Innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer («POs») er begge viktige dokumenter i en effektiv anskaffelsesprosess for enhver bedrift. De tillater lag å planlegge kjøp tilstrekkelig, planlegge budsjetter og gi bevis på utgifter i tilfelle økonomiske revisjoner.
likevel er mange bedriftseiere ukjent med hvert dokument og deres spesifikke roller i innkjøpsprosessen. Som et resultat, folk enten misbruke disse dokumentene eller ikke bruke dem i det hele tatt.
La oss bryte ned det grunnleggende i anskaffelsesprosessen ved å utforske forskjellen mellom innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer.
Hva er en innkjøpsrekvisisjon?
en innkjøpsrekvisisjon er et dokument som en ansatt i organisasjonen oppretter for å be om kjøp av varer eller tjenester.
når du fyller ut en innkjøpsrekvisisjon, kjøper du ikke noe ennå. Du begynner bare prosessen med et kjøp ved å be om intern tillatelse.
dette dokumentet brukes når en ansatt i organisasjonen gjør en bestillingsforespørsel hvis det oppstår behov for visse varer eller tjenester.
den ansattes leder – eller noen som er ansvarlig for kjøp i firmaet-blir varslet om at den ansatte har gjort en ordre forespørsel når de mottar rekvisisjonen.
Innkjøpsrekvisisjoner skisserer detaljene som kreves før du fullfører et kjøp, bør det godkjennes, for eksempel:
- Produktbeskrivelse og antall
- navn på leverandør
- Pris
- navn og avdeling for kjøper
Innkjøpsrekvisisjoner forlater sjelden (hvis noen gang) organisasjonen din. Ansatte bruker disse interne dokumentene for å få tillatelse. Som sådan er de ikke et juridisk bindende dokument.
Ikke alle selskaper bruker innkjøpsrekvisisjoner i anskaffelsesprosessen. I andre tilfeller krever noen selskaper en innkjøpsrekvisisjon for kjøp som går over et sett pengebeløp.
i tillegg bruker regnskapsavdelingen dette dokumentet til å planlegge fremtidige utgifter. Det er mye lettere å unngå kostbare feil hvis du sjekker budsjettet før du godkjenner et kjøp.
Hvorfor trenger du innkjøpsrekvisisjoner?
Innkjøpsrekvisisjoner detalj ut alle detaljene i en ordre som organisasjonen må gjøre. Så hvorfor ikke bare hoppe over innkjøpsrekvisisjonen og gå rett til innkjøpsordren?
- de bidrar til å etablere en klar anskaffelsesprosess. Ved å omdirigere tillatelse til å kjøpe til en vanlig leder ved hjelp av innkjøpsrekvisisjonsskjemaer, kan du strømlinjeforme organisasjonens pipeline. Prosessen er mye enklere å administrere og formalisere når det er klare regler for hvem som kan kjøpe hva, og når.
- de hjelper til med å oppdage og forhindre svindel i organisasjonen din. Jo flere trinn som er involvert i anskaffelsesprosessen, jo mer sannsynlig vil noen snuse ut et uredelig kjøp hvis det skjer.
- De gir Finans mer direkte kontroll over innkjøp. Hvis noen fra utenfor avdelingen trenger å kjøpe noe, kan de fylle ut en innkjøpsrekvisisjon og sende den til kjøpshode. På denne måten overvåker den samme avdelingen hvert kjøp organisasjonen gjør.
hvordan fungerer en innkjøpsrekvisisjon?
Innkjøpsrekvisisjoner fylles først ut av en ansatt som ser behovet for et produkt eller en tjeneste. Den ansatte fyller ut alle detaljer, inkludert prisen, foreslått leverandør, og detaljene i varer eller tjenester. Dokumentet sendes deretter til innkjøpsavdelingen for godkjenning.
La oss si at du driver et produksjonsfirma. Du har et team av mekanikere som rutinemessig inspiserer og fikser på øvelser, sager og andre maskiner. Hvis en av mekanikerne finner ut om en ny type utstyr som ville gjøre livet enklere for rutinemessige kontroller-utstyr som firmaet aldri har kjøpt før – de kunne fylle ut en innkjøpsrekvisisjon uten å måtte be om tillatelse først.
mekanikeren arkiverer det utfylte skjemaet til innkjøpsavdelingen. De tar seg av å godkjenne eller nekte forespørselen om nytt utstyr. Fordi utstyret er high-end, vil lederen av kjøp sjekke inn med økonomiavdelingen først for å sikre at dette er en mulig etterspørsel.
Hva er en innkjøpsordre?
også kjent som EN PO, innkjøpsordren er et dokument som beskriver detaljene for et faktisk kjøp.
innkjøpsavdelingen oppretter bestillingen når en innkjøpsrekvisisjon er godkjent. Hvis en organisasjon ikke bruker innkjøpsrekvisisjoner, kan andre ansatte fylle ut innkjøpsordrer for godkjenning også.
i Motsetning til en innkjøpsrekvisisjon er bestillingen et eksternt dokument. Innkjøp sender det til leverandøren som et sett med instruksjoner for hvordan du oppfyller bestillingen og behandler betalingen.
Merk At POs ikke er det samme som fakturaer — de er ikke en melding om betaling.
og når et bestillingsskjema er ferdigstilt og godkjent av kjøper og leverandør, blir det et juridisk bindende dokument.
