den fine kunsten å skrive et forretningsnotat er faktisk noe av en tapt kunst.med fremveksten av digital kommunikasjon og en overdreven avhengighet av mobiltelefoner og rask tekst og e-post, ser det ikke ut til å være mye plass til det ærverdige notatet.det er uheldig, da et godt utformet forretningsnotat kan kutte gjennom det byråkratiske byråkratiet og få viktige bedriftsmeldinger ut til de riktige personene, på en klar og konsis måte.
Notater er svært å foretrekke for e-post når du utsteder informasjon og data om viktige selskapsspørsmål, som policyendringer eller utnevnelse av en ny administrerende direktør.
hvordan skrive det beste notatet? Kort og søt er et godt sted å starte, og en evne til å kommunisere dine viktige punkter er en god måte å fullføre.
La oss ta en titt og se hvordan du skriver det beste forretningsnotatet.
Hvordan Skrive Et Notat
Per definisjon er et notat (kort for memorandum) et forretningsdokument som søker å engasjere medarbeidere i et selskap og kommuniserer viktige meldinger om viktige saker på møter, selskapets retningslinjer og bedriftsvirksomhet.Å Skrive et godt notat handler for det meste om god formatering, solid struktur og evnen til å tydelig og kortfattet formidle den tiltenkte meldingen.
for å dekke basene på alle de ovennevnte fronter, la oss gå gjennom prosessen, trinnvis, for å skape et mesterlig notat.
Legg Til Tittelen
en memo tittel er kort og rett på sak, og er alltid plassert øverst på siden. Vanligvis brukes et begrep i tittelen (tenk «memo» eller «memo til ansatte.») Ideelt sett vil du at meldingen skal skille seg ut midt i bunken av papirarbeid og e-post som ofte oversvømmer den moderne arbeidsplassen. Å rette tittelen til den tiltenkte målgruppen / mottakeren gjør nettopp det.
Sørg for Å Inkludere Datoen
datoen er nødvendig som et referansepunkt. Det viser mottakeren når notatet ble skrevet, og i mange tilfeller gir notatet en følelse av at det haster, og at innholdet og instruksjonene skal tas alvorlig.
3. Angi Hvem Som Mottar Memo Med «til»
Gjør Det Klart Hvem Memo Er «Fra»
denne linjen betegner memo forfatter, etter navn og tittel (dvs. » fra pulten Til Sally Stone, direktør for salg.») Ofte, for å understreke betydningen av notatet, inneholder tittelen avsenderens signatur, med initialer. Vanligvis skjer dette når en underordnet skriver notatet for en veileder eller leder – at lederen vil logge av på notatet for å vise mottakere at alt i notatet er godkjent og krever oppmerksomhet eller et svar.
Legg Til Et Klart Emne
denne linjen angir hva notatet handler om og skal alltid skrives tydelig, konsistent og overbevisende. Fremfor alt annet, du memo å skille seg ut,og for å få budskapet. Denne prosessen starter virkelig med emnelinjen, og er ment å tydelig angi hva notatet handler om.
Skriv Kroppen
denne delen går mer detaljert om hva notatet handler om. Målet er å komme til poenget raskt (dvs. » Vi har satt opp et møte på mandag, Jan. 6 for å diskutere salgsmål og prioriteringer for første kvartal.») Den første linjen er viktig, da den setter bordet for resten av notatet. Det er ideelt å bryte kroppen av notatet ned i korte avsnitt-tre bør være målet. Noe mer enn det, og du begynner å miste oppmerksomheten til mottakerne. Husk, klart og konsist er målet med et godt notat. Det siste avsnittet bør inneholde en oppfordring til handling, dvs. noe som er overbevisende for å anspore mottakeren til å handle.
Logg Av med En God Lukk
den siste delen av notatet kan inneholde en signatur fra avsenderen nederst, men det trenger ikke. Bare signere og dato signaturen, å offisielt «forsegle avtale» på memo, og la leseren vite hvem, nøyaktig, memo kommer fra. Det er imidlertid viktigere å avslutte notatet med en fast oppfordring til handling, slik at leserne dine vet hvilken spesifikk handling som skal tas.
Gode Memo Maler Å Bruke
For å hjelpe deg med å skrive et bedre notat, og gi deg et visuelt eksempel på hva et godt notat bør like, sjekk ut disse eksempelnotatene:
- Vertex 42: Dette nettstedet tilbyr en rekke forskjellige maler, inkludert «uformelle» og «formelle» forretningsnotater.
- Office.com: denne nettsiden er svært nyttig når du velger riktig design for memo.
- TemplateArchive.com: Dette nettstedet gjør en god jobb i å bryte memo prosessen ned i lett-å-forstå biter. Det inkluderer seksjoner på maler, når du skal sende et notat, og memo formatering.
Når Trenger Du Å Sende Et Notat?
Å Vite når du skal skrive en e-post er like viktig som å vite hvordan du skriver et notat. For eksempel er det scenarier hvor en kort e-post vil være tilstrekkelig, eller et internt digitalt oppslagstavle vil få deg til riktig publikum.
i stor grad er det imidlertid optimalt å skrive et notat i følgende scenarier:
- når du trenger å få en melding som gir et inntrykk. E-post er stor for å få en melding ut raskt, men et notat kan opprette en melding som er bygget for å vare. Hvis meldingen innebærer en alvorlig sak eller anbefaling, et notat er å foretrekke fremfor en e-post i å få poenget.
- når du formaterer meldingen riktig er viktig. Hvis meldingen din må inneholde punkter, overskrifter eller grafer, er et notat et flott kjøretøy for å engasjere medarbeidere.
- når meldingen skal skrives ut. Hvis meldingen kommer til å ende opp på et selskap oppslagstavle eller i et nyhetsbrev format, eller hvis meldingen vil bli brukt på et selskap møte, en formell memo er veien å gå.
du bør unngå å skrive et notat når en e-post vil være tilstrekkelig. Det er vanligvis tilfelle når du har en veldig kort melding å sende, eller hvis du er på veien ved hjelp av smarttelefonen, og ikke har tid til å strukturere og formatere et notat.
Tips for Å Skrive En Stor Memo
Bruk disse tipsene til å skrive notater som skiller seg ut, bli lagt merke til, og er handlet på i rask måte.
- Hold deg til bedriftens policy på notater. De fleste selskaper, spesielt større, har en standard script eller blåkopi å følge når du skriver et notat. Hold deg nær den og bruk tegningen for å få poenget ditt over.
- Hold setninger og avsnitt korte og rett på sak. Som Ernest Hemingway en gang sa, » korthet er nøkkelen.»Lange, ordrike notater er notater som ofte ikke blir lest.
- Bruk punkter. For å være mer kortfattet og for å få poenget ditt, bruk kulepunkter for å bedre formidle meldingen din.
- Fokus på oppfordring til handling. Slutten av memo, hvor en oppfordring til handling er inkludert, er avgjørende for memo prosessen. Konsentrere seg om ordgyteri som inspirerer leseren og få dem opp og flytte. Spør deg selv dette spørsmålet: hva er den beste takeaway jeg vil at leserne skal absorbere fra notatet?
- Rediger for grammatikk. Ingen ønsker å lese et notat fylt med skrivefeil og grammatiske feil. Sørg for å korrekturlese memo og investere i god grammatikk programvare som Grammarly.