co robisz, gdy chcesz mieć pewność, że określone zadanie zostanie wykonane prawidłowo i na czas? tworzysz zadanie, opisujesz, co należy zrobić, przypisujesz je do konkretnej osoby i wyznaczasz termin wykonania. Kiedy to wszystko robisz, w zasadzie tworzysz porządek pracy. Cyfrowe zlecenia pracy są skutecznym sposobem zarządzania zadaniami w całej organizacji i są szczególnie istotne dla koordynacji prac konserwacyjnych. Jednak aby móc efektywnie z nich korzystać, znajomość elementów zlecenia pracy nie wystarczy – trzeba zrozumieć cały proces zarządzania zleceniem pracy. celem tego przewodnika jest pokazanie, jak stworzyć odpowiednie zlecenie pracy i wyjaśnić, jak zorganizować proces zarządzania zleceniami pracy, stosując się do najlepszych praktyk branżowych. W tym przewodniku znajduje się wiele informacji, więc możesz skorzystać z tabeli treści po lewej stronie, aby przejść do określonych części artykułu. zacznijmy od zdefiniowania porządku pracy i zobaczmy, dokąd nas to zaprowadzi.
co to jest zlecenie pracy?
kolejność pracy (w skrócie WO) reprezentuje zadanie, które jest zaplanowane i przypisane do konkretnej osoby lub grupy osób. Chociaż termin ten może być używany szerzej, jest bardzo popularny w branży utrzymania ruchu, gdzie jest używany do przypisywania pracy technikom utrzymania ruchu i mechanikom. Zlecenia mogą być pisane / drukowane na kartce papieru lub w formie dokumentu cyfrowego. celem zleceń serwisowych jest:
ustandaryzuj przebieg prac konserwacyjnych
prosty i szybki sposób planowania, przypisywania i śledzenia prac konserwacyjnych
zasoby dokumentów wydane na konserwację (robocizna, materiał, części)
wydajność utrzymania toru (zgodność z konserwacją, procent planowanych i zapobiegawczych prac, koszty związane z wykonanymi pracami…)
zlecenia pracy są najczęściej wynikiem konkretnych zleceń. Czasami technik lub operator maszyny zauważy problemy z wydajnością i oznaki pogorszenia jakości podczas rutynowej kontroli i powiadomi przełożonego o zaplanowaniu prac naprawczych, co może również spowodować utworzenie zlecenia pracy.
rodzaje zleceń serwisowych
istnieje kilka różnych sposobów kategoryzowania zleceń serwisowych. Czasami ważne jest, aby te informacje zawarte na zlecenie pracy, czasami nie jest. Możesz przeczytać opis różnych typów poniżej i sam zdecydować, czy warto to śledzić. na podstawie rodzaju problemu, który należy rozwiązać, zlecenie pracy można skategoryzować jako:
nieplanowane zlecenie pracy (używane do rozwiązywania nieplanowanych czynności konserwacyjnych, takich jak nieoczekiwana awaria maszyny)
planowane zlecenie pracy (używane do zaplanowania niektórych prac konserwacyjnych zapobiegawczych; czasami nazywane PMs)
w zależności od tam, skąd pochodzi zlecenie pracy, możemy wyróżnić dwa rodzaje zleceń:
wewnętrzne zlecenia pracy (zlecenia pracy pochodzą od kogoś z organizacji)
zewnętrzne zlecenia pracy (zlecenia pracy pochodzą od kogoś spoza organizacji)
na podstawie ich harmonogramu możemy rozróżnić:
ręczne zlecenia pracy (zaplanowane ręcznie, często przez kierownika konserwacji, po otrzymaniu i przejrzeniu żądania pracy)
automatyczne zlecenia pracy (oprogramowanie do zleceń pracy, takie jak Limble, może być skonfigurowane tak, aby automatycznie planować WOs na podstawie kalendarza lub danych pochodzących z czujników monitorowania stanu zainstalowanych w Twoim sprzęcie)
większość organizacji będzie aktywnie śledź tylko pierwszy typ zlecenia, który wymieniliśmy, aby mogli porównać, ile wykonują konserwacji zapobiegawczej i reaktywnej. Jak można sobie wyobrazić, jest to bardzo ważna informacja dla organizacji, które chcą przejść z konserwacji reaktywnej na konserwację prewencyjną lub po prostu chcą śledzić i porównywać koszty związane z pracą prewencyjną i reaktywną.
