3,9 milliarder mennesker bruker e-post i 2019, som er over halvparten av verdens befolkning. Det er ingen overraskelse at e-post dominerer kommunikasjon på arbeidsplassen. Visste du at den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren mottar 126 e-poster per dag!
E-post etikette er viktig i dagens profesjonelle verden. En godt sammensatt e-post krever en formell hilsen, en personlig signatur, en klar emnelinje og grundig korrekturlesing, for å nevne noen få funksjoner. Men i dag skal vi fokusere på et kritisk aspekt av hvordan du starter en e – post-plasserer mottakere i de riktige feltene.
Mottakerfelt er litt mer kompliserte enn du tror. Når du går for å skrive en ny e – post, er det tre mottakerfelt-Til, Cc og Blindkopi. Her På B12 er Vi her for å definere hver av disse og forklare når og hvordan du bruker dem. Ved å bruke disse feltene riktig, sikrer du jevn kommunikasjon med hver e-post du sender og unngår pinlige e-postfeil.
Hva er » til » – feltet?
det enkleste mottakerfeltet er » til » – feltet. Det er ment for de viktigste mottakerne av e-posten din. Meldingen din bør direkte angå disse mottakerne. Videre kan du forvente et svar eller en direkte handling fra » til » mottakere som svar på e-posten din. Du kan inkludere flere personer i» til » – feltet, så lenge de alle oppfyller disse kriteriene.
Husk at alle mottakere av e-posten, selv om de er «Cced» eller «Bcced», vil kunne se hvem som er plassert i » til » – feltet.
når skal du bruke «til» – feltet?
Bruk » til » – feltet for å adressere den primære personen e-posten din er ment for.
hvis du for eksempel skriver en e-post som spør om status for et prosjekt, plasserer du prosjektets hovedbidragsytere i » til » – feltet. Ved å gjøre det, vil de vite at de forventes å svare eller ta passende tiltak. De vil også motta alle fremtidige e-post svar inkludert i e-kjeden.
som et annet eksempel, hvis du skriver direkte til en klient, plasserer du e-posten i » til » – feltet. Selv om du kan dele denne e-posten med kollegaer ved å «Cc-ing» eller «Bcc-ing» dem, er e-postens primære mottaker klienten. Dermed tilhører de i» Til » – feltet.
Hva er» Cc » – feltet?
«Cc» står for » karbonkopi.»Når du plasserer en mottaker i «Kopi» – feltet, mottar de en kopi av e-posten. Det er imidlertid underforstått at de ikke er den direkte mottakeren. Det er derfor «Cc» er vanligvis forstått å bety » høflighet kopi.»
hovedformålet Med » Cc » – feltet er å holde noen i løkken, selv om en melding ikke direkte angår dem. «Cc» – mottakere forventes ikke å handle eller svare på e-posten, men de kan hvis de vil. De vil også motta alle tilhørende e-postkjede svar. Som med » til «- feltet, vil alle mottakere kunne se hvem som er » Cced.»
når skal du bruke «Cc» – feltet?
Her er noen eksempler på passende bruk av» Cc » – feltet. Bruk den når du vil:
Hold noen i løkken: Bruk » Cc » for å holde noen oppdatert på viktig informasjon som ikke krever umiddelbar, direkte respons. For eksempel, la ledelsen og andre berørte parter forbli informert om statusen til et viktig prosjekt.
Forbedre en e-post haster: Ved «Cc-ing» høyere-ups i selskapet, » til » mottakerne vil forstå at e-posten er viktig. Du kan for eksempel «Cc» sjefen din når du ber om at en klient sender over tid-sensitiv informasjon.
ta midlertidig på en kollegas oppgaver: Når du gjør arbeid som vanligvis gjøres av noen andre, for eksempel for en kollega som er på ferie, hold dem oppdatert på arbeidets status ved å «Cc-ing» dem i all relevant kommunikasjon. For eksempel, «Cc’ dem på e-post mellom deg og deres kunder.
