angajat timp neplătit Off: sfaturi, fapte și obligații legale

timp neplătit off poate fi un câmp minat confuz. Aceasta include orice absență de la locul de muncă care nu este acoperită de beneficiile existente ale angajaților, cum ar fi concediul medical, vacanțele plătite și timpul liber plătit. Deși nu există nicio obligație legală de a accepta concediul fără plată, multe companii oferă un concediu de absență în cazul unor circumstanțe excepționale, cum ar fi mutarea casei sau participarea la o înmormântare.

în această postare vom discuta despre ce este un concediu fără plată și despre modul în care oferirea acestuia angajaților ar putea aduce beneficii companiei dvs. Vom analiza eligibilitatea angajaților, problemele legale. și neplătite timp liber legi. De asemenea, vom împărtăși câteva sfaturi pentru crearea unei politici eficiente de gestionare a absenței și vom răspunde la câteva întrebări frecvente.

• timp liber Personal
• ce este concediul neplătit?
• Part Time vs Full Time
• Time Off calcule
• aplicarea pentru concediu fără plată
• angajații scutite
• angajat permis
• Legislația Muncii
• probe de politică
• Întrebări frecvente esențiale

software-ul pentru a simplifica gestionarea neplătite timp liber

Personal timp liber definiție

timpul liber (PTO) se referă la timpul departe de muncă care este compensat de angajator. Poate include concediu medical, timp acumulat și zile de vacanță. Alte forme de concediu pentru angajați pot include concediu de maternitate / paternitate, concediu FMLA, concediu și concediu fără plată.

angajații solicită de obicei timp liber neplătit (UTO) din următoarele motive:

• • pentru îngrijirea persoanelor aflate în întreținere
  • pentru programări medicale (medic sau dentist)
  • pentru a participa la o înmormântare
  • ca o prelungire a concediului parental
  • pentru a participa la un curs/dezvoltare profesională
  • ca o pauză de carieră
  • pentru munca voluntară
  • pentru a îndeplini sarcini publice, cum ar fi>
    • noi relocări angajat, sau timp liber pentru a muta casa
    • concediu legate de violența în familie
    • datoria juriului în anumite state (deși cele mai multe necesită să fie plătit timp liber)

    ce este angajat timp neplătit off?

    angajatorii au responsabilitatea de a plăti timpul liber luat în anumite circumstanțe. Aceasta poate include boală, concediu medical, timp liber acumulat și timp de vacanță. Aceste beneficii sunt reglementate la nivel federal și reprezintă o cerință de bază a unui contract de muncă.

    dacă un angajat este absent din orice alt motiv, este la latitudinea companiei să decidă dacă timpul va fi plătit sau nu. Mulți angajatori aleg să creeze o politică de timp liber plătit (PTO), astfel încât angajații să poată solicita timp liber în anumite condiții (înmormântare, casă în mișcare, obligații personale etc.).

    o politică PTO prezintă în mod clar liniile directoare pentru solicitarea de timp liber. Acesta detaliază când angajații pot solicita PTO, care este procesul și dacă există o limită (cum ar fi maximum două zile pe an pentru mutarea casei).

    dacă compania dvs. nu are o politică PTO în vigoare, atunci aceste absențe vor fi clasificate ca timp liber neplătit. Angajatorii pot oferi UTO în plus sau în loc de timp liber plătit. Aceștia îl pot oferi lucrătorilor orari, angajaților cu fracțiune de normă sau întregului personal. Dacă compania dvs. a decis să ia acest traseu, atunci este important să aflați unde vă aflați din punct de vedere juridic.

    personal timp liber: Part Time vs Full Time

    Legea privind standardele de muncă echitabile (FLSA) nu oferă o definiție specifică pentru angajarea cu fracțiune de normă. Cu toate acestea, Affordable Care Act (ACA) definește lucrătorii cu fracțiune de normă ca angajați care lucrează mai puțin de 30 de ore pe săptămână. Pozițiile cu fracțiune de normă constau, de obicei, din mai puține responsabilități și beneficii mai limitate, inclusiv timp liber plătit, deși acest lucru poate varia în funcție de companie. În general vorbind, distingerea cu normă întreagă vs. angajații part-time se reduce la beneficiile pe care le oferă.