ewolucja cyfrowego procesu zamówień pracy
chociaż chcielibyśmy powiedzieć, że większość organizacji korzysta dziś z cyfrowych zamówień pracy, to po prostu nie byłoby to prawdą. Działy utrzymania ruchu są w tyle w kwestii cyfryzacji w porównaniu z innymi działami biznesowymi. Dlatego tablice kredowe, szablony papieru i arkusze kalkulacyjne nadal odgrywają rolę w zarządzaniu zleceniami pracy. najgorszy scenariusz to sytuacja, gdy dział korzysta z notatek post-it lub przypisuje pracę przez rozmowy telefoniczne. Jest to podejście niezwykle nieefektywne. W dużej mierze polega na tym, że technicy znają swoją pracę i potrafią koordynować pracę między sobą. Brak dokumentacji konserwacji uniemożliwia uzyskanie głębszych informacji, które można wykorzystać do usprawnienia procesów konserwacji.
1) Korzystanie z szablonu zlecenia pracy papieru
Jeśli Google „formularze zlecenia pracy” lub „szablony zlecenia pracy”, znajdziesz wiele różnych odmian szablonów WO: zmienność odzwierciedla sposób, w jaki organizacje lubią dostosowywać szablony do swoich potrzeb i celów. oto przykład szczegółowego zlecenia prac konserwacyjnych: gdy takie zlecenie pracy zostanie zrealizowane, można je umieścić w wyznaczonym miejscu (jak pudełko na podłodze zakładu). Później może być sprawdzony przez kierownika konserwacji i zapisany w szafce na dokumenty.
2) Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i cyfrowego WOs
posiadanie rekordów papierowych jest lepsze niż brak rekordów. Podobnie, posiadanie zapisów cyfrowych jest o wiele lepsze niż posiadanie zapisów papierowych.
zamiast ich drukować, WOs może być udostępniony technikom cyfrowo (w postaci dokumentu Word, arkusza kalkulacyjnego, pliku PDF itp.). Technicy mogą otwierać WOs na smartfonie, wykonywać pracę, pisać notatki ukończenia i wysyłać je z powrotem do przełożonego. w połączeniu z cyfrowym systemem biletowym może to być świetny etap przejścia między używaniem szablonów papierowych a przejściem na system CMMS.
2%
Zobacz Wyniki Red Hawk cieszy się z Limble
3) implementacja oprogramowania CMMS
najlepszym sposobem zarządzania zleceniami pracy jest CMMS. W końcu do tego właśnie jest przeznaczony CMMS. Proces jest w pełni zautomatyzowany . Wystarczy wypełnić kilka elementów, aby utworzyć WO. Oprogramowanie natychmiast wysyła powiadomienia e-mail i push do przydzielonych techników. Technicy mogą otworzyć WO na swoim urządzeniu mobilnym, uzyskać dostęp do ważnych informacji o majątku trwałym i list kontrolnych, wykonać pracę i zamknąć pracę. Po zakończeniu notatki, czas spędzony, użyte materiały i inne informacje są automatycznie rejestrowane i mogą być używane do generowania przydatnych raportów. istnieje wiele innych zalet korzystania z maszyn CMM do zarządzania pracami konserwacyjnymi i omówimy je w dalszej części artykułu.
co należy uwzględnić w zleceniu prac konserwacyjnych?
w tej sekcji omówimy, które informacje powinny być zawarte w zleceniu pracy, aby osoba wykonująca wymaganą pracę dokładnie wiedziała, co musi zrobić, gdzie musi się udać i jakie narzędzia i części zabrać ze sobą. oto podstawowe elementy standardowego zlecenia konserwacji:
zagłębimy się w każdy element, aby zrozumieć, dlaczego powinien mieć miejsce na każdym zleceniu.
