Wat doe je als je ervoor wilt zorgen dat een bepaalde taak correct en op tijd wordt uitgevoerd? U maakt een taak aan, beschrijft wat er gedaan moet worden, wijst deze toe aan een specifieke persoon en plaatst een vervaldatum. Als je dat allemaal doet, creëer je een werkopdracht.digitale werkorders zijn een efficiënte manier om taken in de hele organisatie te beheren en zijn vooral relevant voor de coördinatie van onderhoudswerkzaamheden. Echter, om ze effectief te kunnen gebruiken, is het kennen van de elementen van een werkorder niet genoeg – je moet het hele werkorderbeheerproces begrijpen. Het doel van deze gids is om te laten zien hoe u een goede werkorder kunt maken en uit te leggen hoe u uw werkorderbeheerproces kunt organiseren door de beste praktijken in de branche te volgen. Er is veel informatie verpakt in deze gids, dus voel je vrij om de inhoud tabel aan de linkerkant te gebruiken om te navigeren naar specifieke delen van het artikel. laten we beginnen met het definiëren van een werkvolgorde en kijken waar dat ons brengt.
Wat is een werkopdracht?
werkvolgorde (afgekort WO) vertegenwoordigt een taak die is gepland en toegewezen aan een specifieke persoon of groep mensen. Hoewel de term breder kan worden gebruikt, is het erg populair in de onderhoudsindustrie waar het wordt gebruikt om werk toe te wijzen aan onderhoudstechnici en monteurs. Werkopdrachten kunnen worden geschreven/afgedrukt op een vel papier of in de vorm van een digitaal document. Het doel van onderhoudsopdrachten is om:
standaardiseren uw onderhoud workflow
hebben een eenvoudige en snelle manier te plannen, toewijzen en onderhoud van de sporen te werken
document middelen besteed aan onderhoud (arbeid, materiaal, onderdelen)
track uitvoering onderhoud (onderhoud van de naleving, het percentage van de geplande versus preventief werken, kosten in verband met uitgevoerde werken,…)
werkorders zijn vaak het resultaat van specifieke werkzaamheden vraagt. Af en toe zal een technicus of een machineoperator prestatieproblemen en verslechteringssignalen opmerken tijdens routine-inspectie en hun supervisor op de hoogte stellen om corrigerende werkzaamheden te plannen, wat ook kan leiden tot het opstellen van een werkorder.
soorten onderhoudsopdrachten
er zijn een paar verschillende manieren om onderhoudsopdrachten te categoriseren. Soms is het belangrijk om deze informatie op een werkorder, soms is het niet. U kunt de beschrijving van de verschillende soorten hieronder lezen en beslissen voor jezelf is het iets waard tracking.
Op basis van het type probleem dat moet worden aangepakt, kan een werkorder worden gecategoriseerd als:
ongeplande werkorder (gebruikt om ongeplande onderhoudswerkzaamheden aan te pakken, zoals onverwachte uitval van machines)
geplande werkorder (gebruikt om enkele preventieve onderhoudswerkzaamheden te plannen; soms PMs genoemd)
afhankelijk van waar de werkaanvraag vandaan komt, we kunnen twee soorten werkorders herkennen:
interne werkorders (werkverzoeken komen van iemand binnen de organisatie)
externe werkorders (werkverzoeken komen van iemand buiten uw organisatie)
op basis van hoe ze gepland zijn, kunnen we onderscheid maken tussen:
handmatige werkorders (met de hand gepland, vaak door een onderhoudsmanager, na ontvangst en herziening van een werkaanvraag)
automatische werkorders (werkordersoftware zoals Limble kan worden ingesteld om automatisch wo ‘ s te plannen op basis van uw agenda of op basis van gegevens afkomstig van conditiebewakingssensoren die op uw apparatuur zijn geïnstalleerd)
de meeste organisaties zullen alleen het eerste werk actief volgen besteltype we vermeld, zodat ze kunnen vergelijken hoeveel preventief versus reactief onderhoud ze doen. Zoals u zich kunt voorstellen, is dit zeer belangrijke informatie voor organisaties die willen de overgang van reactief naar preventief onderhoud of gewoon willen bijhouden en vergelijken kosten in verband met preventief en reactief werk.