    angajații cu normă întreagă au mai multe șanse să primească următoarele beneficii:

    • timp de vacanță
    • timp liber plătit beneficii pentru angajați & compensare
    • beneficii neplătite de timp liber
    • asigurări de sănătate
    • planuri de pensionare pentru angajatori
    • plata orelor suplimentare pentru angajații, puteți decide să vă limitați Politica PTO la personalul cu normă întreagă. Dacă acesta este cazul, atunci aveți nevoie pentru a sublinia acest lucru în Politica de timp liber. De asemenea, trebuie să clarificați dacă angajații cu fracțiune de normă au dreptul să solicite timp liber neplătit sau dacă acest beneficiu va fi limitat și la personalul cu normă întreagă.
      

      angajat timp liber calcule care acoperă toate tipurile de cereri de timp liber

      calcule de salarizare pentru timp liber plătite și neplătite poate fi confuz. Ca companie, trebuie să stabiliți calcule pentru toate absențele, inclusiv boala, vacanțele, UTO și PTO.

      în cazul în care un angajat care nu este scutit își ia un concediu fără plată, numărul de zile în care este absent de la locul de muncă trebuie să fie reflectat în fișa de plată. Deoarece angajații care nu sunt scutiți lucrează pe oră, de obicei gestionați cu foi de pontaj și, de obicei, nu au dreptul la PTO, atunci ajustarea salariilor și a Fișei de plată pentru timpul neplătit departe de muncă ar trebui să fie destul de simplă.

      calculele angajaților scutiți

      în cazul angajaților scutiți, acest lucru poate fi puțin mai complicat. Dacă compania dvs. are o politică PTO care acoperă absența, atunci nu trebuie făcute ajustări. Cu toate acestea, dacă decideți că timpul liber nu va fi plătit de compania dvs., atunci aveți câteva opțiuni. S-ar putea să decideți să impuneți utilizarea timpului acumulat sau a zilelor de vacanță pentru absențe din motive personale sau s-ar putea să decideți că absențele de acest tip vor fi clase ca timp liber neplătit.

      în acest caz, în caz de absență, va trebui să calculați rata orară a angajatului împărțind salariul brut la numărul de ore lucrate în fiecare lună. Apoi va trebui să calculați orele efective lucrate în acea lună specifică, apoi să le înmulțiți cu „rata orară”calculată de angajat. Această sumă brută ajustată ar fi apoi supusă deducerilor fiscale obișnuite. Rețineți că atunci când un angajat lucrează mai puține ore și câștigă salarii mai mici, datoria fiscală scade.

      

      Cum pot aplica angajații pentru timp liber neplătit?

      dacă ați decis să includeți o politică de concediu fără plată în procedurile dvs. interne, atunci trebuie să definiți în mod clar procesul de solicitare a timpului liber neplătit. Politica dvs. ar trebui să abordeze modul în care angajații pot solicita timp liber, câtă notificare trebuie să dea, câte zile au dreptul într-o anumită perioadă și ce se întâmplă dacă două persoane din același departament solicită UTP în același timp.

      ca ghid, procesul general ar trebui să fie următorul:

      1. un angajat depune o cerere scrisă de timp liber neplătit, în perioada de preaviz necesară. Acest lucru s-ar face, de obicei, printr-un manager direct sau supraveghetor și folosind procesul sau sistemul definit în Politica de absență sau de timp liber.
      2. managerul sau supervizorul se consultă cu șefii de resurse umane și / sau de departamente. Impactul absenței este evaluat (va cauza probleme de personal sau de producție?)
      3. managerul sau HR aprobă sau respinge cererea. Cererile sunt prioritizate pe baza unui prim venit, primul servit.
      4. angajatul se asigură că toate sarcinile lor vor fi acoperite în timpul absenței lor, aranjând acoperirea și/sau instruirea, dacă este necesar.