1) Kto zażądał i/lub zatwierdził pracę
kierownicy utrzymania ruchu i nadzorcy są odpowiedzialni za planowanie prac konserwacyjnych. Będą planować WO Dla zadań prewencyjnych, a także przeglądać i zatwierdzać przychodzące wnioski o pracę. czasami starsi technicy konserwacyjni mogą mieć uprawnienia do przeglądania biletów konserwacyjnych i odbierania pilnych prac. W obu przypadkach dobrze jest wiedzieć, kto autoryzował pracę (czy to przełożony, czy sam technik). Tym bardziej, jeśli masz duży zespół serwisowy z dziesiątkami techników i wieloma przełożonymi. inną cenną informacją jest to, kto zgłosił problem, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę zajmującą się konserwacją nieruchomości lub masz do czynienia z żądaniami pracy pochodzącymi z zewnątrz Twojej organizacji. Dzięki temu technicy mogą bezpośrednio skontaktować się z osobą, która przesłała formularz wniosku o zlecenie pracy. W razie potrzeby dane kontaktowe można pozostawić w opisie stanowiska.
2) Opis stanowiska
istotną częścią zlecenia jest Opis pracy, która musi być wykonana. Jeśli mówimy o prostym zadaniu, może to zrobić podsumowanie pojedynczego zdania. w przypadku bardziej złożonych zadań, być może będziesz musiał napisać listę instrukcji. Na przykład można dołączyć listę kontrolną konserwacji, która wyjaśnia kroki potrzebne do wykonania określonego zadania konserwacji. Należy jednak pamiętać, że listy kontrolne konserwacji są zwykle warte tworzenia tylko dla rutynowych zadań, które są regularnie wykonywane. podczas tworzenia zleceń dotyczących awarii i napraw sprzętu, dobrą praktyką jest dołączenie opisu problemu pozostawionego przez osobę, która zgłosiła awarię/usterkę. Reszta zależy od techników.
3) Lokalizacja i identyfikator majątku
gdy masz większy obiekt lub zarządzasz wieloma lokalizacjami, „napraw lodówkę na drugim piętrze” nie zawęża wystarczająco rzeczy. właściwe zlecenie pracy powinno mieć dokładną lokalizację i zawierać jakiś numer, który jednoznacznie identyfikuje zasób (jak numer seryjny).
coraz więcej systemów obsługuje skanowanie kodów kreskowych (w tym Limble), dzięki czemu technicy mogą szybko sprawdzić, czy szukają odpowiedniego zasobu. Korzystając z kamery na urządzeniu mobilnym, mogą zeskanować kod kreskowy, a Limble automatycznie załaduje historię konserwacji i dane dla tego zasobu.
4) kto wykonuje pracę
ta część jest oczywista. Każde zlecenie pracy powinno być przypisane do konkretnej osoby(technika) lub do grupy (tj.
5) termin płatności
świetnym sposobem na zakończenie dużego zaległości konserwacyjnych jest nie określanie terminu płatności. Jak już wielokrotnie wspominaliśmy w tym poście, właściwe zlecenie pracy musi być przypisane do kogoś i mieć oczekiwany termin realizacji. technicy zwykle mają zaplanowane wiele zadań na każdy dzień, a niektóre zadania muszą być wykonane wcześniej niż inne. Na przykład, jeśli maszyna musi zostać nasmarowana przed rozpoczęciem popołudniowej zmiany, istnieje wyraźny czas, w którym musi to nastąpić. W tym scenariuszu WO nie może po prostu powiedzieć „smaruj maszynę XY w ten czwartek”. Aby pomóc technikom skupić się najpierw na ważnej pracy, możesz określić czas, w którym zadanie powinno zostać ukończone, i nadać tym rodzajom zadań wyższy poziom priorytetu.
