Gatekeeper. Foresatt. Mål anbud. Trafikkpoliti.
som Utøvende Assistent vil jeg satse på at du har blitt kalt en av de ovennevnte etikettene før.
det må være frustrerende . Mens det er et sannhetskorn til ideen OM EA som «gatekeeper», skraper denne beskrivelsen knapt overflaten av all verdien du oppgir.
Kanskje en mer nøyaktig beskrivelse ville gå noe sånt som dette:
Strategisk partner. Betrodd fortrolig. Profesjonell problemløser.Tenk på dette-en eksplosjon av organisatoriske verktøy, notatprogrammer, kommunikasjonsplattformer og kalenderløsninger betyr at de fleste execs faktisk er mer selvforsynte enn de noen gang har vært. Hvis det er noe, dagens execs trenger mindre admin støtte, ikke mer.Og Likevel Er Utøvende Assistenter uten tvil mer verdifulle nå enn de var i flere tiår tidligere.
Hvorfor er det slik?
Enkel. EA-funksjonen har forvandlet seg fra en støttende rolle til mer av en strategisk. Dagens ledere lene seg på sine assistenter ikke bare for admin hjelp, men for strategisk rådgivning, teknisk kompetanse og kritisk analyse. EAs forventes å prøve seg på ting så bredt og variert som prosjektledelse, arrangementsplanlegging og intern kommunikasjon.DET er derfor USA Today beskrev Den Utøvende Assistenten som Silicon Valleys «maktrolle», og rapporterte at Det ikke er uvanlig At EAs i tech mekka trekker inn seks figurer.
en krevende rolle som dette krever ekspertnivå ferdigheter. Så enten DU er forpliktet TIL EA-banen eller håper å bruke rollen til springbrett til drømmejobben din, her er ferdighetene du trenger for å wow sjefene dine og gjøre størst innvirkning for teamet ditt.
(PS – Få mer sh*t ferdig Med Assist — #1 gratis ukentlig nyhetsbrev laget for assistenter av assistenter.)
Innholdsfortegnelse
Topp Ferdigheter for Dedikerte Utøvende Assistenter
har Du noen gang lagt merke Til At EAs alltid synes å ha et svar på dette, en løsning for det, og en ressurs for å hjelpe med alt i mellom?
Vel, her er en hemmelighet: Det virker ikke bare Som EAs har massevis av triks opp ermene; de faktisk gjør.Mange Eaer holder en «liten svart bok» (aka Word-dokument eller Excel-fil) av ressurser, en liste over nyttige verktøy, tjenester, lenker og kontakter. (Å vite at de sannsynligvis ville møte nesten hvilken som helst nameable utfordring i karrieren, fant disse kunnskapsrike Eaene en måte å huske hver potensielt nyttig ressurs på.)
Start din egen liste over ressurser med vår favoritthemmelighet:
- Assisten. Vurder dette freemium ukentlige nyhetsbrevet din snarvei til å lære om alle de best bevarte hemmelighetene, mest nyttige teknologiverktøy og feltprøvde tips fra andre knivskarpe Eaer. Du kan til og med føle at du har en supermakt som du får nye hemmeligheter levert til deg på en sølvfat (aka vakkert formatert e-post) hver uke.
2. Calm Under Press
La oss ikke sugarcoat ting – ledere kan være krevende! De fleste execs har høytrykksjobber, og det presset blir ofte overført til deg.
Ikke hver dag vil være en brannøvelse, men det er viktig at du kan fungere under høytrykkssituasjonene som utvilsomt kommer din vei.
Når jeg går tilbake til mitt forrige eksempel, var det noe annet enn hennes ressursfylling som hjalp EA i historien min til å fange de Laker – billettene-det dype pusten hun tok.
Hun ble rolig under presset av en vanskelig oppgave med en stram frist. Hun hadde vært i denne situasjonen før og visste at hvis hun roet seg og fokuserte på hva hun kunne kontrollere-hennes innsats-ville hun kunne få noe til å skje.
Her er noen ressurser for å hjelpe deg å holde deg rolig når ting blir litt gal.
3. Seig Ressursfylling
SOM EN EA, hvor mange ganger har DU blitt bedt om å trekke av det umulige?
en god Assistent vet at det å gjøre det umulige mulig kommer med territoriet. For å gjøre det, trenger du scrappy ressursfylling og løse for å bare få sh * t gjort.