de evolutie van het digitale werkorderproces
hoewel we willen zeggen dat de meeste organisaties vandaag de dag digitale werkorders gebruiken, zou dat gewoon niet waar zijn. Onderhoudsafdelingen lopen achter op digitalisering in vergelijking met andere bedrijfsafdelingen. Dit is de reden waarom schoolborden, papieren sjablonen en spreadsheets nog steeds een rol spelen in het werkorderbeheer. Het worst-case scenario is wanneer een afdeling post-it notes gebruikt of werk toewijst via telefoongesprekken. Het is een uiterst inefficiënte aanpak. Het is sterk afhankelijk van technici die hun werk kennen en hun vermogen om het werk onderling te coördineren. Het gebrek aan onderhoudsrecords voorkomt dat er diepere inzichten worden gebruikt om onderhoudsprocessen te verbeteren.
1) met behulp van papieren werkordersjabloon
Als u “werkorderformulieren” of “werkordersjablonen” Google, zult u veel verschillende variaties van WO-sjablonen vinden: de variabiliteit weerspiegelt hoe organisaties de sjablonen graag aanpassen aan hun behoeften en doeleinden. hier is een voorbeeld van een gedetailleerde onderhoudsopdracht:
Wanneer een dergelijke werkopdracht is voltooid, kan deze op een aangewezen plaats worden geplaatst (zoals een doos op de fabrieksvloer). Later kan het worden beoordeeld door een onderhoudsmanager en opgeslagen in een archiefkast.
2) het gebruik van spreadsheets en digitale WOs
met papieren records is beter dan zonder records. Op dezelfde manier is het hebben van digitale records veel beter dan het hebben van papieren records. In plaats van ze uit te printen, kunnen WOs digitaal worden gedeeld met technici (in de vorm van een Word-document, spreadsheet, een PDF-bestand, enz.). Technici kunnen WOs openen op hun smartphone, het werk uitvoeren, aantekeningen schrijven en ze terugsturen naar hun supervisor. gecombineerd met een digitaal ticketsysteem kan dit een grote overgangstap zijn tussen het gebruik van papieren sjablonen en het overschakelen naar een CMMS-systeem.
reactief onderhoud verminderen met 73.2%
zie de resultaten van Red Hawk met Limble
3) implementatie van CMMS-software
de ultieme manier om werkorders te beheren is met een CMMS. Daar is CMMS immers voor ontworpen. het proces is volledig geautomatiseerd. Je hoeft alleen maar een paar elementen in te vullen om een WO te maken. De software stuurt onmiddellijk e-mail-en pushmeldingen naar toegewezen technici. Technici kunnen WO openen op hun mobiele apparaat, toegang krijgen tot belangrijke informatie over activa en checklists, het werk uitvoeren en het werk sluiten. Na voltooiing, notities, tijd besteed, gebruikte materialen, en andere informatie wordt automatisch geregistreerd en kan worden gebruikt om nuttige rapporten te genereren. er zijn veel andere voordelen van het gebruik van CMMS om onderhoudswerkzaamheden te beheren en die zullen we later in het artikel bespreken.
Wat moet er op een onderhoudsopdracht worden vermeld?
In deze sectie gaan we bespreken welke informatie op een werkorder moet worden opgenomen, zodat de persoon die het vereiste werk uitvoert precies weet wat hij moet doen, waar hij heen moet, en welke gereedschappen en onderdelen mee moeten nemen. hier zijn de kernelementen van een standaard onderhoudsopdracht:
laten we dieper in elk element duiken om te begrijpen waarom ze een plaats moeten hebben op elke werkopdracht.
