Gatekeeper. Gardian. Ofertă de goluri. Polițist de trafic.
ca asistent executiv, pariez că ați fost numit una dintre etichetele de mai sus înainte.
trebuie să fie frustrant. În timp ce există un bob de adevăr la ideea de EA ca „gatekeeper”, această descriere abia zgârie suprafața tuturor valorii pe care le furnizați.
poate că o descriere mai exactă ar fi cam așa:
partener Strategic. Confident de încredere. Rezolvarea problemelor profesionale.
luați în considerare acest lucru – o explozie de instrumente organizaționale, aplicații de luare a notițelor, platforme de comunicații și soluții de calendar înseamnă că majoritatea executivilor sunt de fapt mai autosuficienți decât au fost vreodată. Dacă este ceva, directorii de astăzi au nevoie de mai puțin sprijin admin, nu mai mult.
și totuși, asistenții executivi sunt, fără îndoială, mai valoroși acum decât erau în deceniile trecute.
de ce este cazul?
simplu. Funcția EA s-a transformat dintr-un rol de sprijin într-unul mai strategic. Directorii de astăzi se bazează pe asistenții lor nu doar pentru ajutor de administrator, ci și pentru consiliere strategică, expertiză tehnică și analiză critică. Se așteaptă ca EAs să se ocupe de lucruri la fel de largi și variate precum managementul de proiect, planificarea evenimentelor și comunicațiile interne.
este motivul pentru care USA Today a descris asistentul executiv drept „rolul de putere” al Silicon Valley și a raportat că nu este neobișnuit ca EAs din mecca tehnologică să tragă șase cifre.
un rol solicitant ca acesta necesită abilități la nivel de experți. Deci, indiferent dacă sunteți angajat în calea EA sau sperați să folosiți rolul pentru a vă deplasa la locul de muncă de vis, iată abilitățile de care veți avea nevoie pentru a vă uimi șefii și pentru a avea cel mai mare impact pentru echipa dvs.
(PS – ia mai multe sh*t făcut cu Assist — #1 newsletter săptămânal gratuit făcut pentru asistenți de asistenți.)
cuprins
abilități de top pentru asistenții executivi dedicați
ați observat vreodată că EAs pare să aibă întotdeauna un răspuns pentru acest lucru, o soluție pentru asta și o resursă care să ajute cu totul între ele?
Ei bine, iată un secret: nu pare doar că EAs au o mulțime de trucuri în mânecă; ei chiar au.
multe EAs păstrează o” carte neagră ” (aka document Word sau fișier Excel) de resurse, o listă de instrumente utile, servicii, link-uri și contacte. (Știind că ar întâlni probabil aproape orice provocare de nume în cariera lor, aceste EAs savvy au găsit o modalitate de a-și aminti fiecare resursă potențial utilă.)
începeți propria listă de resurse cu secretul nostru preferat:
- Asistența. Luați în considerare acest buletin informativ săptămânal freemium comanda rapidă pentru a afla despre toate secretele cele mai bine păstrate, cele mai utile instrumente tehnologice și sfaturi testate pe teren de la alte EAs ascuțite. S-ar putea simți chiar ca ai o superputere ca te noi secrete livrate la tine pe un platou de argint (alias e-mail frumos formatat) în fiecare săptămână.
2. Calm sub presiune
să nu îndulcim lucrurile – directorii pot fi exigenți! Cele mai multe execs au locuri de muncă de înaltă presiune, și că presiunea de multe ori devine trecut pe la tine.
nu în fiecare zi va fi un exercițiu de incendiu, dar este esențial să puteți funcționa în situațiile de înaltă presiune care, fără îndoială, vă vor veni în cale.
revenind la exemplul meu anterior, a existat ceva în afară de inventivitatea ei care a ajutat EA în povestea mea să prindă acele bilete la Laker – acea respirație profundă pe care a luat-o.
a rămas calmă sub presiunea unei sarcini dificile, cu un termen limită strâns. Fusese în această situație înainte și știa că, dacă și – ar liniști mintea și s – ar concentra asupra a ceea ce ar putea controla-efortul ei-va fi capabilă să facă ceva să se întâmple.
iată câteva resurse pentru a vă ajuta să rămâneți calmi atunci când lucrurile devin puțin nebunești.
