Slik Planlegger Du Dagen for Optimal Produktivitet

Se vår fullstendige veiledning om hvordan du lager en tidsplan for Å få mest mulig ut av dagene dine.

Vi har alle de samme tjuefire timene hver dag. Så hvorfor får vellykkede mennesker så mye gjort i sine tjuefire timer mens andre sliter med å utføre oppgavene på en grunnleggende oppgaveliste?

ett svar er tidsstyring. Mange mennesker har problemer med å bruke sin tid effektivt i løpet av dagen. Men hvis det er deg, ikke bekymre deg. Ved å bruke produktivitetstips og skape og holde seg til en effektiv daglig tidsplan, kan du gjøre mer og gjøre det bedre hver eneste dag.

Hvorfor Planlegge Dagen Din Er Viktig

Hvordan Planlegge Dagen

• Definer Hvorfor
• Angi Prioriteringer
• Anslå Hvor Lenge En Oppgave Vil Ta
• Arbeid Smartere, Ikke Hardere

Typer Planleggingsteknikker

• Lag En Produktiv Morgenrutine
• Unngå Oppgavebytte
• Batch Oppgaver

li>

• forvent Det Uventede
• leverage technology
• Husk Papir
• spis frosken
• evaluere Og pivot

Hvorfor Planlegge Dagen er viktig

Tid Er en begrenset ressurs for oss alle. Forlate begrenset antall dager og timer opp til tilfeldighetene er ikke ansvarlig ressursforvaltning. I stedet bruker du en tidsplan og høster belønningene: Reduser Bortkastet Tid: Med mindre du setter «Tilbringe 2 timer på Sosiale Medier og Videospill» på din daglige tidsplan, så bruker du timeplanen din til å kaste bort tid på ting som ikke er på dagsordenen.

Øk Lykke: selv vitenskapen er enig. Å følge en tidsplan gjør deg lykkeligere!

Forbedre Produktiviteten: du får gjort mer når du følger en tidsplan.

Redusere Stress: Planlegging skaper mer sikkerhet som reduserer stress-og som forbedrer helse. Vinn-vinn!

Tilrettelegge Samarbeid: Når du arbeider Med et team, holder en tidsplan dere alle på samme side på samme sted til samme tid.

Slik Planlegger Du Dagen

det er klart at planlegging av dagen din er verdifull. Du kan imidlertid ikke bare kaste ting på Din Søte Kattunger kalender og håpe på et produktivt liv.I Stedet trenger du en strategi slik at du kan planlegge for produktivitet og få det viktige arbeidet gjort effektivt. Her er noen veiledende prinsipper for å hjelpe deg med å bruke en tidsplan for effektive dager.

La oss innse det. Ikke alt vi gjør på en dag er gøy. Det er definitivt oppgaver vi rett og slett ikke vil gjøre. Vi kan stole på grus og vilje til å drive gjennom, men det kan sap energi. Finn indre motivasjon ved å definere hvorfor.Alle er derfor forskjellige, Men det er meningen og hensikten bak alt vi gjør. Dette konseptet ble popularisert Av Simon Sinek I sin bok Start With Why. Sinek demonstrerer at «hvorfor» virkelig kan motivere enkeltpersoner og bedrifter til å nå sine mål.

din hvorfor skal være større enn «Fordi Jeg må» eller » Fordi noen fortalte meg det.»For en person kan det være å gi et trygt og lykkelig liv for sine barn. For bedrifter, en hvorfor kan se mer ut, «for å hjelpe folk lykkes.»

da bør alt du gjør som en person eller som et selskap være i tjeneste for det hvorfor.

det er bokstavelig talt millioner av måter du kan bruke hver dag på. Og du kan ikke gjøre alt. Uten prioriteringer kan du finne deg selv å bruke tid på oppgaver som ikke får deg hvor som helst. Og hvis du er teamleder eller leder, vil du sette prioriteringer for teamet ditt slik at de også vet hva som er viktig.

så du må finne ut hva du virkelig trenger å få gjort for å oppnå dine mål i tjeneste til din hvorfor. Først skriv ned alt du kan tenke på. Fjern deretter alt som ikke er relatert til hvorfor. Sett deretter prioriteringene dine i rekkefølge av betydning.

Å ha en retning å gå i er like viktig som å gå. En reise uten destinasjon kan v re interessant, men uten et reisemal i tankene, hvem vet hvor du vil ende opp.

når du har funnet ut hva du trenger å gjøre, finne ut hvor lang Tid Det vil ta. Og vi snakker ikke om hvor lang tid det vil ta i fantasy land. Du må vite hvor lang tid det virkelig tar deg å gjøre ting.

en av de vanligste planleggingsfeilene folk gjør, er ikke riktig å estimere hvor lang tid en aktivitet eller et prosjekt vil ta. «Hvis du over-eller-undervurderer hvor lenge dette faktisk vil ta, er du mer sannsynlig å kaste hele timeplanen din. Enda verre, du kan gå glipp av en tidsfrist eller kaste bort verdifull tid for deg og viktige interessenter som ansatte og kunder.»

