har din bedrift stole, i hvert fall delvis, på papir poster?
Flere og flere bedrifter flytter dokumentlagringen over til det digitale rommet i disse dager. Men ikke alt kan konverteres til digitalt. Mange bedrifter har fortsatt papir poster som må være riktig lagret og organisert.
å bruke tre-ringpermer til å lagre papirdokumenter er en fin måte å sikre at de ikke er skadet eller feilplassert. Du trenger imidlertid et system for å organisere disse dokumentene i tilfelle du trenger å finne en.
Avhengig av antall poster virksomheten din omhandler, har du flere alternativer for organisatoriske systemer.
Alfabetisk organisasjon
for poster under 5000 er det alfabetiske arkiveringssystemet fortsatt den vanligste metoden. I dette systemet er alle poster (inkludert navn på byråer, bedrifter, geografiske steder, enkeltpersoner, institusjoner, fag og emner) oppført i alfabetisk rekkefølge Fra A Til Z.
du kan også bruke dette systemet for både klient-og kundenavnfiler. Hvis du arbeider med emner, må du kanskje bruke en relativ indeks der du angir et emnenavn for å stå i for et emne.
Her er noen andre praktiske tips for alfabetisk journalføring:
- hvis samlingen av kunder eller kontakter du har er stor, bør du vurdere å bruke separate mapper eller skillevegger i permene dine for hver kontrakt.
- Hold ting klart ved å merke toppen av hver mappe (kontaktens etternavn, fornavn).
- Bruk klientens etternavn for å sortere alfabetisk. For mer enn en klient med samme etternavn, bruk også deres fornavn.
- Hold organisasjonssystemet ryddig ved å dele kundene dine inn i fire seksjoner: A Til F; G Til L; M Til R; Og S Til Z. Du kan enkelt bruke ett bindemiddel for hver seksjon hvis de er for store. Dette holder ting fra å bli for bogged ned.
Numerisk organisasjon
med et numerisk bindemiddel organisasjonssystem, vil du sette filene dine i sekvensiell rekkefølge. Du kan gjøre dette ved å tildele tall til hver av dine kunder/kunder, eller du kan trekke et nummer fra kundelistene dine.
Numerisk arkivering kan være gunstig fordi det har en tendens til å øke produktiviteten siden tall gjør det raskere å få arkiveringen gjort. I motsetning til et alfabetisk system, kan du enkelt bruke et numerisk system for mer enn 5000 poster.
Terminalsifret Organisasjon
En annen form for numerisk organisasjon er å bruke et terminalsifret system. Som et tradisjonelt numerisk system, vil du organisere tall sekvensielt. I terminalsiffersystemet bruker du imidlertid bare de to siste sifrene i det tildelte nummeret for hver klient. Dette systemet brukes ofte når en bedrift har et høyt antall poster.
Alfanumerisk organisasjon
dette opptakssystemet kombinerer både alfabetiske og numeriske systemer. Alfanumeriske systemer brukes ofte når det er emnenavn og tall i et system.
for dette systemet starter du vanligvis med å sortere filene alfabetisk og deretter sortere dem numerisk. Som med alfabetisk system, må du bruke en relativ indeks der du holder styr på tallkoder du har tildelt alfabetiske kategorier til.
Kategoriorganisasjon
til Slutt, i et kategorisystem, blir poster brutt ned i kategorier og deretter organisert alfabetisk. Du kan enten bruke mapper eller skillevegger med indeksfaner i permene for å holde ting atskilt.
for å gjøre det enklere å finne postene dine, kan du også organisere kategoriene dine etter prioritet. Informasjonen du trenger oftere kan lagres i et eget dokumentordner merket «Prioritet».