3. Perseverent inventivitate
ca EA, de câte ori vi s-a cerut să scoateți imposibilul?
un asistent bun știe că a face imposibilul posibil vine cu teritoriul. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de resurse scrappy și rezolva pentru a obține doar sh*t făcut.
una dintre cele mai impresionante fapte EA pe care le-am văzut vreodată a fost cu câțiva ani în urmă la o companie de tehnologie din LA. Unul dintre asistenții executivi de acolo a primit o cerere de la șeful ei în jurul orei 10 dimineața. într-o Vineri:
„Hei, distrez un investitor VIP în seara asta”, i-a spus el în timp ce trecea pe lângă biroul ei. „Am nevoie de două locuri pe teren pentru meciul cu Laker din această seară.”
problema este că locurile de la courtside Laker sunt destul de greu de găsit în circumstanțe normale. Dar acestea nu erau circumstanțe normale. Acesta a fost playoff-ul. A fost cel mai tare bilet din oraș.
Nu voi uita niciodată ce a făcut după ce șeful ei a intrat în biroul său după ce a aruncat atât de dezinvolt acea bombă asupra ei –
S-a oprit, a respirat adânc și s-a apucat imediat de treabă. Ea a cutreierat site-uri de bilete, numit brokeri de bilete, urmărit duce false pe Craigslist. Când asta nu a funcționat, ea a ridicat telefonul și a intrat în rețeaua ei de alte EAs, încasând favoruri de lungă durată și negociind favoruri pe linie.
să fiu sincer, încă nu știu exact cum a făcut-o. Ceea ce știu este că l-am văzut pe șeful ei și pe oaspetele său VIP la televizor în acea noapte, stând pe margine și înnebunind de fiecare dată când Kobe (RIP) a scurs un trei.
4. Tech Prowess
Iată o altă pălărie pentru a adăuga la lista lungă pe care EA medie trebuie să o poarte – personal IT professional.în plus față de instrumentele profesionale obișnuite, cum ar fi Microsoft Office sau G-suite Google, EA de astăzi trebuie să fie competentă în nenumăratele sisteme, aplicații și pluginuri pe care directorii le folosesc pentru a-și face treaba. Acest lucru poate însemna o cunoaștere de lucru de moale, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce și Zuora, pentru a numi doar câteva.
nu este vorba doar despre obținerea unei înțelegeri de bază pentru a o lipi în CV. Luând timp pentru a utiliza pe deplin aceste instrumente vă va ajuta cu productivitatea generală și vă poate asigura executivul că sunteți pregătit pentru orice instrument care vă vine în cale.
când lucrurile merg lateral din punct de vedere tehnologic, o EA rareori are timp să aștepte să repare lucrurile. Abilitatea de a depana pentru șeful dvs. este o abilitate obligatorie. Acest lucru este valabil mai ales în mediile de pornire, unde un EA ar putea fi cel mai apropiat lucru de un specialist IT pe care îl are compania.
5. Big Picture Thinking
cele mai bune EAs devin confidenți de încredere și sfaturi pentru directorii lor.
amintiți-vă, aveți o perspectivă pe care foarte puțini din companie o au. Interacționați cu angajații la toate nivelurile și probabil lucrați cu tone de departamente.
dar pentru a juca rolul de placa de sondare pentru seful tau, trebuie să aibă mai întâi o înțelegere solidă a afacerii dvs., astfel încât să puneți întrebări mai granulare în contextul mai larg al obiectivelor companiei.
dacă nu sunteți destul de încrezător în înțelegerea dvs. a intrărilor și ieșirilor din compania dvs. și a concurenților dvs., există o modalitate distractivă și ușoară de a ajunge rapid la viteză. Prânzul!
faceți o întâlnire de prânz în fiecare săptămână cu cineva dintr-un departament diferit, cu scopul expres de a afla mai multe despre ceea ce fac și despre modul în care echipa lor contribuie la misiunea mai mare a companiei.