Så, du må bli ekte med deg selv og oppmuntre laget ditt til å gjøre det samme. Ta en uke eller to og spore din tid. Hvor lang tid tar det å skrive 1000 ord eller svare på e-post? Deretter kan du planlegge tidsplanen realistisk, forbedre sjansene for suksess.

Tim Ferriss, forfatter av 4-Timers Arbeidsuke er på noe. I en alder av kjas, noen ganger føler vi at vi må gå gå gå hele tiden. Men hva om vi brukte vår tid på en slik måte at vi kunne jobbe mindre? Da er vi inne på noe også.Ferriss forfekter en arbeid smartere strategi ved hjelp av systemer som gjør det » umulig å oppføre seg dårlig.»Da trenger han ikke å stole på den endelige ressursen av viljestyrke. Så etablering av produktive systemer er et viktig skritt for Ferriss.

Andre måter å jobbe smartere på innebærer å identifisere de mest produktive tidene på dagen og deretter planlegge viktige oppgaver for den tidsperioden. For mange av oss er energinivået høyest om morgenen. Men hvis du er en ekte nattugle, vær så snill å dra nytte av den tiden for å få ting gjort.

du må også være strategisk. Ja, det er mange måter å nå målet ditt. Når du velger hvilken vei du skal ta, faktor i risiko-nytte av hva du gjør. Du kan ringe 100 personer og få en ja. Eller du kan kalle de riktige ti personer for samme fordel.

Typer Planleggingsteknikker

det er ingen one size fits all-løsning for å skape den mest produktive tidsplanen. Men disse planlegging teknikker kan hjelpe deg langs din vei.

Start dagen med en morgenrutine som forsterker produktiviteten.Ifølge Hal Elrod, forfatter Av The Miracle Morning, «hvordan du våkner hver dag og din morgenrutine (eller mangel på det) påvirker dramatisk dine suksessnivåer i hvert enkelt område av livet ditt. Fokuserte, produktive, vellykkede morgener genererer fokuserte, produktive, vellykkede dager.»

Elrond snudde livet sitt ved å våkne klokka 5 om morgenen for å tilbringe tid i stillhet, meditere, lese og trene. Dette satte tonen for hans dager, og han var i stand til å trekke seg ut fra under knusende gjeld og oppnå nye suksessnivåer.Din perfekte morgen kan se annerledes ut Enn Elrond, men Det er fornuftig å sette av tid tidlig hver dag for å bestemme løpet av resten av dagen.

Multitasking kan virke effektiv. Tross alt, du får gjort mer på en gang, ikke sant? Feil. Faktisk, selv om du gjør mer på en gang, blir du ikke virkelig gjort mer. Du blir mindre ferdig.faktisk kan den sanne kostnaden for multitasking være opptil 40% av produktiviteten din. Hver gang du flytter mellom oppgaver, tar det hjernen din tid å bytte. I tillegg er folk mer utsatt for feil når oppgaven bytter. Og jo mer komplisert oppgaven er, desto større tap.

så det er fornuftig å gjøre bare en ting om gangen. Dette gjør at du virkelig kan fokusere på hva du gjør. Da kan du gjøre det mer effektivt.

når du planlegger dagen, unngå oppgavebytte hvis mulig. Gi deg selv nok tid til å fullføre oppgaver på en gang. Og når du gjør det? Ikke sjekk e-posten din.

Vi har sett hvordan oppgave switching kan påvirke produktiviteten. Men vi har alle mer enn en ting å gjøre på en dag. Så du kan minimere effekten av oppgaveskiftet ved å batche oppgaver og bruke blokkplanlegging.

du kan definere «like oppgaver» på mange måter. Men nøkkelen er at oppgavene skal ha en samlende funksjon som gjør dem mer effektive når de gjøres sammen. Tenk på å løpe ærend. Det er mer fornuftig å gå overalt på et bestemt geografisk sted.