En AV DE mest imponerende EA-featene jeg noensinne har sett var noen år tilbake på ET la tech-selskap. En Av Exec-Assistentene der fikk en forespørsel fra sjefen sin rundt 10 AM. «Hei, Jeg underholder EN VIP-investor i kveld,» fortalte han henne da han passerte skrivebordet hennes. «Jeg trenger to courtside seter til kveldens Laker-spill.»saken er, court Laker seter er vanskelig nok til å finne under normale omstendigheter. Men dette var ikke normale omstendigheter. Dette var playoffs. Det var den hotteste billetten i byen.jeg vil aldri glemme hva hun gjorde etter at sjefen hennes gikk inn på kontoret hans etter så tilfeldig slippe at bomben på henne-Hun stoppet, tok et dypt pust, og umiddelbart fikk til å fungere. Hun scoured billett nettsteder, kalt billett meglere, jaget falske kundeemner På Craigslist. Når det ikke fungerte, hun plukket opp telefonen og tappet inn i hennes nettverk av Andre EAs, innløse langvarige favoriserer og forhandle for favoriserer ned linjen.
For å være ærlig, jeg vet fortsatt ikke nøyaktig hvordan hun gjorde det. Det jeg vet er at jeg så sjefen hennes og HANS VIP-gjest på TV den kvelden, satt på sidelinjen og gikk bonkers hver Gang Kobe (RIP) drenerte en tre.
4. Tech Prowess
her er en annen lue å legge til den lange listen som den gjennomsnittlige EA har å bære – personlig IT-profesjonell.I tillegg til de vanlige profesjonelle verktøyene Som Microsoft Office eller Googles G-suite, må DAGENS EA være dyktig i de utallige systemene, appene og pluginene som ledere bruker til å gjøre jobben sin. Dette kan bety en arbeidskunnskap Om Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce og Zuora, bare for å nevne noen.
Det handler ikke bare om å få en grunnleggende forståelse for å holde den på ditt cv. Å ta deg tid til å utnytte disse verktøyene vil hjelpe med din generelle produktivitet og kan forsikre din leder at du er forberedt på ethvert verktøy som kommer over din vei.
NÅR ting går sidelengs teknologisk, HAR EN EA sjelden tid til å vente på AT den skal fikse ting. Evnen til å feilsøke for sjefen din er en må-ha ferdighet. Dette gjelder spesielt i oppstartsmiljøer, hvor EN EA kan være nærmest EN IT-spesialist som selskapet har.
5. Stort Bilde Tenkning
de beste EAs bli betrodde fortrolige og råd for sine execs.
Husk at du har et perspektiv som svært få i selskapet har. Du samhandler med ansatte på alle nivåer og jobber sannsynligvis med mange avdelinger.
men for å spille rollen som lydkort for sjefen din, må du først ha en solid forståelse av virksomheten din slik at du legger mer granulære spørsmål inn i større sammenheng med bedriftens mål.
hvis du ikke er helt sikker på din forståelse av ins og ut av din bedrift og dine konkurrenter, det er en morsom og enkel måte å raskt få fart. Lunsj!
Lag en lunsjdato hver uke med noen i en annen avdeling med det uttrykkelige formål å få vite mer om hva de gjør og hvordan teamet deres bidrar til selskapets større oppdrag.
virkelig grave inn. Still spørsmål som, hva har vært lagets største gevinster? Største utfordringer? Hvem av våre konkurrenter holder deg våken om natten? Hvis du hadde en tryllestav, hva ville du endre om selskapet over natten? Industrien?
etter samtalen, skrive ned de to eller tre største gatekjøkken fra samtalen. Hold disse i et regneark for enkel referanse.
Ikke bare er dette en fin måte å bygge nettverk i firmaet ditt, men før lenge har du bygget grunnleggende kunnskapen du trenger for å gi verdifull innsikt til sjefen din.
6. Plettfri Organisasjon
dette kan gå uten å si, men organisasjonen er et absolutt must For Utøvende Assistenter. EA-rollen er en fartsfylt og stadig skiftende, så du har ikke råd til å kaste bort dyrebare sekunder som er uorganisert. Faktisk utvikler en god EA organisatoriske systemer og forbedrer rotete eldre prosesser.
hvis organisasjonen spillet kunne bruke noen forbedring, anbefaler vi å sjekke ut monday.com -det visuelle verktøyet for utøvende assistenter!
7. Hensynsløs Prioritering
Tilbake til IDEEN OM EA som «gatekeeper.»mens jeg definitivt tror dette merket er en forenkling, det ringer sant i en fundamental måte – rockstar EAs hjelpe sine sjefer begrense distraksjoner og fokusere bare på de mest presserende problemer og høyeste innflytelse aktiviteter.I enklere termer Må EAs hjelpe sine sjefer å prioritere, og de må være helt hensynsløse om det.