1) die het werk hebben aangevraagd en/of goedgekeurd
Onderhoudsmanagers en toezichthouders zijn verantwoordelijk voor het plannen van onderhoudswerkzaamheden. Zij zullen WO plannen voor preventieve taken, evenals het beoordelen en goedkeuren van inkomende werkaanvragen.soms hebben senior onderhoudstechnici de bevoegdheid om onderhoudsbonnen te controleren en dringend werk op te halen. In beide gevallen is het goed om te weten wie het werk geautoriseerd heeft (of het nu een supervisor of de technicus zelf is). Nog meer als je een groot onderhoudsteam hebt met tientallen technici en meerdere supervisors.
Een andere waardevolle informatie is wie het probleem heeft gemeld, vooral als u een vastgoedonderhoudsbedrijf runt of werkverzoeken behandelt die van buiten uw organisatie komen. Dit stelt technici in staat om direct op te volgen met de persoon die het aanvraagformulier werkorder heeft ingediend. Indien nodig kunnen contactgegevens worden achtergelaten als onderdeel van de functieomschrijving.
2) functiebeschrijving
een essentieel onderdeel van een werkorder is de beschrijving van het werk dat moet worden uitgevoerd. Als we het hebben over een eenvoudige taak, dan is een enkele zin samenvatting kan doen. voor complexere werktoewijzingen moet u mogelijk een lijst met instructies schrijven. Bijvoorbeeld, zou men een onderhoud checklist die de stappen die nodig zijn voor het uitvoeren van een specifieke onderhoudstaak uitlegt. Houd er echter rekening mee dat onderhoud checklists zijn meestal de moeite waard het creëren van alleen voor routinetaken die worden uitgevoerd op een regelmatige basis. wanneer u werkopdrachten maakt om storingen en reparaties aan apparatuur aan te pakken, is het een goede gewoonte om een beschrijving van het probleem op te nemen die is achtergelaten door de persoon die de storing/storing heeft gemeld. De rest is aan de technici.
3) Activalocatie en ID
wanneer u een grotere faciliteit hebt of meerdere locaties beheert, beperkt “fix a fridge on the second floor” de zaken niet genoeg. Een juiste werkvolgorde moet de exacte locatie hebben en een soort nummer bevatten dat de asset uniek identificeert (zoals een serienummer).
steeds meer systemen ondersteunen het scannen van streepjescodes (inclusief Limble), zodat technici snel kunnen controleren of ze naar de juiste asset kijken. Door de camera op hun mobiele apparaat te gebruiken, kunnen ze de barcode scannen en zal Limble automatisch de onderhoudsgeschiedenis en gegevens voor die asset Laden.
4) Wie het werk uitvoert
dit deel spreekt voor zich. Elke werkopdracht moet worden toegewezen aan een specifieke persoon (technicus) of aan een groep (d.w.z. ochtenddienst) om ervoor te zorgen dat het werk daadwerkelijk wordt gedaan.
5) vervaldatum
een goede manier om te eindigen met een grote uitgestelde onderhoudsbacklog is om geen vervaldatum op te geven. zoals we meerdere keren in dit bericht hebben vermeld, moet een juiste werkorder aan iemand worden toegewezen en een verwachte voltooiingsdatum hebben. technici hebben meestal meerdere taken gepland voor elke dag en sommige taken moeten eerder worden uitgevoerd dan andere. Bijvoorbeeld, als een machine moet worden gesmeerd voordat de middagdienst begint, dan is er een duidelijke tijd dat dat moet gebeuren. In dit scenario kan de WO niet gewoon zeggen “smeermachine XY deze donderdag”. Om technici te helpen zich eerst te concentreren op het belangrijke werk, kunt u kijken om de tijd te specificeren waarmee de taak moet worden voltooid en deze soorten taken een hogere prioriteit geven.
