che Cosa fare quando si desidera assicurarsi che una certa attività è eseguita correttamente e in tempo? Si crea un compito, descrivere ciò che deve essere fatto, assegnarlo a una persona specifica, e inserire una data di scadenza. Quando fai tutto questo, stai fondamentalmente creando un ordine di lavoro. Gli ordini di lavoro digitali sono un modo efficiente per gestire le attività in tutta l’organizzazione e sono particolarmente rilevanti per coordinare i lavori di manutenzione. Tuttavia, per poterli utilizzare in modo efficace, conoscere gli elementi di un ordine di lavoro non è sufficiente: è necessario comprendere l’intero processo di gestione degli ordini di lavoro. Lo scopo di questa guida è quello di mostrare come creare un ordine di lavoro corretto e spiegare come organizzare il processo di gestione degli ordini di lavoro seguendo le best practice del settore. Ci sono molte informazioni contenute in questa guida, quindi sentiti libero di utilizzare la tabella dei contenuti a sinistra per navigare in parti specifiche dell’articolo. Iniziamo le cose definendo un ordine di lavoro e vediamo dove ci porta.
Che cos’è un ordine di lavoro?
Ordine di lavoro (abbreviato WO) rappresenta un’attività pianificata e assegnata a una specifica persona o gruppo di persone. Mentre il termine può essere utilizzato in modo più ampio, è molto popolare nel settore della manutenzione dove viene utilizzato per assegnare il lavoro ai tecnici di manutenzione e meccanici. Gli ordini di lavoro possono essere scritti / stampati su un foglio di carta o sotto forma di documento digitale. Lo scopo degli ordini di manutenzione è quello di:
standardizzare il mantenimento del flusso di lavoro
sono un modo semplice e veloce per pianificare, assegnare e monitorare i lavori di manutenzione
documento di risorse spese per la manutenzione (manodopera, materiali, pezzi)
traccia esecuzione degli interventi di manutenzione (manutenzione di conformità, la percentuale di prevista vs lavoro di prevenzione, i costi associati con il lavoro effettuato…)
gli ordini di Lavoro sono spesso il risultato di specifiche richieste di lavoro. Occasionalmente, un tecnico o un operatore della macchina noterà problemi di prestazioni e segni di deterioramento durante l’ispezione di routine e notificherà al proprio supervisore di pianificare il lavoro correttivo, che può anche comportare la creazione di un ordine di lavoro.
Tipi di ordini di lavoro di manutenzione
Esistono diversi modi per classificare gli ordini di lavoro di manutenzione. A volte è importante avere queste informazioni incluse in un ordine di lavoro, a volte non lo è. Puoi leggere la descrizione di diversi tipi qui sotto e decidere da solo se vale la pena tenere traccia.
in Base al tipo di problema che deve essere affrontato, un ordine di lavoro può essere classificato come:
imprevisti di ordine di lavoro (utilizzato per affrontare attività di manutenzione straordinaria, come imprevisto guasto della macchina)
previsto ordine di lavoro (utilizzato per programmare alcuni interventi di manutenzione preventiva; a volte chiamato PMs)
a Seconda di dove l’opera richiesta è venuta da, possiamo riconoscere due tipi di ordini di lavoro:
ordini di lavoro interni (le richieste di lavoro provengono da qualcuno all’interno dell’organizzazione)
ordini di lavoro esterni (la richiesta di lavoro proviene da qualcuno al di fuori dell’organizzazione)
In base a come sono programmati, possiamo distinguere tra:
manuale di ordini di lavoro (in programma da parte spesso da un responsabile di manutenzione, dopo aver ricevuto ed esaminato lavoro richiesta)
automatico gli ordini di lavoro (ordine di lavoro software come Limble può essere impostato per programmare automaticamente WOs basato sul vostro calendario o basate su dati provenienti dal monitoraggio delle condizioni di sensori installati sulla macchina)
la Maggior parte delle organizzazioni di monitorare attivamente solo il primo ordine di lavoro tipo di elenchiamo modo da poter confrontare quanto preventive vs manutenzione reattiva lavoro che stanno facendo. Come potete immaginare, si tratta di informazioni molto importanti per le organizzazioni che vogliono passare dalla manutenzione reattiva a quella preventiva o semplicemente vogliono monitorare e confrontare i costi associati al lavoro preventivo e reattivo.
