, automatikus push és e-mail értesítéseket kaphat, nyomon követheti a munka előrehaladását útközben, nyomon követheti a kritikus KPI-ket, csatolhat képeket és számlákat, rögzítheti az eltöltött időt és még sok más.

annak bizonyítására, hogy ezek nem csak üres szavak, javasoljuk, hogy nézze meg a munkarendelés-menedzsment oktatóanyagunkat a Limble-ben, és nézze meg, hogyan néz ki mindez a gyakorlatban:

Hogyan kezdjük el a Limble CMMS-t

ha tesztelni szeretné, hogy a Limble CMMS hogyan kezeli a munkarendeléseket, akkor 3 lehetősége van:

• indítson el egy ingyenes 30 napos próbaverziót
• demó kérése
• próbálja ki saját bemutatónkat (erre a linkre kattintva megnyílik egy szimulált környezet, ahol különböző funkciókkal játszhat)

következtetés

A karbantartási munkák hatékony kezelése a karbantartási osztály fő célja. Ha a dolgok jobbra-balra összeomlanak, az emberek jogosan kérdezik maguktól, hogy mit csinál a karbantartó csapat. A tisztességtelen rész az, hogy a karbantartó csapat sok flack-et kap, ha a dolgok nem működnek, de nagyon kevés dicséret, ha minden simán megy. akárhogy is, a modern karbantartó csapatok, amelyek mobil CMMS megoldást használnak, nemcsak produktívabbak lesznek, hanem kézzelfogható információkkal is rendelkeznek, amelyeket felhasználhatnak a szűk keresztmetszetek észlelésére és a karbantartási munkafolyamatok optimalizálására..