6) poziom priorytetu pracy
bez względu na to, jakiej strategii konserwacji używasz, twój zespół serwisowy będzie musiał poradzić sobie z pewną ilością nieplanowanych prac. Klęski żywiołowe, wypadki, błędy ludzkie i awarie maszyn to rzeczy, na które nigdy nie można się w pełni przygotować. możliwość przypisania priorytetu pracy (zwykle w jakiejś skali, jak 1-5) do WO pomaga technikom zdecydować, która praca musi być wykonana jako pierwsza. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach awaryjnych, gdy potrzebujesz all-hand na pokładzie. Możesz użyć mobilnej maszyny CMM, aby stworzyć kolejność pracy o najwyższym priorytecie i wysłać powiadomienie, aby wybrani technicy zatrzymali to, co robią i przyszli na konserwację awaryjną.
7) wykaz materiałów i części zamiennych
w tym wykaz materiałów i części zamiennych na WO zmniejsza szansę, że technicy będą musieli wrócić do magazynu w środku naprawy. Możesz sobie wyobrazić, ile skumulowanego czasu to oszczędza, zwłaszcza jeśli czynności konserwacyjne są wykonywane po drugiej stronie kampusu lub w zupełnie innych lokalizacjach. Może to znacznie skrócić czas bezczynności i upewnić się, że technicy spędzają więcej czasu na wykonywaniu rzeczywistych prac konserwacyjnych.
w maszynach CMM Limble, po zakończeniu WO, technicy mogą zaznaczyć, ile czasu spędzili na danym zadaniu oraz jakie części zamienne i materiały zostały użyte. Pomaga to śledzić poziomy zapasów i prognozować przyszłe zapotrzebowanie, a także śledzić koszty związane z konkretnymi częściami, pracami naprawczymi i zasobami.
8) uwagi do zakończenia
głównym celem uwag do zakończenia jest zaznaczenie wszystkiego, co może być istotne dla przyszłych prac nad zasobem. Technicy mogą pisać takie rzeczy, jak to, co było przyczyną awarii, jak zauważyli dodatkowe problemy, które należy rozwiązać w przyszłości, jak musieli podjąć dodatkowe kroki i tak dalej. zapisanie tych informacji jako części historii konserwacji może pomóc w zbadaniu, dlaczego niektóre zasoby są tak problematyczne. Co ważniejsze, historia zasobów może pomóc innym technikom przyspieszyć proces diagnozowania i naprawy, a także przydatne wskaźniki bezpieczeństwa.
standardowy proces zarządzania zleceniami pracy
teraz, gdy omówiliśmy, jak utworzyć zlecenie pracy, omówmy, jak nimi zarządzać. Aby zrozumieć proces zlecenia pracy, musimy przejrzeć:
kiedy tworzone są nowe zlecenia
jak przepływają one przez organizację
co się z nimi dzieje po zakończeniu pracy
pomoże nam to opisać, jak wygląda standardowy proces zarządzania zleceniami pracy podobnie jak w praktyce i jak to pasuje do ogólnego procesu zarządzania konserwacją. istnieją trzy różne strony zaangażowane w proces zarządzania WO:
osoba ubiegająca się o pracę: osoba, która składa wnioski o utrzymanie.
osoba zatwierdzająca pracę: osoba, która opiniuje i zatwierdza żądania konserwacji. Zwykle jest to praca dla kierownika utrzymania / nadzorcy/planisty.
osoby wykonujące prace: mechanicy utrzymania ruchu i technicy terenowi, którzy wykonują rzeczywiste prace konserwacyjne, które zostały im przypisane.
oto grafika prezentująca standardowy proces zarządzania zleceniami pracy w formie wizualnej:
#1) proces rozpoczyna się od żądania pracy
często żądania konserwacji są składane przez operatorów maszyn lub innych pracowników w Twoim zakładzie. Chcą zgłosić, że coś jest zepsute i że technik powinien przyjść, aby to naprawić. jeśli robisz rzeczy w staromodny sposób, wniosek jest przesyłany za pośrednictwem wiadomości tekstowej lub telefonu. Nowoczesne organizacje używają skomputeryzowanego oprogramowania do zarządzania konserwacją, dzięki czemu ich pracownicy mogą składać wnioski o pracę za pośrednictwem portalu wniosków o pracę.