L’evoluzione del processo di ordine di lavoro digitale
Mentre vorremmo dire che la maggior parte delle organizzazioni oggi utilizzano ordini di lavoro digitali, che semplicemente non sarebbe vero. I reparti di manutenzione sono in ritardo sulla digitalizzazione rispetto ad altri reparti aziendali. Questo è il motivo per cui lavagne, modelli di carta e fogli di calcolo svolgono ancora un ruolo nella gestione degli ordini di lavoro. Lo scenario peggiore è quando un reparto utilizza post-it note o assegna lavoro attraverso telefonate. Si tratta di un approccio estremamente inefficiente. Si basa fortemente sui tecnici che conoscono il loro lavoro e la loro capacità di coordinare il lavoro tra di loro. La mancanza di record di manutenzione impedisce qualsiasi approfondimento che potrebbe essere utilizzato per migliorare i processi di manutenzione.
1) Utilizzando il modello di ordine di lavoro cartaceo
Se Google “moduli di ordine di lavoro” o “modelli di ordine di lavoro”, troverete molte varianti di modelli WO: La variabilità riflette il modo in cui le organizzazioni amano regolare i modelli in base alle loro esigenze e ai loro scopi. Ecco un esempio di un ordine di lavoro di manutenzione dettagliato: Quando tale ordine di lavoro è completato, può essere inserito in un luogo designato (come una scatola sul pavimento dell’impianto). Successivamente può essere rivisto da un responsabile della manutenzione e salvato in un archivio.
2) Usare fogli di calcolo e WOs digitali
Avere record cartacei è meglio che non avere record. Allo stesso modo, avere record digitali è molto meglio che avere record cartacei. Invece di stamparli, i WOS possono essere condivisi con i tecnici digitalmente (sotto forma di documento Word, foglio di calcolo, file PDF, ecc.). I tecnici possono aprire WOs sul proprio smartphone, eseguire il lavoro, scrivere nelle note di completamento, e inviarli di nuovo al loro supervisore. Combinato con un sistema di bigliettazione digitale, questo può essere un grande passo di transizione tra l’utilizzo di modelli di carta e il passaggio a un sistema CMMS.
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3) L’implementazione di macchine di misura a coordinate software
Il modo migliore per gestire gli ordini di lavoro con macchine di misura a coordinate. Dopotutto, questo è ciò per cui CMMS è progettato. Il processo è completamente automatizzato. Devi solo compilare alcuni elementi per creare un WO. Il software invia immediatamente e-mail e notifiche push ai tecnici assegnati. I tecnici possono aprire WO sul proprio dispositivo mobile, accedere a importanti informazioni sugli asset e liste di controllo, eseguire il lavoro e chiudere il lavoro. Al termine, le note, il tempo trascorso, i materiali utilizzati e altre informazioni vengono registrati automaticamente e possono essere utilizzati per generare report utili. Ci sono molti altri vantaggi dell’utilizzo di CMM per gestire i lavori di manutenzione e ne discuteremo più avanti nell’articolo.
Cosa dovrebbe essere incluso in un ordine di lavoro di manutenzione?
In questa sezione, discuteremo quali informazioni dovrebbero essere incluse in un ordine di lavoro in modo che la persona che esegue il lavoro richiesto sappia esattamente cosa deve fare, dove deve andare e quali strumenti e parti portare con sé. Ecco gli elementi principali di un ordine di lavoro di manutenzione standard:
Approfondiamo ogni elemento per capire perché dovrebbe avere un posto su ogni ordine di lavoro.
1) Chi ha richiesto e/o approvato il lavoro
I responsabili della manutenzione e i supervisori sono responsabili della programmazione dei lavori di manutenzione. Pianificheranno WO per attività preventive, nonché esamineranno e approveranno le richieste di lavoro in entrata. A volte, i tecnici di manutenzione senior potrebbero avere l’autorità di rivedere i biglietti di manutenzione e ritirare i lavori urgenti. In entrambi i casi, è bene sapere chi ha autorizzato il lavoro (sia esso un supervisore o il tecnico stesso). Ancora di più se si dispone di un grande team di manutenzione con decine di tecnici e più supervisori. Un’altra informazione preziosa è che ha segnalato il problema, soprattutto se si esegue una società di manutenzione di proprietà o trattare con richieste di lavoro che provengono da fuori della vostra organizzazione. Ciò consente ai tecnici di seguire direttamente la persona che ha inviato il modulo di richiesta dell’ordine di lavoro. Se necessario, le informazioni di contatto possono essere lasciate come parte della descrizione del lavoro.
