memorandumet (eller notatet) er en utrolig allsidig form for kommunikasjon, ofte brukt i forretningsinnstillinger. I praksis svarer notater på spørsmål og gir informasjon. Et notat er definert Av Merriam-Webster som en » kort skriftlig melding eller rapport fra en person eller avdeling i et selskap eller en organisasjon til en annen.»
selv om definisjonen kan virke enkel nok, å vite hvordan du skriver et notat fortsatt krever at du følger et bestemt format. Og, som er sant for enhver form for skriving, dette formatet kan følges godt eller dårlig.
Intent og Publikum
når du begynner memo, starte med å vurdere memo hensikt.
hva er din memo prøver å oppnå? Prøver du å informere folk om en endring? Kommer du med en kunngjøring? Prøver du å svare på et spørsmål?
selv om dette trinnet kan virke enkelt, vil det være nyttig på lang sikt hvis du tydelig kan identifisere hvilket formål notatet ditt tjener.
neste, bestem publikum. Hvem vil du ha lest notatet ditt? Sjefen din? Hele kontoret? Eller en bestemt avdeling? Å vite publikum vil hjelpe deg å fokusere på å gjøre memo nyttig og tydelig for leserne ved å påvirke ordene du velger og tonen du bruker.
Overskriften
Nå som du har bestemt din memo hensikt og publikum, kan du enkelt fylle ut overskriften på memo. Din memo overskriften, ganske enkelt, er informasjon over hovedteksten i memo; det signaler til leseren hva dokumentet er, hvem det er adressert, hvem det er fra, datoen den ble sendt, og emnet.
her er et eksempel overskrift layout:
MEMORANDUM
TIL:
FRA:
DATO:
EMNE:
når du skriver emnet, prøv å gi så mye informasjon i så få ord som mulig. Tenk på det som om du skriver overskriften for en breaking news story; gi leseren en rask og klar indikasjon på teksten som vil følge.
Kroppen
siden du kjenner navnene eller avdelingene som notatet er adressert til, datoen og navnet ditt, er neste trinn å jobbe på kroppen av notatet ditt.
når du arbeider med hovedteksten, bør fokuset være enkelhet og klarhet. Du vil at leseren skal raskt og enkelt forstå hva du sier.
i din første setning, gjenta emnet i notatet i setningsform. Åpningsavsnittet skal flyte lett fra emnelinjen. Som en avhandling uttalelse, bør det klart angi hensikten med notatet, mens du setter tonen for resten av notatet.
Samlet sett bør første ledd forklare nøyaktig hva notatet ditt skal handle om. Hvert av de følgende avsnittene bør bygge på denne informasjonen, gå mer detaljert.
for å holde notatet lesbart, prøv å holde hvert avsnitt under syv linjer langt. Korte avsnitt er enklere for publikum å lese, og publikum vil sette pris på mye hvitt mellomrom på siden (eller skjermen).
Husk å holde notatet så kort som mulig. Blir du noen gang irritert når den siste episoden Av Game Of Thrones inneholder utvidede scener av et tegn du ikke bryr deg om? Vel, den frustrasjonen er ikke noe i forhold til en leser som prøver å sile gjennom et altfor langt kjedelig notat.
Notater er vanligvis mindre enn en side lange (selv om det er unntak, og hvis notatet ditt er over en side, må du legge til en kort sammendragserklæring på slutten). Aldri kutte ut nødvendig informasjon for å gjøre memo kortere, men husk at å vite hvordan å skrive et memo som er konsis vil sikre at publikum leser det helt og forstår det helt.
det er mer til kroppen av et notat enn bare å si ting raskt. Klarhet adresserer også hvordan du oppgir ideer, noe som betyr å eliminere altfor tekniske ord eller sjargong. Derfor er det viktig å holde memoens tiltenkte publikum i tankene. Hvis du adresserer en bestemt avdeling, kan du komme unna med å bruke tekniske termer i notatet ditt (det vil nok til og med hjelpe dem å forstå deg bedre). Hvis du skriver til hele kontoret, er det best å unngå vilkår som krever en ordbok.
Sitater
hvis du refererer til andre kilder i notatet, må du huske å sette direkte sitert materiale i anførselstegn, og ta med listen over kilder på en egen side. Også, sørg for at du sitere dem riktig!
Redigering og Korrekturlesing
leserne vil bare ta memo alvorlig hvis du gjør. Hvis du kaster notatet ditt med skrivefeil eller fyller det med formateringsfeil og inkonsekvenser, vil kommunikasjonen din miste effektiviteten.Tillat deg selv litt ekstra tid til å fullføre oppgaven, spesielt mens du bare lærer å skrive et notat, når du er ferdig med å skrive, ta litt tid borte fra notatet (ta en kaffe, arbeid på et annet prosjekt eller regale dine kolleger med historier om dine dager i utlandet) og gå tilbake til skrivingen din med et nytt par øyne. Eller, enda bedre, spør en kollega eller profesjonell redaktør for å se over skrivingen din for deg.
når du er sikker på at notatet er klart, konsist og fri for feil, er du klar til å sende det ut i verden!