L’arte di scrivere un memo aziendale è in realtà qualcosa di un’arte perduta.
Con l’aumento delle comunicazioni digitali e un eccessivo affidamento sui telefoni cellulari e testo rapido ed e-mail, non sembra esserci molto spazio per il venerabile memo.
Questo è un peccato, poiché un memo aziendale ben realizzato può tagliare la burocrazia burocratica e ottenere importanti messaggi aziendali alle persone giuste, in modo chiaro e conciso.
I memo sono altamente preferibili alle e-mail quando emettono informazioni e dati su questioni aziendali chiave, come i cambiamenti delle politiche o la nomina di un nuovo amministratore delegato.
Come scrivere il miglior memo? Breve e dolce è un buon punto di partenza, e la capacità di comunicare i vostri punti chiave è un buon modo per finire.
Diamo un’occhiata e vediamo come scrivere il miglior memo aziendale.
Come scrivere un Memo
Per definizione, un memo (abbreviazione di memorandum) è un documento aziendale che cerca di coinvolgere i membri dello staff all’interno di un’azienda e comunica messaggi importanti su questioni chiave su riunioni, politiche aziendali e affari aziendali.
Scrivere un buon memo è principalmente una buona formattazione, una struttura solida e la capacità di trasmettere in modo chiaro e succinto il messaggio previsto.
Per coprire le basi su tutti i fronti di cui sopra, camminiamo attraverso il processo, passo dopo passo, nella creazione di un memo magistrale.
Aggiungi il titolo
Il titolo di un memo è breve e al punto, ed è sempre posto nella parte superiore della pagina. Di solito, un termine è usato nel titolo (si pensi “memo” o “memo al personale.”) Idealmente, vuoi che il tuo messaggio si distingua tra la pila di scartoffie ed e-mail che spesso inondano il posto di lavoro moderno. Dirigere il titolo al pubblico/destinatario previsto fa proprio questo.
Assicurati di includere la data
La data è necessaria come punto di riferimento temporale. Essa mostra il destinatario quando il memo è stato scritto e, in molti casi dà il memo un senso di urgenza, e che il suo contenuto e le istruzioni devono essere presi sul serio.
3. Designare chi riceve Memo con “A”
Chiarire chi è il Memo “Da”
Questa riga designa l’autore del memo, per nome e titolo (cioè, “dalla scrivania di Sally Stone, direttore delle vendite.”) Spesso, per sottolineare l’importanza del memo, il titolo include la firma del mittente, per iniziali. Di solito, ciò si verifica quando un subordinato scrive il memo per un supervisore o un manager – quel manager firmerà il memo per mostrare ai destinatari che tutto nel memo è approvato e richiede attenzione o una risposta.
Aggiungi un soggetto chiaro
Questa riga indica di cosa tratta il memo e dovrebbe essere sempre scritta in modo chiaro, conciso e avvincente. Sopra ogni altra cosa, si desidera che il memo di distinguersi, e per ottenere il vostro messaggio attraverso. Questo processo inizia davvero con la riga dell’oggetto e ha lo scopo di indicare chiaramente di cosa tratta il memo.
Scrivi il corpo
Questa sezione entra più in dettaglio su ciò che il memo è di circa. L’obiettivo è arrivare rapidamente al punto (cioè, ” Abbiamo organizzato una riunione lunedì, jan. 6 per discutere gli obiettivi di vendita del primo trimestre e le priorità.”) La prima riga è importantissima, poiché imposta la tabella per il resto del memo. È ideale suddividere il corpo del memo in brevi paragrafi: tre dovrebbero essere l’obiettivo. Più di questo e si inizia a perdere l’attenzione dei destinatari. Ricorda, chiaro e conciso è l’obiettivo con un buon memo. L’ultimo paragrafo dovrebbe presentare un invito all’azione, vale a dire, qualcosa di convincente per stimolare il destinatario ad agire.
Firma con una buona chiusura
L’ultima parte del memo può includere una firma dal mittente in basso, ma non è necessario. Basta firmare e datare la firma, per “sigillare ufficialmente l’accordo” sul memo e far sapere al lettore da chi, esattamente, proviene il memo. È più importante, tuttavia, terminare il memo con un fermo invito all’azione, lasciando che i tuoi lettori sappiano quale azione specifica deve essere intrapresa.
Buoni modelli di memo da usare
Per aiutarti a scrivere un memo migliore e darti un esempio visivo di ciò che dovrebbe piacere un buon memo, dai un’occhiata a questi memo di esempio:
- Vertex 42: Questo sito offre una varietà di modelli diversi, tra cui memo aziendali “casual” e “formali”.
- Office.com: Questa pagina web è molto utile quando si sceglie il design corretto per il tuo memo.
- TemplateArchive.com: Questo sito fa un ottimo lavoro nel rompere il processo di memo in morsi facili da capire. Include sezioni sui modelli, quando inviare un memo e la formattazione del memo.
Quando è necessario inviare un memo?
Sapere quando scrivere una e-mail è altrettanto importante quanto sapere come scrivere un memo. Ad esempio, ci sono scenari in cui sarà sufficiente una breve e-mail o una bacheca digitale interna ti porterà al tuo pubblico corretto.
In generale, tuttavia, la scrittura di un memo è ottimale nei seguenti scenari:
- Quando è necessario ottenere un messaggio che fa impressione. E-mail sono grandi per ottenere un messaggio fuori rapidamente, ma un memo può creare un messaggio che è costruito per durare. Se il tuo messaggio comporta un problema serio o una raccomandazione, un memo è preferibile a un’e-mail per ottenere il tuo punto di vista.
- Quando si formatta correttamente il messaggio è importante. Se il tuo messaggio deve includere punti elenco, intestazioni o grafici, un memo è un ottimo veicolo per coinvolgere i membri dello staff.
- Quando il messaggio è destinato ad essere stampato. Se il messaggio sta per finire su una bacheca aziendale o in un formato di newsletter, o se il messaggio verrà utilizzato in una riunione aziendale, un memo formale è la strada da percorrere.
Si dovrebbe evitare di scrivere un memo quando una e-mail sarà sufficiente. Questo è di solito il caso quando si dispone di un messaggio molto breve da inviare, o se siete in viaggio con il tuo smartphone, e non hanno il tempo di strutturare e formattare un memo.
Suggerimenti per la scrittura di un grande Memo
Utilizzare questi suggerimenti per scrivere memo che si distinguono, farsi notare, e sono agito in modo rapido.
- Attenersi alla politica aziendale sui memo. La maggior parte delle aziende, soprattutto quelle più grandi, hanno uno script standard o un progetto da seguire quando si scrive un memo. Bastone vicino ad esso e utilizzare il progetto per ottenere il vostro punto attraverso.
- Mantenere le frasi e paragrafi brevi e al punto. Come disse una volta Ernest Hemingway, ” la brevità è la chiave.”I memo lunghi e prolissi sono memo che spesso non vengono letti.
- Utilizzare i punti elenco. Per essere più succinta e per ottenere il vostro punto attraverso, utilizzare i punti elenco per trasmettere meglio il vostro messaggio.
- Concentrarsi sulla chiamata all’azione. La fine del memo, in cui è inclusa una chiamata all’azione, è vitale per il processo di memo. Concentrarsi sulla verbosità che ispira il lettore e farli salire e muoversi. Poniti questa domanda: qual è il top da asporto che voglio che i lettori assorbano dal memo?
- Modifica per la grammatica. Nessuno vuole leggere un memo disseminato di errori di battitura ed errori grammaticali. Assicurati di correggere il tuo memo e investire in un buon software di grammatica come Grammarly.