2) Descrizione del lavoro
Una parte essenziale di un ordine di lavoro è la descrizione del lavoro che deve essere eseguito. Se stiamo parlando di un compito semplice, allora un singolo riassunto della frase può fare. Per incarichi di lavoro più complessi, potrebbe essere necessario scrivere un elenco di istruzioni. Ad esempio, si potrebbe includere una lista di controllo di manutenzione che spiega i passaggi necessari per l’esecuzione di un’attività di manutenzione specifica. Tuttavia, tenere presente che le liste di controllo di manutenzione sono di solito vale la pena creare solo per le attività di routine che vengono eseguite su base regolare. Quando si creano ordini di lavoro per affrontare guasti e riparazioni delle apparecchiature, una buona pratica è quella di includere una descrizione del problema lasciato dalla persona che ha segnalato il guasto/malfunzionamento. Il resto spetta ai tecnici.
3) Posizione delle risorse e ID
Quando hai una struttura più grande o gestisci più posizioni, “ripara un frigorifero al secondo piano” non restringe abbastanza le cose. Un ordine di lavoro corretto dovrebbe avere la posizione esatta e includere una sorta di numero che identifica in modo univoco la risorsa (come un numero di serie).
Sempre più sistemi supportano la scansione di codici a barre (Limble incluso) in modo che i tecnici possano controllare rapidamente se stanno guardando la risorsa giusta. Utilizzando la fotocamera sul proprio dispositivo mobile, possono eseguire la scansione del codice a barre e Limble caricherà automaticamente la cronologia e i dati della manutenzione per quella risorsa.
4) Chi sta eseguendo il lavoro
Questa parte è auto-esplicativa. Ogni ordine di lavoro dovrebbe essere assegnato a una persona specifica (tecnico) o ad un gruppo (cioè turno del mattino) per garantire che il lavoro venga effettivamente svolto.
5) Data di scadenza
Un ottimo modo per finire con un grande backlog di manutenzione differita è NON specificare una data di scadenza. Come abbiamo accennato più volte in questo post, un ordine di lavoro corretto deve essere assegnato a qualcuno e avere una data di completamento prevista. I tecnici di solito hanno più attività pianificate per ogni giorno e alcune attività devono essere eseguite prima di altre. Ad esempio, se una macchina deve essere lubrificata prima dell’inizio del turno pomeridiano, allora c’è un tempo chiaro entro il quale ciò deve accadere. In questo scenario, il WO non può semplicemente dire di “lubrificare la macchina XY questo giovedì”. Per aiutare i tecnici a concentrarsi sul lavoro importante, è possibile cercare di specificare il tempo entro il quale l’attività deve essere completata e dare a questi tipi di attività un livello di priorità più elevato.
6) Livello di priorità del lavoro
Non importa quale strategia di manutenzione si utilizza, il team di manutenzione dovrà affrontare una certa quantità di lavoro non pianificato. Disastri naturali, incidenti, errori umani e malfunzionamenti della macchina sono cose per cui non puoi mai prepararti completamente. La possibilità di assegnare priorità di lavoro (di solito su una sorta di scala come 1-5) a un WO aiuta i tecnici a decidere quale lavoro deve essere fatto prima. Questo è particolarmente importante in situazioni di emergenza quando hai bisogno di tutto-mano sul ponte. È possibile utilizzare un CMMS mobile per creare l’ordine di lavoro con la massima priorità e inviare una notifica per selezionare i tecnici per interrompere ciò che stanno facendo e venire per la manutenzione di emergenza.
7) Elenco dei materiali e dei pezzi di ricambio
L’elenco dei materiali e dei pezzi di ricambio su un WO riduce la possibilità che i tecnici debbano tornare al magazzino nel bel mezzo di una riparazione. Si può immaginare quanto tempo cumulativo si risparmia, soprattutto se le attività di manutenzione vengono eseguite dall’altra parte del campus o in luoghi completamente diversi. Può ridurre significativamente il tempo di inattività e assicurarsi che i tecnici trascorrano più del loro tempo eseguendo lavori di manutenzione effettivi.
In CMMS Limble, al termine del WO, i tecnici possono segnare quanto tempo hanno speso per quel particolare compito e quali pezzi di ricambio e materiali sono stati utilizzati. Ciò consente di tenere traccia dei livelli di inventario e prevedere la domanda futura, nonché dei costi associati a parti specifiche, lavori di riparazione e risorse.
8) Note di completamento
Lo scopo principale delle note di completamento è quello di contrassegnare qualsiasi cosa di importanza che potrebbe essere rilevante per il lavoro futuro sulla risorsa. I tecnici possono scrivere cose come quella che è stata la causa del fallimento, come hanno notato ulteriori problemi che dovrebbero essere affrontati in futuro, come hanno dovuto prendere alcuni passi in più, e così via. Avere queste informazioni salvate come parte della cronologia della manutenzione può aiutarti a indagare sul motivo per cui alcune risorse sono così problematiche. Ancora più importante, la cronologia delle risorse può aiutare altri tecnici ad accelerare il loro processo di diagnosi e riparazione, oltre a utili puntatori di sicurezza.
