o Nosso objetivo com esse post é para explicar o básico sobre requisições de compra vs. ordens de compra, e compartilhar algumas dicas sobre como otimizar o processo de requisição de compra para os que atuam na área de finanças ou de aquisição.antes de analisar os detalhes, é importante definir o papel importante que as funções de aquisição e aquisição desempenham nas empresas, uma vez que são críticas na gestão dos custos. Simplificando, estes departamentos estabelecem políticas e procedimentos de compra para as empresas. É seu trabalho garantir que as compras feitas em toda a empresa são rentáveis e aprovadas pelas partes apropriadas. Por exemplo, um dos nossos clientes é uma empresa de saúde dentária. A fim de comprar as escovas de dentes que você recebe após uma visita ao dentista, a equipe deve canalizar esta compra através do Departamento de compras para garantir que a empresa está recebendo o melhor preço e Gerindo o inventário sabiamente.
com esse contexto importante sobre compras e aquisições em mente, requisições de compra e ordens de compra são documentos-chave que as empresas usam para ajudar a gerenciar os custos. Há duas razões principais para as organizações utilizarem estes documentos: 1) dá-lhes mais controlo sobre as despesas dos empregados; e 2) eles têm uma maior probabilidade de receber descontos em bens ou serviços, porque há maior visibilidade na compra.
requisição de compra vs. ordem de compra
a principal diferença entre estes dois documentos é que uma requisição de compra é sobre permissão e ordens de compra São sobre compra. Vamos explorar os documentos um de cada vez.o que é uma requisição de compra?
o processo de requisição de compra começa com um formulário de requisição de compra ou pedido de compra, um documento que é criado pelo comprador e submetido ao departamento que controla o financiamento. Considere esta a parte do processo de compra onde você começa os polegares para cima para comprar os bens e serviços que você quer. Não estás a pedir nada, estás a ter a aprovação para o fazer. Isso serve como o primeiro passo em uma pista de auditoria eficiente para a compra.requisições de compra são muitas vezes necessárias para bens acima de um determinado limite de Dólar. Por exemplo, o departamento de aquisições de uma grande universidade privada exige que os compradores apresentem um pedido de compra de bens e serviços acima de US $5.000. Embora as requisições de compra possam variar de acordo com as necessidades do negócio, elas consistem normalmente nas seguintes informações: localização do comprador ou departamento interno, a quantidade e descrição geral dos suprimentos solicitados, o nome do vendedor que está fornecendo os bens, e o preço.usando o nosso cliente de saúde dentária como exemplo, a requisição de compra incluiria a localização do comprador (localização da clínica de saúde dentária), a quantidade e descrição de suprimentos solicitados (500 escovas de ponta de fio dental), o nome do fornecedor que está fornecendo os bens (por exemplo Colgate®), o preço ($2.000.00), e a data de entrega solicitada. A clínica compartilharia este documento diretamente com o departamento de compras para aprovação, rejeição ou discussão.o que é uma ordem de compra?
a ordem de compra (PO) é onde a compra acontece. Uma vez que o departamento de compras ou aquisições aprovou a requisição de compra e lhe deu o polegar figurativo para cima para comprar seus bens e serviços desejados, ele emite uma ordem de compra para o vendedor. As ordens de compra são normalmente criadas usando sistemas de compra eletrônicos como PLANERGY, que permitem às empresas rastrear POs e submetê-los eletronicamente. Novamente, a informação pode variar, mas as ordens de compra incluem, geralmente, o nome da empresa a compra de bens ou serviços, a descrição e quantidade dos bens ou serviços, preço, endereço, informações de pagamento e termos, fatura, endereço e um número de ordem de compra.
Para o nosso odontológicos de saúde do cliente, a ordem de compra seria de incluir o nome da empresa a compra de bens ou serviços (XYZ Dental Empresa), a descrição e quantidade dos bens ou serviços (500 ponta do fio dental, escovas de dente), preço (us$2.000), endereço (1 Falso Avenue, Boston, MA 12345), as condições de pagamento (a ser pago em 30 dias), nota fiscal de endereços (mesmo endereço), e um número de ordem de compra (123).
As ordens de compra também são um documento importante para os vendedores. Os vendedores usam – nos para o cumprimento de Pedidos e processamento de pagamentos. Uma vez apresentado o PO, o vendedor levanta quaisquer preocupações. Depois de quaisquer problemas serem tratados, o pedido é enviado. O vendedor envia então uma fatura para os bens ou serviços a serem pagos pelo comprador.por que as requisições de compra e as ordens de compra são importantes?
as empresas lidam com a criação e acompanhamento de requisições de compra e ordens de compra de muitas maneiras, mas o mais eficiente é ter um sistema de aquisição eletrônico que se integra facilmente com outros sistemas financeiros. As empresas que utilizam sistemas eletrônicos sofisticados em vez de confiar no Excel e no e-mail para criar, compartilhar e rastrear esses documentos desfrutam de uma redução significativa nos custos, maior controle sobre o gasto da empresa, e processos mais racionalizados, e muito mais.
independentemente do processo utilizado, requisições de compra e ordens de compra são uma parte crítica da Gestão de gastos. Não só ajudam a gerir os custos e o inventário, como ajudam as empresas a evitar encomendas duplicadas ou em falta, a clarificar detalhes importantes, a manter-se protegidas contra auditorias financeiras e a proteger tanto os compradores como os vendedores.
Descubra como PLANERGY pode melhorar o seu pedido de compra processo de aprovação e economize tempo criando requisições
saiba Como