Det tar god dømmekraft fra din side for å finne ut hva som garanterer oppmerksomhet og hva du trenger å slå av. Men det er ikke alt på deg. Prioritering er noe du jobber med i samarbeid med sjefen din, og er definitivt noe du begge blir bedre på over tid.
det kritiske første trinnet er å være tydelig på store bildemål. Enkelt sagt, du kan ikke prioritere uten krystallklare mål for å hjelpe deg.
8. Ironclad Diskresjon
Enten det er nyheter om et kommende oppkjøp, HR-saker, økonomiske rapporter eller forretningshemmeligheter, håndterer toppledere hele tiden sensitiv informasjon.
Som selvfølgelig betyr at deres assistenter også gjør det.Åpenhet er en dyd i virksomheten, men selv de mest åpne organisasjonene håndterer privilegert informasjon som må håndteres delikat.
Tillit er trolig den største avgjørende faktoren når det gjelder suksess I EA-rollen. En av de sikreste måtene å erodere tilliten mellom deg og sjefen din er å være uforsiktig med sensitiv info. Gossiping, legge drivstoff til kontor rykter, eller legge ut om private selskap anliggender i offentlige fora som sosiale medier er aldri ok.
selvfølgelig skjer feil. En slip av tungen eller en villfaren e-post kan ha samme effekt som en offentlig Tweet om bedriftens kommende oppsigelser.
det beste å gjøre er å eie opp til det. La sjefen din vet situasjonen og arbeide sammen for å avhjelpe situasjonen.
9. Strategisk Multitasking
Ja, vi vet, multitasking er en myte. Hjernen vår er bare ikke laget for å håndtere mer enn en kompleks oppgave om gangen.
men som vi har hørt gang på Gang Fra Utøvende Assistenter, er en viss grad av multi-tasking avgjørende for rollen.
trikset er å koble enklere oppgaver som å svare på e-post eller bestille reise. Hvis du er på vent, hvorfor ikke gjøre noen rask arkivering eller dataregistrering?
prioriter Definitivt dine fokusintensive oppgaver og slå dem ut en etter en. Men når du kan, koble de mer tankeløse aktivitetene sammen for å maksimere tiden din.
Hvordan kan du ellers få gjort mer på samme tid? Fokusere.etter at du har prioritert oppgavene dine, gi dem 100% av oppmerksomheten din, selv om tankene dine prøver å vandre til alle gjøremålene du trenger for å takle neste. Mange taskmasters sverger Ved Pomodoro Teknikken for å komme gjennom sine gjøremålslister.
Bare velg en oppgave, sett en timer i ca 25 minutter, og fokuser bare på den oppgaven til tiden går ut. Ta en pause og gjenta. De korte trinnene gjør fokusert oppmerksomhet mer tilgjengelig.
10. Overnaturlig Forventning
Virkelig flotte Eaer spiller sjakk, ikke brikker.
for å virkelig trives i rollen, må du kunne se ti trekk fremover og forutse problemer før de blir fullblåste problemer.
dette spiller ut på to måter. Den første er det jeg kaller » situasjonsforventning.»Det er da du ser elementene i et potensielt problem som kommer sammen, og du jobber proaktivt for å hindre dem i å utvikle seg.
den andre er «personlig forventning», og handler om å kjenne preferanser og særegenheter som er unike for sjefen din.for eksempel, hvis din erfaring har lært deg at sjefen din er skarpere om morgenen enn etter lunsj, planlegg det tøffe møtet om morgenen, ikke om ettermiddagen.
i begge tilfeller kan forutse problemer og nipping i knoppen spare deg for utallige hodepine nedover veien, og lar deg og sjefen din fokusere på viktige ting.
(PS – Bli sjefens helt: få hendene på Assisten — #1 gratis ukentlig nyhetsbrev laget for assistenter av assistenter.)
11. Emosjonell Intelligens
EAs avtale med folk – mange av dem. Internt samhandler du med ansatte på alle nivåer i organisasjonen, fra bidragsytere på inngangsnivå til ledere, helt opp til c-suite.
Eksternt, det samme gjelder. På en enkelt dag kan du håndtere ledere hos andre selskaper, investorer og styremedlemmer, leverandører som kjemper for bedriftens virksomhet, eller journalister som prøver å få sjefen din til å si noe på posten.Folk ferdigheter er et must, og en stor del av det er å lese folks følelsesmessige tegn og kroppsspråk. Å gjøre det kan være forskjellen mellom å spre en nervøs situasjon eller kaste sjefen din til lions (noe hun definitivt ikke vil sette pris på).Sjekk Ut Incs 10 Bud Av Emosjonell Intelligens for å lære om andre ting du kan gjøre for å bygge dine ferdigheter.