#2) zapytania o pracę stają się zleceniami pracy
nie każde zapytanie o pracę skutkuje zleceniem pracy. Wnioski o pracę są sprawdzane przez menedżerów / przełożonych/techników (różne organizacje mają różne przepływy pracy i stanowiska pracy). oto kilka sytuacji, w których wniosek o pracę może zostać odrzucony:
złożone Zapytanie o pracę prosi o coś, co nie jest pod jurysdykcją zespołu konserwacyjnego
problem został rozwiązany, zanim ktokolwiek miał czas na przejrzenie złożonego wniosku o pracę
zasoby (technicy/Narzędzia/Części zamienne) do ukończenia projektu wymagane prace nie są dostępne (w tej sytuacji wo może być nadal tworzone – i natychmiast umieścić na odroczonym zaległości konserwacyjne)
wnioski o prace, które nie zostały zatwierdzone, są archiwizowane i odpowiednie powiadomienie jest wysyłane do osoba, która to złożyła. To powiedziawszy, większość wniosków o pracę jest zatwierdzana, a następnie wykorzystywana do tworzenia WO.
#3) technicy otrzymują WO i dostają się do pracy
jeśli do tej pory uważnie śledziłeś, wiesz, że zlecenie pracy powinno być przypisane do osoby lub zespołu. Jeśli nadal używasz Papieru, technik Zwykle otrzyma WO od swojego kierownika konserwacji, wraz z instrukcjami, gdzie iść i co robić. organizacje, które wdrożyły mobilny system zarządzania zleceniami pracy, mają ten proces o wiele bardziej usprawniony. Gdy kierownik utrzymania ruchu lub przełożony utworzy WO, przydzielony technik automatycznie otrzyma powiadomienie push i wiadomość e-mail. w zależności od priorytetu zlecenia pracy, technik może rozpocząć pracę nad nim od razu lub zwrócić się do WO, gdy jego harmonogram się wyjaśni.
#4) zlecenie pracy jest zakończone i zamknięte
gdy wymagana praca jest wykonywana, technik zamyka zlecenie pracy. Jeśli korzysta z maszyn CMM Limble (inni dostawcy stosują bardzo podobne podejście), wykona następujące czynności:
wpisz, ile czasu poświęcił na wykonanie pracy
wpisz, jakich części zamiennych i materiałów użył
dołącz zdjęcia/zostaw komentarze do zakończenia (jeśli jest coś ważnego do odnotowania)
kliknij przycisk „Ukończ”
po zamknięciu wo system automatycznie zaktualizuje dziennik konserwacji sprzętu odpowiedniego zasobu.
Limble CMMS jako oprogramowanie do zleceń pracy
Limble CMMS jest zbudowany zgodnie ze standardowym procesem zarządzania zleceniami pracy, co ułatwia wdrożenie Limble w każdej organizacji. Biorąc to pod uwagę, oprogramowanie zapewnia również wystarczającą elastyczność, aby dostosować je do konkretnych scenariuszy. oto lista funkcji Limble CMMS, które pomagają efektywnie zarządzać dowolną ilością prac konserwacyjnych:
system żądań pracy: Umożliwia każdej upoważnionej osobie szybkie złożenie wniosku o pracę za pomocą prostego formularza, zamiast przerywać technikom rozmowy telefoniczne lub wiadomości tekstowe. Osoba ubiegająca się o pracę będzie otrzymywać powiadomienia e-mail o postępie swojego żądania, aby nie stale przerywać techników, prosząc o aktualizacje.
automatyczne śledzenie zapasów: za każdym razem, gdy technik ukończy WO, może zaznaczyć, ile części zamiennych użył. Limble automatycznie aktualizuje poziomy zapasów zapasów zgodnie z tymi informacjami. Oprócz możliwości konfigurowania powiadomień o niskim stanie zapasów, pomaga to menedżerom w sporządzaniu dokładnych prognoz zapasów i zapewnianiu, że potrzebne części zamienne są zawsze w magazynie.