Introduser to av kontaktene dine: når du introduserer to personer via e-post, kan du bruke » Cc » for å gi dem hverandres e-post. Dermed kan de introdusere seg til hverandre og kommunisere i fremtiden.
når skal du ikke bruke «Cc» – feltet?
Selv om det er mange grunner til å bruke» Cc » – feltet, må du øve dømmekraft før du klikker send. «Cc» brukes ofte mye for liberalt.
det er fristende å » Cc » folk på alle saker som løst involverer dem. Det anbefales imidlertid ikke å spamme kollegaer med irrelevante e-postkjeder. Det kan kaste bort tid og redusere betydningen av fremtidige e-poster. Overusing «Cc» kan til og med føre til at folk ignorerer e-postene dine fremover.
med mindre det er virkelig hensiktsmessig å bruke «Cc», bør du vurdere å dele informasjon til relevante parter personlig eller i en videresendt e-post. Legg til kontekst om hvorfor informasjonen angår dem.
Her er noen flere situasjoner der du bør unngå å bruke «Cc» – feltet:
hvis du ringer noen ut: hvis e-posten din er ment å skamme noen eller ringe dem ut offentlig, hold av. For eksempel er det i dårlig smak å «Cc» sjefen din en sint e-post mot en annen kollega hvor du peker på hvordan de slo opp. Håndtere slike interaksjoner i privat.
hvis du ikke har samtykke til: hvis kommunikasjonen din involverer flere parter, bør du få deres godkjenning før «Cc-ing» noen nye i e-postkjeden. Ellers risikerer du å gi mottakeren «Cc-ed» tilgang til privat eller klassifisert informasjon uten riktig myndighet.
Hvis Cc-mottakerlisten din er lang: hvis du merker at Du Er «Cc-ing» mer enn 5 eller 6 personer, bør du vurdere å bruke » Bcc » i stedet. Inkludert for mange menneskers e-post kan være distraherende. Det kan også skade mottakernes personvern, spesielt hvis de ikke allerede kjenner hverandre.
Hvis du forventer et svar: Som vi har forklart, bør » til » – feltet alltid brukes hvis du forventer et direkte svar. «Cc-ing» sender meldingen om at e-posten din bare er en høflighet. Dermed er det misvisende å » Cc » hvis du vil ha et svar.
Hva er» Bcc » – feltet?
«Bcc» står for » blind karbonkopi.»Som navnet antyder, holder» Bcc » mottakerens e-post skjult. DERMED ER BCC-listen en hemmelighet for alle, men avsenderen.
Bcc fungerer forskjellig i forhold til e-posttråder. Mens» Til «og» Cc «mottakere vil motta svar fremover, vil» Bcc » mottakere ikke. De mottar bare den første e-posten. Dermed må du videresende eventuelle fremtidige e-postmeldinger som angår dem.
«Bcc» fungerer på denne måten fordi det er vanligvis ment for upersonlige, masse e-poster som ikke garanterer et svar. Det ville heller ikke være hensiktsmessig for en annen mottaker å sende en e-post til en liste de ikke visste om og ikke opprettet.
vær imidlertid oppmerksom på at når En Bcc-mottaker «svarer til alle», vil mottakerstatusen plutselig bli utsatt for resten av mottakerne. Hvis du tror en «Blindkopi» – mottaker kan svare, bør du vurdere å bruke » Cc » i stedet for å sikre åpenhet.
når skal du bruke «Bcc» – feltet?Dette» Bcc » – feltet brukes best når du vil strømlinjeforme e-postens utseende og holde mottakerne fra å se hverandres e-post. Selv om dette høres litt skyggefullt, er det ikke ment for utrolige formål. Det er først og fremst ment å beskytte personvernet til mottakerne.