12. Ekspertnivå Kommunikasjon (Og En Forkjærlighet For Ekte Snakk)
av samme grunner er kommunikasjonsevner en stor del AV EA-ligningen. En Utøvende Assistent er som en talsmann for sin leder. I mange situasjoner, dine ord blir behandlet som om de er sjefen din, så polert e-post og riktig telefon etikette er et must. Du må også kunne kommunisere strategi tydelig og nøyaktig, samt være overbevisende fra tid til annen.Mange Eaer tar også på seg de facto interne kommunikasjonsroller, og utarbeider interne e-poster på vegne av sjefen sin. Disse e-postene kan nå hele avdelinger – til og med hele selskaper – så førsteklasses skriveferdigheter er en stor ressurs.
Utover det er kommunikasjon grunnleggende. De fleste ferdighetene som er oppført i denne artikkelen, er ganske enkelt ikke mulige uten god kommunikasjon.
Her er noe annet å vurdere når det gjelder kommunikasjon – en god EA vet at ekte snakk regjerer dagen.Husk at execs vil kunne sprette ideer av deg eller måle din reaksjon på foreslåtte løsninger. Men dette fungerer bare hvis du holder deg til ditt faktiske synspunkt.
sjefen din vil ikke ha en ja-mann eller ja-kvinne. Hun ønsker (og trenger) å høre hva du egentlig mener.
så hold det ekte. Ledere kan leve i en boble. Det er opp til deg å være deres reality check fra tid til annen.
13. Hastighet og Besluttsomhet
Det er ingen tid for tvetydighet i den hektiske Verden Av Utøvende Assistent. EN god EA oppsummerer situasjonen, samler nødvendig info, spør de riktige spørsmålene, og så viktigst, handlinger.
Det Er sant at du sjelden har all den informasjonen du trenger. Men det er best å handle raskt og trygt og flytte ting fremover i stedet for å vente på ytterligere klarhet, eller verre, tillatelse.Skrive For Muse, Decision Coach Nell McShane Wulfhart skisserer 4 trinn som hjelper noen å ta raskere, smartere beslutninger. Her er Hva Wulfhart sier At Du bør gjøre når du tar en viktig beslutning:
«Få tydelig på hva du virkelig vil.»
«ikke velg noe bare fordi du er» skal.»
» Husk at å gjøre noe trumfer å gjøre ingenting.»
» Praksis er avgjørende.»
Les hele innlegget her.
14. Tykk Hud og En Følelse Av Humor
Her er saken. Det er ingen tvil om at du har en viktig jobb, som gjør den utøvende med hvem du jobber så tett dag inn og dag ut. Du kan ha en hånd i noen ganske store beslutninger, de som påvirker fremtiden for bedriften din og levebrødene til de du jobber med.Men på slutten av dagen er oddsen at de fleste beslutninger ikke vil være liv eller død. Det er viktig å holde ting i perspektiv og være i stand til å le av deg selv (og sjefen din) hver gang på en stund.evnen til å rulle med slag, tilbakestille etter en dårlig dag, og holde ting i perspektiv er alle avgjørende for å bli en morder EA.
15. Nettverk
Husk EA som scoret umulig å finne Lakers billetter? Hun tappet inn i sitt solide nettverk for å lage magi. UTEN støtte, råd, og ekstra tilkoblinger, EA kanskje ikke har vært så vellykket; man kan bare oppnå så mye ved å be om tjenester På Craigslist. Når oppgaver vokser til legendariske proporsjoner, tar det en landsby for å oppnå dem.For å bygge og opprettholde et sterkt støttenettverk må EAs dyrke fantastiske nettverksferdigheter.
Her er noen av våre favoritt nettverk tips og triks:
- Bli med Så Mange Facebook og online grupper som du kan. Disse gjør perfekte arenaer for raskt å få svar på vanskelige spørsmål.
- Bruk Meetup å bygge DIN EGEN EA støttegruppe som samles ukentlig.
- hvis du ofte grensesnitt med Noen EAs på andre selskaper, sende Dem LinkedIn tilkoblingsforespørsler og invitere dem på uformelle kaffe datoer.