łatwy w użyciu kalendarz: Kalendarz pozwala przeglądać wszystkie otwarte zlecenia pracy i nadchodzące harmonogramy PM, co ułatwia szacowanie obciążeń różnych techników i zmian. Nowe prace można zatem zaplanować sprawiedliwie i łatwiej śledzić.
automatyczne tworzenie zadań: Limble obsługuje zaawansowane strategie konserwacji, takie jak konserwacja predykcyjna. W kontekście zarządzania zleceniami pracy oznacza to, że można połączyć Limble z czujnikami monitorowania stanu i skonfigurować reguły automatycznego tworzenia zadań na podstawie przychodzących danych.
System zarządzania zleceniami pracy: moduł zarządzania zleceniami pracy Limble został zbudowany w celu usprawnienia zarządzania zleceniami pracy, zgodnie z najlepszymi praktykami opisanymi w tym artykule. Możesz zaplanować pracę za pomocą kilku prostych kliknięć, dodawać i zmieniać poziomy priorytetów pracy, otrzymywać automatyczne powiadomienia push i e-mail, śledzić postępy pracy w podróży, śledzić krytyczne wskaźniki KPI, dołączać zdjęcia i faktury, rejestrować czas spędzony i wiele więcej.
aby udowodnić, że nie są to tylko puste słowa, zalecamy zapoznanie się z naszym poradnikiem dotyczącym zarządzania zamówieniami pracy w Limble i zobacz, jak to wszystko wygląda w praktyce:
jak zacząć pracę z Limble CMS
jeśli chcesz sprawdzić, jak Limble CMS obsługuje zlecenia pracy, masz 3 opcje:
rozpocznij bezpłatną 30-dniową wersję próbną
poproś o demo
Wypróbuj nasze własne demo (kliknięcie tego linku otworzy symulowane środowisko, w którym możesz bawić się różnymi funkcjami)
wniosek
skuteczne zarządzanie pracami konserwacyjnymi jest głównym celem działu utrzymania ruchu. Jeśli coś się psuje na lewo i prawo, ludzie słusznie zadają sobie pytanie, co robi ich zespół konserwacyjny. Niesprawiedliwe jest to, że zespół konserwacyjny dostanie dużo flack, gdy rzeczy nie działają, ale bardzo mało pochwały, gdy wszystko idzie gładko. tak czy inaczej, nowoczesne zespoły serwisowe, które korzystają z mobilnego rozwiązania CMMS, będą nie tylko bardziej produktywne, ale także dysponować konkretnymi informacjami, które mogą wykorzystać do wykrywania wąskich gardeł i optymalizacji procesów konserwacji..
napisany przez
Bryan Christiansen
Udostępnij:
2 Komentarze
Fred Weber 19 marca 2021, 14:20
Bryan metoda? metoda RPM została zaprojektowana w oparciu o definicję konserwacji: „naprawiać; zapobiegać”. Metoda RPM jest prosta. Każdy priorytet zlecenia pracy jest zdefiniowany jako „R”;naprawa, „P”;prewencja lub „M”; modyfikacja. Te trzy komponenty w metodzie RPM zwiększyłyby sukces Twojego systemu CMMS.
Czy twoi klienci chcieliby poznać roczne koszty naprawy, profilaktyki i modyfikacji każdego urządzenia?
Fred http://www.wrenchtime.com
Senko Marzec 23, 2021, 1:44 am
Hi Fred,
jestem pewien, że niektórzy czytelnicy chcieliby wiedzieć więcej, więc zostawiłem URL w Twoim komentarzu.
chociaż nie jesteśmy blisko zaznajomieni z metodą RPM, myślę, że robimy coś podobnego w Limble CMM. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli wykonujesz naprawę, planujesz WO, a jeśli wykonujesz konserwację zapobiegawczą, planujesz PM. Zmienne te można później wykorzystać do tworzenia konkretnych raportów i śledzenia kosztów związanych z pracą zapobiegawczą i reaktywną.
