Differenza Tra un Acquisto e Acquisto di Ordine

il Nostro obiettivo con questo articolo è quello di spiegare le nozioni di base sulle richieste d’acquisto vs ordini di acquisto, e condividere alcuni consigli su come ottimizzare il processo di acquisto per coloro che si specializzano in finanza o dell’appalto.

Prima di approfondire i dettagli, è importante definire il ruolo importante che le funzioni di approvvigionamento e acquisto svolgono all’interno delle aziende in quanto sono fondamentali nella gestione dei costi. In parole povere, questi dipartimenti stabiliscono politiche e procedure di acquisto per le imprese. È loro compito garantire che gli acquisti effettuati in tutta l’azienda siano convenienti e approvati dalle parti appropriate. Ad esempio, uno dei nostri clienti è un’azienda sanitaria dentale. Al fine di acquistare gli spazzolini da denti che si riceve dopo una visita dal dentista, il personale deve imbuto questo acquisto attraverso il reparto acquisti per garantire l’azienda sta ottenendo il miglior prezzo e gestire l’inventario con saggezza.

Con questo importante contesto di acquisti e acquisti in mente, le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono documenti chiave che le aziende utilizzano per aiutare a gestire i costi. Ci sono due ragioni principali per cui le organizzazioni utilizzano questi documenti: 1) Dà loro un maggiore controllo sulla spesa dei dipendenti; e 2) Hanno una maggiore probabilità di ricevere sconti su beni o servizi perché c’è una maggiore visibilità negli acquisti.

Richiesta di acquisto vs ordine di acquisto

La differenza fondamentale tra questi due documenti è che una richiesta di acquisto riguarda l’autorizzazione e gli ordini di acquisto riguardano l’acquisto. Esploriamo i documenti uno alla volta.

Che cos’è una richiesta di acquisto?

Il processo di richiesta di acquisto inizia con un modulo di richiesta di acquisto o di richiesta di acquisto, un documento che viene creato dall’acquirente e presentato al reparto che controlla le finanze. Considera questa la parte del processo di acquisto in cui ottieni i pollici in su per acquistare i beni e i servizi che desideri. In realtà non stai ordinando nulla, stai ottenendo l’approvazione per farlo. Questo serve come il primo passo in una pista di controllo efficiente per gli acquisti.

Le richieste di acquisto sono spesso richieste per merci oltre una certa soglia di dollari. Ad esempio, il dipartimento acquisti di una grande università privata richiede che gli acquirenti presentino una richiesta di acquisto di beni e servizi superiori a $5.000. Mentre le richieste di acquisto possono variare a seconda delle esigenze aziendali, in genere consistono nelle seguenti informazioni: posizione dell’acquirente o reparto interno, la quantità e la descrizione generale delle forniture richieste, il nome del venditore che fornisce la merce e il prezzo.

Utilizzando il nostro cliente dental healthcare come esempio, la richiesta di acquisto includerebbe la posizione dell’acquirente (posizione della clinica dental healthcare), la quantità e la descrizione delle forniture richieste (500 spazzolini da denti a punta di filo interdentale), il nome del venditore che fornisce la merce (ad esempio Colgate®), il prezzo ($2,000.00) e la data di consegna richiesta. La clinica avrebbe poi condividere questo documento direttamente con il reparto acquisti per l’approvazione, il rifiuto, o ulteriore discussione.

Che cos’è un ordine di acquisto?

L’ordine di acquisto (PO) è dove avviene l’acquisto. Una volta che il reparto acquisti o acquisti ha approvato la richiesta di acquisto e ti ha dato i pollici figurativi per acquistare i beni e i servizi desiderati, emette un ordine di acquisto al venditore. Gli ordini di acquisto vengono in genere creati utilizzando sistemi di acquisto elettronici come PLANERGY, che consentono alle aziende di tracciare i POs e inviarli elettronicamente. Anche in questo caso, le informazioni possono variare, ma gli ordini di acquisto includono generalmente il nome della società che acquista i beni o servizi, la descrizione e la quantità dei beni o servizi, il prezzo, un indirizzo postale, informazioni e termini di pagamento, indirizzo della fattura e un numero di ordine di acquisto.

Per il nostro studio dentistico sanitario al cliente, l’ordine di acquisto includono il nome dell’azienda, l’acquisto di beni o servizi (XYZ Azienda Dentale), la descrizione e quantità dei beni o servizi (500 floss punta spazzolini da denti), prezzo (2.000 dollari), un indirizzo di posta (1 Falso Avenue, Boston, MA 12345), i termini di pagamento (da pagare in 30 giorni), l’indirizzo di fatturazione (stesso indirizzo), e un numero di ordine di acquisto (123).

Gli ordini di acquisto sono un documento importante anche per i fornitori. I fornitori li utilizzano per l’evasione degli ordini e l’elaborazione dei pagamenti. Una volta inviato il PO, il venditore solleva dubbi. Dopo che tutti i problemi sono stati risolti, l’ordine viene spedito. Il venditore invia quindi una fattura per i beni o i servizi che devono essere pagati dall’acquirente.

Perché le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono importanti?

Le aziende gestiscono la creazione e il monitoraggio delle richieste di acquisto e degli ordini di acquisto in molti modi, ma il più efficiente è avere un sistema di approvvigionamento elettronico che si integra facilmente con altri sistemi finanziari. Le aziende che utilizzano sistemi elettronici sofisticati invece di affidarsi a Excel ed e-mail per creare, condividere e tenere traccia di questi documenti godono di una significativa riduzione dei costi, un maggiore controllo sulla spesa aziendale e processi più snelli e altro ancora.

Indipendentemente dal processo utilizzato, le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono una parte fondamentale della gestione della spesa. Non solo aiutano a gestire i costi e l’inventario, ma aiutano le aziende a evitare ordini duplicati o mancanti, a chiarire dettagli importanti, a rimanere protette dagli audit finanziari e a proteggere sia gli acquirenti che i fornitori.