Verschil Tussen een aanvraag tot Bestellen & Kopen Bestellen

het doel van deze post is om uit te leggen de basis over purchase requisitions vs. bestellingen, en delen een aantal tips voor het optimaliseren van de aanvraag tot bestellen proces voor degenen die zijn gespecialiseerd in financiën of procurement.

voordat we in detail gaan, is het belangrijk om de belangrijke rol te definiëren die inkoop-en inkoopfuncties spelen binnen bedrijven, omdat ze cruciaal zijn voor het beheren van kosten. Simpel gezegd, deze afdelingen vast kopen beleid en procedures voor bedrijven. Het is hun taak om ervoor te zorgen dat aankopen in het hele bedrijf kosteneffectief zijn en goedgekeurd door de juiste partijen. Bijvoorbeeld, een van onze klanten is een tandheelkundige gezondheidszorg bedrijf. Met het oog op de aankoop van de tandenborstels die u ontvangt na een bezoek aan de tandarts, het personeel moet trechter deze aankoop via de inkoopafdeling om ervoor te zorgen dat het bedrijf krijgt de beste prijs en het beheer van de inventaris verstandig.

Met deze belangrijke context van inkoop en inkoop in het achterhoofd, zijn inkoopvorderingen en inkooporders belangrijke documenten die bedrijven gebruiken om kosten te beheren. Er zijn twee belangrijke redenen waarom organisaties deze documenten gebruiken: 1) Het geeft hen meer controle over de uitgaven van werknemers; en 2) Ze hebben een grotere kans op het ontvangen van kortingen op goederen of diensten, omdat er een grotere zichtbaarheid in de aankoop.

Aankoopaanvraag vs. aankooporder

het belangrijkste verschil tussen deze twee documenten is dat een aankoopaanvraag gaat over toestemming en inkooporders gaan over aankopen. Laten we de documenten één voor één bekijken.

Wat is een aankoopaanvraag?

het aankoopaanvraagproces begint met een aankoopaanvraagformulier of een aankoopaanvraagformulier, een document dat door de koper wordt aangemaakt en wordt voorgelegd aan de afdeling die de financiën controleert. Beschouw dit als het deel van het aankoopproces waar je de duimen omhoog krijgt om de goederen en diensten te kopen die je wilt. Je bestelt eigenlijk niets, je krijgt de goedkeuring om dat te doen. Dit dient als de eerste stap in een efficiënte audit trail voor inkoop.

Aankoopvorderingen zijn vaak vereist voor goederen boven een bepaalde dollardrempel. Bijvoorbeeld, de afdeling inkoop van een grote particuliere universiteit vereist dat kopers een aankoopaanvraag indienen voor goederen en diensten van meer dan $5.000. Hoewel aankoopaanvragen kunnen variëren afhankelijk van zakelijke behoeften, bestaan ze meestal uit de volgende informatie: locatie of interne afdeling van de koper, de hoeveelheid en algemene beschrijving van de gevraagde leveringen, de naam van de verkoper die de goederen levert, en de prijs.

met onze tandheelkundige zorgcliënt als voorbeeld zou de aankoopaanvraag de locatie van de koper (de locatie van de tandheelkundige zorgkliniek), de hoeveelheid en beschrijving van de gevraagde benodigdheden (tandenborstels van 500 floss tip), de naam van de leverancier die de goederen levert (bijvoorbeeld Colgate®), de prijs ($2.000, 00) en de gevraagde leveringsdatum omvatten. De kliniek zou dit document dan direct delen met de afdeling inkoop voor goedkeuring, afwijzing, of verdere discussie.

Wat is een inkooporder?

de inkooporder (PO) is waar de aankoop plaatsvindt. Zodra de inkoop-of inkoopafdeling de aankoopaanvraag heeft goedgekeurd en u de figuurlijke duimen omhoog heeft gegeven om uw gewenste goederen en diensten te kopen, geeft het een inkooporder uit aan de verkoper. Inkooporders worden meestal gemaakt met behulp van elektronische inkoopsystemen zoals PLANERGY, die bedrijven in staat stellen POs te volgen en elektronisch in te dienen. Nogmaals, informatie kan variëren, maar inkooporders omvatten over het algemeen de naam van het bedrijf dat de goederen of diensten koopt, de beschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten, prijs, een postadres, betalingsinformatie en voorwaarden, factuuradres en een inkoopordernummer.

voor onze tandheelkundige zorgcliënt zou de inkooporder de naam bevatten van het bedrijf dat de goederen of diensten koopt (XYZ Dental Company), de beschrijving en hoeveelheid van de goederen of diensten (500 floss tip Tandenborstels), prijs ($2.000), een postadres (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), betalingsvoorwaarden (te betalen in 30 dagen), factuuradres (hetzelfde als postadres), en een inkoopordernummer (123).

inkooporders zijn ook een belangrijk document voor leveranciers. Leveranciers gebruiken ze voor orderafhandeling en het verwerken van betalingen. Zodra de PO is ingediend, maakt de verkoper zich zorgen. Nadat eventuele problemen zijn afgehandeld, wordt de bestelling verzonden. De verkoper stuurt dan een factuur voor de door de koper te betalen goederen of diensten.

Waarom zijn aankoopvorderingen en inkooporders belangrijk?

bedrijven verwerken het creëren en monitoren van aankoopaanvragen en inkooporders op vele manieren, maar het meest efficiënt is het hebben van een elektronisch aankoopsysteem dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd met andere financiële systemen. Bedrijven die geavanceerde elektronische systemen gebruiken in plaats van te vertrouwen op Excel en e-mail om deze documenten te maken, te delen en te volgen, genieten van een aanzienlijke verlaging van de kosten, meer controle over de bedrijfsuitgaven, en meer gestroomlijnde processen, en meer.

ongeacht het gebruikte proces zijn aankoopaanvragen en inkooporders een essentieel onderdeel van het uitgavenbeheer. Ze helpen niet alleen bij het beheren van kosten en inventaris, ze helpen bedrijven dubbele of ontbrekende orders te voorkomen, belangrijke details te verduidelijken, beschermd te blijven tegen financiële audits en zowel kopers als verkopers te beschermen.