Bruk «Blindkopi» i følgende tilfeller:
når du deler et selskaps nyhetsbrev: når du gjør bruk av dine nyhetsbrev ideer i et selskaps nyhetsbrev, holde e-postlisten privat ved hjelp Av «Blindkopi». Ellers vil det utsette abonnentene dine for hverandre uten deres samtykke.
når du bruker en omfattende adresseliste:» Bcc » er flott for å sende en e-post til en stor adresseliste. For eksempel, hvis e-postadressen din adresserer hele studentkroppen til en høyskole eller alle ansatte i et stort selskap, er «Bcc» å foretrekke. Det forhindrer også en lang liste over e-postmeldinger fra å distrahere fra e-postens innhold.
når mottakerne ikke kjenner hverandre:» Bcc » beskytter mottakernes personvern. Dette er svært viktig hvis adresselisten din består av fremmede som ikke kjenner hverandre.
for upersonlige e-poster som ikke garanterer svar: når du sender en upersonlig e-post, er «Bcc» egnet. Hvis du for eksempel sender en bedriftsmelding, for eksempel oppdatert kontaktinformasjon, en ny nettsidekampanje eller en kunngjøring om en NY ADMINISTRERENDE DIREKTØR, bruk » Bcc.»
å avsløre noe skammelig: i svært sjeldne tilfeller kan» Bcc » hjelpe deg med å avsløre problematisk oppførsel. Som med «Cc», bør dette gjøres med ekstrem dømmekraft. Men hvis du har å gjøre med et problem SOM garanterer HRS oppmerksomhet, kan du «Bcc» dem i en e-post som avslører upassende kommunikasjon som foregår på jobben.
for å oppsummere det, er de beste applikasjonene i» Bcc » – feltet upersonlige e-postmeldinger som sendes til en stor e-postliste over personer som ikke kjenner hverandre. Ved Å bruke Bcc, respekterer du deres privatliv og unngår frustrerende e-postkjeder.
når skal Du ikke bruke Bcc?
når du bruker «Blindkopi», bør du unngå programmer som kan tolkes som skyggefulle, underhanded eller upassende. Som en generell retningslinje, unngå å bruke «Blindkopi» hvis:
meldingen er personlig: Bruk Av «Blindkopi» i en personlig e-post kan enkelt krysse linjen til upassende territorium. Med personlige forhold er åpenhet viktig. Ellers tillater du i hovedsak digital avlytting å finne sted.
du sender e-post til kollegaer: Generelt er det best å unngå å bruke «Bcc» på jobb når du sender e-post til dine kolleger. Det ser ikke bra ut på deg og vil redusere dine kollegers oppfatning av arbeidsplassens integritet. Hold ting gjennomsiktig ved å stikke med » CC » og » Til.»
et svar fra» Bcc «mottakeren ville være vanskelig: Hvis du» Bcc » noen, er det alltid mulig at de vil svare. Hvis dette kan være skadelig, unngå det. For eksempel, ikke «Bcc» din venn når du anbefaler dem til sjefen din for en åpen stilling. Hvis de skulle tankeløse svare «takk», tenkt meldingen for deg, ville du plutselig være i en svært vanskelig posisjon.
Oppsummerer Til vs. Bcc. vs Cc retningslinjer
når du vurderer forskjellene mellom disse feltene, bruk disse generelle retningslinjene:
- hvis du forventer en direkte respons eller handling, bruk » til » – feltet.
- hvis du vil holde folk i løkken på en gjennomsiktig måte, bruk feltet» Cc».
- hvis noen ikke er ment å være en direkte mottaker, bruk » Cc.»
- hvis du vil at en «til» mottaker skal vite at andre viktige personer er klar over korrespondansen, bruk » Cc.»
- hvis du vil opprettholde en inkluderende e-postkjede, bruk enten » Til «eller» Cc.»
- hvis du sender en upersonlig e-post eller en med en stor adresseliste, bruk » Blindkopi.»
- du vil beskytte personvernet til mottakere som ikke kjenner hverandre, bruk » Bcc.»
- hvis du vil dele en e-post med noen i hemmelighet, bruk «Bcc», men utøve etisk skjønn når du gjør det.
Velg riktig mottakerfelt hver gang
Nå som du forstår forskjellene mellom disse feltene, kan du sette sammen e-post med intensjon, høflighet og riktig etikette. Du vil sørge for at e-postene dine vises profesjonelle og respekterer mottakernes grenser og personvern. Du vil også unngå pinlige e-post tabber som kan skade andre eller skade ditt rykte.