Il processo di gestione degli ordini di lavoro standard
Ora che abbiamo coperto come creare un ordine di lavoro, discutiamo come gestirli. Per capire il processo di ordine di lavoro, dobbiamo rivedere:
quando nuovi ordini di lavoro creati
come fare il passaggio attraverso l’organizzazione
cosa succede quando il lavoro è completato
Questo ci aiuterà a descrivere come gli standard di gestione degli ordini di lavoro processo assomiglia in pratica e come si inserisce nella complessiva gestione della manutenzione del flusso di lavoro. Ci sono tre diverse parti coinvolte in un processo di gestione WO:
Work requester: La persona che invia richieste di manutenzione.
Work approver: la persona che esamina e approva le richieste di manutenzione. Di solito è un lavoro per un responsabile della manutenzione/supervisore/pianificatore.
Persone che svolgono il lavoro: Meccanici di manutenzione e tecnici sul campo che eseguono il lavoro di manutenzione effettivo che è stato loro assegnato.
Ecco un grafico che presenta un processo di gestione degli ordini di lavoro standard in una forma visiva:
#1) Il processo inizia con una richiesta di lavoro
Nella maggior parte dei casi, le richieste di manutenzione vengono inoltrate da operatori di macchine o altri dipendenti presso la vostra struttura. Vogliono segnalare che qualcosa è rotto e che un tecnico dovrebbe venire a risolvere il problema. Se stai facendo le cose alla vecchia maniera, tale richiesta viene inviata tramite un messaggio di testo o una telefonata. Le organizzazioni moderne utilizzano software di gestione della manutenzione computerizzato in modo che i loro lavoratori possano inviare richieste di lavoro attraverso un portale di richieste di lavoro.
#2) Le richieste di lavoro diventano ordini di lavoro
Non tutte le richieste di lavoro risultano in un ordine di lavoro. Le richieste di lavoro vengono esaminate da manager/supervisori / tecnici (diverse organizzazioni hanno flussi di lavoro e posizioni di lavoro diversi). Qui ci sono alcune situazioni in cui una richiesta di lavoro potrebbe essere negato:
lavoro presentato richiesta chiede qualcosa che non è sotto la giurisdizione della squadra di manutenzione
il problema è stato risolto prima che qualcuno avesse il tempo di rivedere il lavoro presentato richiesta
risorse (tecnici/strumenti/ricambi) per completare il lavoro richiesto non sono disponibili (in questo caso, il WO potrebbe ancora essere creato – e subito messo su un manutenzione differita backlog)
le richieste di Lavoro che non sono approvati, vengono archiviati e relativa notifica viene inviata al la persona che l’ha presentata. Detto questo, la maggior parte delle richieste di lavoro vengono approvate e successivamente utilizzate per creare un WO.
#3) I tecnici ricevono il WO e si mettono al lavoro
Se hai seguito da vicino finora, sai che un ordine di lavoro dovrebbe essere assegnato a una persona o a un team. Se si sta ancora utilizzando carta, un tecnico di solito ottenere il WO dal loro responsabile della manutenzione, con le istruzioni su dove andare e cosa fare. Le organizzazioni che hanno implementato un sistema di gestione degli ordini di lavoro mobile hanno questo modo di processo più snello. Quando un responsabile della manutenzione o un supervisore crea il WO, i tecnici assegnati ricevono automaticamente una notifica push e un’e-mail. A seconda della priorità dell’ordine di lavoro, un tecnico potrebbe iniziare a lavorare su di esso subito o tendono al WO quando il suo programma chiarisce.
#4) L’ordine di lavoro è completato e chiuso
Quando viene eseguito il lavoro richiesto, un tecnico chiude l’ordine di lavoro. Se sta usando CMM Limble (altri fornitori seguono un approccio molto simile), farà quanto segue:
immettere la quantità di tempo trascorso in esecuzione del lavoro
immettere il quale le parti di ricambio e materiale ha usato
allegare foto/lascia il completamento commenti (se c’è qualcosa di importanza notare)
fare clic su “Completa” pulsante
Dopo il WO è chiuso, il sistema aggiorna automaticamente la manutenzione delle apparecchiature registro delle corrispondenti attività.