6) Werkprioriteit
ongeacht welke onderhoudsstrategie u gebruikt, uw onderhoudsteam zal te maken krijgen met een bepaalde hoeveelheid ongepland werk. Natuurrampen, ongevallen, menselijke fouten en machinestoringen zijn dingen waar je je nooit volledig op kunt voorbereiden. De mogelijkheid om werkprioriteit toe te wijzen (meestal op een soort schaal zoals 1-5) aan een WO helpt technici beslissen welk werk eerst moet worden gedaan. Dit is vooral belangrijk in noodsituaties wanneer u all-hand aan dek nodig hebt. U kunt een mobiele CMMS gebruiken om de werkvolgorde van de hoogste prioriteit te maken en een melding sturen naar technici om te stoppen met wat ze doen en in te komen voor noodonderhoud.
7) lijst van materialen en reserveonderdelen
met inbegrip van de lijst van materialen en reserveonderdelen op een WO vermindert de kans dat technici zullen moeten terug naar de opslagruimte in het midden van een reparatie. U kunt zich voorstellen hoeveel tijd het bespaart, vooral als onderhoudswerkzaamheden aan de andere kant van de campus of op compleet andere locaties worden uitgevoerd. Het kan de inactieve tijd aanzienlijk verminderen en ervoor zorgen dat uw technici meer van hun tijd besteden aan het uitvoeren van daadwerkelijk onderhoudswerk.
In Limble CMMS kunnen technici na voltooiing van de WO aangeven hoeveel tijd zij aan die specifieke taak hebben besteed en welke reserveonderdelen en materialen werden gebruikt. Dit helpt het bijhouden van voorraadniveaus en het voorspellen van de toekomstige vraag, evenals het bijhouden van kosten in verband met specifieke onderdelen, reparatiewerkzaamheden en activa.
8) Completion notes
het belangrijkste doel van completion notes is om alles te markeren dat van belang kan zijn voor toekomstige werkzaamheden aan het actief. Technici kunnen dingen schrijven zoals wat de oorzaak van mislukking was, hoe ze extra problemen merkten die in de toekomst zouden moeten worden aangepakt, hoe ze wat extra stappen moesten nemen, enzovoort. Het opslaan van deze informatie als onderdeel van de onderhoudshistorie kan u helpen onderzoeken waarom bepaalde assets zo problematisch zijn. Belangrijker, kan de bezitsgeschiedenis andere technici helpen hun diagnosticeren en reparatieproces, evenals nuttige veiligheidsaanwijzers versnellen.
het standaard werkorderbeheerproces
nu we behandeld hebben hoe een werkorder te maken, laten we bespreken hoe ze te beheren. Om het werkorderproces te begrijpen, moeten we:
wanneer worden nieuwe werkorders aangemaakt
hoe stromen ze door de organisatie
wat gebeurt er met hen wanneer het werk is voltooid
dit zal ons helpen beschrijven hoe het standaard werkorderbeheerproces eruit ziet in de praktijk en hoe het in het algemeen past onderhoudsmanagement workflow. er zijn drie verschillende partijen betrokken bij een WO-managementproces:
werkaanvrager: de persoon die onderhoudsaanvragen indient.
werkgoedkeurer: de persoon die onderhoudsaanvragen beoordeelt en goedkeurt. Het is meestal een baan voor een onderhoudsmanager/supervisor/planner.
personen die het werk uitvoeren: onderhoudsmonteurs en technici in het veld die de eigenlijke onderhoudswerkzaamheden uitvoeren die aan hen zijn toegewezen.
hier is een grafiek die een standaard werkorderbeheerproces in een visuele vorm presenteert:
#1) het proces begint met een werkaanvraag
vaak worden onderhoudsaanvragen ingediend door machineoperators of andere werknemers in uw fabriek. Ze willen melden dat er iets kapot is en dat er een technicus moet komen om het te repareren. als je dingen op de ouderwetse manier doet, wordt dat verzoek ingediend via een sms of een telefoontje. Moderne organisaties maken gebruik van geautomatiseerde onderhoudsmanagementsoftware, zodat hun werknemers werkaanvragen kunnen indienen via een portaal voor werkaanvragen.
