naszym celem w tym poście jest wyjaśnienie podstaw o zapotrzebowania na zakup kontra zamówienia zakupu i podziel się wskazówkami na temat optymalizacji procesu zapotrzebowania na zakup dla tych, którzy specjalizują się w finansach lub zamówieniach.
zanim zagłębimy się w szczegóły, ważne jest, aby zdefiniować ważną rolę, jaką pełnią funkcje zaopatrzenia i zakupów w przedsiębiorstwach, ponieważ mają kluczowe znaczenie w zarządzaniu kosztami. Mówiąc prościej, działy te ustanawiają zasady i procedury zakupu dla firm. Ich zadaniem jest zapewnienie, że zakupy dokonywane w całej firmie są opłacalne i zatwierdzone przez odpowiednie strony. Na przykład jednym z naszych klientów jest firma zajmująca się stomatologią. Aby zakupić szczoteczki do zębów, które otrzymujesz po wizycie u dentysty, personel musi skierować ten zakup do działu zakupów, aby upewnić się, że firma uzyskuje najlepszą cenę i mądrze zarządza zapasami.
mając na uwadze ten ważny kontekst dotyczący zakupów i zamówień, rekwizycje i zamówienia zakupu są kluczowymi dokumentami, których firmy używają do zarządzania kosztami. Istnieją dwa kluczowe powody, dla których organizacje korzystają z tych dokumentów: 1) daje im większą kontrolę nad wydatkami pracowników; i 2) mają większe prawdopodobieństwo otrzymania rabatów na towary lub usługi, ponieważ istnieje większa widoczność zakupów.
zapotrzebowanie na zakup vs.zamówienie zakupu
kluczową różnicą między tymi dwoma dokumentami jest to, że zapotrzebowanie na zakup dotyczy uprawnień, a zamówienia zakupu dotyczą zakupów. Przyjrzyjmy się dokumentom pojedynczo.
co to jest zapotrzebowanie na zakup?
proces zgłoszenia zapotrzebowania zaczyna się od zgłoszenia zapotrzebowania lub formularza wniosku o zakup, dokumentu, który jest tworzony przez kupującego i przekazywany do działu kontrolującego Finanse. Rozważ tę część procesu zakupu, w której otrzymasz kciuki, aby kupić towary i usługi, które chcesz. Właściwie nic nie zamawiasz, dostajesz zgodę na to. Jest to pierwszy krok na drodze skutecznej kontroli zakupów.
rekwizycje zakupowe są często wymagane dla towarów powyżej określonego progu dolara. Na przykład dział zamówień na dużej prywatnej uczelni wymaga, aby nabywcy złożyli wniosek o zakup towarów i usług powyżej 5000 USD. Podczas gdy zapotrzebowanie na zakup może się różnić w zależności od potrzeb biznesowych, zazwyczaj składają się one z następujących informacji: lokalizacja nabywcy lub dział wewnętrzny, ilość i ogólny opis wymaganych dostaw, nazwa sprzedawcy dostarczającego towary oraz Cena.
na przykładzie naszego klienta dental healthcare, zapotrzebowanie na zakup obejmowałoby lokalizację nabywcy (lokalizacja kliniki dental healthcare), ilość i opis wymaganych dostaw (500 szczoteczek do zębów z końcówką nici), nazwę sprzedawcy dostarczającego towary (np. Colgate®), cenę (2 000,00 USD) i żądaną datę dostawy. Następnie Klinika udostępni ten dokument bezpośrednio działowi zakupów w celu zatwierdzenia, odrzucenia lub dalszej dyskusji.
co to jest zamówienie?
zlecenie zakupu (PO) to miejsce, w którym dokonuje się zakupu. Gdy dział zakupów lub zamówień zatwierdził zapotrzebowanie na zakup i dał graficzne kciuki w górę, aby kupić pożądane towary i usługi, wydaje zamówienie zakupu do sprzedawcy. Zamówienia zakupu są zazwyczaj tworzone przy użyciu elektronicznych systemów zakupów, takich jak PLANERGY, które umożliwiają firmom śledzenie POs i przesyłanie ich drogą elektroniczną. Ponownie Informacje mogą się różnić, ale zamówienia zakupu zazwyczaj obejmują nazwę firmy kupującej towary lub usługi, opis i ilość towarów lub usług, cenę, adres pocztowy, informacje o płatności i warunki, adres do faktury i numer zamówienia zakupu.
dla naszego klienta dental healthcare, zamówienie zakupu obejmowałoby nazwę firmy kupującej towary lub usługi (XYZ Dental Company), Opis i ilość towarów lub usług (500 szczoteczek do zębów z końcówką nici), cenę ($2,000), adres pocztowy (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), warunki płatności (do zapłaty w ciągu 30 dni), adres do faktury (taki sam jak adres pocztowy) i numer zamówienia zakupu (123).
zamówienia zakupu są ważnym dokumentem również dla dostawców. Dostawcy używają ich do realizacji zamówień i przetwarzania płatności. Po złożeniu zamówienia Sprzedający zgłasza wszelkie wątpliwości. Po rozwiązaniu wszelkich problemów zamówienie jest wysyłane. Następnie sprzedawca wysyła fakturę za towary lub usługi, które mają zostać opłacone przez nabywcę.
dlaczego ważne są zapotrzebowania i zamówienia zakupu?
firmy zajmują się tworzeniem i monitorowaniem zamówień zakupu i zamówień na wiele sposobów, ale najbardziej wydajne jest posiadanie elektronicznego systemu zamówień, który łatwo integruje się z innymi systemami finansowymi. Firmy, które używają zaawansowanych systemów elektronicznych zamiast polegać na Excel i e-mail do tworzenia, udostępniania i śledzenia tych dokumentów, cieszą się znaczną redukcją kosztów, większą kontrolą nad wydatkami firmy i bardziej usprawnionymi procesami i nie tylko.
niezależnie od zastosowanego procesu, zapotrzebowanie na zakup i zamówienia zakupu są kluczowym elementem zarządzania wydatkami. Nie tylko pomagają w zarządzaniu kosztami i zapasami, ale także pomagają firmom uniknąć powielania lub brakujących zamówień, wyjaśnić ważne szczegóły, zachować ochronę przed audytami finansowymi i chronić zarówno nabywców, jak i dostawców.
dowiedz się, jak PLANERGY może usprawnić proces zatwierdzania zamówień i zaoszczędzić czas na tworzeniu zapotrzebowania
Dowiedz się, jak