CMMS Limble come il software ordine di lavoro
CMMS Limble è costruito per seguire il processo di gestione degli ordini di lavoro standard che lo rende davvero facile da implementare Limble in qualsiasi organizzazione. Detto questo, il software offre anche una flessibilità sufficiente per adattarlo a scenari specifici. Ecco un elenco di funzionalità CMMS Limble che consentono di gestire in modo efficiente qualsiasi volume di lavori di manutenzione:
Sistema di richiesta di lavoro: Consente a ogni persona autorizzata di inviare rapidamente una richiesta di lavoro attraverso un semplice modulo invece di interrompere i tecnici con telefonate o messaggi di testo. Il richiedente di lavoro riceverà notifiche e-mail sullo stato di avanzamento della loro richiesta in modo da non interrompere costantemente i tecnici richiedendo aggiornamenti.
Monitoraggio automatico dell’inventario: ogni volta che un tecnico completa un WO, può contrassegnare quanti pezzi di ricambio hanno finito per utilizzare. Limble aggiorna automaticamente i livelli delle scorte di magazzino in base a tali informazioni. Insieme con la possibilità di impostare le notifiche per bassi livelli di magazzino, questo aiuta i manager a fare previsioni di inventario accurate e garantire che i pezzi di ricambio necessari sono sempre in magazzino.
Facile da usare calendario: Calendario consente di visualizzare tutti gli ordini di lavoro aperti e prossimi orari PM che lo rende facile stimare i carichi di lavoro di diversi tecnici e turni. I nuovi lavori possono quindi essere programmati in modo equo e monitorati più facilmente.
Creazione automatica delle attività: Limble supporta strategie di manutenzione avanzate come la manutenzione predittiva. Ciò significa che nel contesto della gestione degli ordini di lavoro è possibile collegare Limble con sensori di monitoraggio delle condizioni e impostare regole per la creazione automatica delle attività in base ai dati in ingresso.
Sistema di gestione degli ordini di lavoro: Il modulo di gestione degli ordini di lavoro di Limble è stato creato per semplificare la gestione degli ordini di lavoro seguendo le best practice descritte in questo articolo. È possibile pianificare il lavoro in pochi semplici clic, aggiungere e modificare i livelli di priorità di lavoro, ricevere notifiche push e-mail automatiche, monitorare i progressi del lavoro in movimento, tenere traccia dei KPI critici, allegare immagini e fatture, registrare il tempo trascorso e molto altro.
Per dimostrare che queste non sono solo parole vuote, ti consigliamo vivamente di controllare il nostro tutorial per la gestione degli ordini di lavoro in Limble e vedere come tutto questo appare in pratica:
Come iniziare con CMMS Limble
Se vuoi testare come CMMS Limble gestisce gli ordini di lavoro, hai 3 opzioni:
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provare la nostra auto demo (cliccando su questo link si aprirà un ambiente simulato in cui si può giocare con diverse caratteristiche)
Conclusione
la gestione in modo Efficace il lavoro di manutenzione è lo scopo principale di un reparto di manutenzione. Se le cose si stanno rompendo a destra ea sinistra, le persone si chiederanno giustamente cosa sta facendo il loro team di manutenzione. La parte ingiusta è che il team di manutenzione otterrà un sacco di flack quando le cose non funzionano, ma molto poco lode quando tutto sta andando liscio. In entrambi i casi, i moderni team di manutenzione che utilizzano una soluzione CMMS mobile non solo saranno più produttivi, ma avranno anche informazioni tangibili che possono utilizzare per individuare i colli di bottiglia e ottimizzare i flussi di lavoro di manutenzione..
Scritto da
Bryan Christiansen
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2 Commenti
Fred Weber 19 Marzo 2021, 2:20 pm
Bryan avete considerato il metodo RPM? Il metodo RPM è stato progettato sulla base della definizione di manutenzione: “riparare; prevenire” . Il metodo RPM è semplice. Ogni priorità ordine di lavoro è definire come”R”; riparazione,”P”; preventiva, o”M”; modifica. Questi tre componenti nel metodo RPM aumenterebbero il successo del sistema CMMS.
I tuoi clienti vorrebbero conoscere i costi annuali di riparazione, prevenzione e modifica di ogni apparecchiatura?
Fred http://www.wrenchtime.com
Senko 23 Marzo 2021, 1:44 am
Ciao Fred,
io sono sicuro che alcuni lettori vorrebbero sapere di più, così ho lasciato l’URL nel tuo commento.
Pur non essendo strettamente familiare con il metodo RPM, penso che facciamo qualcosa di simile in CMMS Limble. In generale, se si esegue una riparazione si pianifica un WO e, se si esegue una manutenzione preventiva, si pianifica un PM. È possibile utilizzare queste variabili in seguito per creare report specifici e tenere traccia dei costi associati al lavoro preventivo rispetto al lavoro reattivo.