într-adevăr sape în. Puneți întrebări de genul: care au fost cele mai mari victorii ale echipei dvs.? Cele mai mari provocări? Care dintre concurenții noștri vă ține treaz noaptea? Dacă ai avea o baghetă magică, ce ai schimba despre companie peste noapte? Industria?
după conversația dvs., scrieți cele mai mari două sau trei preluări din conversația dvs. Păstrați-le într-o foaie de calcul pentru referință ușoară.
nu numai că este o modalitate excelentă de a vă conecta în cadrul companiei dvs., dar în scurt timp veți fi construit cunoștințele fundamentale de care aveți nevoie pentru a oferi informații valoroase șefului dvs.
6. Organizare impecabilă
Acest lucru ar putea fi de la sine înțeles, dar organizația este o necesitate absolută pentru asistenții executivi. Rolul EA este unul rapid și în continuă schimbare, astfel încât nu vă puteți permite să pierdeți secunde prețioase fiind neorganizat. De fapt, un EA bun dezvoltă sisteme organizaționale și îmbunătățește procesele moștenite dezordonate.
dacă jocul organizației dvs. ar putea folosi unele îmbunătățiri, vă recomandăm să verificați monday.com – instrumentul vizual pentru asistenții executivi!
7. Prioritizare nemilos
înapoi la ideea de EA ca „gatekeeper.”
deși cred cu siguranță că această etichetă este o simplificare excesivă, sună adevărat într – un mod fundamental-rockstar EAs își ajută șefii să limiteze distragerile și să se concentreze doar pe cele mai presante probleme și pe cele mai mari activități de pârghie.
în termeni mai simpli, EAs trebuie să-și ajute șefii să acorde prioritate și trebuie să fie absolut nemiloși în acest sens.
este nevoie de o judecată sănătoasă din partea dvs. pentru a afla ce justifică atenția și ce trebuie să închideți. Dar nu e totul pe tine. Prioritizarea este ceva la care lucrați în colaborare cu șeful dvs. și este cu siguranță ceva la care vă veți îmbunătăți în timp.
primul pas critic este de a fi clar cu privire la obiectivele de imagine de ansamblu. Pur și simplu, nu puteți acorda prioritate fără obiective clare care să vă ajute să vă ghidați.
8. Ironclad discreție
fie că este vorba de știri despre o achiziție viitoare, probleme de resurse umane, rapoarte financiare, sau secrete comerciale, directori de nivel superior se ocupă în mod constant cu informații sensibile.
ceea ce, desigur, înseamnă că și asistenții lor o fac.
transparența este o virtute în afaceri, dar chiar și cele mai deschise organizații se ocupă de informații privilegiate care trebuie tratate delicat.
încrederea este probabil cel mai mare factor determinant atunci când vine vorba de succes în rolul EA. Una dintre cele mai sigure modalități de a eroda încrederea dintre tine și șeful tău este să fii neglijent cu informații sensibile. Bârfa, adăugarea de combustibil la zvonurile de birou sau postarea despre afacerile companiilor private în forumuri publice precum social media nu este niciodată ok.
desigur, se întâmplă greșeli. O alunecare a limbii sau un e-mail rătăcitor poate avea același efect ca un Tweet public despre disponibilizările viitoare ale companiei dvs.
cel mai bun lucru de făcut este să-l recunoști. Spuneți-i șefului dvs. situația și lucrați împreună pentru a remedia situația.
9. Strategic Multi-Tasking
Da, știm, multi-tasking este un mit. Creierul nostru pur și simplu nu sunt făcute să se ocupe de mai mult de o sarcină complexă la un moment dat.
cu toate acestea, așa cum am auzit de nenumărate ori de la asistenții executivi, un anumit grad de multi-tasking este esențial pentru ROL.
trucul este de a asocia sarcini mai simple, cum ar fi răspunsul la e-mailuri sau rezervarea călătoriilor. Dacă sunteți în așteptare, de ce să nu faceți o depunere rapidă sau o introducere de date?
prioritizați cu siguranță sarcinile dvs. intensive de concentrare și eliminați-le unul câte unul. Dar când poți, împerechează activitățile mai fără minte pentru a-ți maximiza timpul.
cum altfel poți face mai mult în același timp? Concentrează-te.
după ce ți-ai prioritizat sarcinile, acordă-le 100% din atenția ta, chiar dacă gândurile tale încearcă să rătăcească către toate sarcinile pe care trebuie să le abordezi în continuare. Mulți taskmasteri jură pe tehnica Pomodoro pentru a trece prin listele lor de sarcini.
pur și simplu selectați o sarcină, setați un cronometru pentru aproximativ 25 de minute și concentrați-vă doar pe acea sarcină până când cronometrul se termină. Apoi faceți o pauză și repetați. Incrementele scurte fac atenția concentrată mai accesibilă.