POs inkluderer alt leverandøren trenger å vite for å oppfylle bestillingen og alt firmaet ditt trenger for å dokumentere kjøpet:
- navn på firmaet
- navn på den ansatte som gjør bestillingen
- dato for opprettelse av po
- Antall Og pris på varer
- betalingsbetingelser
- Signatur av alle involverte parter
hvordan fungerer bestillinger?
organisasjonen oppretter innkjøpsordrer bare når den ønsker å gå videre og offisielt kjøpe varer eller tjenester. Når den har en godkjent innkjøpsrekvisisjon, kan innkjøpsavdelingen opprette EN PO fra informasjonen i rekvisisjonen. Hvis PO overstiger et sett dollarbeløp, krever de fleste selskaper godkjenning av VP før de fullfører dokumentet for å sende over til leverandøren.
La oss gå tilbake til vårt produksjonsfirma. Ledelsen bestemmer seg for å godkjenne mekanikerens innkjøpsrekvisisjon for nytt high-end utstyr.
derfra vil en ansatt fra innkjøpsavdelingen fylle ut EN PO. Men fordi utstyret vil koste over $10.000, MÅ EN VP godkjenne PO før kjøpet kan gjøres.
VP tar en titt PÅ PO, godkjenner det, og sender den tilbake til innkjøpsavdelingen, som tar seg av å sende PO til leverandøren og til sin egen regnskapsavdeling.
når leverandøren mottar og signerer dokumentet, blir PO juridisk bindende. Nå er alle – mekanikeren, innkjøpsavdelingen, VP, regnskapsavdelingen, leverandøren-i løkken og har lest de samme vilkårene for et kjøp.
Så når selskapet mottar sitt nye utstyr på en bestemt dato, vil de forvente det.
hva er forskjellen mellom en innkjøpsrekvisisjon og innkjøpsordre?
La oss raskt gå over hvordan hvert dokument er forskjellig:
| Funksjon | Innkjøpsrekvisisjon | Innkjøpsordre |
| hva er det? | Forespørsel om kjøp | Bekreftelse av en ordre |
| hvem lager den? | enhver ansatt | Innkjøpsavdeling eller avdelingsleder |
| Når sendes det? | når en ansatt ser en etterspørsel etter varer eller tjenester | Når en ordre må plasseres for varer og/eller tjenester |
| hvem mottar den? | avdelingsleder og / eller innkjøpsavdeling | Leverandør |
| hvilken info inneholder den? | – Dato po er opprettet – Navn på ansatt gjør rekvisisjon – Beskrivelse av elementer som trengs – Antall elementer og pris– Foreslått leverandørinformasjon |
– Dato PO er opprettet – po nummer – Navn på kjøper – Beskrivelse av elementer eller tjenesten blir kjøpt – Antall elementer og pris – Fakturering og leveringsadresser – Leveringsdato |
Rollen Til innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer i en effektiv prosess
Enten du er en leverandør eller en leverandør kjøper, din bedrift kan dra nytte av å gjøre innkjøpsprosessen mer effektiv for alle involverte parter.
uten faste regler og prosesser på plass, kaster ansatte bort mye tid på å løpe etter tapt informasjon eller fikse feil forårsaket av feilplassert papirarbeid.
en enkel måte å gjøre dette på er å implementere brukervennlige, elektroniske innkjøpsrekvisisjoner og PO-maler i prosessene dine ved hjelp av programvare for innkjøpsautomatisering.
Tenk på det på denne måten – du må bruke ressursene på rett sted hvis du vil skille deg ut og utvide virksomheten din. I dag, business process automation verktøy er lett tilgjengelig for å gi ansatte et forsprang selv når de ikke er programmerere.Ved å holde seg bak og stadig løpe rundt som en hodeløs kylling for å holde seg på toppen av hvem som kjøpte hva og når, kaster du bort massevis av ressurser. I mellomtiden vil andre ta opp til deg.
La oss ta tilbake produksjonsfirmaet som et eksempel. Hvis du bruker gamle skolen anskaffelsesprosesser, alle ressursene du avfall på innkjøp er ressurser du tar bort fra å skape en positiv kundeopplevelse. I dag er det mange moderne produksjonsbedrifter som kunden din kan gå til hvis du ikke kan gi dem kvaliteten på tjenesten de vet at de kan få andre steder.
Her er Hvordan Dette relaterer seg til en annen type prosess – Netflix endrer måten folk bruker medieinnhold på. Nå tilbyr flere og flere nettverk lignende streamingtjenester for å forbli relevante.
det samme gjelder for automatisering.
Effektiviser anskaffelsesprosessen
det er vanskelig å drive en bedrift. Utfordringer vil dukke opp hver dag fra en misfornøyd kunde til en uventet utgift. I stedet for å jage papirarbeid, vil du at ansatte skal fokusere på kunder og strategiske forhold.
Globale trender favoriserer automatisering sterkt. Automatiser dine daglige innkjøpsprosesser ved hjelp av ting som en løsning for arbeidsflyt for innkjøpsordrer-fordelene kan overraske deg.
Pakke den opp
fra mellomstore bedrifter til gigantiske bedrifter, så mange bedrifter trenger å bruke innkjøpsrekvisisjon skjemaer og PO skjemaer til sin fordel for å spare ressurser, planlegge sin økonomi mer effektivt, og selv beskytte seg i tilfeller av finansielle revisjoner.
Uten innkjøpsrekvisisjoner og Tilhørende POs, kan det bli en gratis-for-alle i anskaffelsesprosessen – kostnadene ved slike feil kan variere fra irritasjoner til store katastrofer.
har din bedrift effektive skjemaer på plass for sin anskaffelsesprosess?