#2) werkaanvragen worden werkopdrachten
niet elke werkaanvraag resulteert in een werkopdracht. Werkverzoeken worden beoordeeld door managers/supervisors/technici (verschillende organisaties hebben verschillende workflows en vacatures). hier zijn een paar situaties waarin een werkaanvraag geweigerd kan worden:
ingezonden werk verzoek vraagt voor iets dat niet onder de rechtsmacht van het maintenance team
het probleem is opgelost voordat iedereen de tijd gehad om te beoordelen voor het ingezonden werk verzoek.
de middelen (technici/gereedschap/onderdelen) voor het invullen van de benodigde werkzaamheden niet beschikbaar zijn (in dit geval het WO kan nog steeds worden gemaakt en meteen op een uitgestelde onderhoud backlog)
Werk van de verzoeken die niet zijn goedgekeurd, worden gearchiveerd en bijbehorende kennisgeving verzonden de persoon die het heeft ingediend. dat gezegd zijnde, worden de meeste werkverzoeken goedgekeurd en vervolgens gebruikt om een WO te maken.
#3) technici ontvangen de WO en gaan aan het werk
Als u tot nu toe nauwgezet hebt gevolgd, weet u dat een werkorder moet worden toegewezen aan een persoon of een team. Als u nog steeds papier gebruikt, krijgt een technicus meestal de WO van zijn onderhoudsmanager, met de instructies over waar te gaan en wat te doen. organisaties die een mobiel werkorderbeheersysteem hebben geïmplementeerd, hebben dit proces veel meer gestroomlijnd. Wanneer een onderhoudsmanager of supervisor de WO aanmaakt, ontvangen de toegewezen technicus (s) automatisch een pushbericht en een e-mail. afhankelijk van de prioriteit van de werkopdracht, kan een technicus er meteen aan beginnen te werken of naar de WO neigen wanneer zijn schema is opgehelderd.
# 4) de werkopdracht is voltooid en gesloten
wanneer het vereiste werk wordt uitgevoerd, sluit een technicus de werkopdracht. Als hij gebruik maakt van Limble CMMS (andere leveranciers volgen een zeer vergelijkbare aanpak), zal hij het volgende doen:
voer in hoeveel tijd hij aan het werk heeft besteed
voer in welke reserveonderdelen en materialen hij heeft gebruikt
voeg afbeeldingen bij/laat commentaar achter (als er iets van belang is)
klik op de knop “Voltooien”
nadat de WO is gesloten, zal het systeem automatisch het onderhoudslogboek van de betreffende Asset bijwerken.
Limble CMMS als uw werkordersoftware
Limble CMMS is gebouwd om het standaard werkorderbeheerproces te volgen, wat het heel gemakkelijk maakt om Limble in elke organisatie te implementeren. Dat gezegd hebbende, de software biedt u ook voldoende flexibiliteit om het aan te passen voor specifieke scenario ‘ s. hier is een lijst met Limble CMMS-functies die u helpen om elk volume onderhoudswerk efficiënt te beheren:
werkaanvraagsysteem: Hiermee kan elke geautoriseerde persoon snel een werkaanvraag indienen via een eenvoudig formulier in plaats van technici te onderbreken met telefoongesprekken of sms-berichten. De werkaanvrager krijgt E-mailmeldingen over de voortgang van hun verzoek, zodat ze technici niet constant onderbreken door updates aan te vragen.