10. Anticipare supranaturală
într-adevăr mare EAs joacă șah, nu Dame.
pentru a prospera cu adevărat în rol, trebuie să poți vedea zece mișcări înainte și să anticipezi problemele înainte ca acestea să devină probleme complete.
Acest lucru se desfășoară în două moduri. Primul este ceea ce eu numesc „anticipare situațională.”Atunci vedeți elementele unei potențiale probleme care se reunesc și lucrați proactiv pentru a le împiedica să se dezvolte.
al doilea este „anticiparea personală” și este despre cunoașterea preferințelor și idiosincraziilor care sunt unice pentru șeful tău.
de exemplu, dacă experiența ta te-a învățat că șeful tău este mai ascuțit dimineața decât după prânz, programează acea întâlnire dură dimineața, nu după-amiaza.
în ambele cazuri, anticiparea problemelor și ciupirea în fașă vă pot salva nenumărate dureri de cap pe drum și vă pot permite dvs. și șefului dvs. să vă concentrați asupra lucrurilor importante.
(PS – deveniți eroul șefului dvs.: puneți mâna pe Asistență — buletinul săptămânal gratuit #1 realizat pentru asistenți de către asistenți.)
11. Inteligența emoțională
EAs se ocupă de oameni-mulți dintre ei. Pe plan intern, interacționați cu angajații la fiecare nivel din cadrul organizației, de la contribuitori la nivel de intrare la manageri, până la C-suite.
extern, același lucru se aplică. Într-o singură zi, s-ar putea să aveți de-a face cu directori de la alte companii, investitori și membri ai consiliului de administrație, vânzători care se luptă pentru afacerea companiei dvs. sau jurnaliști care încearcă să-l facă pe șeful dvs. să spună ceva în evidență.
abilitățile oamenilor sunt o necesitate, iar o mare parte din aceasta este citirea indiciilor emoționale ale oamenilor și a limbajului corpului. Acest lucru ar putea fi diferența dintre difuzarea unei situații pline sau aruncarea șefului tău la lei (lucru pe care cu siguranță nu îl va aprecia).Verificați cele 10 Porunci ale inteligenței emoționale ale Inc pentru a afla despre alte lucruri pe care le puteți face pentru a vă construi abilitățile oamenilor.
12. Comunicare la nivel de Expert (și o înclinație pentru discuții reale)
din aceleași motive, abilitățile de comunicare sunt o parte uriașă a ecuației EA. Un asistent executiv este ca un purtător de cuvânt al Executivului lor. În multe situații, cuvintele tale sunt tratate ca și cum ar fi ale șefului tău, așa că e-mailurile lustruite și eticheta corectă a telefonului sunt o necesitate. De asemenea, trebuie să puteți comunica strategia în mod clar și precis, precum și să fiți persuasivi din când în când.
multe EAs își asumă, de asemenea, roluri de comunicare internă de facto, redactând e-mailuri interne în numele șefului lor. Aceste e – mailuri pot ajunge la departamente întregi – chiar și la companii întregi-astfel încât abilitățile de scriere de top sunt un atu imens.
dincolo de asta, comunicarea este fundamentală. Majoritatea abilităților enumerate în acest articol pur și simplu nu sunt posibile fără o comunicare bună.
Iată altceva de luat în considerare atunci când vine vorba de comunicare – o EA bună știe că discuțiile reale guvernează ziua.
amintiți-vă, execs doresc să fie în măsură să sări idei de pe tine sau ecartament reacția dumneavoastră la soluțiile propuse. Dar acest lucru funcționează numai dacă rămâneți fidel punctului dvs. de vedere real.
șeful tău nu vrea un da-bărbat sau da-femeie. Ea vrea (și are nevoie) să audă ceea ce crezi cu adevărat.
deci, păstrați-l real. Directorii pot trăi într-un balon. Depinde de tine să fii verificarea realității lor din când în când.