- Betal det fremover. Hvis DU surfer på et nettavle eller deltar på et arrangement og hører om EN ANNEN EA som trenger DET, kan du tilby tjenestene dine umiddelbart. Hvis du noen gang vil få støtte, vær sikker på å gi den sjenerøst.
- Start en nisjeblogg. Å skape svært spesifikt innhold som snakker til andre EAs er en fin måte å skape et nettverk av likesinnede fagfolk.
16. Forhandlingsferdigheter
Vil DU vite hva ANNET EA som scoret umulig å finne Lakers billetter gjorde det bra? Hun brukte forhandlingsferdigheter til a fa tak i billetter som alle onsket.
både en kunst og en vitenskap, forhandlinger mystifies mange. Det kan virke som noen mennesker er bare født med en viss je ne sais quoi som inspirerer andre til å gjøre sin budgivning, og kanskje de var. Men mer enn sannsynlig dyrket disse menneskene sine imponerende forhandlingsevner. Du kan også.Santa Clara University Har en fantastisk ressursside om å utvikle forhandlingsferdigheter. Her Er noen viktige takeaways:
- Øv på å forhandle ofte, spesielt når ingenting står på spill. Harvard Law Schools Program Om Forhandling Undervisning Forhandling Resource Center tilbyr hundrevis av simuleringer for å få din praksis i gang.
- Sett deg selv i den andre personens sko. Hvordan ser de på situasjonen?
- Vurder innflytelsen på begge sider. Har du en jevn seesaw, eller skråner den til den ene siden? Hvordan kan du vri den mot din side?
- Kaste ut en» vinn «eller» miste » mentalitet. Etter en god forhandling bør alle gå bort med noe.
17. Analytics Ferdigheter
i innledningen nevnte VI AT EA-roller har vokst stadig mer strategisk. Hold tritt med skiftende forventninger, og øke din evne til å tenke strategisk ved å bygge opp analytiske ferdigheter.
Du kan utnytte en sterk analytisk kompetanse i enhver situasjon, fra å håndtere vanskelige sosiale scenarier for å gjøre vidtrekkende selskapets budsjettbeslutninger. Disse ferdighetene gjør solide ansatte til uunnværlige kritiske tenkere som alltid ser ut til å ha svarene.for å bygge mer analytiske tenkeferdigheter anbefaler utdanningsekspertene Ved Udemy, en online læringsplattform, en rekke enkle trinn. Her Er noen tilpassede takeaways: Visualiser dine hypotetiske handlinger og utvid dine tankeferdigheter gjennom tankeeksperimenter. Når en virkelighetssituasjon springer opp, vil du være klar til å takle det med dine skarpe resonneringsevner.
Folk Stiller Også Disse Spørsmålene om Executive Assistant Ferdigheter
Spørsmål: Hva gjør en executive assistant i 2021?
- A: EA-funksjonen har forvandlet seg fra en støttende rolle til mer av en strategisk partner. Dagens ledere lene seg på sine assistenter ikke bare for admin hjelp, men for råd, teknisk ekspertise og kritisk analyse. EAs forventes å prøve seg på ting så bredt og variert som prosjektledelse, arrangementsplanlegging og intern kommunikasjon. SnackNation har intervjuet 1000 sekunder AV EAS for å gi deg De 17 Beste Executive Assistant-Ferdighetene I 2021!
Spørsmål: hvordan kan jeg forbedre meg som executive assistant?
- A: UNDER vår forskning for vår årlige State Of The Executive Assistant-Rapport, fant VI ut AT EAS vanligvis gjør arbeidet til tre eller flere personer alene. En krevende rolle som dette krever ekspertnivå ferdigheter. Så enten DU er forpliktet TIL EA-banen eller håper å bruke rollen til springbrett til drømmejobben din, her er ferdighetene du trenger for å wow sjefene dine og gjøre størst innvirkning for teamet ditt.
Q: Hva er de viktigste ferdighetene å lære som en executive assistant?
- A: Hver utøvende assistent må utvikle et unikt ferdighetssett basert på lederens ansvar, personlighet og kommunikasjonsstil. Med det i tankene er det fortsatt anbefalte og kamptestede ferdigheter som topplederassistenter sverger til. Noen eksempler som vi dekker i vår artikkel er Teknisk Dyktighet, Hensynsløs Prioritering, Ironclad Diskresjon, Strategisk Multi-Tasking og Å Vite alle De Best Bevarte Hemmelighetene.
(PS-Få mer sh * t ferdig Med Assist – #1 gratis ukentlig nyhetsbrev laget for assistenter av assistenter.)
Hva med deg? Hva er en ferdighet som har vært mest ansvarlig for din suksess?