      în multe cazuri, timpul liber neplătit va fi acordat numai dacă tot timpul acumulat a fost epuizat. Excepțiile de la aceasta pot include:

      • concediu de invaliditate
      • concediu Parental
      • concediu legat de violența domestică, agresiune sexuală sau urmărire
      • concediu desemnat ca FMLA
      • un concediu de absență PFML (concediu familial și Medical plătit)

      asigurați-vă că definiți în mod clar toate aceste informații în politica dvs. internă.

      timp liber neplătit pentru angajații scutiți

      înainte de a vă scrie Politica, trebuie să stabiliți dacă angajații dvs. sunt scutiți sau nu. Pune întrebarea dacă neplătite timp liber pentru angajații scutite va fi cheia. În cadrul FLSA, un angajat este considerat scutit dacă li se plătește un salariu și primește minimum 455 USD pe săptămână. Un angajat este, de asemenea, considerat scutit dacă îndeplinește sarcini executive, administrative sau profesionale.

      în timp ce angajații scutiți primesc un salariu integral pentru orice săptămână în care lucrează, indiferent de Orele sau zilele lucrate, angajații care nu sunt scutiți primesc un salariu pe oră, astfel încât sunt plătiți doar atunci când lucrează. Aceasta înseamnă că orice timp liber ar trebui, teoretic, plătit pentru angajații scutiți. Dacă timpul liber nu este plătit, o companie riscă să încalce legile privind timpul liber plătit, cum ar fi FLSA. Adesea, o companie va insista ca angajații scutiți să folosească timpul acumulat și zilele de vacanță pentru a rezolva această problemă. Departamentul Muncii (DOL) favorizează această opțiune.

      permisia angajaților

      permisia angajaților este un concediu temporar, involuntar de absență. Furloughs sunt cel mai frecvent utilizate în industria sezonieră pentru a permite unei companii să închidă afacerea în perioadele de liniște. Cu toate acestea, acestea au devenit o practică obișnuită în multe alte sectoare din întreaga lume de la începutul actualei pandemii Covid-19.

      o companie își poate lăsa angajații zile, săptămâni sau luni, iar angajații se întorc de obicei la pozițiile lor după încheierea perioadei de concediu. Majoritatea angajaților care sunt concediați nu sunt plătiți, dar păstrează beneficii de angajare, cum ar fi asigurarea de sănătate. Multe companii folosesc concedii ca soluții temporare de economisire a costurilor, care sunt o alternativă la concedierea permanentă a angajaților.

      legile muncii

      În general, depinde de dvs. ca angajator să decideți dacă angajaților li se oferă timp liber plătit și / sau neplătit. Cu toate acestea, există anumite situații în care o companie este obligată legal să respecte legile muncii, la nivel de stat sau federal, pentru a autoriza timpul liber.

      iată câteva exemple de legi privind ocuparea forței de muncă și salariile și orele:

      • Legea privind standardele de muncă echitabile (FLSA) nu necesită plata pentru timpul care nu a fost lucrat în sectorul privat, cum ar fi vacanțele, concediul medical sau sărbătorile federale. Aceste beneficii sunt oferite la discreția fiecărei companii. Legea privind concediul medical și de familie (FMLA) impune companiilor cu un personal de peste 50 de ani să acorde angajaților timp liber neplătit pentru concediu intermitent sau să aibă grijă de un membru al familiei. Dacă un angajator se califică pentru FMLA, angajații pot dura până la 12 săptămâni de timp liber neplătit. Legea federală impune angajatorilor guvernului federal să permită angajaților lor să ia timp liber plătit/neplătit în sărbătorile desemnate, cum ar fi ziua de Anul Nou și Ziua Memorială.
      • angajații care participă la juriu sunt protejați de majoritatea statelor. Și în state precum Massachusetts, Nebraska și New York, angajații trebuie plătiți pentru timpul liber.
      • Maine a adoptat o nouă politică de concediu medical în 2019 pentru a acoperi concediul medical plătit și alte perioade personale libere. Aceasta va cere companiilor cu un personal de peste 10 să ofere angajaților timp liber plătit din orice motiv. Noua lege intră în vigoare la 1 ianuarie 2021 și înseamnă că angajatorii din Maine ar putea să nu mai poată oferi angajaților timp liber neplătit.