13. Viteză și hotărâre
nu există timp pentru echivocare în lumea rapidă a asistentului Executiv. O EA bună rezumă situația, adună informațiile necesare, pune întrebările corecte și apoi, cel mai important, acționează.
adevărat, rareori veți avea toate informațiile de care aveți nevoie. Dar cel mai bine este să acționați rapid și cu încredere și să mutați lucrurile înainte, mai degrabă decât să așteptați o claritate suplimentară sau, mai rău, permisiunea.
scriind pentru Muse, antrenorul de decizie Nell McShane Wulfhart prezintă 4 pași care ajută pe oricine să ia decizii mai rapide și mai inteligente. Iată ce spune Wulfhart că ar trebui să faceți atunci când luați o decizie importantă:
„Obțineți clar ceea ce doriți cu adevărat.”
„nu alege ceva doar pentru că ești „ar trebui să.”
” amintiți-vă că a face ceva atuuri nu face nimic.”
” practica fiind decisivă.”
citiți postarea completă aici.
14. Pielea groasă și simțul umorului
Iată chestia. Nu există nici o îndoială că aveți un loc de muncă important, la fel ca și executivul cu care lucrați atât de îndeaproape zi de zi. S-ar putea să aveți o mână în unele decizii destul de mari, cele care afectează viitorul companiei dvs. și mijloacele de trai ale oamenilor cu care lucrați.dar, la sfârșitul zilei, șansele sunt ca majoritatea deciziilor să nu fie pe viață sau pe moarte. Este important să păstrezi lucrurile în perspectivă și să poți râde de tine (și de șeful tău) din când în când.
capacitatea de a rula cu pumni, reseta după o zi proastă, și să păstreze lucrurile în perspectivă sunt toate esențiale pentru a deveni un EA criminal.
15. Networking
amintiți-vă EA care a marcat bilete imposibil de găsit Lakers? A intrat în rețeaua ei solidă pentru a face magie. Fără sprijin, sfaturi și conexiuni suplimentare, EA s-ar putea să nu fi avut atât de mult succes; se poate realiza atât de mult doar cerând favoruri pe Craigslist. Când sarcinile cresc la proporții legendare, Este nevoie de un sat pentru a le îndeplini.
pentru a construi și menține o rețea puternică de sprijin, EAs trebuie să cultive abilități uimitoare de rețea.
iată câteva dintre sfaturile și trucurile noastre preferate de rețea:
- Alăturați-vă cât mai multor grupuri Facebook și online. Acestea fac locuri perfecte pentru a obține rapid răspunsuri la întrebări dificile.
- utilizați Meetup pentru a construi propriul grup de suport EA care adună săptămânal.
- dacă de multe ori interfață cu orice EAs la alte companii, trimite-le cereri de conectare LinkedIn și să le invite la datele ocazionale de cafea.
- plătește-l înainte. Dacă navigați pe un forum online sau participați la un eveniment și auziți despre o altă EA care are nevoie, oferiți-vă serviciile imediat. Dacă doriți vreodată să obțineți sprijin, asigurați-vă că îl oferiți cu generozitate.
- începeți un blog de nișă. Crearea de conținut extrem de specific care vorbește cu alte EAs este o modalitate excelentă de a crea o rețea de profesioniști cu aceeași idee.
16. Abilități de negociere
vrei să știi ce altceva EA care a marcat bilete Lakers imposibil de găsit a făcut bine? Ea a folosit abilitățile de negociere pentru a pune mâna pe bilete pe care toată lumea a vrut.
atât o artă, cât și o știință, negocierea îi mistifică pe mulți. Poate părea că unii oameni se nasc doar cu un anumit je ne sais quoi care îi inspiră pe alții să-și facă licitația și poate că au fost. Dar mai mult decât probabil, acești oameni și-au cultivat abilitățile impresionante de negociere. Și tu poți.Universitatea Santa Clara are o pagină de resurse fantastic pe dezvoltarea abilităților de negociere. Iată câteva takeaways cheie:
- practica de negociere de multe ori, mai ales atunci când nimic nu este în joc. Programul Harvard Law School privind negocierea predarea Centrul de resurse de negociere oferă sute de simulări pentru a obține practica merge.
- pune-te în locul celeilalte persoane. Cum văd ei situația?