automatische inventarisatie: wanneer een technicus een WO voltooit, kan hij aangeven hoeveel reserveonderdelen hij uiteindelijk heeft gebruikt. Limble werkt automatisch voorraadniveaus bij volgens die info. Samen met de mogelijkheid om meldingen op te zetten voor lage voorraadniveaus, helpt dit managers om nauwkeurige voorraadvoorspellingen te doen en ervoor te zorgen dat de benodigde reserveonderdelen altijd op voorraad zijn.
easy-to-use calendar: met Agenda kunt u alle openstaande werkorders en aankomende PM-schema ‘ s bekijken, waardoor het gemakkelijk is om de werkbelasting van verschillende technici en ploegendiensten in te schatten. Nieuw werk kan dus eerlijk worden gepland en gemakkelijker worden gevolgd.
automatische taakcreatie: Limble ondersteunt geavanceerde onderhoudsstrategieën zoals voorspellend onderhoud. Wat dit betekent in het kader van work order management is dat u Limble kunt verbinden met condition monitoring sensoren en het opzetten van regels voor het automatisch maken van taken op basis van inkomende gegevens.
Werkorderbeheersysteem: de Werkorderbeheermodule van Limble is gebouwd om het werkorderbeheer te stroomlijnen door de in dit artikel beschreven beste praktijken te volgen. U kunt het werk in een paar eenvoudige klikken plannen, werkprioriteitsniveaus toevoegen en wijzigen, automatische push-en e-mailmeldingen ontvangen, de voortgang van het werk onderweg bijhouden, kritieke KPI ’s bijhouden, foto’ s en facturen toevoegen, bestede tijd opnemen en nog veel meer.
om te bewijzen dat dit niet alleen lege woorden zijn, raden we u ten zeerste aan om onze tutorial voor werkorderbeheer in Limble te bekijken en te zien hoe dit er in de praktijk uitziet:
aan de slag met Limble CMMS
als u wilt testen hoe Limble CMMS werkorders behandelt, hebt u 3 opties:
beginnen met een gratis proefabonnement van 30 dagen
vraag een demo
probeer onze demo zelf (klikken op deze link opent een gesimuleerde omgeving waar je kunt spelen met verschillende functies)
Conclusie
het Effectief beheren van onderhoud is het belangrijkste doel van een onderhoudsafdeling. Als dingen naar links en rechts gaan, zullen mensen zich terecht afvragen wat hun onderhoudsteam aan het doen is. Het oneerlijke deel is dat het onderhoudsteam veel flack krijgt als dingen niet werken, maar heel weinig lof als alles soepel verloopt. hoe dan ook, moderne onderhoudsteams die een mobiele CMMS-oplossing gebruiken, zullen niet alleen productiever zijn, maar ook tastbare informatie hebben die ze kunnen gebruiken om knelpunten op te sporen en hun onderhoudswerkstromen te optimaliseren..
geschreven door
Bryan Christiansen
Share:
2 opmerkingen
Fred Weber 19 maart 2021, 14:20
Bryan heeft u de RPM-methode overwogen? de RPM-methode is ontworpen op basis van de definitie van onderhoud: “repareren; voorkomen” . De RPM methode is eenvoudig. Elke werkorder prioriteit wordt gedefinieerd als “R”; reparatie,”P”; preventief, of”M”; wijziging. Deze drie componenten in de RPM methode zouden het succes van uw CMMS systeem verhogen.
wilt u de jaarlijkse reparatie -, preventie-en Modificatiekosten van elk apparaat weten?
Fred http://www.wrenchtime.com
Senko 23 maart 2021, 1:44 zeker sommige lezers zou graag meer weten, dus ik liet de URL in uw reactie.
hoewel we niet goed bekend zijn met de RPM methode, denk ik dat we iets dergelijks doen in Limble CMMS. In het algemeen, als u een reparatie u plannen een WO, en als u preventief onderhoud, u plannen een PM. U kunt deze variabelen later gebruiken om specifieke rapporten te maken en de kosten in verband met preventief werk versus reactief werk te volgen.