      Aflați mai multe despre problemele juridice HR& legea hr

      timp liber neplătit eșantioane de politici

      cercetările au arătat că angajatorii cu politici detaliate de timp liber experimentează niveluri mai scăzute de absență a angajaților din boală, concediu și zile personale. Acest lucru sugerează că o cultură corporativă cu linii directoare clare pentru a lua timp liber, indiferent dacă este plătită sau neplătită, favorizează un mediu cu motivație sporită a angajaților, bunăstare și loialitate. Utilizarea eșantioanelor de politică neplătite pentru a începe este o modalitate excelentă de a accelera procesul de gestionare a acestor solicitări.

      cu toate acestea, înainte de a oferi angajaților timp liber neplătit, trebuie să știți dacă puteți legal. Și dacă decideți să oferiți angajaților UTO, PTO sau ambele, trebuie să aveți o politică clară de absență.

      Politica de timp liber neplătit ar trebui să specifice:

      • dacă oferiți concediu plătit și neplătit. Dacă oferiți ambele, aveți nevoie de o politică separată pentru fiecare categorie.
      • ce angajați au acces la timp liber plătit și neplătit. De exemplu, dacă oferiți PTO unor angajați (angajați cu normă întreagă) și UTO altora (angajați cu jumătate de normă).
      • Numărul de zile neplătite angajații pot lua.
      • cum angajații pot solicita timp liber.
      • dacă există un plafon pentru zilele plătite și neplătite departe de muncă.
      • ce se întâmplă atunci când un angajat atinge acel plafon (de exemplu, dacă un angajat își folosește PTO-ul alocat, are dreptul la UTO?).
      • cum vor fi urmărite orele și absențele angajaților (carduri de acces, fișe de pontaj, software de prezență etc.).
      • dacă PTO și UTO vor afecta înregistrarea de prezență a unui angajat.

      dacă utilizați software-ul angajat prezență tracker puteți integra politica dvs. pentru a ajuta la eficientizarea proceselor. De exemplu, dacă politica dvs. definește câte zile libere pot fi luate în fiecare an (plătite și/sau neplătite), atunci puteți partaja aceste informații cu angajații prin intermediul software-ului. Acest lucru ar putea reduce potențialele conflicte și ar putea face angajații responsabili pentru absențele lor.

      Întrebări frecvente esențiale

      iată câteva răspunsuri la întrebări frecvente. Spuneți-ne în comentarii dacă aveți alte întrebări.

      am nevoie de o politică de timp liber neplătită în compania mea?

      Dacă decideți să plătiți angajații pentru timpul liber, depinde de compania dvs. Deși nu există nicio obligație legală, multe companii decid că este o bună practică în anumite condiții. Dacă decideți să oferiți timp liber neplătit, atunci aveți nevoie de o politică UTO clară care să stabilească liniile directoare și procedurile interne.

      cât timp liber ar trebui să primească noii angajați?

      în SUA, majoritatea angajatorilor oferă noilor angajați o medie de zece zile plătite de timp liber pe an (odată ce și-au încheiat perioada de probă). Dacă oferiți PTO, trebuie să stabiliți dacă veți aloca zile la începutul fiecărui an sau dacă angajații trebuie să le acumuleze.

      cu cât timp înainte ar trebui angajații să solicite timp liber?

      Din nou, acest lucru va depinde de politica de timp liber a companiei dvs. și de procesul de solicitare a timpului liber. Rețineți că, cu cât aveți nevoie de mai multă Notificare, cu atât managerii dvs. vor trebui să evalueze impactul absenței și să aprobe sau să refuze cererea.

      ce se întâmplă dacă un angajat atinge plafonul pentru timpul liber plătit?

      Dacă aveți o politică PTO, atunci trebuie să decideți dacă există o limită la câte zile libere poate solicita un angajat. Și dacă ajung la capacul PTO, vor avea dreptul la UTO? Sau vor trebui să o ia din zilele de vacanță sau din timpul acumulat?

      care este cel mai bun mod de a gestiona cererile de timp liber?