- luați în considerare efectul de levier pe ambele părți. Aveți un balansoar uniform sau se înclină într-o parte? Cum o poți înclina spre partea ta?
- arunca o” victorie „sau” pierde ” mentalitate. După o negociere bună, toată lumea ar trebui să plece cu ceva.
17. Abilități de analiză
în introducere, am menționat că rolurile EA au crescut constant mai strategic. Fii la curent cu așteptările în schimbare și crește-ți capacitatea de a gândi strategic construind abilități analitice.
puteți utiliza un set puternic de abilități analitice în orice situație, de la gestionarea scenariilor sociale dificile până la luarea deciziilor bugetare de anvergură ale companiei. Aceste abilități transformă angajații solizi în gânditori critici indispensabili care par să aibă întotdeauna răspunsurile.pentru a construi mai multe abilități de gândire analitică, experții în educație de la Udemy, o platformă de învățare online, recomandă o varietate de pași simpli. Iată câteva idei adaptate:
- vizualizați-vă acțiunile ipotetice și extindeți-vă abilitățile de gândire prin experimente de gândire. Când apare o situație din lumea reală, veți fi gata să o abordați cu abilitățile dvs. de raționament ascuțite.
- evaluează lumea printr-o lentilă logică. Când auziți o declarație sau citiți o știre, luați în considerare dacă ar putea fi dovedită sau nu. Această practică ajută la deciziile strategice și vă antrenează creierul să vă completeze deciziile și ideile cu dovezi.
- întrebarea numerele. Faptele, cifrele și statisticile sunt la fel de bune ca metodele lor de colectare. Deoarece mulți directori doresc ca numerele să susțină deciziile, este important ca EAs să știe cum să pună la îndoială sursele. De exemplu, dacă un raport dintr-un sondaj recent sugerează că majoritatea angajaților ar fi mai fericiți dacă ar avea cafea gratuită, ați putea întreba despre dimensiunea eșantionului. Numerele ar putea părea semnificative, dar dacă doar 20 de persoane dintr-o companie de 500 de persoane au luat sondajul, atunci rezultatele ar putea să nu spună o poveste concludentă până la urmă.
oamenii pun și aceste întrebări despre abilitățile asistentului Executiv
Î: Ce face un asistent executiv în 2021?
- A: Funcția EA s-a transformat dintr-un rol de sprijin într-un partener strategic. Directorii de astăzi se bazează pe asistenții lor nu doar pentru ajutorul administratorilor, ci și pentru consiliere, expertiză tehnică și analiză critică. Se așteaptă ca EAs să se ocupe de lucruri la fel de largi și variate precum managementul de proiect, planificarea evenimentelor și comunicațiile interne. SnackNation a intervievat 1.000 de ani de EA pentru a vă aduce primele 17 abilități de asistent executiv în 2021!
Î: Cum mă pot îmbunătăți ca asistent executiv?
- A: În timpul cercetării noastre pentru raportul anual privind starea asistentului Executiv, am constatat că EA face de obicei munca a trei sau mai multe persoane singure. Un rol solicitant ca acesta necesită abilități la nivel de experți. Deci, indiferent dacă sunteți angajat în calea EA sau sperați să folosiți rolul pentru a vă deplasa la locul de muncă de vis, iată abilitățile de care veți avea nevoie pentru a vă uimi șefii și pentru a avea cel mai mare impact pentru echipa dvs.
Î: Care sunt cele mai importante abilități de învățat ca asistent executiv?
- A: Fiecare asistent executiv va trebui să dezvolte un set unic de abilități bazat pe responsabilitățile, personalitatea și stilul de comunicare al Executivului. Având în vedere acest lucru, există încă abilități recomandate și testate în luptă pe care asistenții executivi de top le jură. Câteva exemple pe care le acoperim în articolul nostru sunt priceperea tehnologică, prioritizarea nemiloasă, discreția fermă, multi-Tasking Strategic și cunoașterea tuturor secretelor cele mai bine păstrate.
(PS – ia mai multe sh*t făcut cu Assist — #1 newsletter săptămânal gratuit făcut pentru asistenți de asistenți.)
dar tu? Care este singura abilitate care a fost cea mai responsabilă pentru succesul tău?