På Samme måte kan du batch oppgaver når det gjelder tankegangen som kreves for å gjøre dem. For eksempel tar administrative oppgaver en slags tankegang, men kreative oppgaver som å skrive et blogginnlegg eller feilsøkingskode krever noe helt annet. Men gruppering av oppgaver etter tankegang, kan du redusere virkningen av å bytte gir helt.Elon Musk bruker famously oppgave batching for å sikre at han får alt gjort for sin virksomhet og fortsatt tilbringe tid med familien sin. Oppgave batching er prosessen med planlegging som oppgaver sammen slik at du kan gjøre dem mer effektivt.

du kan ikke forutsi fremtiden, men du kan være ganske sikker på at noe uventet vil skje på et tidspunkt. Du vet ikke hva det er eller når det kommer, men det er der ute. Og en produktiv tidsplan vil ta hensyn til det.

det har sannsynligvis skjedd med deg. Du identifiserte hvorfor og opprettet dine prioriteringer og oppgaver. Du har planlagt de viktigste oppgavene i din mest produktive tid. Du var en produktivitets rockestjerne.

så plutselig kommer en nødsituasjon opp. Du skyver alt til siden for å løse denne presserende oppgaven. Din effektive tidsplan dør en smertefull død.

det trenger ikke å være et presserende prosjekt heller. Det kan være en syk gutt som holder et lagmedlem hjemme. Det kan være en nødsituasjon som holder alle hjemme. Det kan være uventet server nedetid bremse alles tempo. De små tingene kan drepe produktiviteten like effektivt som de store tingene. Og ærlig talt er de mer vanlige.akkurat som det er smart pengestyring å ha et nødsparingsfond, bør du også ha et nødtidsfond. Selvfølgelig kan du ikke lagre tid, men du kan bygge en tidspute inn i timeplanen din. På den måten når det uventede kommer opp, er du klar.

Teknologi er veldig bra på planlegging. Tross alt, på et grunnleggende nivå, er en tidsplan bare et regneark. Men planlegging teknologi kan gå langt utover et enkelt rutenett.

Verktøy som Google kalender hjelper deg med å planlegge gjentakende oppgaver, fargekodeoppgaver, angi påminnelser og til og med dele kalendere mellom team. Alle disse øke effektiviteten av tidsplanen. I tillegg holder de deg fra å glemme det kundemøtet.

men du kan også gjøre så mye mer. Bruk en iPhone-app for å få tilgang til kalenderen din på farten. Eliminer frem og tilbake telefonsamtaler og e-poster for å planlegge møter ved å la andre planlegge møter rett i kalenderen din.

mulighetene er uendelige!

så godt som teknologi er på upping planlegging spillet, ikke rabatt verdien av papir i denne digitale verden. Papirplanleggere, punktjournaler, oppgavelister og andre analoge verktøy kan være like nyttige.faktisk mottok planleggeren bransjeleder Erin Condren ‘ S Lifeplanner Good Housekeeping seal of approval som et produktivitetsverktøy. Og bærbare systemer Som Ryder XXX Bullet Journal er også trending som produktivitetsverktøy.Selvfølgelig slår ingenting en god, gammeldags gjøremålsliste for å holde enkeltpersoner på sporet. Skrive ting ned sparer deg bryet med å huske dem. Og belønningen for å krysse ting av listen din kan være svært motiverende.

Ifølge Mark Twain, » Hvis det er din jobb å spise en frosk, er det best å gjøre det første i morgen. Og hvis det er din jobb å spise to frosker, er det best å spise den største først.»

Ved hjelp av denne logikken er en planleggingsmetode å sette de vanskeligste, viktigste oppgavene først. Og hvis du har mer enn en slik oppgave, bør du gjøre det vanskeligere før de lettere.

for å bruke denne metoden må du kunne identifisere din viktigste prioritet for dagen. Til syvende og sist bør prioritet være entall, siden vi ikke kan gjøre to ting samtidig. (Se Oppgave Bytte!)

de vanskeligste oppgavene er ofte mest utsatt for utsettelse. Tross alt, de fleste av oss egentlig ikke ønsker å spise en frosk. Så gjør dem første ting om morgenen holder deg fra å skyve dem av hele dagen. Pluss når de er ferdige, har du ledig tid til å gjøre mer morsomme oppgaver.

Planlegging for produktivitet kan være et bevegelig mål. Og du kan ha en perfekt tidsplan, men så ta deg tid til å vurdere resultatene av din innsats. Er du og ditt team virkelig produktive mennesker?

Her er noen viktige spørsmål å stille deg selv og teamet ditt for å evaluere effektiviteten av timeplanen din:

• møter du tidsfrister?
• var tidsestimatene riktige?
• forstyrret uforutsette problemer tidslinjer?
• følte du deg under trykket av klokken?
• har vår møteplan arbeidet?

når du har samlet dataene dine, kan du ta informerte beslutninger om hvor du skal gå herfra. Ubesvarte tidsfrister kan indikere dårlig tidsbudsjettering, et problem som lett løses i neste måned, sprint eller kvartal. Utenlandske møter kan elimineres. Mer polstring kan legges til for å imøtekomme uforutsette problemer.

Konklusjon

det er så mange triks og verktøy for kreative produktive tidsplaner som virkelig fungerer på arbeidsplassen og hjemme. Hvis du ikke gir dem en prøve, kan du kaste penger ut av vinduet. Og vi kan ikke tenke oss noe mindre produktivt enn det!

Hva er dine beste produktivitetstips og rutiner?